Todoist GTD-tips för att öka din produktivitet

Oavsett om du är en erfaren Getting Things Done GTD- expert, eller om du precis har börjat lära dig om GTD - processen, är Todoist den överlägset bästa att-göra-listan-appen för att stödja ditt GTD - arbetsflöde.

Varför är detta? Det finns många anledningar som har att göra med dess funktioner, layout och det faktum att standardfunktionaliteten naturligtvis stöder GTD- strukturen som du kommer att bygga inuti den.

Även om du aldrig har hört talas om GTD kommer följande att innehålla grundläggande GTD- tips för att komma igång och hur du kan använda Todoist för att göra det.

Notera(Note) : Den exakta versionen av GTD som används i den här artikeln bygger på principerna som lagts ut av Carl Pullein och hans Your Digital Life 3.0 Online-klass(Your Digital Life 3.0 Online class) (som jag starkt rekommenderar). Den här artikeln beskriver bara hur man använder Todoist som en del av det systemet. Det finns många detaljer som vi inte har utrymme att ta med i den här artikeln.

Vad är att få saker gjorda (GTD)?

Att få saker gjorda(Things Done) principer har funnits ett tag. Det finns inga fasta verktyg eller appar du måste använda, men de grundläggande principerna kring alla tillvägagångssätt är i stort sett desamma.

GTD hjälper dig att tömma ditt sinne från allt som simmar runt i den hela dagen. Detta frigör din hjärna att verkligen fokusera på uppgiften framför dig, istället för att ständigt bli distraherad.

Det fungerar genom att ge dig en rad steg som du arbetar igenom varje vecka för att hålla ordning. Dessa steg inkluderar:

  • Fånga(Capturing) varje idé, uppgift, åtgärd eller möte som kommer. Du kan vara mitt i ett möte och din chef ger dig en åtgärd. Du kan gå i parken och du får en bra idé till en bok du vill skriva. Det spelar ingen roll när, var eller hur - när du tänker på något du behöver göra, kommer du att fånga det i din "Inkorg".
  • Förtydliga(Clarifying) dessa idéer genom att dela upp dem i uppgifter, tilldela dem en prioritet och ge dem ett förfallodatum om du är redo att arbeta med dem snart.
  • Organisera(Organizing) uppgifterna genom att lägga dem i en hink som du kommer till så småningom, baserat på prioritet. Om du planerar att arbeta med uppgiften snart kommer du också att lägga till den i din kalender (och Todoist kan hjälpa dig att automatisera det).
  • Granska(Reviewing) varje "hink" och flytta alla de organiserade idéerna uppför stegen tills de mest pressande kommer in i din kalender och din fokustid.
  • Engagera(Engaging) din fulla uppmärksamhet på de uppgifter som äntligen har gjort det framför dig, vid de tider du har schemalagt.

GTD hjälper dig inte bara att bli mer produktiv och organiserad, utan det kan också hjälpa dig att komma till Inbox Zero (inga fler e-postmeddelanden i din inkorg), eftersom du aldrig kommer att skjuta(never procrastinate) upp dina inkommande e-postmeddelanden. Du kommer att bearbeta allt omedelbart med hjälp av GTD- systemet ovan.

Hur man bygger en Todoist GTD-struktur(Todoist GTD Structure)

Nu när du känner till de grundläggande principerna för GTD , låt oss ta en närmare titt på hur Todoist kan hjälpa.

Det första du vill göra är att skapa en ny överordnad projektstruktur i Todoist som innehåller alla hinkar för att organisera dina olika inkommande uppgifter.

Dessa hinkar (överordnade mappar) inkluderar:

  • Inkorg(Inbox) : Det är här alla de inkommande idéerna går in. När du får ett e-postmeddelande som kräver en åtgärd, lägger du in åtgärden här och arkiverar e-postmeddelandet omedelbart. Om du får en åtgärd under ett möte lägger du in den åtgärden här. Allt du behöver agera på hamnar direkt i din inkorg(Inbox) .

Obs(Note) : Todoist har en standardsektion för Inkorg(Inbox) , så du behöver inte skapa denna manuellt.

De nästa projektmapparna du skapar är där du flyttar objekt till under dina dagliga sessioner för att klargöra(Clarifying) och organisera(Organizing) i slutet av dagen . Dessa inkluderar:

  • Den här veckan(This Week) : Objekt som du vill arbeta med omedelbart, under innevarande vecka, kommer att gå in i det här projektet. När du lägger dem här kommer du också att tilldela ett förfallodatum. Om du integrerar Todoist med din kalender kommer Todoist automatiskt att lägga till den i din kalender åt dig.
  • Nästa vecka(Next Week) : Objekt från din inkorg som du vill göra snart, men som inte är så brådskande att du måste få dem gjorda den här veckan, kommer att gå in i ditt nästa veckas(Week) projekt. Inget förfallodatum krävs.
  • Denna månad(This Month) : Objekt som du vill göra ganska snart, men kan vänta en vecka eller två kommer att gå in i det här projektet. Bifoga inget förfallodatum här heller.
  • Nästa månad(Next Month) : Uppgifter som du vill göra så småningom men du vet kan vänta ett bra tag kommer att hamna i mappen Nästa månad(Month) utan ett förfallodatum.

Det finns ytterligare två projekt du behöver skapa för speciella uppgifter. 

  • Återkommande fokusområden(Recurring Areas of Focus) : Det här är saker du behöver göra regelbundet relaterade till mål som är viktiga för dig, som att ta en onlinekurs varje månad.
  • Rutiner(Routines) : Det här är uppgifter som kanske inte är relaterade till dina mål, men som du måste göra varje vecka, som träning eller klubbmöten.

Bygga återkommande uppgifter

Du måste verkligen ha en massa saker du måste göra varje dag eller varje vecka. Få bort dem från ditt sinne genom att lägga till dem i ditt projekt med återkommande fokusområden(Recurring Areas of Focus) (om de är relaterade till mål som är viktiga för dig).

Det rekommenderas också att du inkluderar återkommande fokusområden(Areas) som ett delprojekt till denna (Focus)vecka(Week) .

Alla återkommande uppgifter som bara är en del av ditt liv men som inte riktigt driver ditt livsmål, lägg till dem i Rutinprojektet(Routines) .

Kom ihåg(Remember) att lägga till förfallodatum till alla dessa och markera dem som återkommande. På så sätt dyker de automatiskt upp i dina Today- och Kommande(Upcoming) Todoist-sektioner utan att du behöver göra något.

Använda din inkorg

Under veckan, när nya problem dyker upp som du måste ta itu med, släng bara dem i din Todoist- inkorg(Inbox)

På så sätt undviker du att bli distraherad och du vet att du inte kommer att glömma att ta itu med dessa uppgifter senare när du har tid.

Varje vecka vid samma tidpunkt avsätter du cirka 20 till 30 minuter för att behandla din inkorg(Inbox) . Under denna tid är det bara att arbeta igenom en i taget och bestämma hur viktigt det är att göra den uppgiften och inom vilken tidsram.

Jag vet till exempel att jag vill fixa kortleken så småningom, men det är fortfarande vinter(Winter) . Så jag flyttar den uppgiften till Long Term / On Hold

Sedan vet jag att jag behöver göra min årliga läkarkontroll, men jag är upptagen den här månaden och det kommer inte att spela någon roll om jag väntar till nästa månad med att schemalägga det. Så jag flyttar det till nästa månad-(Next Month) projektet.

Äntligen vet jag att jag vill göra en artikel online-Tech-Tips.com den här veckan. Så jag tilldelar en dag och tid under veckan som jag vill få det gjort.

Flytta sedan den uppgiften till This Week- projektet.

Jag kunde bearbeta dessa tre objekt som jag lade till i min inkorg(Inbox) under dagen på cirka fem minuter. 

Jag vet att jag inte kommer att glömma dem eftersom de nu finns i mitt organiserade ToDoist GTD- system. Allt är tilldelat för veckan och jag behöver egentligen inte tänka på något annat än att jobba hårt på varje uppgift när den kommer upp i min kalender(up on my calendar) .

Hanterar denna vecka

När du når slutet av varje vecka kommer du att märka att ditt This Week- projekt så småningom kommer att tömmas på aktiva föremål.

Ställ(Set) in en tid varje vecka (vanligtvis slutet av dagen fredag(Friday) ​​, eller någon gång på helgen) för att flytta uppgifter från Next Week- projektet till ditt This Week- projekt. Tilldela(Assign) förfallodatum när du gör detta.

Upprepa detta för objekt i mapparna Den här månaden (Hold),(Month) Nästa månad(Next Month) och Long Term / Påväntad .

Kom ihåg(Remember) : Du behöver inte flytta föremålet om det fortfarande inte känns akut. Du kan också ta bort uppgifter som du har bestämt att inte längre spelar någon roll.

Kom ihåg att hålla fokus

Här är den viktigaste principen som sammanför allt detta och får GTD- systemet att fungera.

Eftersom du bara spenderar små block av tid på att bearbeta alla idéer och uppgifter som slängs in i din inkorg(Inbox) , har du resten av tiden som du har tilldelat i din kalender för att faktiskt få jobbet gjort.

Detta innebär att du bara använder dina Idag och Kommande(Upcoming) områden i Todoist under dagen (tillsammans med din kalender(Calendar) ) och att du arbetar igenom din dag för att avsluta och kryssa av dessa uppgifter.

Du vet att du bara har tilldelat uppgifter som du kan göra på en dag, eftersom Todoist automatiskt har lagt till dem i din kalender. Om din dag är full kan du inte tilldela fler. När din vecka är full kan du inte flytta in något annat till This Week- projektet.

GTD fungerar eftersom det får röran ur ditt huvud och in i "systemet". Det frigör dina tankar så att du kan fokusera ditt sinne på uppgiften – och få saker gjorda(Get Things Done) .



About the author

Jag är en datorexpert med över 10 års erfarenhet inom mjukvaru- och webbläsarindustrin. Jag har designat, byggt och hanterat hela installationer av mjukvaruprogram, samt utvecklat och underhållit webbläsare. Min erfarenhet ger mig förmågan att ge tydliga, koncisa förklaringar av komplicerade ämnen – oavsett om det är hur Microsoft Office fungerar eller hur man får ut det mesta av Mozilla Firefox. Utöver mina datorkunskaper är jag också en skicklig skribent och kan kommunicera effektivt online och personligen.



Related posts