En av de många nya företagsvänliga funktionerna i Windows 8.1 heter Work Folders . Mappar? Arbete? Låter det tråkigt, eller hur? 🙂 Men för vissa människor kommer den här funktionen att vara väldigt användbar. Speciellt för människor som har många enheter och behöver arbeta även på sina personliga datorer och enheter. Så här ställer du in arbetsmappar^{(Work Folders)} på klientsidan och hur du använder dem för att utföra ditt arbete och få det synkroniserat med ditt företags servrar.

Vad är arbetsmappar?

Arbetsmappar^{(Work Folders)} låter en användare synkronisera en mapp och dess innehåll, från företagets nätverk till sin personliga enhet. Filer som skapas lokalt synkroniseras tillbaka till filservern i företagsmiljön. Med arbetsmappar^{(Work Folders)} kan användare behålla lokala kopior av sina arbetsfiler på sina personliga enheter, med automatisk synkronisering till företagets datacenter.

Låter det komplicerat? Låt oss ta ett exempel på hur en informationsarbetare, Julian , kan använda arbetsmappar^{(Work Folders)} för att separera sin arbetsdata från sin personliga data, samtidigt som han har möjlighet att arbeta från vilken enhet som helst:

När Julian sparar ett dokument på sin arbetsdator i katalogen^{(Work Folders)} Arbetsmappar synkroniseras dokumentet till en filserver som kontrolleras av IT-avdelningen på hans företag. När Julian kommer hem kan han hämta sin Surface 2, där dokumentet redan är synkroniserat, eftersom han tidigare hade ställt in arbetsmappar^{(Work Folders)} på den enheten, och bege sig till kaféet. Han kan arbeta med dokumentet offline, och när han återvänder hem och en internetanslutning^(Internet) är tillgänglig igen, synkroniseras dokumentet tillbaka med filservern och alla ändringar är tillgängliga för honom nästa dag när han återvänder till kontoret, på hans arbetsdator. Låter det bra, eller hur?

Hur man ställer in arbetsmappar^{(Work Folders)} i Windows 8.1

Jag antar att du har ett företagskonto skapat av IT-administratören. Om du gör det och känner till dess detaljer, gå till Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Klicka eller tryck på Konfigurera arbetsmappar^{(Set up Work Folders)} . Du ombeds att ange din e-postadress och referenserna till företagsdomänen, om din dator inte har anslutit sig till den (vilket är fallet med personliga enheter).

Ange^(Enter) din jobb-e-postadress och klicka eller tryck på Nästa^(Next) .

Windows -säkerhetsfönstret^{(Windows Security window)} visas. Du ombeds ange användarnamn och lösenord som används på ditt företags nätverk. Gör det och klicka eller tryck på OK .

Sedan uppmanas du att bekräfta platsen för dina arbetsmappar. Om du inte är nöjd med standardmappen och du vill använda en annan, klicka eller tryck på Ändra^(Change) .

Om du klickar på knappen Ändra^(Change) visas en dialogruta som uppmanar dig att välja en ny mapp. Bläddra i din dator och välj den nya mapp du vill använda. Klicka eller tryck sedan på knappen Välj mapp .^{(Select Folder)}

När du är klar, klicka eller tryck på Nästa^(Next) i fönstret Bekräfta arbetsmappars plats^{(Confirm Work Folders location)} .

Sedan tillfrågas du om du håller med ditt företags säkerhetspolicy för arbetsmappar^{(Work Folders)} . För att hjälpa till att skydda dina arbetsfiler kan ditt företag kryptera dina arbetsmappar, kräva ett lösenord för att logga in på din dator och automatiskt låsa skärmen och radera alla filer i dina arbetsmappar^{(Work Folders)} , om datorn skulle försvinna.

Markera rutan som säger "Jag accepterar dessa policyer på min PC"^{("I accept these policies on my PC")} och klicka eller tryck sedan på Konfigurera arbetsmappar^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 lägger ner lite tid på att ställa in saker och ting. Vänta^(Wait) tills processen är klar.

När du är klar informeras du om att Work Folders har börjat synkroniseras med din PC. Klicka^(Click) eller tryck på knappen Stäng .^(Close)

Arbetsmappar^{(Work Folders)} är nu konfigurerade på din PC. När du klickar eller trycker på Stäng^(Close) kommer du till kontrollpanelen för arbetsmappar .^{(Work Folders)}

Hantera arbetsmappar från kontrollpanelen^{(Control Panel)}

Efter att du har ställt in arbetsmappar^{(Work Folders)} när du går till Control Panel -> System and Security -> Work Folders får du tillgång till alla dess hanteringsfunktioner och alternativ.

Du kan se hur mycket utrymme som finns tillgängligt på servern, när den senaste synkroniseringen utfördes och du kan starta en manuell synkronisering.

För att aktivera filsynkronisering över mätade anslutningar, markera kryssrutan "Synkronisera filer över mätade anslutningar"^{("Sync files over metered connections")} . Om du också vill synkronisera filer när du roaming, markera kryssrutan "Synkronisera även när jag roaming"^{("Sync even when I'm roaming")} , som i bilden nedan.

Om du stöter på problem kan du be om hjälp från din IT-administratör genom att klicka på länken "E-posta teknisk support" . ^{("Email tech support")}Detta öppnar din standard e-postklient och du kan använda den för att skicka ditt meddelande.

Vad du ska göra om Windows 8.1 säger att "Det uppstod ett problem med att hitta din Work Folders -server"

När du ställer in Work Folders kan du stöta på följande fel: "Det uppstod ett problem med att hitta din Work Folders-server".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Om så är fallet för dig klickar eller trycker du på Ange en webbadress^{(Enter a Work Folders URL)} för arbetsmappar i fönstret Ange jobb-e-post .^{(Enter work email)}

Ange sedan webbadressen^{(Work Folders URL)} till arbetsmappar som tillhandahålls av ditt företags IT-administratör och klicka eller tryck på Nästa^(Next) .

Härifrån och framåt ombeds du att ange din e-postadress och ditt lösenord, som delas tidigare i den här artikeln. Följ stegen ovan för att slutföra konfigurationen av dina arbetsmappar^{(Work Folders)} .

Hur man använder arbetsmappar^{(Work Folders)} i Windows 8.1

För att komma åt dina arbetsmappar , öppna Filutforskaren ^{(Work Folders)}och^{(File Explorer)} gå till den här datorn^{(This PC)} . Där ser du genvägen till arbetsmappar^{(Work Folders)} .

När du har konfigurerat arbetsmappar^{(Work Folders)} på flera enheter kan du komma åt dokument från vilken som helst av dessa enheter, och de kommer att hållas synkroniserade av arbetsmappar^{(Work Folders)} . Från och med nu kan du arbeta med filer i dina arbetsmappar^{(Work Folders)} som du gör med vanliga filer.

Sync for Work-mappar^{(Work Folders)} – hur fungerar det?

För att testa om dina arbetsmappar^{(Work Folders)} är korrekt synkroniserade skapar du ett dokument på en av dina datorer och sparar dokumentet på platsen för arbetsmappar .^{(Work Folders)}

Skapa sedan ett annat dokument på en annan enhet och spara det i dina arbetsmappar^{(Work Folders)} . Om några ögonblick bör du se båda dokumenten tillgängliga i dina arbetsmappar^{(Work Folders)} , på båda enheterna.

I statusfältet kan du se synkroniseringsstatusen.

Vanligtvis synkroniseras filer automatiskt, men om du vill utföra en manuell synkronisering kan du högerklicka (eller trycka och hålla ned) i fönstret Arbetsmappar^{(Work Folders)} och sedan klicka eller trycka på Synkronisera nu^{(Sync Now)} .

Dina filer kommer att synkroniseras omedelbart.

Du kan också starta en manuell synkronisering genom att klicka eller trycka på länken Synkronisera nu^{(Sync Now)} som finns på kontrollpanelen för arbetsmappar .^{(Work Folders)}

Sedan kommer kontrollpanelen^{(Control Panel)} att informera dig om att filerna synkroniseras, som visas i bilden nedan.

Mina filer visas i grönt^(Green) . Vad betyder det ?^(Mean)

Med största sannolikhet visas alla filer i dina arbetsmappar i grönt, en färg som inte används för att visa filerna i andra mappar.^{(Work Folders)}

Det finns ingenting att oroa sig för. Din IT-administratör har ställt in en policy som krypterar dina arbetsmappfiler^{(Work Folder)} så att obehöriga inte kan komma åt dem.

Om din dator blir stulen kan administratören återkalla åtkomsten till dessa filer och ta bort dem på distans, så att känslig data inte hamnar i fel händer.

Hur man slutar använda arbetsmappar

Om du vill sluta använda arbetsmappar^{(Work Folders)} på en av dina persondatorer kan det göras med lätthet.

Gå till Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Klicka eller tryck sedan på länken Sluta använda arbetsmappar .^{(Stop using Work Folders)}

En dialogruta visas som ber dig att bekräfta om du vill sluta använda arbetsmappar^{(Work Folders)} .

Om du vill sluta använda arbetsmappar^{(Work Folders)} klickar du eller trycker på Ja^(Yes) . Annars trycker du på Nej^(No) .

Vad du ska göra om administratören ^(Password)ändrar^{(Administrator Changes)} ditt kontos^(Account) lösenord

Företagsnätverk har policyer så att du tvingas ändra ditt kontos lösenord regelbundet. Eller så kan det hända att du har glömt ditt lösenord och administratören för att ändra det osv.

Oavsett orsak, när du ändrar ditt företagskontos lösenord, måste du ange de nya inloggningsuppgifterna igen så att arbetsmappar^{(Work Folders)} fortsätter att fungera bra.

Vid någon tidpunkt efter att ditt lösenord har ändrats, när Work Folders försöker synkronisera dina filer, visas ett meddelande som säger att "Inloggningsinformationen för din Work Folders fungerade inte"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Dessutom, när du går till Gå till Control Panel -> System and Security -> Work Folders , kommer du att se att "Synkronisering stoppad. Lösenord behövs"^{("Sync stopped. Password needed")} .

För att uppdatera dina autentiseringsuppgifter, klicka eller tryck på länken Hantera autentiseringsuppgifter^{(Manage credentials)} i den vänstra kolumnen.

Windows -säkerhetsfönstret^{(Windows Security)} visas och ber om det nya användarnamnet och lösenordet.

Skriv dem och klicka eller tryck på OK . När Work Folders har^{(Work Folders)} autentiserats med ditt företags server, återupptas synkroniseringen av dina filer.

Slutsats

Som du kan se i den här guiden är arbetsmappar^{(Work Folders)} användbart och inte så svårt att ställa in. Åtminstone inte på kundsidan. Om ditt företag använder den här nya tjänsten kan du ställa in den på vilken dator eller enhet som helst med Windows 8.1 för att få ditt arbete gjort även när du inte är på jobbet.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many nеw enterprise-friendly features in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• Hur man skapar en länk till en fil eller mapp i Windows (2 sätt) -

• Hur man surfar på webben med Internet Explorer 11-appen i Windows 8.1

• Ställ in den Internet Explorer-version du vill ha som standard i Windows 8.1

• Hur man ställer in hur mycket dataplattor som används i Windows 8.1

• Hur man mappar FTP-enheter, nätverksenheter och webbresurser i Windows 10

• Hur man visar favoritfältet och favoritcentret i Internet Explorer

• Hur man använder berättaren på stationära datorer med Windows 8.1

• Snabbåtkomstverktygsfältet i Windows 10: Allt du behöver veta

• Så här visar du alla dolda filer och mappar i Windows 10

• Glöm annonser och distraktioner med läsvyn i Internet Explorer 11

• 7 sätt att stänga av eller starta om en Windows 8 & Windows 8.1 PC eller enhet

• Enkla frågor: Vad är handsfree-läge i Windows 8.1?

• Den kompletta guiden för att fästa allt på startskärmen i Windows 8.1

• Hur man startar och konfigurerar berättaren genom PC-inställningar i Windows 8.1

• 8 sätt att öppna fönstret Mappalternativ i Windows (alla versioner)

• Hur man öppnar filer, mappar och appar i Windows 10 som ett proffs

• Den kompletta guiden för att anpassa aktivitetsfältet i Windows 8.1 och Windows 7

• Ladda ner skrivbordsgenvägen till PC-inställningar/inställningar för Windows 8.1 och Windows 10

• Hur man använder aktivitetsfältet i Windows 7 och Windows 8.1

• Hur du kommer åt och hanterar dina favoriter i Internet Explorer-appen