Alla av oss måste någonsin ha upplevt den rättvisa delen av en dålig presentation av PowerPoint . Visst tar det tid och uppmärksamhet att skapa en presentation som ger ett gott intryck^{(create a presentation having a good impression)} . Tja, vad skulle då vara nyckelfunktionen för att skapa en effektiv presentation på kortast tid? Det är där du får det.

PowerPoint tips och tricks

I den här guiden hittar du 10 mest användbara tips och tricks som hjälper dig att presentera din data för din publik på ett välorganiserat sätt. Så, låt oss börja.

1. Håll din presentation enkel
2. Använd en anpassad bakgrund
3. Ändra övergångens varaktighet
4. Spela musik över diabilder
5. Zooma in och ut på bilder
6. Skapa ett organisationsdiagram
7. Sätt i en vattenstämpel
8. Lägg till en skugga till texten
9. Slinga en PowerPoint-presentation
10. Spara PowerPoint-presentationer^{(Save PowerPoint Presentations)} som PDF-filer^{(PDF Files)}

Låt oss se dem i detalj:

1] Håll din presentation enkel

Det första och främsta tipset jag rekommenderar dig att hålla dina bilder enkla. Din presentation ska likna en visuell guide som du ska säga som en berättelse.

Att ha en whiteboard med minimal effekt är ett bra sätt att hålla publiken fokuserad på ämnet och huvudbudskapet.

Det är dock möjligt att du kan påverkas av den grafiska designen av attraktiva teman, bildövergångar och animationseffekten. Men tänk på att det inte är snacket. Dessa effekter behöver bara vara syftet med det visuella hjälpmedlet så att de kan förbättra din presentation.

2] Använd en anpassad bakgrund

PowerPoint kommer med designmallarna och olika layoutmönster som hjälper dig att skapa din egen anpassade bakgrund och göra din presentation unik. Du kan applicera det på några eller alla för dina bilder beroende på dina krav.

Om du också är villig att skapa en anpassad bakgrund, gå till menyraden och välj fliken Design > Utskriftsformat.

I dialogrutan^{(Page Setup)} Utskriftsformat anger du höjden och bredden på bakgrunden du föredrar. Du kan också välja antalet bilder som du vill använda den anpassade bakgrunden för.

Obs:^(Note:) Om du använder PowerPoint 2016 eller senare version, hittar du Utskriftsformat^{(Page Setup)} i Arkiv^(File) -menyn.

3] Ändra övergångslängden

I en Microsoft PowerPoint är en bildövergång en visuell effekt mellan bilderna. Du kan se denna specialeffekt när du flyttar till nästa bild under en presentation. Men lika viktigt som presentationen är det också mycket viktigt att samordna rätt övergångstid så att presentationen ser professionell ut.

Så om din övergångstid också är för långsam eller för snabb, kan du justera den genom att gå till fliken Övergång . ^(Transition)På höger sida ser du avsnittet Timing . Här kan du ange längden på en övergång.

Efter att ha justerat tidpunkten för den aktuella bilden kan du ställa in samma längd på övergången även mellan alla bilder. Så, för att ställa in det, klicka på knappen Använd på alla .^{(Apply to All)}

4] Spela musik över diabilder

Att lägga till bakgrundsmusik över bilderna kan ta din presentation till nästa nivå. Det gör föreställningen mer intressant och ger en överväldigande upplevelse när du levererar din presentation till din publik.

Så för att infoga ett ljudklipp i din presentation, öppna Microsoft PowerPoint och gå till fliken Infoga^(Insert) > Mediasektionen^(Media) > Ljudverktyg^(Audio) . Bläddra nu i din dators mapp efter filen du vill lägga till och klicka sedan på knappen Infoga^(Insert) .

För att aktivera fliken Uppspelning^(Playback) , välj ljudfilen från den aktuella bilden och du kommer att se olika alternativ som används för att konfigurera bakgrundsmusiken.

I kategorin Ljudalternativ^{(Audio Options)} klickar du på rullgardinsknappen för alternativet Start och väljer Spela över bilder^{(Play across slides)} . Det hjälper att spela upp ljudklippet automatiskt över flera bilder.

Det finns tre kryssrutor i samma avsnitt som du kan använda enligt dina krav. De är följande:

1. Slinga^(Loop) tills stoppad^(Stopped) – Det här alternativet upprepar ditt ljud- eller videoklipp tills det stoppas.
2. Dölj^(Hide) under visning –^{(Show –)} Du kan använda det här alternativet för att dölja ljudikonen under bildspelet.
3. Spola tillbaka efter uppspelning – Och den sista är att spola tillbaka ljudet eller videoklippet. Den spolar tillbaka klippet när det har spelats upp under presentationen.

5] Zooma in och ut på bilder

Ibland händer det att du behöver hålla en bättre publiks uppmärksamhet under presentationen. Ett cirkeldiagram och ett stapeldiagram kan vara ett bra exempel. Det kan säkerställa att någon specifik del av bilden visas tydligt i presentationen.

För att använda den här funktionen i Microsoft PowerPoint kan du använda skjutreglagen Zooma^(Zoom) in och Zooma ut^{(Zoom Out)} . Det är tillgängligt i aktivitetsfältet i det nedre högra hörnet av sidan som visas ovan. När du drar skjutreglaget för zoomkontrollen åt höger, zoomar det in på sidan och det zoomar ut när du drar skjutreglaget åt vänster.

Du kan också styra zoomfunktionen med ditt tangentbord. Allt du behöver för att trycka och hålla ned Ctrl-^(Ctrl) tangenten och använda mushjulet för att zooma in och ut reglaget.

6] Skapa ett organisationsdiagram

I Microsoft PowerPoint är SmartArt ett viktigt verktyg som hjälper dig att kommunicera informationen visuellt med hjälp av ett Venn -diagram och organisationsschema. Den presenterar en visuell presentation av en organisations struktur med hjälp av en rapporteringshierarki. Så, låt oss börja.

Gå till fliken Infoga^(Insert) . Klicka på SmartArt- grafiken i avsnittet Illustrationer^{(Illustrations)} .

Välj Hierarki^(Hierarchy) på sidan SmartArt Graphic .

Flytta till den högra rutan, välj en layout för ditt organisationsdiagram^{(Organization)} och klicka på OK-knappen.

För att skriva in text, klicka på den hierarkiska rutan och skriv din text.

7] Infoga en vattenstämpel

Oavsett^(Whether) om du vill skydda ditt innehåll mot olaglig kopiering eller för att lägga till en genomskinlig bild, är det enkelt att skapa en vattenstämpellogotyp i Microsoft PowerPoint . Så låt oss börja lägga till en vattenstämpel till PowerPoint- bilder.

Öppna PowerPoint- presentationen och gå till fliken Visa^(View) > Slide Master .

Växla nu till fliken Infoga^(Insert) och välj fältet du vill lägga till såsom text, diagram, bild etc.

När du har lagt till vattenstämpeln, gå till fliken Hem^(Home) och justera den korrekt enligt dina krav.

Gå nu till fliken Slide Master där du hittar alternativet Close Master View i den högra änden.

Klicka^(Click) på det här alternativet för att spara vattenstämpeln.

8] Lägg till en skugga till texten

Med hjälp av Shadow- effekten i PowerPoint kan du enkelt ändra utseendet på din text och göra dem fantastiska. Vi rekommenderar dock inte att ha för många effekter eftersom det kan avleda publikens uppmärksamhet från huvudtemat. Så använd dem på lämpligt sätt.

Välj meningen och du kommer att se en ny Format- flik kommer att visas på menyraden.

Från fliken Format, gå till avsnittet WordArt Styles^{(WordArt Styles)} > Text Effects - knappen> Shadow  Submeny.

Undermenyn Skugga^(Shadow) innehåller en bra samling skuggeffekter som Yttre^(Outer) , Inre^(Inner) och Perspektiv^{(Perspective)} . Du kan få en liveförhandsvisning av dessa effekter när du håller muspekaren över dem. Så prova var och en av effekterna och gör dem till dina egna.

9] Slinga en PowerPoint-presentation

Bildspel används ofta för att visa digitala bilder på bröllop eller mässor. Vid ett sådant tillfälle kanske du vill loopa dina utvalda bilder kontinuerligt så att dina gäster inte blir uttråkade. Så, låt oss veta hur man gör det.

Öppna din PowerPoint- presentation och gå till fliken Bildspel .^{(Slide Show)}

Klicka på knappen Konfigurera^{(Set Up Slide Show)} bildspel för att öppna sidan Konfigurera ^(Set)show .

Under Visa^(Show) alternativ, markera kryssrutan bredvid slingan^(Loop) kontinuerligt tills 'Esc'.

Om du bara vill loopa några specifika bilder kan du nämna dem i avsnittet Visa bilder . ^{(Show Slides)}Annars klickar du bara på OK-knappen.

10] Spara PowerPoint-presentationer^{(Save PowerPoint Presentations)} som PDF-filer^{(PDF Files)}

Och den sista punkten handlar om att spara PowerPoint - presentationen som PDF -fil. Det blir ganska användbart om du akut behöver öppna din presentation i någon annan enhet och tyvärr överensstämmer inte presentationen med det inkluderade programmet där.

I ett sådant fall kan du spara din fil som PDF , och sedan kan den enkelt öppnas på vilken dator som helst. Så låt oss se hur man gör det:

När du har skapat din PowerPoint- presentation, gå till Arkiv^(File) -menyn och välj alternativet Spara som .^{(Save As)}

I nästa fönster, ange namnet på din fil och välj sedan en plats där du vill placera den.

Klicka sedan på rullgardinsmenyn bredvid typen Spara som ^{(Save as type )} och välj sedan PDF - alternativet från listan.

Om du vill öppna PDF -filen precis efter att du har skapat den kan du markera kryssrutan bredvid Öppna filen efter publicering^{(Open file after publishing)} . Och klicka sedan på knappen Spara .^(Save)

Läs^(Read) :  PowerPoint Online tips och tricks .

Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks

All оf us must have ever experienced the faіr part of a poor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.

PowerPoint Tips and Tricks

In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.

1. Keep your Presentation Simple
2. Apply a custom background
3. Change the transition duration
4. Play Music Across Slides
5. Zoom in and out of slides
6. Create an Organization chart
7. Insert a watermark
8. Add a shadow to the text
9. Loop a PowerPoint Presentation
10. Save PowerPoint Presentations as PDF Files

Let us see them in detail:

1] Keep your Presentation Simple

The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.

Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.

However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.

2] Apply a custom background

PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.

If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.

In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.

Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.

3] Change the transition duration

In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.

So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.

After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.

4] Play Music Across Slides

Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.

So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.

To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.

In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.

There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:

1. Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
2. Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
3. Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.

5] Zoom in and out of slides

Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.

In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.

You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.

6] Create an Organization chart

In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.

Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.

On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.

Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.

To enter text, click on the hierarchal box and type your text.

7] Insert a watermark

Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.

Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.

Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.

Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.

Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.

Click on this option to save the watermark.

8] Add a shadow to the text

Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.

Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.

From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.

The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.

9] Loop a PowerPoint Presentation

Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.

Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.

Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.

Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.

If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.

10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files

And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.

In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:

Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.

In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.

Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.

If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.

Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.

Related posts

• 15 PowerPoint-tips och tricks för att förbättra dina presentationer

• Hur man aktiverar mörkt läge i Word, Excel och PowerPoint

• 3 sätt att kombinera flera PowerPoint-presentationsfiler

• Hur man lägger till sidhuvuden och sidfötter i PowerPoint

• Hur man lägger till ljudberättelse till en Powerpoint-presentation

• Bästa Microsoft Edge-webbläsaren tips och tricks för Android och iOS

• Windows Task Manager Tips och trick som du kanske inte känner till

• De bästa Microsoft PowerPoint-genvägarna

• 10 användbara Surface Pro tips och tricks

• Google Slides vs Microsoft PowerPoint – Vad är skillnaderna?

• Bästa Notepad++ tips och tricks du bör använda

• Tips och tricks för virtuellt skrivbord för Windows 11/10

• 10 bästa Microsoft Teams tips och tricks som hjälper dig att få ut det bästa av det

• Viktiga Amazon Prime-videotips och tricks

• Hur man hittar nya PowerPoint-designidéer

• Mest användbara Facebook-tillägg, tips och tricks

• Hur man konverterar PowerPoint till DVD, video och PDF

• Bästa Yammer tips och tricks för avancerade användare

• Bästa Microsoft OneDrive-tips och tricks för att använda det som ett proffs

• Hur man infogar en YouTube-video i en PowerPoint-presentation