Att ha en e-postadress är som att ha ett telefonnummer: När det väl är ute i världen vill du inte ändra det.

Bortsett från de uppskattningsvis 30 % av e-postadresserna som ändras varje år – varav de flesta är företags-e-postmeddelanden – skulle de flesta människor förmodligen inte vilja ta itu med besväret med att överföra kontakter, omdirigera människor till den nya e-postadressen eller leta efter varje webbplats , prenumeration och fakturabetalningsmottagare för att uppdatera sin registrerade e-postadress.

Men ibland har människor en bra anledning att göra en massiv övergång från en digital plats till en annan. Det kan vara att din e-postleverantör är föråldrad och inte kan hålla jämna steg med de moderna föreställningarna; eller kanske din leverantör håller på att sluta och du behöver hitta ett nytt hem.

De flesta människor har inte riktigt en bra uppfattning om vad som finns där ute och vad som skiljer en e-posttjänst från en annan. Men faktum är att Microsoft Outlook och Google Gmail har blivit de två mest exemplariska plattformarna för att hantera vad som nästan har blivit en viktig aspekt av livet.

Vad gör dessa två e-postleverantörer bättre, sämre, olika eller lika i jämförelse med varandra? När det gäller gratis personliga planer är nyanserna mellan Outlook och Gmail sannolikt obetydliga för de flesta användare. Det är därför vi här fokuserar på att jämföra varje tjänsts prenumerationsbaserade affärsplan, så att du kan bestämma vilken som är mer meningsfull för dig eller ditt företag och anställda.

Titta, känna och kosta

Låt oss få det här ur vägen. Outlook och Gmail erbjuder väldigt olika gränssnitt. För att uttrycka det enkelt, Outlook upprätthåller en företagskänsla, medan Gmail erbjuder något lite mer kreativt och startliknande. Om Outlook är den moderna versionen av företagskommunikation är Gmail postmodernt.

Outlooks gränssnitt är packat med alternativ och anpassningsbara funktioner, av vilka många du eller dina anställda aldrig kommer att använda. Även om Gmail erbjuder sin egen uppsättning funktioner, är det överlag en mycket enklare användarupplevelse fokuserad på att tillhandahålla det väsentliga du behöver för att vara effektiv.

När det gäller att köpa dessa e-posttjänster köper du faktiskt sviterna de kommer med, Microsoft Office 365 och Google G Suite . En sak att tänka på är att Office 365 kräver ett årligt åtagande, även om du debiteras månadsvis. G Suite är en rent månatlig prenumerationsplan baserad på antalet anställda. Så här prissätts dessa per användare och månad.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Återigen, när du köper Outlook eller Gmail för företag, köper du verkligen mer än bara en e-posttjänst. Du köper en uppsättning verktyg, varav e-post är bara ett.

När det kommer till vad som skiljer Office 365 och G Suite är det verkligen en jämförelse mellan en dominerande operatör och dess störare. Vi kommer att täcka mer av vad som gör dessa två sviter lika och olika i en framtida artikel, men här är några av de kontrasterande aspekterna som sticker ut.

Microsoft Office 365

Vi har alla använt Microsoft Word , Excel och PowerPoint . Dessa är kärnan i Office , men Office 365 erbjuder ännu mer. Idag är dessa tre program tillgängliga online, inte bara som skrivbordsprogram, vilket gör arbetet du gör i dem lättare att spara och dela. Dessutom ger 365 dig:

• Outlook för e-post
• OneDrive för lagring av molnfiler
• OneNote , en digital anteckningsbok
• SharePoint , ett företagsintranät
• Microsoft Teams för snabbmeddelanden och videokonferenser

Dessa få appar erbjuder omfattande funktioner som har kommit att definiera hur företag fungerar internt i digital skala. Det är en enorm dragning att Microsoft framgångsrikt har konsoliderat så mycket i dessa verktyg för att förenkla upplevelsen som det erbjuder företag.

Google G Suite

Medan G Suite erbjuder sin egen uppsättning applikationer som är i nivå med Microsofts basprodukter – plus mer. G Suites alternativ till Word , Excel och PowerPoint är Dokument^(Docs) , Kalkylark^(Sheets) och Presentationer^(Slides) . Men G Suite erbjuder ännu mer som skulle vara användbart för alla företag:

• Kalender^(Calendar) för enkel lagschemaläggning
• Strömmar^(Currents) för företagsövergripande diskussioner
• Hangouts Chat för snabbmeddelanden
• Hangouts Meet för videokonferenser
• Formulär^{(Forms )} för att skapa enkäter och formulär
• Webbplatser^{(Sites )} för att skapa webbplatser
• App Builder för att skapa företagsappar
• Fortsätt^{(Keep )} för att organisera idéer
• Jamboard , en digital whiteboard
• Drive för att lagra och dela filer
• Google Cloud Search för att söka i G Suite
• Admin, Vault och Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} för säker hantering av användare, enheter och data

Det är klart att det finns mycket att tänka på här. Outlook konsoliderar mycket i de få men ändå robusta applikationer som den erbjuder. Google erbjuder ett till synes mycket bredare utbud av funktioner spridda över flera applikationer, av vilka vissa Office 365 inte erbjuder alls.

Organisation

När du är i affärer är e-postmeddelanden nonstop; och de är mer än bara fordon för att konversera. E-postmeddelanden är kunskapskärl som proffs använder för att fatta affärsbeslut, av vilka några är verksamhetskritiska. Om du inte kan hålla konversationer och information prioriterade och organiserade, kommer det att bli svårt att arbeta effektivt och i snabb takt och undvika att kompromissa med kvalitetsresultaten.

Syn

Om du tänker på traditionella, fördigitala organiseringsmetoder, kommer förmodligen mappar och filer att tänka på. Eftersom digitalisering i huvudsak är processen att ta konkreta aktiviteter och abstrahera dem till digitala processer, skulle man naturligtvis anta att skapa e-postmappar och filer är den naturliga handlingen.

Så här fungerar Outlook . Den använder ett traditionellt mappsystem och låter dig kategorisera e-postmeddelanden i dessa mappar med hjälp av färgade flikar, precis som du skulle göra med en expanderbar fil. Du kan skapa så många mappar och undermappar som du vill. Outlook gör också sitt bästa för att prioritera e-postmeddelanden genom att filtrera bort de du skulle anse vara rörigt. Dessa går till mappen Clutter för att hålla sig ur vägen tills du är redo att se dem.

Gmail

I beskrivningen kan det verka som att det bara finns en liten nyans mellan hur Gmail och Outlook organiserar e-post; Men när du aktivt använder Gmails^(Gmail) system är organisationen och prioriteringsmetoden märkbart annorlunda.

Istället för att abstrahera den traditionella "mapp, fil"-metoden använder Gmail etiketter. Du kan tagga meddelanden med flera etiketter istället för att lägga dem i en mapp.

Du kan anpassa Gmail för att visa Viktiga^(Important) , Olästa^(Unread) och Stjärnmärkta^(Starred) e- postmeddelanden först. Den kan också automatiskt filtrera e-postmeddelanden efter Primär^(Primary) , Social , Kampanjer^(Promotions) , Uppdateringar^(Updates) och Forum^(Forums) . Detta prioriterings- och organisationssystem gör det verkligen enkelt att identifiera vilka e-postmeddelanden som är viktigast för dig och få dem snabbt.

Trots dessa skillnader i Gmail , det som är intressant är att om du använder Gmail via en annan e-postklient (som Outlook ) kommer dess etiketter att visas som mappar. På ett sätt gör detta Gmail mer mångsidigt och kapabelt att ge en mer flexibel användarupplevelse.

Sök

Sökning går hand i hand med organisation när det kommer till e-post. Om du inte snabbt och effektivt kan hitta den information du behöver, som potentiellt finns begravd i ett e-postmeddelande från månader sedan, kommer du att slösa bort värdefull tid på att leta efter saker istället för att vidta åtgärder.

Syn

Outlooks sökfunktion är tillräckligt bra för att du kan leta efter e-postmeddelanden i alla dina mappar, inklusive tusentals e-postmeddelanden i din Raderade^(Deleted) mapp, baserat på nyckelord och e-postadress. Där Outlook ibland kan komma till kort är noggrannheten.

Att söka på ett nyckelord hämtar inte alltid rätt e-post eller e-postmeddelanden, och det finns alltid en chans att Outlook bara hämtar några få utvalda e-postmeddelanden från en kedja, men utelämnar det e-postmeddelande du behöver. Även om det fungerar bra för det mesta, använder det verkligen inte samma nivå av sökfunktionalitet som en e-posttjänst från Google .

Gmail

Gmails^(Gmail) sökfunktion är genomsyrad av Googles sökkraft, vilket också är anledningen till att Gmail skapades i första hand: för att tillhandahålla en e-posttjänst som fungerar som Googles sökmotor. Du kan inte bara söka på enkla termer och lita på att Gmail ger rätt resultat, du kan också använda avancerade sökoperatorer som "från:", "till:", "genväg:" och flera fler som kan hjälpa dig att hitta specifikt vad du behöver.

E-poståterkallelse

Även om det finns flera nyckelfunktioner som både Gmail och Outlook tillhandahåller i varierande grad av detaljerad funktionalitet, är en viktig funktion som var och en gör helt annorlunda att återkalla e-post. Skillnaden i drift är värd att lyfta fram eftersom de flesta någon gång upplever den nervkittlande situationen att skicka fel e-post till fel person eller skicka något de inte alls borde ha.

Syn

Outlook är utmärkt för att återkalla och^{(and )} ersätta e-post. Så länge e-postadressen du skickade ett e-postmeddelande till finns på Microsoft Exchange – den^{(Microsoft Exchange–the)} faktiska e-posttjänsten Outlook körs på – har du möjlighet att ta bort och ersätta alla olästa meddelanden.

Naturligtvis, om e-postmeddelandet redan har öppnats, kan du inte återkalla eller ersätta det, men att ha den här funktionen med olästa meddelanden kan befria dig från pinsamhet i händelse av att du skickar något du inte borde ha, eller hjälpa dig att skicka om en bättre e-post med mer förtydligande snarare än att skicka uppföljande e-postmeddelanden som utarbetar ett föregående sändning.

Gmail

Gmail kommer lite kort här jämfört med Outlook . Faktum är att Gmail inte ens erbjuder legitim e-poståterkallelse. Istället har du några sekunder på dig att avbryta sändningen efter att du skickat ett e-postmeddelande. Du kan slå på eller av den och justera avbrytningstiden så att den varar upp till 30 sekunder. Om du inte är tillräckligt snabb är den där bebisen borta för gott.

Vem är kungen av e-post?

När det gäller att välja vilken e-posttjänst som är bäst för ditt företag erbjuder både Outlook och Gmail det du behöver, ibland bättre än den andra. E-post^(Email) är bara början.

Det är de större systemen som var och en tillhör – Office 365 och G Suite – som^{(G Suite–that)} verkligen gör skillnad i hur ditt företag fungerar. Vi kommer att täcka skillnaderna mellan dessa två verktygssatser i en kommande artikel så att du verkligen kan bestämma vad som är bäst för ditt företag.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having аn email address іs like having a phone number: Once it’s out іn the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 bästa lätta webbläsare för Windows och Mac

• Vad är Discord Nitro och är det värt det?

• 6 bästa Reddit-alternativen du kan använda gratis

• De 6 bästa onlineparafraseringsverktygen för att skriva om text

• 21 bästa tidshanteringsverktyg och appar du behöver prova

• 7 bästa appar och webbplatser för att titta på videor tillsammans

• De 6 bästa graviditetsapparna 2021

• Intego Antivirus Recension: Kraftfull men funktionsbegränsad

• 4 bästa apparna för att fjärrvisa en webbkamera på iOS och Android

• 5 bästa Spotify-alternativen för musikströmning

• 10 bästa Firefox-tillägg och tillägg

• 6 sätt att animera stillbilder online eller med appar

• De bästa Reddit-apparna för Windows och Mac

• 10 bästa apparna för att mäta din produktivitet

• 15 bästa subreddits att binge när du är uttråkad

• ToDoist Desktop App för Windows: En fullständig recension

• De 11 bästa IRC-klienterna för Windows, Mac och Linux 2022

• Microsoft Teams vs. Zoom: Vilket är bättre?

• IFTTT-prissättning: Är Pro värt kostnaden?

• Google Tasks kontra Google Keep: Vilket är bättre?