I ditt yrkesliv är e-post förmodligen ett av de viktigaste kommunikationsmedlen. Du gör det dagligen och om du är något som jag så drunknar du i det.

Visst, du kan ägna en viss timme eller två om dagen specifikt till att hantera din e-post. Men om du lägger 10 minuter eller längre på varje svar kommer e-post snart att ta över hela dagen – och att stänga av Gmail- aviseringar kommer inte att rädda dig.

Det är därför det är viktigt att lära sig skriva professionella e-postmeddelanden som får svar OCH^(AND) som inte tar längre tid än några minuter att skriva. Lyckligtvis behöver du idag inte vara en stor författare eller en produktivitetsguru för att åstadkomma det. Allt handlar om att hitta rätt strategi och en uppsättning verktyg för den. 

Konfigurera e-postmallar (standardiserade svar)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Att skapa e-postmallar är ett bra sätt att spara tid för dem som ofta får samma frågor eller kommentarer via e-post. Ta en dag att ställa in standardsvar och du behöver inte längre skriva samma svar tio gånger om dagen. Både Gmail och Outlook har den här funktionen, som hjälper dig att spara tid och automatisera din e-post gratis. 

Så här skapar du professionella e-postmallar i Gmail med bara några klick:

• När du har loggat in på ditt konto klickar du på kugghjulsikonen och väljer Inställningar^(Settings) .
• Gå sedan till Avancerat^(Advanced) och klicka på Aktivera^(Enable) bredvid alternativet Mallar . ^(Templates)Rulla^(Scroll) ner till botten av sidan för att spara ändringarna.

• Nu kan du börja arbeta med dina egna e-postmallar. Skriv in texten du vill spara i ett nytt e-postmeddelande. Klicka sedan på tre vertikala punkter längst ner till höger och välj Mallar^(Templates) för att spara ditt utkast som mall. 

Du kan skapa mallar för svar som innehåller långa stycken samt snabba svar på 2-3 meningar. Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid de kommer att spara dig i framtiden. 

Nätverks-e-postmeddelanden^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Om ditt problem inte är att använda e-postmallarna utan att skapa dem, ge nätverks-e-post^{(Networking Emails)} ett försök. Det är ett webbverktyg med dussintals e-postmallar som kan hjälpa dig att utöka ditt professionella nätverk. 

Skapat av Resume Worded , Nätverks^{(Networking Emails)} -e-post är en fantastisk resurs för att optimera din kommunikation. Några exempel på mallarna de erbjuder inkluderar kalla/varma introduktioner, uppföljning med en icke-svarare och till och med skriva tacklappar. 

Varje mall kommer också med användbara tips och förslag som ytterligare kan förbättra din kommunikation med mottagaren. 

Du kan använda sökknappen eller bläddra igenom listan för att hitta rätt e-post. Sedan är det bara att kopiera och klistra in det i meddelanderutan och ändra några detaljer. 

Word Counter Plus

Om du är någon som skriver mer än 10 e-postmeddelanden om dagen, är det viktigt att hålla några av dem korta och koncisa. Så om du ofta får e-postmeddelanden som är alldeles för långa, kanske du vill överväga att använda ett ordräknare för att stoppa dig själv. En Chrome- tillägg Word Counter Plus kan göra jobbet åt dig. 

Markera^(Highlight) texten i ditt mejl och få antalet ord och tecken du använde med ett klick. Sedan kan du fortsätta med att antingen fortsätta skriva ditt e-postmeddelande eller avsluta det innan det blir en tvådelad del. 

DraftMap

Du kan hitta många bra verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre och på så sätt minska tiden du lägger ner på att korrekturläsa och skriva om dina mejl. DraftMap är en av dem. Tänk Grammarly eller Hemingway , plus att det också kontrollerar för onödiga ordupprepningar och hjälper dig att hålla dig till en skrivstil. 

Detta Chrome -tillägg ger dig förslag i realtid på ditt skrivande som är färgkodade. Det hjälper dig att undvika att använda passiv röst, stavfel, klichéer, samt råd om din e-posts läsbarhet. Alla förslag är baserade på Ernest Hemingways skrivregler. DraftMap är särskilt praktiskt eftersom alla processer sker precis i din e-postkompositionslåda.

Oroa dig inte om du fortfarande har markerade ord efter att du är klar med att redigera din e-post. Mottagaren ser inte färgerna, förslagen är bara synliga för dig. 

Din e-post kan bli bättre^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Din e-post kan bli bättre^(Better) är ett onlineverktyg som är utformat för att minska tiden du spenderar på att hantera e-postmeddelanden genom att utbilda alla om bästa e-postpraxis. 

När du skriver ett professionellt e-postmeddelande följer du vissa regler. Som att se till att ditt meddelande har en tydlig ämnesrad eller att utelämna onödiga bilagor. Du kommer att bli förvånad över hur ofta människor bryter mot dessa regler, vilket i slutändan resulterar i att båda parter spenderar mer tid och ansträngning. 

Din e-post kan vara bättre^{(Your Email Could Be Better)} har en lista med 10 vanliga fel. Var och en av punkterna kommer med en förklaring och exempel på hur du kan förbättra din e-post. Detta kan vara praktiskt om du skulle vilja berätta för dina kollegor om dessa regler men inte vet hur man gör det. Du kan antingen använda dina egna ord eller skicka dem en länk till Din e-post kan vara bättre^{(Your Email Could Be Better)} för att illustrera din poäng. 

Vi önskar alla att vår e-post blev helt automatiserad och inte krävde någon uppmärksamhet alls. Även om det inte är exakt möjligt idag, hjälper varje liten bit. Oavsett om det handlar om att minska din e-postlängd eller tajma dig själv när du skriver, när du väl har upprättat några regler kommer du att märka dina första förbättringar. 

Om du bara inte kan sluta skriva långa tidskrävande e-postmeddelanden, kanske det är dags att ge upp e-posten helt. Prova att använda din Customer Relationship Manager ( CRM ) eller Slack för att utbyta meddelanden med dina kollegor istället . Om inte annat kommer det att hjälpa dig att spendera mindre tid på e-post. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In yoυr professional life email is probablу one of the mоst important means of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’re drownіng in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Hur man åtgärdar ett diskskrivfel i Steam

• Hur man schemalägger e-postmeddelanden som ska skickas senare

• Hur man hindrar skräppost från att nå din inkorg

• 3 sätt att ta ett foto eller en video på en Chromebook

• Hur man upptäcker dator- och e-postövervaknings- eller spionprogram

• Kan du ändra ditt Twitch-namn? Ja, men var försiktig

• Hur man ändrar språket på Netflix

• Så här aktiverar eller inaktiverar du Caps Lock på Chromebook

• Bästa kamerainställningarna för porträtt

• Hur man blir av med Yahoo Search i Chrome

• 8 sätt att utöka din Facebook-sidapublik

• Vad är Discord Streamer Mode och hur man ställer in det

• Hur man åtgärdar ett Steam "Pending Transaction"-fel

• Hur man inaktiverar ett Facebook-konto istället för att ta bort det

• Hur man använder VLOOKUP i Google Sheets

• Vad är Ubers passagerarbetyg och hur man kontrollerar det

• 4 sätt att hitta de bästa internetalternativen (ISP) i ditt område

• Hur man hittar födelsedagar på Facebook

• OLED vs MicroLED: Ska du vänta?

• Hur man åtgärdar Disney Plus-felkod 83