Ju mer mobil du är, desto viktigare är det att ha tillgång till dina filer oavsett var du är eller vilken enhet du använder. Förr^(Back) i tiden fanns alla dina elektroniska filer på din dator, så om du inte var nära din dator kunde du inte komma åt dina filer. Allt detta förändrades med tillkomsten av höghastighetsinternet och molnlagringstjänster^(cloud) som erbjuds av företag som Dropbox , Amazon och Google . 

Ironiskt nog har det senaste årets vistelse-at-home-beställningar och pivot till distansarbete också ökat behovet och önskan av molnlagring. Många skolor och arbetsgivare har vänt sig till Microsoft 365 för att hålla elever och anställda uppkopplade. För fillagring har det inneburit antagandet av OneDrive för skola eller arbete. 

Om du är en ny OneDrive- användare, antingen för skolan eller jobbet, fortsätt läsa för några tips för hur du använder Microsofts molnlagringstjänst.

1. Förstå dina OneDrive -statusikoner^{(Status Icons)}

När du sparar filer på OneDrive kan du välja att göra din fil tillgänglig endast online eller offline. OneDrive Files ^(OneDrive) On-Demand-^{(Files On-Demand)} funktionen låter dig komma åt allt du har sparat till din molnlagring utan att ladda ner en lokal kopia av varje fil. Istället kommer du att se dina filer listade i filhanteraren tillsammans med statusikoner som anger om varje fil är enbart online, lokalt tillgänglig eller alltid tillgänglig.

En blå molnikon indikerar att filen endast är online. En grön bock i en cirkel visas vid filer som är lokalt tillgängliga på enheten du använder.

Filer som du har valt att alltid^{(always )} behålla på din enhet kommer att visa en fast grön cirkel med en vit bock. 

Om du öppnar en fil som endast är online på din dator eller en annan enhet laddas den ned och blir lokalt tillgänglig. Att vara^(Being) lokalt tillgänglig innebär att du kan öppna filen även om du inte har en internetanslutning. För att frigöra utrymme på din hårddisk högerklickar du på filen och väljer Frigör utrymme^{(Free up space)} .

2. Hur man aktiverar filer på begäran 

PC-användare kan följa dessa steg för att aktivera Files On-Demand .

1. Välj OneDrive- ikonen i systemfältet.
2. Välj Hjälp och inställningar^{(Help & Settings)} .
3. Välj Inställningar^(Settings) .
4. På fliken Inställningar^{(Settings )} , markera rutan för " Spara utrymme och ladda ner filer när du använder dem^{(Save space and download files as you use them)} ."

Mac - användare kan aktivera Files On-Demand genom att följa dessa steg:

1. Välj OneDrive- ikonen i menyraden.
2. Välj knappen …Mer .^(…More)
3. Välj Inställningar^{(Preferences)} .
4. Välj knappen Aktivera filer på begäran^{(Turn on Files On-Demand)} .

3. Aktivera Storage Sense för datorer

Windows 10-användare har det extra alternativet att aktivera Storage Sense , som automatiskt ställer in alla OneDrive-filer som du inte har öppnat under de senaste 30 dagarna till enbart online om du har ont om diskutrymme. 

Du kan också ställa in Storage Sense så^{(Storage Sense)} att den körs varje dag, vecka eller månad istället för bara när du får ont om diskutrymme.

4. Vad du bör veta om OneDrive Personal Vault

Medan alla filer du sparar i OneDrive- molnet skyddas av Microsofts säkerhetsåtgärder, erbjuder OneDrive Personal Vault ett extra lager av skydd för känsliga filer. 

När du sparar filer i ditt personliga valv måste du använda stark autentisering eller ett andra steg för identitetsverifiering för att komma åt dem. Beroende på din enhet kan det vara ditt ansikte, ditt fingeravtryck, en PIN -kod eller en kod som skickas till dig via sms eller e-post. 

Filerna i ditt personliga valv är alltid krypterade, inklusive när de finns i ditt valv och när de färdas mellan molnet och din enhet. Dessutom skannas filerna i ditt valv efter virus och övervakas för misstänkt aktivitet, inklusive ransomware. 

Det personliga valvet^{(Personal Vault)} visas som en mapp i din OneDrive . Spara helt enkelt^(Simply) till valvet för att få fördelarna med all den extra säkerheten.

Obs!^(Note) Användare utan Microsoft 365 -prenumeration är begränsade till tre filer i sitt personliga valv.

5. Hur man laddar upp filer till OneDrive

Om du använder OneDrive för skolan eller jobbet finns det flera sätt att ladda upp filer till ditt OneDrive- moln.

Ladda upp filer med din webbläsare

Du kan alltid komma åt OneDrive i en webbläsare. Stegen nedan fungerar för Chrome och Edge och kan skilja sig något om du använder en annan webbläsare.

1. Logga^(Sign) in på office.com och välj appstartaren i det övre vänstra hörnet på sidan och välj OneDrive .

1. Välj Ladda upp^{(Upload )} > Filer^(Files) eller Mapp^(Folder) .

1. Välj^(Choose) vilka filer eller mapp du vill ladda upp och välj dem.
2. Välj Öppna^(Open) eller Välj mapp^{(Select Folder)} .

Ladda upp filer med ditt skrivbord

Om du använder en dator med Windows 10 är OneDrive redan installerat. Spara eller flytta helt enkelt^(Simply) dina filer och mappar till OneDrive- mappen för att göra dem tillgängliga på alla dina enheter via OneDrive .

Om du inte är inloggad på OneDrive väljer du Start -knappen, söker efter OneDrive och startar appen. Följ instruktionerna för att logga in.

På samma sätt kan Mac -användare automatiskt ladda upp filer till OneDrive genom att kopiera eller flytta dem till OneDrive- mappen med hjälp av Finder eller genom att spara dem i OneDrive- mappen från en app.

6. Dela filer i OneDrive

Att dela filer kunde inte vara enklare med OneDrive . På din dator högerklickar du på filen och väljer Dela^(Share) . 

Välj vem du vill dela din fil med, lägg till ett valfritt meddelande och välj sedan antingen knappen Skicka^(Send) eller välj att kopiera länken eller skicka via en annan app på din enhet.

7. Återställ en fil^(File) eller mapp^(Folder) i OneDrive

OneDrive har en papperskorg där du kanske kan återställa en fil eller mapp som du raderade av misstag. 

1. Från OneDrive i din webbläsare väljer du papperskorgen^{(Recycle Bin)} .
2. Välj filen du vill återställa.

1. Välj knappen Återställ^(Restore) .

8. Hur man lägger in utgångsdatum^{(Expiration Dates)} och lösenord^(Passwords) på dina OneDrive^{(Your OneDrive)} -filer

Även om den här funktionen inte är tillgänglig för gratiskonton ännu, har vissa Microsoft 365 -användare möjlighet att ange utgångsdatum och lösenord på sina filer i OneDrive . Om den här funktionen har aktiverats i OneDrive Admin Center , så här ska du göra. 

Obs^(Note) : Detta fungerar bara när du delar en länk anonymt och inte^(not) när du väljer att dela med specifika personer. 

1. I en webbläsare väljer du en fil eller mapp som du vill dela. 
2. Välj dela^(share) .
3. I länkinställningar^{(link settings)} väljer du när du vill att åtkomst till filen ska upphöra att gälla.

1. Lägg till ett lösenord^(password) om du vill.
2. Välj knappen Använd .^(Apply)

Få ut^(Out) mer av OneDrive för skolan^(School) eller jobbet

Tipsen ovan skrapar bara på ytan av vad du kan göra med OneDrive för skolan eller jobbet. Lär dig hur du löser synkroniseringsproblem^{(sync issues)} , använd symboliska länkar^{(symbolic links)} för att synkronisera valfri mapp på din dator med OneDrive eller, om du känner dig salt, inaktivera OneDrive^{(disable OneDrive)} helt.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile yoυ are, thе more imрortant it is to have access to your files no matter where you are or which deviсe you’re uѕing. Back in the old days, your electronic files all lived on уour computer, so if you weren’t near your computer, you couldn’t access your files. That all changed with the advent оf high-speed intеrnet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote tips och tricks för att organisera dina anteckningar bättre

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Hur man skapar ett gratulationskort med MS Word

• Lägg snabbt till en innehållsförteckning i ett Word-dokument

• Hur man spårar ändringar i Word (online, mobil och skrivbord)

• Hur man gör ett häfte i Word

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man lägger till eller tar bort kommentarer i Word

• Vad är Microsoft MyAnalytics och hur man använder det?

• Ultimat guide för att reparera en skadad eller korrupt Word-fil

• 15 PowerPoint-tips och tricks för att förbättra dina presentationer

• Hur man lägger till musik i PowerPoint-presentationer

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man lägger till sidhuvuden och sidfötter i PowerPoint

• Hur man skapar breakout-rum i Microsoft Teams

• Hur man lägger till åtgärdsknappar till en PowerPoint-presentation

• Hur man hittar matchande värden i Excel