Trots att vi har flera kalkylbladsverktyg och andra liknande applikationer föredrar vi fortfarande att arbeta tillsammans med själva Microsoft Excel . Detta beror på att detta kalkylprogram gör ditt jobb ganska praktiskt om du vet hur det ska användas. Oavsett om du är en liten affärsman eller arbetar på ett företagskontor, har Excel -kalkylblad nu blivit en ganska användbar och viktig resurs för dagliga användare.

Denna applikation används huvudsakligen för att spela in och manipulera numeriska data för olika ändamål. På grund av dess enkla funktioner och lättanvända funktioner har det alltid varit det primära medlet för varje företagsanvändare. I den här guiden finns de 10 stora användbara excel-tipsen och tricken som man måste känna till.

Microsoft Excel tips och tricks

I det här inlägget kommer vi att täcka följande Excel-tips och tricks , som vi tror är de mest användbara:

1. Markera alla celler på en gång
2. Autofit Kolumnbredd
3. Transponera kolumner och rader
4. Använd filterkommandot^{(Use Filter Command)} för att dölja oönskade data^{(Hide Unwanted Data)}
5. Ta bort Duplicate Entry
6. Ta bort de tomma posterna
7. Infoga tomma rader i posten
8. Kopiera data^{(Copy Data)} till ett annat ark automatiskt^{(Sheet Automatically)}
9. Ta en skärmdump med Excel-kamera
10. Länka cellerna till din e-postadress

Låt oss börja och känna var och en i detalj.

1] Markera alla celler på en gång

Ibland kan du behöva göra några stora ändringar i ditt Excel -kalkylblad. I ett sådant fall kan du markera alla celler i ditt kalkylblad med hjälp av den fyrkantiga rutan som är tillgänglig längst upp till vänster i kalkylarket.

När du markerar den fyrkantiga rutan markerar den alla celler i kalkylbladet även de tomma cellerna. Som ett alternativ kan du också använda kortkommandot Ctrl+A

2] Autopass kolumnbredd

När du arbetar med MS Excel med en stor mängd datapost, blir det ofta komplicerat att ändra storlek på varje kolumnceller enligt dess text. För att ändra storlek på kolumnerna på ett enkelt sätt kan du använda funktionen Autopassa kolumnbredd^(AutoFit) som är en inbyggd funktion i Excel .

Allt du behöver för att flytta muspekaren till gränsen för den kolumn du vill automatiskt anpassa och sedan dubbelklicka på den. Och om du måste justera hela kolumnerna, markera dem alla och dubbelklicka på gränsen för valfri kolumn.

Alternativt kan du också ändra storlek på kolumnbredden genom att använda alternativet Autopassa kolumnbredd^{(Autofit Column width)} . För att göra detta, välj den kolumn du vill justera och navigera sedan till menyraden^(Menu) > fliken Hem . ^(Home)I avsnittet Celler^(Cells) , klicka på alternativet Format och välj sedan Anpassa kolumner bredd automatiskt^{(Autofit Columns Width)} från rullgardinsmenyn.

3] Transponera kolumner och rader

Vissa människor skapar Excel -kalkylblad där huvudfälten går över horisontellt i rad. Andra sätter uppgifterna vertikalt. Ibland leder dessa inställningar till ett scenario där du vill överföra Excel- data. Transpose är en Excel- funktion som låter dig byta Excel -kolumner till rader utan att skriva om data.

Transponeringsfunktionen^(Transpose) är en fantastisk funktion som du får i MS Excel -kalkylbladen. Det är till stor hjälp när du behöver byta datakolumner från horisontell till vertikal utan att skriva om data.

I bilden ovan är uppgifterna ordnade i tabellform där figurerna på försökspersonerna visas vertikalt. Om vi ​​behöver ordna om data horisontellt på ett manuellt sätt skulle det vara ganska svårt. Men med hjälp av transponeringsfunktionen kan du göra det på ett par sekunder.

Så du måste först välja data från tabellen och kopiera dem. Placera nu muspekaren där du måste överföra data, gör ett högerklick och välj alternativet Klistra^{(Paste Special)} in special från snabbmenyn. När fönstret Klistra^{(Paste Special)} in special öppnas, kontrollera Transpose- funktionen och klicka på OK-knappen.

4] Använd filterkommandot^{(Use Filter Command)} för att dölja oönskade data^{(Hide Unwanted Data)}

Med Excel^(Excel) -filterfunktionen kan du dölja oönskade data och endast visa vissa viktiga data i kalkylarket. Med den här funktionen kan du enkelt filtrera namn, datum och nummer från den enorma datamängden eller tabellen. Den tar dock inte bort eller ändrar originaldata. Det blir väldigt användbart när du bara behöver fokusera på någon speciell typ av information.

I datauppsättningen ovan kan du se att det finns en lista över elever vars betyg är olika, deras adress är annorlunda. Den kan bli stor ännu mer. Så om du behöver filtrera någon specificerad data kan det vara ganska svårt.

För att göra det på ett enkelt sätt kan du använda filterkommandot. Så allt du behöver för att välja rubriken i tabellen och sedan navigera till avsnittet Redigering . ^(Editing)I motsvarande avsnitt, välj Sortera & Filtrera^{(Sort & Filter)} och välj sedan Filterverktyget^(Filter) .

Klicka^(Click) på nedåtpilen som kommer att visas nära rubriken i varje kolumn. Det låter dig sortera dina data i alfabetisk ordning eller ordna siffrorna efter minsta till största. Dessutom kan du använda textfiltret för att filtrera data enligt dina krav.

5] Ta bort Duplicate Entry

Det är ganska enkelt att hitta och ta bort dubbletter av poster för ett kalkylblad med en liten uppsättning data. Men om det måste göras med en stor datamängd där kolumnerna och raderna är i hundratals så skulle det verkligen vara en utmanande uppgift.

I tabellen ovan finns det tio poster där två poster är helt lika och ett vanligt namn har använts i tre rader. Så för att ta reda på dubblettposterna måste du välja tabellen. Därefter navigerar du till menyn Data , väljer kategorin Dataverktyg^{(Data Tools)} och klickar sedan på Ta bort dubbletter^{(Remove Duplicates)} .

I dialogrutan markerar du kryssrutan nära Mina data har rubriker. Och, under kolumnavsnittet, ta bort märket för serienumret eftersom det är olika för varje post. Slutligen, klicka på OK -knappen och du kommer att se att dubblettposten tas bort från tabellen.

6] Ta bort de tomma posterna

Ibland kanske du har lagt märke till de tomma cellerna eller raderna i ditt kalkylblad som oftast är oönskade. Användare gör vanligtvis ett högerklick på den angivna raden och tar bort dem en efter en. Men vad gör du om deras antal är i hundra? I den situationen skulle det verkligen vara ett tråkigt jobb att ta bort dem en efter en.

Därför, för att ta bort dem på en gång, tryck på Ctrl+G genvägstangent och när dialogrutan Gå^{(Go To)} till visas, välj knappen Special . På nästa sida markerar du alternativknappen Blanks^(Blanks) och klickar på OK-knappen. Du kommer att märka att alla tomma celler markeras.

Tryck nu på Ctrl+minus minusknappen. När en popup-meny visas, välj Flytta celler uppåt^{(Shift cells up)} och klicka på OK-knappen. Du kommer att se att alla tomma celler tas bort och datamängden ordnas också på lämpligt sätt.

7] Infoga tomma rader i posten

Som jag nämnde tidigare är tomma rader oftast oönskade men ibland fungerar det också. Så om du behöver infoga dem kan du göra ett högerklick på den angivna raden och lägga till dem en efter en som jag sa medan du tar bort tomma rader.

Så för att infoga de tomma raderna i varje separat post, gör en serie av det nämnda serienumret. Efter det, välj all datauppsättning och klicka sedan på sorteringsverktyget^(Sort) som är tillgängligt på fliken Data .

I följande dialogruta klickar du på rullgardinsmenyn Sortera efter och ordnar dem efter serienummer.

Genom att klicka på OK-knappen infogas en tom rad mellan varje separat rad.

8] Kopiera data^{(Copy Data)} till ett annat ark automatiskt^{(Sheet Automatically)}

Ibland händer det att du behöver använda uppgifterna i ett annat blad som du anger i det första bladet. För att göra det använder du vanligtvis den traditionella metoden för att kopiera och klistra in. Men när du behöver ändra vissa data i ett ark måste det återigen ändra det på det andra arket också. Det blir lite komplicerat när man ska ändra samma data på båda arken en efter en.

I excel finns det ett alternativ som automatiskt kopierar data från det första arket till andra ark i en realtidsprocess. Men för att kopiera data automatiskt till andra ark måste du först göra en koppling mellan dem.
För att göra det, gå till statusfältet på det första arket. Efter det, fortsätt att trycka på Ctrl- tangenten och klicka på de ark som du måste kopiera data automatiskt. Det är allt.
Vilken data du än anger på det första arket kopieras det automatiskt till de andra arken.

9] Ta skärmdump^(Screenshot) med Excel- kamera

Det har alltid sagts att "En bild säger mer än tusen ord". Därför kan du ibland behöva lägga till en skärmdump i ditt Excel -kalkylblad så att du kan förklara sakerna på ett bättre sätt.

Du behöver dock inte använda något tredjepartsprogram för att ta en skärmdump. Excel har ett inbyggt kamerakommando som hjälper dig att ta skärmdumpen med ett enda klick.

För att använda den här funktionen måste du först aktivera kamerakommandot. Så allt du behöver för att navigera till verktygsfältet för snabbåtkomst och klicka på Anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Efter det klickar du på rullgardinsmenyn för Välj kommandon från^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Välj nu knappen Lägg till^(Add) och tryck på OK.

Efter att ha följt proceduren ovan kommer du att märka att en kameraikon^(Camera) nu läggs till i verktygsfältet för snabbåtkomst. Välj nu de celler eller data som du behöver en bild för. Därefter klickar du på kameraikonen^(Camera) och klickar sedan var som helst på kalkylbladet. Du kan också dra och ändra storlek på bilden för att anpassa den efter dina krav.

10] Länka^(Link) cellerna till din e-postadress

I excel-arbetsbladet kan du enkelt skapa en hyperlänk till din Gmail- adress.

För att göra det måste du först markera cellen där du vill infoga länken. Tryck sedan på Ctrl+K genväg. När dialogrutan frågar på skärmen väljer du e-postadressen^{(E-mail Address)} från den vänstra rutan. Lägg till din e-postadress och tryck sedan på OK-knappen.

Det är allt. Jag hoppas att dessa tips och tricks kan vara till hjälp när du använder Excel -kalkylblad på din dator.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadsheet tools and other similar applications, wе still prefer to work аlong with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 sätt att lösenordsskydda en Excel-fil

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man förstår vad-om-analys i Microsoft Excel

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Vilka är skillnaderna?

• Hur man aktiverar och laddar Solver-tillägget i Microsoft Excel om det inte fungerar

• Microsoft Excel orsakar hög CPU-användning när den körs på Windows 10

• Microsoft Outlook tips och tricks och e-bok nedladdning

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man använder TRUNC-funktionen i Microsoft Excel med exempel

• Hur man lägger till eller summerar tid i Microsoft Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Bästa Microsoft OneDrive-tips och tricks för att använda det som ett proffs

• Microsoft Edge Browser tips och tricks för Windows 11/10

• Skillnader mellan Microsoft Excel Online och Excel för skrivbordet

• Hur man använder MATCH-funktionen Microsoft Excel

• Hur man använder HLOOKUP-funktionen i Microsoft Excel

• Hur fixar jag Runtime Error 1004 i Microsoft Excel?

• Hur man gör en kurvad linjegraf i Excel och Google Sheets