Om du är en Microsoft 365 -användare kan du ha sett ikonen för Power Automate- appen listad bland Microsoft -appar som du är mer bekant med, som Excel , Powerpoint och Outlook . Vi kommer att diskutera vad Power Automate är och vad det kan göra. Sedan ska vi ta en titt på några användbara Power Automate- mallar som du kan implementera direkt. 

Många kontorsjobb involverar repetitiva uppgifter som inte kräver en raketforskare att utföra – saker som att spara en e-postbilaga^{(email attachment)} till en viss mapp på OneDrive eller Dropbox eller skapa en uppgift i Microsoft Planner från ett meddelande i Microsoft Teams . Det här är den typen av uppgifter som Power Automate gjordes för att göra. 

Vad är Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate hette tidigare Microsoft Flow . Det är en verktygslåda som liknar IFTTT (If This Then That) som du kan använda för att göra saker som:

• Automatisera^(Automate) processer i företagsinställningar. 
• Skicka^(Send) automatiska påminnelser när en uppgift har förfallit.
• Automatisera^(Automate) repetitiva manuella uppgifter genom att spela in musåtgärder, tangenttryckningar och andra steg.

Med andra ord låter Microsoft Power Automate dig ersätta manuella och ibland komplexa processer med automatiserade arbetsflöden. 

Inte bara för Microsoft Apps

Som du kan förvänta dig ansluter Microsoft Power Automate till andra Microsoft -appar. Du kan till exempel ställa in en process i Power Automate som tar ett meddelande du får i Microsoft Teams och sparar det i Microsoft OneNote . 

Men det som gör Power Automate riktigt användbart är att den också kan ansluta till massor^{(ton )} av tredjepartsappar. Senast vi kollade ansluter Power Automate till över 500 andra tjänster. Oj^(Whoa) . 

Tre sorters flöden

Microsoft kategoriserar saker du kan göra i Power Automate i tre typer av flöden:

1. Moln flödar
2. Skrivbordsflöden
3. Affärsprocessflöden

Låt oss titta på varje typ av flöde och gå igenom varför du kan använda det.

Power Automates molnflöden

Molnflöden i Microsoft Power Automate kan delas upp ytterligare i tre kategorier: 

• Automatiserade flöden
• Omedelbara flöden
• Schemalagda flöden

Automatiserade flöden utlöses av en händelse, som när en ny tweet läggs upp med en viss hashtagg eller när du får ett e-postmeddelande från en specifik person. Du kan använda ett automatiserat flöde för att koppla ihop konton och låta dem kommunicera med varandra. Du kan till exempel skapa en automatisering som skickar ett textmeddelande till dig när du får ett e-postmeddelande från din chef.

Ett klick på en knapp utlöser omedelbara flöden. Anta att du upprepade gånger mailar ditt team en påminnelse om att gå med i det dagliga teammötet. Du kan skapa en knapp för att automatisera det. Skapa knappen, och varje gång du klickar på den knappen skickas ett e-postmeddelande automatiskt till ditt team som påminner dem om att gå med i mötet. Det kommer inte bara att spara tid, utan det kommer också att minska antalet misstag, som att oavsiktligt lämna någon från e-postmeddelandet.

Ett schemalagt flöde automatiserar uppgifter enligt ett schema. Du kan till exempel skapa ett schemalagt flöde som automatiskt laddar upp data till en SharePoint- webbplats eller en specifik databas.

Det är de tre typerna av Power Automate- flöden som handlar om information i molnet. Därefter kommer vi att titta på flöden för uppgifter du utför på ditt skrivbord. 

Power Automates skrivbordsflöden

Microsoft har ett verktyg som heter Power Automate Desktop som utökar kapaciteten hos Power Automate , vilket gör att du kan automatisera repetitiva skrivbordsprocesser, och som inkluderar åtgärder du utför på webben. Det liknar att spela in ett makro i Excel . Du kan spela in en serie åtgärder och ange villkoren som måste vara sanna för att utlösa den uppsättningen åtgärder.

Du kan till exempel skapa ett skrivbordsflöde som extraherar data från en webbplats och lägger till det i en Excel -fil. Eller så kan du skapa ett flöde som kombinerar Microsoft Word- dokument till PDF-filer^(PDFs) . 

Power Automates affärsprocessflöden^{(Business Process Flows)}

Låt oss säga att du har anställda som svarar på kundtjänstförfrågningar. Oavsett vilken anställd som interagerar med en kund vill du att de ska följa exakt samma steg, så att kundupplevelsen är konsekvent. 

Med andra ord kan du använda ett affärsprocessflöde för att skapa en serie steg som människor ska följa för att uppnå ett visst resultat. Istället för att förlita sig enbart på utbildning av anställda vägleder affärsprocessflöden den anställde och hjälper dem att undvika misstag.

Användbara Power Automate-mallar

Det kanske enklaste sättet att ta tag i vad Microsoft Power Automate kan göra är att utforska några mallar. Om du har använt IFTTT är du bekant med detta koncept. Power Automate- mallar är precis som applets eller recept i IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Du kan använda Power Automate -mallar som de är, eller så kan du anpassa dem för att passa dina specifika omständigheter och mål. Här är några för att komma igång.

Användbara automatiserade flödesmallar

1. Spara Outlook.com e-postbilagor på din OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

När du får ett e-postmeddelande med en bilaga, kommer bilagan att sparas på din OneDrive i en mapp som heter E^(Email) -postbilagor från Power Automate .

1. Skicka ett e-postmeddelande för nya Tweets om ett visst sökord^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Varje gång det finns en tweet om ett nyckelord som du anger kommer Power Automate att skicka ut ett e-postmeddelande med några grundläggande användaruppgifter om kontot som lade upp tweeten. 

Användbara direktflödesmallar

1. Skicka mig en påminnelse om 10 minuter^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Denna flödesmall skapar en knapp som skickar dig en anpassad fördröjd påminnelse.

1. Schemalägg ett möte med en meddelandeavsändare^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Detta flöde låter dig schemalägga ett möte med avsändaren av ett meddelande från en Microsoft Teams- kanal eller chatt.

Användbara schemalagda flödesmallar

1. Maila mig med en lista över kommande kalenderhändelser^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Den här mallen tittar på din kalender och skickar dig en e-postsammanfattning av din kommande vecka, inklusive information om flyg, hotell och väder.

1. Skicka ett Office 365 Outlook-påminnelsemail för tidiga möten nästa dag^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Det här är bra för personer som glömmer att titta på morgondagens schema men som ofta kollar e-post. Om det finns några möten nästa dag innan den tid du anger, skickas en påminnelse till din Outlook- e- post.

Lägg mer tid på att göra saker som ingen annan^{(Things No One Else)} kan göra

Microsofts slagord för Power Automate är: " Ta^(Take) hand om det som är viktigt. Automatisera resten." Du måste erkänna att de har en poäng. Om du automatiserar det som kan automatiseras, ger det dig mer tid för viktigare saker som strategi, djupt tänkande och avkoppling. Framtiden är nu, och det är dags att sätta robotarna i arbete för dig!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 υѕer, yoυ may have seen the icon for the Power Automate app listеd among Microsoft apps you’re more familiar wіth, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Fungerar Microsofts Windows-filåterställning? Vi testade det.

• En handledning för Microsoft Planner: Allt du behöver veta

• 11 bästa gratis skärmdumpsprogramvara för Windows

• Använd en gammal webbkamera för att övervaka din egendom gratis

• Hur man blockerar webbplatser med gratis programvara för föräldrakontroll

• Todoist vs Microsoft Att göra: Vilken är rätt för dig

• 5 bästa program för att hantera dubbla bildskärmar

• De 11 bästa Microsoft Teams-apparna 2022

• Vad är den bästa konferenssamtalstjänsten – de bästa apparna jämfört

• Bästa Markdown-redigerare: Alla plattformar och online

• Google Chrome Autofyll: En komplett guide

• Bästa gratis programvara för kloning av hårddiskar för Windows 10

• 5 bärbara appar du definitivt vill ha på ditt USB-minne

• 4 bästa programvaruappar för portvidarebefordran och hur man använder dem

• O&O ShutUp10 Review – Stoppa Microsoft från att spionera på dig

• Så här kontrollerar du om din CPU-temperatur är för hög

• Avast Online Security Extension: Är det värt att använda?

• 5 bästa gratis engångs-e-postkonton

• Hur man använder en Windows Package Manager för att installera Windows-program

• 7 sätt att öppna en MDB-fil utan Microsoft Access