Microsoft 365 tillkännagav nyligen nya funktioner för att spåra produktivitet. Det syftade till att övervaka data om arbetare, men lanseringen av funktioner slog tillbaka efter att människor blev medvetna om mängden användardata som samlats in av Microsoft Teams .

Vilken data samlar Microsoft Teams in?

Microsoft Teams samlar in tre typer av data, dvs. Census-, Användnings-^{(Census, Usage, )} och Felrapporteringsdata^{( Error reporting data)} . Folkräkningsdata är inget annat än standardinformation om din enhet, operativsystem och användarspråk. Den genererar också ett specifikt användar-ID som skyddas två gånger för att undvika onödig länkning. Censusdata^(Census) i Teams användaraktivitetsrapport^{(Teams user)} är standarddata som samlas in och kan inte väljas bort av användaren.

Microsoft samlar också in användningsdata som inkluderar antalet skickade meddelanden^{(number of messages sent)} , samtal^(calls) och möten som anslutits^{(meetings joined)} tillsammans med namnet på organisationen^{(name of the organization)} . Det hjälper också till att spåra fel så att de kan åtgärdas i tid. Det kallas för felrapporteringsdata^(Error) .

Läs: ^(Read:) Så här skapar du ett privat team och ändrar integritet i Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Microsoft Teams användaraktivitetsrapport^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

För att se och redigera en Teams- användaraktivitetsrapport måste du vara Teams-tjänstadministratör^{(Teams service admin)} . Om du vill veta mer om administratörsroller och behörigheter, gå till Teams administratörsroller för att hantera ett team^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. I den vänstra navigeringsrutan i Microsoft Teams administratörscenter går du till Analytics & reports > Usage reports .
2. Välj Teams användaraktivitet^{(Teams user activity )} från fliken Visa rapporter under fliken ^{(View reports)}Rapport^{(Report )} .
3. Välj ett intervall under fliken^{(data range)} dataintervall
4. Klicka på Kör^(Run) rapport.

Tolka Teams användaraktivitetsrapport^{(Teams User Activity Report)}

Teams användaraktivitetsrapport^{(Teams user)} kan ses under de senaste 7 dagarna, 30 dagarna eller 90 dagarna^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Rapporten ger en uppdelning av användarens användning. Den ger information om kanalmeddelanden, svars- och postmeddelanden, organiserade mötesdetaljer och deltagande i mötesdetaljer. Man kan också ge detaljer om den senaste aktiviteten, videotid och skärmdelningsaktivitet.

Den här rapporten är användbar för företagsadministratörer att se insikter om anställdas aktivitet med hjälp av Teams . Administratörer kan se upp till 19 olika typer av användaraktivitetsdata. För närvarande finns det inget sätt för användare att välja bort denna datainsamling från sina respektive företagsadministratörer. Även om många företag kanske inte är medvetna om tillgängligheten av sådan data.

Var lagras Teams användardata ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams verkar över hela världen och i flera jurisdiktioner med olika standarder för hur data hanteras. Om du vill se var de individuella uppgifterna är fysiskt lagrade kan du gå till Microsoft 365 admin center . Klicka Settings > Organization profile och bläddra sedan till Dataplats^{(Data Location)} .

Hantera teammeddelanden

När du arbetar med Teams kan det vara en distraktion att ta emot flera aviseringar med konstant pingning längst ned till höger på skärmen.

Du kan ta tillbaka kontrollen genom att klicka på de tre prickarna längst upp till höger i Teams , välja Kanalaviseringar^{(Channel notifications)} och stänga av dem helt. Du kan också ställa in nya regler genom att välja "Anpassad"^{(“Custom”)} .

Du kanske vill stänga av " Alla nya inlägg^{(All new posts)} " och kanske också vill minska kanalomnämnanden^(Channel) , dvs när någon taggar dig i en kanal med @ Kanalnamn^(Channel) från " Banner och flöde^{(Banner and feed)} " till " Visa endast i flöde^{(Only show in feed)} ".

En annan distraktion är när du har blivit inbjuden till ett schemalagt möte eller har lämnat ett möte halvvägs men fortfarande får aviseringar varje gång ett meddelande skrivs in i chatboxen för det pågående mötet.

En tillfällig lösning på detta problem är att ändra din status till " Stör ej^{(Do not disturb)} ". Du kan göra detta genom att klicka på din profilbild på huvudsidan för lagen^(Teams) , klicka på " Tillgänglig^(Available) " och ändra den till " Stör ej^{(Do not disturb)} ".

Du kan också hantera prioritet genom att gå till Settings > Privacy , klicka på " Hantera prioriterad åtkomst^{(Manage priority access)} " och lägg till namnen på de personer som du vill ha meddelanden från.

Läs^(Read) : Microsoft Teams kraschar eller fryser under möten^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Åtkomstkontroll i Microsoft Teams

Teams ger dig också ett sätt att begränsa åtkomsten på Microsoft Teams så att du får tid och utrymme att tänka och arbeta.

Du kan göra detta genom att gå till Settings > Privacy och växla alternativknappen " Läskvitton^{(Read receipts)} ".

Du kan be din organisation att aktivera multifaktorautentiseringen^{(multi-factor authentication)} på ditt konto och lägga till ett extra lager av skydd. Ett starkt, unikt lösenord och en lösenordshanterare är nödvändigt för kontoskydd.

Du kan också ställa in privata kanaler^{(private channels)} om du är medlem i ett specifikt team, vilket tillåter begränsad åtkomst till endast vissa medlemmar i teamet. I det valda laget går du till kanalsektionen och klickar på de tre prickarna. Gå till Lägg till kanal^{(Add channel)} , under Sekretess^(Privacy) och välj Sekretess^(Privacy) .

Du kan sedan välja respektive personer att lägga till i laget – upp till 250 personer. Endast en kanalskapare kan lägga till eller ta bort personer från en privat kanal. Filer eller meddelanden som delas inom en privat kanal är inte tillgängliga för någon utanför den.

Microsoft Teams har vunnit popularitet, med övergången till distansarbete. Arbetare måste nu samarbeta samtidigt som de säkerställer att känslig data förblir helt säker och att Teams användaraktivitetsrapport^{(Teams user)} inte missbrukas. De ovan nämnda förslagen kommer att hjälpa till att hålla dina data säkra samtidigt som du upprätthåller smidig kommunikation. Hoppas de löser sig för dig.

Läs nästa^{(Read next)} : Microsoft Teams problem med hög minne och CPU-användning.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It was aimed at monitoring data about workers but the featurе launch baсkfired after peoplе were made аware of the amount of user data cоllected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Hur man skapar ett privat team och ändrar integritet i Microsoft Teams

• Hur man lägger till Zoom i Microsoft Teams

• Hur man installerar Microsoft Teams på Linux och macOS

• Hur man berömmer någon i Microsoft Teams för deras väl utförda jobb

• Du går miste om något. Be din administratör att aktivera Microsoft Teams

• Hur man använder Snapchat Camera filter på Microsoft Teams och Skype

• Hur man använder IP-kameraappar med Microsoft Teams och Skype

• Hur man öppnar flera instanser av Microsoft Teams i Windows 11/10

• Bästa produktivitetsapparna för Microsoft Teams

• Mikrofonen fungerar inte i Microsoft Teams på Windows 11/10

• Hur man aktiverar brusreducering i Microsoft Teams

• Fix: Microsoft Teams kan inte ladda eller skicka bilder i chatten

• Microsoft Teams för att tillåta användare att gå med i möten med två monitorer

• Hur man använder Share Tray i Microsoft Teams för att dela innehåll i mötena

• Så här fixar du Microsoft Teams felkod 500 på Windows 11/10

• Hur man återställer borttagna team och kanaler i Microsoft Teams

• Så här ändrar du temat i Microsoft Teams på Windows 11

• Hur man suddar bakgrunden i Microsoft Teams-möte

• Hur man återställer borttagna dokument från Microsoft Teams

• Zoom vs Microsoft Teams vs Google Meet vs Skype