"Vart tog min e-post vägen? Det bara försvann." Det är chockerande hur många gånger jag har hört detta under min karriär. Men inte lika chockerande som hur många som inte inser att de enkelt kan söka efter ett specifikt mejl i Outlook . 

Efter att ha läst den här guiden om hur du söker efter e-post i Outlook efter datum, avsändare, nyckelord och mer, kommer du att kunna hitta vilken e-post som helst i Outlook också. Vi kommer att ge dig alla Outlook -e-postsökningstips du kan hantera.

Är dina e-postmeddelanden indexerade?^{(Are Your Emails Indexed?)}

För de bästa sökresultaten för e-post, låt oss se till att Outlook har indexerat allt. 

Vad är indexering? Precis^(Just) som indexet för en bok har alla ämnen listade och var man kan hitta dem, skapar Outlook -indexering en sådan databas. Det är lättare för program att söka igenom en databas än en massa friformstext.

1. Placera markören i fältet Search Current Mailbox , även känd som rutan Instant Search . Detta kommer att ta upp sökverktygsfältet^{(Search tools )} .
2. Klicka på knappen Sökverktyg^{(Search Tools )} och sedan på Indexeringsstatus^{(Indexing Status)} . Ett litet fönster öppnas som visar hur många e-postmeddelanden som återstår att indexera. 

Om antalet objekt som ska indexeras är allt annat än noll, ge det några minuter. Det kommer att säkerställa att sökningen blir så komplett som möjligt.

Indexering kräver vissa resurser. Om du upptäcker att det saktar ner Outlook eller din dator för mycket kan du stänga av indexering för att få bättre datorprestanda^{(turn off indexing to get better computer performance)} .

Lägg till sökflik permanent^{(Permanently Add Search Tab)}

Skulle det inte vara bra om vi enkelt kunde komma in på sökfliken utan att behöva klicka i sökfältet varje gång? Låt oss göra det.

• Klicka på Arkiv^(File) .

• Klicka på Alternativ^(Options) på vänster sida, ungefär halvvägs ner.

• I fönstret Alternativ klickar du på Anpassa menyfliksområdet^{(Customize Ribbon)} . 

• I rutan Anpassa band^{(Customize Ribbon)} klickar du på rullgardinsmenyn under Välj kommandon från:^{(Choose commands from:)} och väljer Verktygsflikar^{(Tool Tabs)} .

• Leta efter sökverktyg^{(Search Tools)} och välj det. Klicka sedan på knappen Add>> . 

• Sökverktyg visas i området Huvudflikar^{(Main Tabs)} . Använd upp- och nedpilarna bredvid detta område för att avgöra var det kommer att synas i bandet, eller lämna det där det är. Klicka sedan på OK för att genomföra ändringen.

• Leta efter fliken Sökverktyg^{(Search Tools )} . Nu kan vi enkelt komma åt alla sökverktyg när som helst.

Ställ in sökningens omfattning^{(Set The Scope Of The Search)}

På fliken Sökverktyg^{(Search Tools)} kan vi enkelt ställa in sökningens omfattning. På vänster sida ser vi att vi kan ställa in omfattningen till Alla postlådor^{(All Mailboxes)} , Aktuell postlåda^{(Current Mailbox)} , Aktuell mapp^{( Current Folder)} , Undermappar^{( Subfolders)} eller Alla Outlook^{(All Outlook Items)} -objekt .

Alla brevlådor^{(All Mailboxes)} – välj detta omfång om vi har delade brevlådor eller andra konton i Outlook . Vissa personer kan ha både sina jobb- och personliga e-postkonton i Outlook .

Aktuell brevlåda^{(Current Mailbox)} – välj det här omfånget för att behålla sökningen inom bara en brevlåda. Se till att postlådan är markerad i den vänstra rutan i Outlook .

Aktuell mapp^{(Current Folder)} – detta omfång kommer att begränsa sökningen till den mapp som för närvarande är vald i den vänstra rutan i Outlook .

Undermappar^(Subfolders) – detta begränsar omfattningen till mapparna under vilken mapp som helst som är vald i den vänstra rutan.

Alla Outlook-objekt^{(All Outlook Items)} – Det mest öppna omfånget kommer att tillämpa sökningen på alla e-postmeddelanden, kontakter, kalenderobjekt och uppgifter. På grund av den stora mängden data kan sökningar i denna omfattning vara långsamma och ge onödiga resultat. Använd detta omfattning sparsamt.

Sök operatörer i Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Sökresultat kan göras mer specifika genom att använda sökoperatorer. 

För att hitta en specifik fras, sätt dubbla citattecken runt sökfrasen.

Exempel: " TPS-rapport "

Använd AND-^(AND) operatorn för att hitta objekt som måste ha två eller fler ord i sig, men inte nödvändigtvis bredvid varandra eller i den skrivna ordningen .

Exempel: jobb OCH^{(AND )} helg

För att hitta objekt som innehåller ett nyckelord och exkludera objekt som innehåller ett annat nyckelord, använd NOT- operatorn.

Exempel: lördag INTE^{(NOT )} bra

Letar du efter något som kan ha ett eller annat ord? Försök med OR- operatören.

Exempel: giraff ELLER^{(OR )} produkt

Alla dessa operatorer kan kombineras för att göra sökningen så specifik som vi vill. Vi skulle kunna ha något så komplext som " TPS- rapport " OCH^{(” AND)} helg ELLER giraff INTE^(NOT) bra.

Sök Outlook efter nyckelord^{(Search Outlook By Keyword)}

Den enklaste sökningen i Outlook -e- post är nyckelordssökningen. Det görs enklast från fältet Instant Search högst upp i vår inkorg.

• Ställ^(Set) in omfattningen i rullgardinsmenyn bredvid fältet Direktsökning^{(Instant Search)} eller på fliken Sök .^(Search)

• Skriv in nyckelordet, eller orden, i sökfältet och tryck på Enter - tangenten. Sökoperatorerna kan användas här för att göra sökningen mer specifik.

Sök Outlook efter avsändare^{(Search Outlook By Sender)}

Så här söker du i Outlook-e-post efter avsändare:

• Gå till fliken Sök^(Search) och klicka på knappen  Från .^{(From )}

• Det kommer in

  från:"Sändarens namn"

  i fältet  Instant Search .

• Ta bort avsändarens^{(Remove Sender)} namn mellan de dubbla citattecken och skriv in namnet på personen vi letar efter. Vi kan också bara skriva in hela termen direkt i Instant Search . Tryck på Enter för att söka.

Sök Outlook efter ämne^{(Search Outlook By Subject)}

Så här söker du i Outlook^(Outlook) -e- post efter ämne: 

• Under fliken Sök klickar du på Ämne^(Subject) . 

• Detta sätter

  ämne:”sökord”< /pre > i fältet  Instant Search .

• Ersätt nyckelord med ämnet vi letar efter. Hela frasen kan också skrivas in i Instant Search . Tryck på Enter för att söka.

Sök i Outlook efter datum^{(Search Outlook By Date)}

Så här söker du i Outlook-e-postmeddelanden efter datum:

• På fliken Sök klickar du på Den här veckan^{(This Week)} . Det kommer att visa alternativen; Idag^(Today) , igår, denna vecka^(Week) , förra veckan^(Week) , denna månad^(Month) , förra månaden^(Month) , i år, förra året.

• Oavsett vad som väljs kommer det att anges i fältet Instant Search som;

  fick:idag, fick:igår, tog emot:denna vecka, fick:förra veckan, fick:denna månad, fick:förra månaden, fick:i år, fick:förra året

  Tryck på Enter för att söka.

Vi kan också använda operatören mottagen: med kalenderdatum (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

Outlook Tuesday Tuesdays

Sök i Outlook efter objekt med bilagor^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Så här söker du i Outlook^(Outlook) -e- post med bilagor:

• Under fliken Sök klickar du på Har bilagor^{(Has Attachments)} . 

• Det kommer in

  förhastade bilagor: ja

  i fältet Instant Search . Detta bör kombineras med en annan typ av sökning för att begränsa fältet. Tryck på Enter för att söka.

Vi kunde också skriva

hasattachments:no

Sök Outlook efter kategori^{(Search Outlook By Category)}

Att använda kategoriverktyget^(Category) för att organisera e-postmeddelanden är underutnyttjat. 

• Vi kan söka efter kategori med hjälp av knappen Kategoriserad^{(Categorized )} under sökfliken. 

• Den kommer in

  kategori:="Färgkategori"

  i fältet Instant Search . Tryck på Enter för att söka.

Detta kan också skrivas in manuellt. Ändra bara^(Just) färgen för att passa kategorin. Till exempel, för att söka i den röda kategorin, skulle vi skriva

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Sök Outlook-e-post efter mottagare^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Det här är sättet att söka efter e-postmeddelanden baserat på vem de skickades till. 

• Om du klickar på knappen Skickat till^{(Sent To )} visas alternativen; Skickat^(Sent) till: Jag eller CC: Jag, inte skickat direkt^{(Sent Directly)} till mig och skickat^(Sent) till en annan mottagare^(Recipient) . 

• Den kommer att skriva in söktexten som (till:”[email protected]“ ELLER cc:” [email protected] ”). Tryck på Enter för att söka.

• Om vi ​​väljer Skickat^(Sent) till annan mottagare^(Recipient) måste vi redigera texten i sökfältet. Det kommer att se ut

  till:" Mottagarens(Recipient) namn"

  . 

• Ta bort^(Delete) delen Mottagarens namn^{(Recipient Name)} och ange namnet vi letar efter. Tryck på ^(Hit) Enter för att söka.

Sök efter läst eller ej läst^{(Search By Read Or Not Read)}

Du kan söka i Outlook^(Outlook) -e- postmeddelanden efter om de har blivit lästa eller olästa.

• Om du klickar på knappen Oläst^(Unread) på fliken Sök^(Search) hittar du alla e-postmeddelanden som ännu inte har lästs. 

• Den kommer in

  är läst: nej

  i sökfältet. Tryck på Enter för att söka.

• För att hitta e-postmeddelanden som har lästs ändra det till

  är läst: ja

  och tryck på Enter för att söka.

Sök efter flaggad^{(Search By Flagged)}

Att använda flaggor för att markera viktiga e-postmeddelanden hjälper till att hålla koll på saker och ting. 

• För att hitta e-postmeddelanden som är flaggade, klicka på knappen Flaggad^{(Flagged )} på fliken Sök. 

• Det kommer att söka med

  followupflag: uppföljningsflagga

  . Andra alternativ är

  followupflag:unflagged

  och

  followupflag:completed

  . Tryck på Enter för att söka.

Sök efter betydelse^{(Search By Importance)}

Se^(See) bara viktiga e-postmeddelanden i Outlook enligt följande.

• Under den flaggade knappen på fliken Sök^(Search) finns knappen Viktigt . ^(Important)Om du klickar på det returneras alla objekt som är markerade som viktiga. 

• Sökfrågan ser ut som

  betydelse: hög

  . Vi kan ändra hög till låg eller normal också. Klicka^(Click) på förstoringsglaset eller tryck på Enter för att söka.

Kombinera sökalternativ^{(Combining Search Options)}

Alla ovanstående sökalternativ kan kombineras. Om vi ​​till exempel letar efter artiklar som är viktiga och flaggade kan vi gå in

importance:high followupflag:followup

Detta kan antingen skrivas in eller bara klicka på knappen Viktigt^(Important) och sedan knappen Flaggade^(Flagged) .

Fler sökalternativ^{(More Search Options)}

Klicka på knappen Mer på fliken ^(More)Sök^(Search) så ser vi över 20 fler sätt att söka. 

Oftast kommer det att placera en rullgardinsmeny under sökfältet med de alternativ som den specifika söktypen stöder.

more-added-drop-down.png

Avancerade sökalternativ^{(Advanced Search Options)}

Vi har tillgång till över hundra olika sökalternativ som går långt utöver vad vi har täckt. Vi kanske aldrig använder det här, men det är bra att veta att det finns här. 

• Klicka på Sökverktyg^{(Search Tools )} och sedan Avancerad^{(Advanced Find)} sökning . 

• Fönstret Avancerad sökning^{(Advanced Find)} öppnas. 

Ta dig tid och se dig omkring här. Det är överväldigande hur mycket man kan göra. Vi kan söka baserat på vilket fält som helst i alla Outlook - objekt. Det finns några hundra olika saker vi kan söka på.

Kraften i Outlook-sökning^{(The Power Of Outlook Search)}

Är du inte förvånad över hur omfattande och kraftfulla Outlooks^(Outlook) sökmöjligheter är? Visste^(Did) du ens att det var allt möjligt? De flesta använder nog aldrig en tiondel av alla saker som Outlook kan göra. Använd detta som en språngbräda för att lära dig vad mer Outlook kan göra för dig. 

Du kan skapa dina egna Outlook-genvägar för e-postuppgifter^{(create your own Outlook shortcuts for email tasks)} . Ställ in Outlook-regler för att organisera e-post i mappar^{(Outlook rules to organize email into folders)} . Eller till och med schemalägg ett e-postmeddelande som ska skickas vid en viss tidpunkt^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Att ha Outlook bara läsa e-post är lite som att använda en Ferrari för att få mat.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my email go? It just disappeared.” It’s shocking how many times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many people who don’t realize that they can easily searсh for a specific email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• Hur man skapar Microsoft Outlook-genvägar för e-post och uppgifter

• Hur man bifogar ett annat Outlook-objekt (e-post, kontakt, uppgift eller kalenderobjekt) till ett e-postmeddelande

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail

• Flytta e-postmeddelanden automatiskt till mappar i Outlook med hjälp av regler

• Kartlägga dina Excel-data

• Hur man beräknar varians i Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Så här åtgärdar du när Word öppnas i skrivskyddat läge

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Fix Microsoft Outlook har stött på ett problem

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• 13 OneNote tips och tricks för att organisera dina anteckningar bättre

• Använd Excel Watch Window för att övervaka viktiga celler i en arbetsbok

• Hur man åtgärdar problem med långsam Outlook-laddning

• Hur man infogar en signatur i ett Microsoft Word-dokument

• Hur man gör ett histogram i Excel

• 15 PowerPoint-tips och tricks för att förbättra dina presentationer

• Hur man lägger till sidhuvuden och sidfötter i PowerPoint