Oavsett om du är en erfaren Getting Things Done GTD- expert, eller om du precis har börjat lära dig om GTD - processen, är Todoist den överlägset bästa att-göra-listan-appen för att stödja ditt GTD - arbetsflöde.

Varför är detta? Det finns många anledningar som har att göra med dess funktioner, layout och det faktum att standardfunktionaliteten naturligtvis stöder GTD- strukturen som du kommer att bygga inuti den.

Även om du aldrig har hört talas om GTD kommer följande att innehålla grundläggande GTD- tips för att komma igång och hur du kan använda Todoist för att göra det.

Notera^(Note) : Den exakta versionen av GTD som används i den här artikeln bygger på principerna som lagts ut av Carl Pullein och hans Your Digital Life 3.0 Online-klass^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (som jag starkt rekommenderar). Den här artikeln beskriver bara hur man använder Todoist som en del av det systemet. Det finns många detaljer som vi inte har utrymme att ta med i den här artikeln.

Vad är att få saker gjorda (GTD)?

Att få saker gjorda^{(Things Done)} principer har funnits ett tag. Det finns inga fasta verktyg eller appar du måste använda, men de grundläggande principerna kring alla tillvägagångssätt är i stort sett desamma.

GTD hjälper dig att tömma ditt sinne från allt som simmar runt i den hela dagen. Detta frigör din hjärna att verkligen fokusera på uppgiften framför dig, istället för att ständigt bli distraherad.

Det fungerar genom att ge dig en rad steg som du arbetar igenom varje vecka för att hålla ordning. Dessa steg inkluderar:

• Fånga^(Capturing) varje idé, uppgift, åtgärd eller möte som kommer. Du kan vara mitt i ett möte och din chef ger dig en åtgärd. Du kan gå i parken och du får en bra idé till en bok du vill skriva. Det spelar ingen roll när, var eller hur - när du tänker på något du behöver göra, kommer du att fånga det i din "Inkorg".
• Förtydliga^(Clarifying) dessa idéer genom att dela upp dem i uppgifter, tilldela dem en prioritet och ge dem ett förfallodatum om du är redo att arbeta med dem snart.
• Organisera^(Organizing) uppgifterna genom att lägga dem i en hink som du kommer till så småningom, baserat på prioritet. Om du planerar att arbeta med uppgiften snart kommer du också att lägga till den i din kalender (och Todoist kan hjälpa dig att automatisera det).
• Granska^(Reviewing) varje "hink" och flytta alla de organiserade idéerna uppför stegen tills de mest pressande kommer in i din kalender och din fokustid.
• Engagera^(Engaging) din fulla uppmärksamhet på de uppgifter som äntligen har gjort det framför dig, vid de tider du har schemalagt.

GTD hjälper dig inte bara att bli mer produktiv och organiserad, utan det kan också hjälpa dig att komma till Inbox Zero (inga fler e-postmeddelanden i din inkorg), eftersom du aldrig kommer att skjuta^{(never procrastinate)} upp dina inkommande e-postmeddelanden. Du kommer att bearbeta allt omedelbart med hjälp av GTD- systemet ovan.

Hur man bygger en Todoist GTD-struktur^{(Todoist GTD Structure)}

Nu när du känner till de grundläggande principerna för GTD , låt oss ta en närmare titt på hur Todoist kan hjälpa.

Det första du vill göra är att skapa en ny överordnad projektstruktur i Todoist som innehåller alla hinkar för att organisera dina olika inkommande uppgifter.

Dessa hinkar (överordnade mappar) inkluderar:

• Inkorg^(Inbox) : Det är här alla de inkommande idéerna går in. När du får ett e-postmeddelande som kräver en åtgärd, lägger du in åtgärden här och arkiverar e-postmeddelandet omedelbart. Om du får en åtgärd under ett möte lägger du in den åtgärden här. Allt du behöver agera på hamnar direkt i din inkorg^(Inbox) .

Obs^(Note) : Todoist har en standardsektion för Inkorg^(Inbox) , så du behöver inte skapa denna manuellt.

De nästa projektmapparna du skapar är där du flyttar objekt till under dina dagliga sessioner för att klargöra^(Clarifying) och organisera^(Organizing) i slutet av dagen . Dessa inkluderar:

• Den här veckan^{(This Week)} : Objekt som du vill arbeta med omedelbart, under innevarande vecka, kommer att gå in i det här projektet. När du lägger dem här kommer du också att tilldela ett förfallodatum. Om du integrerar Todoist med din kalender kommer Todoist automatiskt att lägga till den i din kalender åt dig.

• Nästa vecka^{(Next Week)} : Objekt från din inkorg som du vill göra snart, men som inte är så brådskande att du måste få dem gjorda den här veckan, kommer att gå in i ditt nästa veckas^(Week) projekt. Inget förfallodatum krävs.

• Denna månad^{(This Month)} : Objekt som du vill göra ganska snart, men kan vänta en vecka eller två kommer att gå in i det här projektet. Bifoga inget förfallodatum här heller.

• Nästa månad^{(Next Month)} : Uppgifter som du vill göra så småningom men du vet kan vänta ett bra tag kommer att hamna i mappen Nästa månad^(Month) utan ett förfallodatum.

Det finns ytterligare två projekt du behöver skapa för speciella uppgifter. 

• Återkommande fokusområden^{(Recurring Areas of Focus)} : Det här är saker du behöver göra regelbundet relaterade till mål som är viktiga för dig, som att ta en onlinekurs varje månad.

• Rutiner^(Routines) : Det här är uppgifter som kanske inte är relaterade till dina mål, men som du måste göra varje vecka, som träning eller klubbmöten.

Bygga återkommande uppgifter

Du måste verkligen ha en massa saker du måste göra varje dag eller varje vecka. Få bort dem från ditt sinne genom att lägga till dem i ditt projekt med återkommande fokusområden^{(Recurring Areas of Focus)} (om de är relaterade till mål som är viktiga för dig).

Det rekommenderas också att du inkluderar återkommande fokusområden^(Areas) som ett delprojekt till denna ^(Focus)vecka^(Week) .

Alla återkommande uppgifter som bara är en del av ditt liv men som inte riktigt driver ditt livsmål, lägg till dem i Rutinprojektet^(Routines) .

Kom ihåg^(Remember) att lägga till förfallodatum till alla dessa och markera dem som återkommande. På så sätt dyker de automatiskt upp i dina Today- och Kommande^(Upcoming) Todoist-sektioner utan att du behöver göra något.

Använda din inkorg

Under veckan, när nya problem dyker upp som du måste ta itu med, släng bara dem i din Todoist- inkorg^(Inbox) . 

På så sätt undviker du att bli distraherad och du vet att du inte kommer att glömma att ta itu med dessa uppgifter senare när du har tid.

Varje vecka vid samma tidpunkt avsätter du cirka 20 till 30 minuter för att behandla din inkorg^(Inbox) . Under denna tid är det bara att arbeta igenom en i taget och bestämma hur viktigt det är att göra den uppgiften och inom vilken tidsram.

Jag vet till exempel att jag vill fixa kortleken så småningom, men det är fortfarande vinter^(Winter) . Så jag flyttar den uppgiften till Long Term / On Hold . 

Sedan vet jag att jag behöver göra min årliga läkarkontroll, men jag är upptagen den här månaden och det kommer inte att spela någon roll om jag väntar till nästa månad med att schemalägga det. Så jag flyttar det till nästa månad-^{(Next Month)} projektet.

Äntligen vet jag att jag vill göra en artikel online-Tech-Tips.com den här veckan. Så jag tilldelar en dag och tid under veckan som jag vill få det gjort.

Flytta sedan den uppgiften till This Week- projektet.

Jag kunde bearbeta dessa tre objekt som jag lade till i min inkorg^(Inbox) under dagen på cirka fem minuter. 

Jag vet att jag inte kommer att glömma dem eftersom de nu finns i mitt organiserade ToDoist GTD- system. Allt är tilldelat för veckan och jag behöver egentligen inte tänka på något annat än att jobba hårt på varje uppgift när den kommer upp i min kalender^{(up on my calendar)} .

Hanterar denna vecka

När du når slutet av varje vecka kommer du att märka att ditt This Week- projekt så småningom kommer att tömmas på aktiva föremål.

Ställ^(Set) in en tid varje vecka (vanligtvis slutet av dagen fredag^(Friday) ​​, eller någon gång på helgen) för att flytta uppgifter från Next Week- projektet till ditt This Week- projekt. Tilldela^(Assign) förfallodatum när du gör detta.

Upprepa detta för objekt i mapparna Den här månaden ^(Hold),^(Month) Nästa månad^{(Next Month)} och Long Term / Påväntad .

Kom ihåg^(Remember) : Du behöver inte flytta föremålet om det fortfarande inte känns akut. Du kan också ta bort uppgifter som du har bestämt att inte längre spelar någon roll.

Kom ihåg att hålla fokus

Här är den viktigaste principen som sammanför allt detta och får GTD- systemet att fungera.

Eftersom du bara spenderar små block av tid på att bearbeta alla idéer och uppgifter som slängs in i din inkorg^(Inbox) , har du resten av tiden som du har tilldelat i din kalender för att faktiskt få jobbet gjort.

Detta innebär att du bara använder dina Idag och Kommande^(Upcoming) områden i Todoist under dagen (tillsammans med din kalender^(Calendar) ) och att du arbetar igenom din dag för att avsluta och kryssa av dessa uppgifter.

Du vet att du bara har tilldelat uppgifter som du kan göra på en dag, eftersom Todoist automatiskt har lagt till dem i din kalender. Om din dag är full kan du inte tilldela fler. När din vecka är full kan du inte flytta in något annat till This Week- projektet.

GTD fungerar eftersom det får röran ur ditt huvud och in i "systemet". Det frigör dina tankar så att du kan fokusera ditt sinne på uppgiften – och få saker gjorda^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether yoυ’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or you’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Hur Todoist Kanban-brädor kan förbättra produktiviteten

• 4 gratis verktyg för att finjustera din mus och öka produktiviteten

• 3 sätt att ta ett foto eller en video på en Chromebook

• Hur man upptäcker dator- och e-postövervaknings- eller spionprogram

• Plattskärmsteknik avmystifierad: TN, IPS, VA, OLED och mer

• Så här delar du skärmen på en Chromebook

• OLED vs MicroLED: Ska du vänta?

• Hur man hittar födelsedagar på Facebook

• Hur man åtgärdar Disney Plus-felkod 83

• Hur man söker Facebook-vänner efter plats, jobb eller skola

• Hur man tystar någon på Discord

• Discord öppnar inte? 9 sätt att fixa

• Hur man tar en skärmdump på Steam

• Hur man infogar Emoji i Word, Google Docs och Outlook

• Hur man använder VLOOKUP i Google Sheets

• Vad betyder BCC och CC? Förstå Basic Email Lingo

• Hur man gör Spotify högre och låter bättre

• Hur man gör en trådbunden skrivare trådlös på 6 olika sätt

• Hur man åtgärdar ett Steam "Pending Transaction"-fel

• Hur man laddar ner Twitch-videor