Sedan en tid tillbaka har diagramdata i Excel blivit inte bara enkelt utan också automatiserat i den utsträckningen att du enkelt kan gå från ett kalkylblad i tabellform till ett omfattande område, stapel-, linje- eller cirkeldiagram på nolltid med några välövervägda musklick. När du sedan redigerar data i ditt kalkylblad gör Excel automatiskt motsvarande ändringar i dina diagram och grafer.

Det är dock inte slutet på programmets kartläggningsmagi. Du kan till exempel ändra diagram- eller graftyp när som helst, samt redigera färgscheman, perspektivet (2D, 3D, och så vidare), byta axel och mycket, mycket mer.

Men, naturligtvis, allt börjar med kalkylbladet.

Lägga ut dina data^{(Laying Out
Your Data)}

Medan Excel låter dig ordna dina kalkylblad på många sätt, när du kartlägger data, får du de bästa resultaten när du lägger ut dem så att varje rad representerar en post och varje kolumn innehåller element av eller hänför sig till specifika rader.

Va^(Huh) ? Ta till exempel följande kalkylblad.

Kolumnen längst till vänster innehåller en lista över laserskrivare. Förutom rad 1^{(Row 1)} , som innehåller kolumnetiketterna eller rubrikerna, representerar varje rad en specifik skrivare och varje efterföljande cell innehåller data om den specifika maskinen.

I det här fallet innehåller varje cell utskriftshastighetsdata: Kolumn B, hur lång tid det tog att skriva ut den första sidan i ett utskriftsjobb; Kolumn C^{(Column C)} , hur lång tid det tog att skriva ut alla sidor, inklusive den första sidan; Kolumn D^{(Column D)} , hur lång tid det tog att churna hela dokumentet, tar bort den första sidan.

Även om detta är ett lite grundläggande kalkylblad, oavsett hur komplex din data är, hjälper det att hålla sig till detta standardformat effektivisera processen. Som du kommer att se kan du kartlägga cellerna i en liten del av ditt kalkylblad eller kartlägga hela dokumentet eller kalkylbladet.

Det typiska Excel -diagrammet består av flera distinkta delar, som visas i bilden nedan.

Kartlägga dina data^{(Charting Your
Data)}

Om du inte har gjort detta förut kommer du förmodligen att bli förvånad över hur enkelt Excel gör att kartlägga dina kalkylblad. Som nämnts kan du mappa hela kalkylbladet, eller så kan du välja en grupp kolumner och rader att kartlägga.

Säg^(Say) till exempel att i kalkylbladet vi arbetade med i föregående avsnitt ville du bara kartlägga de två första kolumnerna med data (kolumnerna B och C), och utelämna kolumn D. Detta innebär en enkel tvåstegsprocedur:

Välj de data du vill visa i diagrammet, inklusive etiketterna i den vänstra kolumnen och rubrikerna i de kolumner som du vill inkludera i diagrammet, som visas nedan.

Tryck ALT+F1 .

Eller följ dessa steg för att kartlägga hela kalkylarket.

Välj^(Select) alla data i kalkylarket, som visas i den översta bilden nedan. Markera inte^{(Do not )} hela arket, som visas i den andra bilden nedan – välj bara de celler som innehåller data.

Tryck ALT+F1 .

Excel gör ett bra jobb med att välja lämplig diagramtyp för dina data, men om du föredrar en annan typ av diagram, som till exempel horisontella staplar, eller kanske ett annat färgschema, kanske till och med en 3D-layout med gradientfyllningar och bakgrunder , programmet gör alla dessa effekter och mer lätta att uppnå.

Ändra diagramtyp^{(Changing Chart
Type)}

Som med allt annat i Excel finns det flera sätt att ändra din diagramtyp. Det enklaste är dock att.

Välj diagrammet.
Klicka på Diagramdesign^{( Chart Design)} i menyraden .
Välj Ändra diagramtyp på menyfliksområdet Diagramdesign^{( Change Chart Type)} .

Detta öppnar dialogrutan Ändra diagramtyp, som visas här.^{(Change Chart Type)}

Som du kan se finns det många diagramtyper, och om du klickar på en av dem visas flera varianter längst upp i dialogrutan.

Förutom att ändra diagramtyper från menyfliksområdet^{(Chart Design)} Diagramdesign, kan du även göra flera andra ändringar, såsom färgscheman, layout eller tillämpa en av programmets många fördesignade diagramstilar. Diagramstilar^(Chart) liknar naturligtvis styckestilar i Microsoft Word . Som i MS Word kan du använda en av de många stilarna som de är, redigera befintliga stilar eller skapa dina egna.

Lägga till och ta bort diagramelement^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Diagramelement är naturligtvis de olika komponenterna, såsom titeln, förklaringen, X- och Y-axeln och så vidare som utgör ditt diagram. Du kan lägga till och ta bort dessa element genom att klicka på plustecknet som visas på höger sida av diagrammet när du väljer det.

Under diagramelementen^{(Chart Elements)} flyger ut är diagramstilarna^{(Chart Styles)} som flyger ut, som visas när du klickar på penselikonen till höger om diagrammet.

Under diagramstilar hittar du diagramfilter^{( Chart Filters)} , som låter dig slå på och av (eller filtrera) olika komponenter i ditt diagram, som visas här:

Om dessa inte är tillräckligt med modifieringsalternativ finns det en rad andra i formatdiagramområdet^{(Format Chart Area)} till höger om kalkylbladet som låter dig ändra alla aspekter av ditt diagram, från fyllningar och bakgrunder till rutnät, till 3D-staplar, pajskivor, skuggor – jag kan fortsätta och fortsätta. Men jag är säker på att du förstår poängen med vad som finns tillgängligt.

När du klickar på textalternativ^{( Text Options)} , till exempel, får du ytterligare en mängd effekter som du kan använda på texten i dina diagram. Alternativen är nästan obegränsade, till den grad att du utan en viss återhållsamhet kan sluta skapa några skrämmande diagram och grafer – utan att ens anstränga dig så mycket, vilket leder mig till en viktig designriktlinje.

Bara för att du har alla dessa fantastiska designverktyg till ditt förfogande betyder det inte att du måste använda dem ... eller, ja, inte så många av dem samtidigt. Tanken är att göra din grafik tillräckligt attraktiv för att fånga din publiks uppmärksamhet, men inte så upptagen att själva designen förringar budskapet du försöker förmedla. Det är trots allt budskapet som är viktigt, inte din designförmåga eller den brutala kraften i din grafiska designprogramvara.

En bra tumregel är att om det ser för upptaget och distraherande ut så är det förmodligen det; dumma det lite. Använd inte för många dekorativa typsnitt, om några, eftersom de inte är lätta att läsa. När du använder affärsorienterade diagram och grafer, koncentrera dig på vad^(what) du försöker säga och inte så mycket på hur^(how) du säger det.

Samtidigt kan kartläggning av tabelldata göra det mycket lättare att förstå och mycket vänligare än kolumn efter kolumn med text och siffror.

Charting Your Excel Data

For some tіme now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

Select the chart.
On the menu bar, click Chart Design.
On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Pia Lindholm

About the author

Jag är en mjukvarugranskare och trådlös ingenjör med över 10 års erfarenhet inom området. Jag är specialiserad på att granska mobila applikationer och mjukvara, samt att hjälpa kunder att optimera sina nätverk. Genom mina recensioner kan jag hjälpa dig att fatta välgrundade beslut om vilka produkter du ska använda, hur du kan förbättra ditt arbetsflöde med mera. Mina färdigheter inkluderar utmärkt skriftlig och muntlig kommunikation, problemlösning, stark teknisk kunskap och en känsla för detaljer. Jag är även skicklig på att arbeta självständigt och samarbeta i projekt.

Kartlägga dina Excel-data

Lägga ut dina data^{(Laying Out
Your Data)}