Om du ska på semester och du inte kommer att vara tillgänglig för att svara på dina e-postmeddelanden, är det en bra idé att ställa in ett "inte från kontoret"-svar i Outlook på din dator. På så sätt kommer alla som skickar ett e-postmeddelande att få ett automatiskt svar som informerar dem om din frånvaro på kontoret.

Outlook låter dig skapa anpassade svar som automatiskt skickas till alla som skickar e-post till dig. Du kan också ange en anpassad datumperiod under vilken appen ska hantera dina e-postmeddelanden åt dig.

Ställ in Out Of Office Outlook-svar för Exchange-konton^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Om du är i en affärsmiljö och ditt företag eller din organisation använder Microsoft Exchange , har du ett riktigt enkelt sätt att ställa in från kontorets svar i Outlook för ditt e-postkonto.

• Starta Outlook -appen på din dator.
• Klicka på fliken som säger Arkiv^(File) högst upp så ser du olika alternativ. Klicka^(Click) på alternativet som läser Automatiska svar (Out of Office)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Om du inte ser det här alternativet, hoppa till nästa avsnitt för att lära dig hur du gör uppgiften.

• En ruta kommer att dyka upp på skärmen som låter dig mata in information i olika fält. För att skicka ut automatiska anpassade svar, måste du fylla i fälten enligt följande.
  
  Aktivera rutan som säger Skicka automatiska svar^{(Send automatic replies)} högst upp.
  
  Markera rutan Skicka endast under detta tidsintervall^{(Only send during this time range)} . Välj sedan från och till datum då du inte kommer att vara tillgänglig för att svara på dina e-postmeddelanden.
  
  Om du vill att ditt svar endast ska skickas till de som finns i din organisation, klicka på fliken Inuti min organisation . ^{(Inside My Organization)}Annars klickar du på den andra fliken som säger Utanför min organisation^{(Outside My Organization)} .
  
  Skriv in svaret du vill skicka automatiskt i rutan som visas på skärmen. Du kan också använda formateringsverktygen för att formatera och ändra stilen på din text.
  
  När du är klar klickar du på OK för att spara ändringarna.

Outlook kommer nu automatiskt att skicka ditt fördefinierade anpassade meddelande till alla som skickar dig ett e-postmeddelande under den angivna datumperioden.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

De flesta vanliga användare där ute använder IMAP- eller POP3-konton^{(use IMAP or POP3 accounts)} i sina Outlook . Detta inkluderar vanligtvis att använda dina Hotmail , Gmail och andra e-postkonton med Outlook- appen. Om du är en av dessa användare måste du skapa en regel för att skicka ut automatiska svar eftersom metoden ovan inte fungerar för dig.

Lyckligtvis är det dock inte så svårt att skapa ett anpassat meddelande och en regel för att automatisera sändningen av svaren i ^{(a rule to automate sending)}Outlook .

Skapa en automatisk svarsmall^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Öppna Outlook på din dator och klicka på alternativet Ny e-post^{(New Email)} högst upp.

• Det vanliga skrivfönstret för e-post öppnas. Här måste du skriva in e-postmeddelandet som du vill att Outlook ska skicka automatiskt. Skriv bara^(Just) in brödtexten i e-postmeddelandet som vanligtvis inkluderar att nämna hur länge du inte kommer att vara tillgänglig och när du kommer tillbaka.

• Klicka på fliken Arkiv^(File) högst upp och välj Spara som^{(Save As)} .

• Ange ett namn för din frånvarosvarsmall och välj Outlook-mall^{(Outlook Template)} från rullgardinsmenyn Spara som typ . ^{(Save as type)}Klicka sedan på Spara^(Save) .

• Stäng fönstret för att skriva e-postmeddelanden och välj Nej^(No) när det frågas om du vill spara ändringarna.

Ställ in en regel för automatiskt svar^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Klicka på fliken Hem^(Home) , välj Regler^(Rules) och välj Hantera regler och varningar^{(Manage Rules & Alerts)} .

• På fliken E-^{(Email Rules)} postregler klickar du på Ny regel^{(New Rule)} för att skapa en ny regel.

• Välj Tillämpa regel på meddelanden jag tar emot^{(Apply rule on messages I receive)} och tryck på Nästa^(Next) .

• Välj det mottagna i ett specifikt datumintervall^{(received in a specific date span)} och klicka på dess länk i den stora vita rutan.
  
  Markera både Efter^(After) och Före^(Before) kryssrutorna och ange datumintervallet inom vilket du inte kommer att kunna svara på dina e-postmeddelanden. Tryck sedan på OK följt av Nästa^(Next) .

• Markera svaret med en specifik mall^{(reply using a specific template)} och klicka på dess länk.

• Välj e-postmallen du skapade tidigare, klicka på Öppna^(Open) och tryck sedan på Nästa^(Next) .

• Tillämpa eventuellt undantag om du vill och klicka på Nästa^(Next) .

• Ange ett namn för din regel och klicka på Slutför^(Finish) .

Ställa in ett frånvarosvar på Outlook-webbversionen^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Många användare lämnar sina stationära appar och ersätter dem med sina webbmotsvarigheter. Om du redan har gjort det och använder Outlook-webbversionen^{(use the Outlook web version)} för dina e-postmeddelanden kan du ställa in ett frånvarosvar i Outlook för webben också.

Det här är lättare att göra än någon annan metod som diskuterats ovan.

• Gå över till Outlook -webbplatsen och logga in på ditt konto om du inte redan är det.
• När du ser din inkorg klickar du på inställningsikonen i det övre högra hörnet och väljer sedan Visa alla Outlook-inställningar^{(View all Outlook settings)} längst ner. Det kommer att öppna inställningsmenyn.

• Du kommer att se flera inställningar som du kan konfigurera för ditt Outlook- konto. Du vill hitta alternativet som säger Automatiska svar^{(Automatic replies)} och klicka på det.

• Flera nya alternativ kommer att dyka upp på den högra sidorutan.
  
  Först^(First) och främst, aktivera alternativet som säger Slå på automatiska svar^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Markera rutan Skicka svar endast under en tidsperiod^{(Send replies only during a time period)} . Ange ett datumintervall i både rutorna Starttid^{(Start time)} och Sluttid^{(End time)} . Det är då appen skickar ut dina automatiska svar.
  
  Du kan sedan ange ett anpassat svar som automatiskt skickas till personerna som skickar e-post till dig. Använd gärna de tillgängliga formateringsalternativen.
  
  Alternativt kan du aktivera Skicka endast svar till kontakter^{(Send replies only to contacts)} om du bara vill automatiskt svara på dina kontakter.
  
  Klicka slutligen på Spara^(Save) längst ned för att spara dina ändringar.

• Om du någonsin vill stänga av automatiska svar, avmarkera bara alternativet Automatiska svar på^{(Automatic replies on )} .

Det är en riktigt bra sak att kunna ställa in ett frånvarosvar i Outlook . Låt oss veta om du använder det och hur ditt autosvarsmeddelande ser ut i kommentarerna nedan.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If yoυ’re heading off tо a vacation and you’re not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of officе’ reply in Outlook on your computer. This way, anyonе who sеnds you an email will reсеive an automаtic response letting them know of уour absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail

• Hur man skapar Microsoft Outlook-genvägar för e-post och uppgifter

• Sök Outlook-e-post efter avsändare, datum, nyckelord, storlek och mer

• Flytta e-postmeddelanden automatiskt till mappar i Outlook med hjälp av regler

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Hur man skapar ett gratulationskort med MS Word

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Fix Microsoft Outlook har stött på ett problem

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• 12 Användbara Microsoft Word-tips och tricks

• Hur man använder Mail Merge i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert

• Ultimat guide för att reparera en skadad eller korrupt Word-fil

• Exportera kontakter från Outlook, Outlook Express och Windows Live Mail

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• OneDrive för skolan eller jobbet: 8 tips för nybörjare

• Hur man infogar en signatur i ett Microsoft Word-dokument

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man gör ett histogram i Excel