För er som är väl insatta i Excel är ni med största sannolikhet mycket bekanta med funktionen VLOOKUP . Funktionen VLOOKUP används för att hitta ett värde i en annan cell baserat på viss matchande text inom samma rad.

Om du fortfarande är ny på VLOOKUP- funktionen kan du kolla in mitt tidigare inlägg om hur du använder VLOOKUP i Excel^{(how to use VLOOKUP in Excel)} .

Hur kraftfullt det än är, så har VLOOKUP en begränsning för hur den matchande referenstabellen måste struktureras för att formeln ska fungera.

Den här artikeln kommer att visa dig begränsningen där VLOOKUP inte kan användas och introducera en annan funktion i Excel som heter INDEX-MATCH som kan lösa problemet.

INDEX MATCH Excel-exempel

Med hjälp av följande exempel i Excel-kalkylblad har vi en lista över bilägares namn och bilens namn. I det här exemplet kommer vi att försöka få tag i  bil-ID^{(Car ID)} baserat på bilmodellen^{(Car Model)} listad under flera ägare enligt nedan:

På ett separat blad som heter CarType har vi en enkel bildatabas med  ID , Bilmodell^{(Car Model)} och Färg^(Color) .

Med den här tabellinställningen kan  VLOOKUP- funktionen endast fungera om data som vi vill hämta finns i kolumnen till höger om det vi försöker matcha ( Fältet Bilmodell^{(Car Model )} ).

Med andra ord, med den här tabellstrukturen, eftersom vi försöker matcha den baserat på bilmodellen^{(Car Model)} , är den enda information vi kan få färg^{(Color )} (inte ID eftersom ID-  kolumnen finns till vänster om  kolumnen Bilmodell^{(Car Model )} .)

Detta beror på att med VLOOKUP måste uppslagsvärdet visas i den första kolumnen och uppslagskolumnerna måste vara till höger. Inget av dessa villkor är uppfyllt i vårt exempel.

Den goda nyheten är att INDEX-MATCH^{(INDEX-MATCH)}  kommer att kunna hjälpa oss att uppnå detta. I praktiken är detta faktiskt att kombinera två Excel - funktioner som kan fungera individuellt: INDEX- funktion och MATCH- funktion.

Men för syftet med denna artikel kommer vi bara att prata om kombinationen av de två i syfte att replikera funktionen för VLOOKUP .

Formulan kan tyckas vara lite lång och skrämmande till en början. Men när du har använt den flera gånger kommer du att lära dig syntaxen utantill.

Detta är den fullständiga formeln i vårt exempel:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Här är uppdelningen för varje avsnitt

=INDEX( – “=” indikerar början av formeln i cellen och INDEX är den första delen av Excel- funktionen som vi använder.

CarType!$A$2:$A$5 – kolumnerna på arket CarType  där data vi skulle vilja hämta finns. I det här exemplet, ID  för varje bilmodell.^{(Car Model.)}

MATCH( – Den andra delen av Excel- funktionen som vi använder.

B4 – Cellen som innehåller söktext som vi använder ( bilmodell^{(Car Model)} ) .

CarType!$B$2:$B$5 – Kolumnerna på arket CarType   med data som vi kommer att använda för att matcha söktexten.

0)) – För att indikera att söktexten måste matcha exakt med texten i den matchande kolumnen (dvs. CarType!$B$2:$B$5 ). Om den exakta matchningen inte hittas returnerar formeln #N/A .

Notera: kom ihåg den dubbla avslutande parentesen i slutet av denna funktion "))" och kommatecken mellan argumenten.^{(Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.)}

Personligen har jag gått bort från VLOOKUP och använder nu INDEX-MATCH eftersom det kan göra mer än VLOOKUP .

INDEX -MATCH-^{(INDEX-MATCH)} funktionerna har också andra fördelar jämfört med VLOOKUP :

1. Snabbare beräkningar^{(Faster Calculations)}

När vi arbetar med stora datamängder där själva beräkningen kan ta lång tid på grund av många VLOOKUP- funktioner, kommer du att upptäcka att när du ersätter alla dessa formler med INDEX-MATCH kommer den övergripande beräkningen att beräknas snabbare.

1. Inget behov av att räkna relativa kolumner^{(No Need to Count Relative Columns)}

Om vår referenstabell har nyckeltexten som vi vill söka i kolumn C och data som vi behöver få finns i kolumn AQ , måste vi veta/räkna hur många kolumner som finns mellan kolumn C och kolumn AQ när vi använder VLOOKUP .

Med  INDEX-MATCH- funktionerna kan vi direkt välja indexkolumnen (dvs kolumn AQ) där vi behöver hämta data och välja kolumnen som ska matchas (dvs kolumn C).

1. Det ser mer komplicerat ut^{(It Looks More Complicated)}

VLOOKUP är ganska vanligt nuförtiden, men det är inte många som vet om att använda funktionerna INDEX-MATCH tillsammans.

Den längre strängen i INDEX-MATCH- funktionen hjälper dig att se ut som en expert på att hantera komplexa och avancerade Excel - funktioner. Njut av!

When to Use Index-Match Instead of VLOOKUP in Excel

For those of you who are well-versed in Excel, you are most likely very familiar with the VLOOKUP function. The VLOOKUP function is used to find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

If you are still new to VLOOKUP function, you can check out my previous post on how to use VLOOKUP in Excel.

As powerful as it is, VLOOKUP has a limitation on how the matching reference table needs to be structured in order for the formula to work.

This article will show you the limitation where VLOOKUP cannot be used and introduce another function in Excel called INDEX-MATCH that can solve the issue.

INDEX MATCH Excel Example

Using the following example Excel spreadsheet, we have a list of car owners name and the car name. In this example, we will be trying to grab the Car ID based on the Car Model listed under multiple owners as shown below:

On a separate sheet called CarType, we have a simple car database with the ID, Car Model and Color.

With this table setup, the VLOOKUP function can only work if the data that we want to retrieve is located on the column to the right of what we are trying to match (Car Model field).

In other words, with this table structure, since we are trying to match it based on the Car Model, the only information that we can get is Color (Not ID as the ID column is located to the left of the Car Model column.)

This is because with VLOOKUP, the lookup value must appear in the first column and the lookup columns have to be to the right. None of those conditions are met in our example.

The good news is, INDEX-MATCH will be able to help us in achieving this. In practice, this is actually combining two Excel functions that can work individually: INDEX function and MATCH function.

However, for the purpose of this article, we will only talk about the combination of the two with the aim of replicating the function of VLOOKUP.

The formula can seem to be a little bit long and intimidating at first. However, once you have used it several times, you will learn the syntax by heart.

This is the full formula in our example:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Here is the breakdown for each section

=INDEX( – The “=” indicates the beginning of formula in the cell and INDEX is the first part of the Excel function that we are using.

CarType!$A$2:$A$5 – the columns on sheet CarType where the data we would like to retrieve is contained. In this example, the ID of each Car Model.

MATCH( – The second part of the Excel function that we are using.

B4 – The cell that contain search text that we are using (Car Model).

CarType!$B$2:$B$5 – The columns on sheet CarType  with the data which we will use to match against the search text.

0)) – To indicate that the search text has to exactly match with the text in the matching column (i.e. CarType!$B$2:$B$5). If the exact match is not found, the formula returns #N/A.

Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.

Personally I have moved away from VLOOKUP and now use INDEX-MATCH as it is capable of doing more than VLOOKUP.

The INDEX-MATCH functions also have other benefits as compared to VLOOKUP:

1. Faster Calculations

When we are working with large datasets where the calculation itself can take a long time due to many VLOOKUP functions, you will find that once you replace all of those formulas with INDEX-MATCH, the overall calculation will be compute faster.

1. No Need to Count Relative Columns

If our reference table is having the key text that we want to search in column C and the data that we need to get is in column AQ, we will need to know/count how many columns are between column C and column AQ when using VLOOKUP.

With the INDEX-MATCH functions, we can directly select the index column (i.e column AQ) where we need to get the data and select the column to be matched (i.e. column C).

1. It Looks More Complicated

VLOOKUP is quite common nowadays, but not many know about using the INDEX-MATCH functions together.

The longer string in INDEX-MATCH function help to make you look like an expert in handling complex and advanced Excel functions. Enjoy!

Related posts

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Vad är en VBA-array i Excel och hur man programmerar en

• Hur man använder absoluta referenser i Excel

• Gruppera rader och kolumner i ett Excel-kalkylblad

• Hur man skapar ett VBA-makro eller skript i Excel

• Hur man spårar beroende i Excel

• Hur man tar bort dubbletter av rader i Excel

• Grundläggande datasortering med en kolumn och flera kolumner i Excel-kalkylblad

• 3 sätt att dela en cell i Excel

• Hur man infogar CSV eller TSV i ett Excel-kalkylblad

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Vilka är skillnaderna?

• 2 sätt att använda Excels transponeringsfunktion

• Hur man skapar flera länkade rullgardinslistor i Excel

• Ansluter Excel till MySQL

• Hur man beräknar Z-poäng i Excel

• Hur man flyttar kolumner i Excel