Letar^(Are) du efter ett sätt att spåra ändringar som gjorts i ett Excel -kalkylblad? Det finns många fall där du måste distribuera en fil till flera personer och hålla reda på vilka ändringar som gjordes. Du kanske vill spåra när ändringen gjordes, vem som gjorde ändringen, vilken cell ändringen skedde i och vilken data som ändrades.

Excel har inbyggda spårningsfunktioner som kan hantera alla ovanstående fall. Du kan enkelt granska alla ändringar direkt på kalkylbladet och du kan också acceptera eller avvisa varje ändring. Det finns några punkter att komma ihåg om spårningsfunktionerna i Excel :

1. Att aktivera spårning betyder inte att du kan återställa kalkylarket tillbaka i tiden till ett tidigare läge genom att ångra ändringarna. Det är i princip en loggfil som registrerar allt och det är det. Du kan manuellt gå och se vilken data som raderades eller lades till, men du måste själv göra ändringarna i kalkylarket.

2. Att aktivera spårning betyder inte att varje enskild ändring du gör kommer att registreras. All data som lagras i en cell spåras, men andra ändringar som formatering gör det inte. Andra ändringar som inte spåras inkluderar att dölja/visa rader och kolumner, kommentarer och cellvärden som ändras till en formelomräkning.

3. Ändringshistorik^(Change) sparas endast i 30 dagar som standard. Om du gör ändringar i ett Excel -kalkylblad och sedan öppnar arbetsboken igen 45 dagar senare, kommer du att kunna se ändringshistoriken för alla 45 dagar tills du stänger arbetsboken. När du stänger den kommer all ändringshistorik som är äldre än 30 dagar att försvinna. Det betyder att nästa gång du öppnar det, kommer du inte att kunna se den ändringen du hade gjort 45 dagar tidigare.

4. När du slår på spårning blir arbetsboken en delad arbetsbok. Detta innebär att flera användare kommer att göra ändringar i dokumentet.

Nu när du vet lite grunder om hur spårning fungerar i Excel , låt oss prata om hur du aktiverar det, ändrar inställningar och håller reda på ändringar!

Aktivera spårning

Låt oss gå vidare och aktivera spårning först. Öppna Excel och klicka på fliken Granska^(Review)  på menyfliksområdet. Längst till höger bör du se ett alternativ som heter Spåra ändringar ^{(Track Changes )} under avsnittet Ändringar .^(Changes)

Klicka på knappen och välj  Markera ändringar^{(Highlight Changes)} . Du får en dialogruta där du nu måste bocka av alternativet "Spåra ändringar under redigering. Detta delar också din arbetsbok”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Du har flera alternativ här, inklusive  när^(When) , vem^(Who) och var^(Where) . För När^(When) betyder Alla^(All) att varje ändring kommer att markeras. Du har även möjlighet att markera ändringar från senaste gången du sparade dokumentet, sedan ett specifikt datum, eller ändringar som ännu inte har granskats.

Om du markerar  Vem^(Who) kan du välja att spåra ändringar gjorda av vem som helst eller ändringar gjorda av alla utom dig. Alternativet Var^(Where)  låter dig spåra ändringar endast för en viss del av kalkylarket. Klicka bara^(Just) på knappen till höger och välj det cellområde du vill hålla reda på.

Slutligen kan du avmarkera alternativet Markera ändringar på skärmen^{(Highlight changes on screen)} om du inte vill att andra ska veta att du spårar ändringar. Som standard, när du börjar spåra och det här alternativet är markerat, kommer varje ändrad cell att visa en liten pil längst upp till vänster för att indikera att den har ändrats.

Dessutom, om du klickar på en ändrad cell (med Markera ändringar på skärmen^{(Highlight changes on screen)} aktiverad), får du ett litet popup-fönster som visar vad värdet ändrades från och ändrades till och vid vilken tidpunkt. Om du avmarkerar alternativet Markera^(Highlight) ändringar på skärmen, kommer den lilla svarta triangeln inte att dyka upp.

Så vad du till exempel kan göra är att dölja ändringarna på skärmen genom att inte markera rutan, skicka ut din fil till alla som måste göra ändringar i den, och när du får tillbaka den, gå bara till Spåra ändringar^{(Track Changes)} och kontrollera igen lådan.

Konfigurera spårning

Nästa steg är att ta en titt på inställningarna för spårning och justera dem för att passa dina behov. För att göra detta klickar du på knappen Dela arbetsbok^{(Share Workbook)} som är direkt till vänster om knappen Spåra ändringar . ^{(Track Changes)}Klicka på fliken Avancerat^(Advanced) när dialogrutan Dela arbetsbok^{(Share Workbook)} dyker upp.

Här kan du ändra antalet dagar för att spara ändringshistorik till något annat än 30 dagar. Som standard uppdateras ändringar när filen sparas, men du kan göra det så att det görs automatiskt med några minuters mellanrum. Slutligen kan du välja hur du vill hantera konflikter: antingen genom att bli tillfrågad eller helt enkelt låta den sista ändringen när du sparar filen vinna.

Visa ändringar

När du har aktiverat spårning och gjort några ändringar kan du klicka på knappen Spåra ändringar^{(Track Changes)} igen, klicka på Markera ändringar^{(Highlight Changes)} och du kommer att märka att rutan Liständringar på ett nytt ark^{( List changes on a new sheet)} inte längre är nedtonat.

Kontrollera det och klicka på OK. Ett^{(OK. A)} nytt kalkylblad som heter Historik^(History) kommer att läggas till som låter dig se alla ändringar som har gjorts i den arbetsboken.

Vid något tillfälle måste du antingen godkänna eller avvisa ändringarna. Du kan granska alla ändringar och sedan välja vilka du vill behålla eller kassera.

Klicka helt enkelt på Spåra ändringar^{(Track Changes)} igen och välj Accept/Reject Changes . Välj alternativ för att välja vilka ändringar du vill acceptera eller avvisa. Om du vill granska alla ändringar, lämna bara När^(When) markerad och se till att den är inställd på Ej granskad^{(Not Reviewed)} .

Klicka på OK^{(Click OK)} och Excel börjar visa dig varje ändring som gjordes och ger dig möjligheten att acceptera^(Accept) eller avvisa^(Reject) . Du kan också acceptera alla^{(Accept All)} eller avvisa alla^{(Reject All)} ändringar om du vill.

Om du avvisar en ändring kommer den omedelbart att återgå till det som ursprungligen fanns i den cellen. Det är värt att notera att om en annan cell refererar till innehållet i den avvisade cellen, kommer det värdet också att ändras när det refererade cellvärdet återgår. Detta kan göra att formler går sönder, etc, så var försiktig.

Det är allt! Nu kan du enkelt spåra alla ändringar som görs i ditt Excel -kalkylblad genom att använda den här inbyggda funktionen. Om du har några frågor, skriv en kommentar. Njut av!

How to Track Changes in Excel

Are you looking for a way to track changes made to an Excel sprеadsheet? There are many cases where you have to distribute a file to multiple рeople аnd keep track of what changes were made. You might want to track when the change was made, who made the change, what сеll the change occurred in and what datа was chаnged.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• En guide till alla Excel-filtillägg och vad de betyder

• Länka celler mellan ark och arbetsböcker i Excel

• Hur man hittar och beräknar räckvidd i Excel

• Autopassa kolumnbredder och radhöjder i Excel

• 13 OneNote tips och tricks för att organisera dina anteckningar bättre

• Hur man använder VLOOKUP i Excel

• Hur man separerar för- och efternamn i Excel

• Använd Excel Watch Window för att övervaka viktiga celler i en arbetsbok

• Hur man hittar matchande värden i Excel

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Hur man förstår vad-om-analys i Microsoft Excel

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man använder YEARFRAC-funktionen i Excel