Google Drive har framstått som ett av de bästa och mest populära sätten att dela filer mellan klienter, kollegor och vänner utan att de behöver göra en direkt nedladdning.

För ett decennium sedan skulle du skicka dessa filer som en e-postbilaga eller länk från en webbplats som Megaupload eller MediaFire . Låt oss alla glädjas åt att de dagarna är bakom oss.

En populär funktion på de gamla sajter som har förts över till dagens populära delningssajter, som Pastebin , är möjligheten att ogiltigförklara din länk eller avbryta delning av din fil efter en viss tidsperiod. Det här är inget vi kan göra via e-post. Det är dock en funktion som många inte är medvetna om i Google Drive .

Vissa känsliga filer bör inte leva på Internet för alltid. Låt oss i den här artikeln prata om hur du kan ställa in ett utgångsdatum för din delade filåtkomst i Google Drive .

Begränsningar för utgången av delad filåtkomst i Google Drive

Det är viktigt att veta att den här funktionen endast är tillgänglig för konton under en betald G Suite- organisation. Detta innebär att vanliga Google -konton eller konton som använder den kostnadsfria äldre versionen av G Suite inte kan använda utgången av delad filåtkomst.

Användare som inte är under en betald G Suite- organisation kan fortfarande få filer delade med dem med ett utgångsdatum, men detta krav måste uppfyllas för att ställa in utgången av delad filåtkomst i Google Drive. Om du arbetar för ett företag som tilldelar dig ditt eget e-postkonto via en anpassad Gmail -domän, finns det en god chans att du har tillgång till den här funktionen via det kontot.

Hur man ställer in utgången av delad filåtkomst i Google Drive

Naturligtvis är det första steget i denna process att faktiskt dela en fil med någon. För att dela en av dina filer i Google Drive är det enklaste sättet att komma åt filen och sedan leta upp den stora blå Dela^(Share) -knappen i det övre högra hörnet – du kan inte missa den.

Klicka^(Click) på den och en ljuslåda dyker upp som låter dig skriva in en lista med e-postadresser att dela din fil med.

Klicka på OK -knappen för att skicka ut dina inbjudningar att dela din fil när du är redo. Därefter vill du öppna samma fil igen och klicka på den blå Dela^(Share) -knappen igen eller högerklicka på filen och klicka på Dela^(Share) . Den här gången klickar du på Avancerat^(Advanced) i det nedre högra hörnet av ljusrutan.

Här, om du håller muspekaren över raden med någon av användarna som du delar filen med, kommer en timerikon att visas som läser " Ställ in utgångsdatum^{(Set expiration)} " när du håller muspekaren över den. Om du inte ser den här ikonen kan det betyda att du inte använder ett konto under en kompatibel G Suite - organisation. Om du gör det, klicka på den.

En annan anledning till att du kanske inte ser det är att Google har uppdaterat GUI -gränssnittet för Google Drive . Istället kan du behöva klicka på den lilla rullgardinsmenyn bredvid deras namn och sedan klicka på Ge tillfällig åtkomst^{(Give temporary access)} .

Nu kommer du att se ett fönster som de två nedan. Den översta bilden är den nyare versionen av Google Drive och troligen vad du kommer att stöta på.

Detta bör göra att åtkomstens utgångsalternativ visas. Om du klickar på rullgardinsmenyn visas vanliga datum på 7 dagar och 30 dagar, eller så kan du klicka på Anpassat datum...^{(Custom date…)} för att ställa in ditt eget utgångsdatum.

Genom att ställa in ett anpassat datum kan du välja en dag från en kalendervy. Den enda haken är att du inte kan välja en tid, bara ett datum – filen kommer att förfalla en minut före midnatt vilken dag du väljer.

När du är nöjd med hur du har konfigurerat utgången av din delade filåtkomst klickar du på Spara ändringar^{(Save changes)} och sedan på Klar^(Done) . Det är allt!

En viktig sak att tänka på är att användare fortfarande effektivt kommer att kunna behålla din fil efter dess utgångsdatum genom att ladda ner den. För att förhindra detta, vill du ställa in deras åtkomst så att de bara tillåter dem att se filen (inte redigera den) och aktivera alternativet " Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentatorer och tittare^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

Om du har ett konto under en icke-legacy G Suite-organisation är utgången av delad filåtkomst en av många underutnyttjade förmåner som du kan använda till stor nytta. Detta tar bara några sekunder, så låt inte de känsliga filerna hänga kvar för alltid!

Om G Suite inte är tillräckligt säkert eller uppfyller dina standarder, har vi alternativt en bra guide om hur du konfigurerar din egen personliga molnlagring^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Kolla in det för fullständig kontroll över din molndelning.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as оne of the bеst and most pоpular ways of sharing files between clients, coworkers, and friends without requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Hur man använder Google Backup And Sync för att säkerhetskopiera din hårddisk

• Så här fixar du felet "Nedladdningskvoten har överskridits" i Google Drive

• Hur man skapar en delad lagringsenhet för Dual-Boot-system

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar filer till Google Drive eller OneDrive för att förhindra dataförlust

• Hur man skannar till Google Drive med din telefon

• Så här ställer du in din hemadress i Google Maps

• Hur man använder kraftfulla fotosökningsverktyg som finns tillgängliga på Google Foton

• Hur man stoppar personliga annonser och sökresultat på Google och Facebook

• Hur man lägger till Google Analytics till Squarespace

• Hur man lägger till utgångsdatum i e-postmeddelanden i Outlook

• Hur man ställer in och hanterar Google-påminnelser

• 7 sätt att hålla din webbläsare uppdaterad för bästa säkerhet

• Hur du tar bort din Google-sökhistorik – en modern guide

• Kopiera data från en omstartbar bärbar dator eller stationär hårddisk

• Hur du slår på och av OK Google på din Android-enhet

• Hur man bäddar in HTML i ett Google-dokument

• Hur man blockerar webbplatser på Google Chrome

• Hur man ändrar marginaler i Google Dokument

• Så här använder du Google Jamboard-appen

• Så här fixar du att Google Discover inte fungerar på Android