Ordbehandlare^(Word) har kommit långt sedan början av 1980-talet när Microsoft först släppte Microsoft Word för MS-DOS . Dess banbrytande funktion var att den designades för att användas med en mus. Dagens versioner av Microsoft Word innehåller funktioner som användare inte ens kunde föreställa sig då, inklusive att använda Microsoft Words AutoText - funktion för att skapa innehåll snabbare och med färre misstag. 

Om du använder Word mycket är chansen stor att det finns fraser, textblock eller grafik som du använder ofta. Words AutoCorrect- och AutoText- funktioner är gjorda för att hjälpa dig att snabbt infoga dessa repetitiva poster, vilket sparar tid. Exempel kan vara att lägga till din signatur i slutet av ett brev eller att infoga ett språk i dokument som kontrakt eller förfrågningar om förslag. 

Skillnaden mellan AutoCorrect^{(Difference Between AutoCorrect)} och AutoText

I Microsoft Word låter AutoCorrect dig skapa återanvändbara textutdrag – upp till 255 tecken. Dessa utdrag är sedan tillgängliga för dig inte bara i Word utan i alla dina Office -appar som Outlook och PowerPoint också.

AutoText , å andra sidan, är mycket mer robust. Den är gjord för att styra mycket större textblock. Autotextposter^(AutoText) som du skapar sparas med din Word -mall och är inte^(not) tillgängliga i de andra Office -appar du använder. Både AutoCorrect och AutoText är tillgängliga i skrivbords- och onlineversionerna av Microsoft Word .

Hur man skapar och använder AutoCorrect

För att konfigurera och använda en AutoCorrect- post öppnar du ett dokument med text som du vill konvertera till ett återanvändbart utdrag. I exemplet nedan konfigurerar vi AutoCorrect för att infoga ett kort textblock när vi skriver -123 .

1. Välj upp till 255 tecken med text som du vill återanvända genom att skriva en kort serie tecken.

1. Gå till Arkiv^{(File )} > Alternativ^{(Options )} > Korrektur^{(Proofing )} och välj knappen Autokorrigeringsalternativ^{(AutoCorrect Options)} .

1. Se till att kryssrutan Ersätt text medan du skriver^{(Replace text as you type)} är markerad.

1. Skriv sedan in de tecken du vill ska ersättas med textblocket du valde i steg 1^{(Step 1)} i avsnittet Ersätt^(Replace) . I det här fallet använder vi tecknen -123 . Texten du valde i steg 1^{(Step 1)} visas under Med^(With) .

1. Slutligen väljer du Lägg till^(Add) , sedan OK och sedan OK igen. 

Använda en autokorrigeringspost

Nu, för att använda AutoCorrect- posten du skapade genom att följa stegen ovan, skriv bara -123 i ditt Word - dokument, och dessa tecken kommer att ersättas med textblocket du valde i steg 1^{(Step 1)} . 

Hur man skapar och använder autotext

Om du automatiskt vill infoga textblock som är längre än 255 tecken eller som innehåller bilder, använd AutoText istället för Autokorrigering^{(AutoCorrect)} .

Skapa en ny autotextpost

Återigen^(Again) , börja med att öppna ett dokument som har den text du vill göra till ett återanvändbart utdrag.

1. Välj det textblock, inklusive bilder, som du vill konvertera till en autotextpost.

1. Tryck på Alt^(Alt) + F3 . Det kommer att starta en dialogruta Skapa nytt^{(Create New Building Block )} byggblock där du har några alternativ.
2. Fyll^(Fill) i informationen och se till att inkludera ett unikt namn och en beskrivning. 

1. Välj OK . 

Använda en autotextpost i Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Nu, för att använda AutoText- posten du just skapade, följ dessa steg.

1. Välj fliken Infoga^(Insert) i verktygsfältet.
2. Välj Quick Parts och sedan AutoText .
3. Välj den autotextpost^(AutoText) du vill ha så infogas den i ditt Word- dokument.

Använda en AutoText-post via AutoCorrect

Alternativt kan du infoga AutoText- posten du skapade genom att skriva namnet på posten. Denna metod använder i huvudsak AutoCorrect- funktionen. Med hjälp av AutoText- posten ovan kan du till exempel börja skriva " Utnyttja^(Leverage) agila ramverk" och du kommer att se ett verktygstips som säger "( Tryck på ENTER^{(Press ENTER)} för att infoga)."

När du trycker på Enter kommer hela AutoText- blocket att infogas i ditt dokument.

Om du inte ser verktygstipset "( Tryck på ENTER^{(Press ENTER)} för att infoga)", måste du aktivera Visa autokompletteringsförslag^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Du kan göra det genom att gå till Arkiv^{(File )} > Alternativ^{(Options )} > Avancerat^{(Advanced )} och markera rutan bredvid Visa förslag för autoslutförande^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Lägga till en autotextpost i verktygsfältet Snabbåtkomst^{(Quick Access Toolbar)}

Om du vill minska antalet åtgärder du måste vidta för att infoga Microsoft Word AutoText , kan du lägga till posten i verktygsfältet Snabbåtkomst^{(Quick Access)} . 

1. Välj snabbåtkomstpilen^{(Quick Access toolbar)} i verktygsfältet och välj Fler kommandon^{(More Commands)} .

1. I rullgardinsmenyn Välj kommandon från^{(Choose commands from )} väljer du Alla kommandon^{(All Commands)} . 

1. Hitta AutoText i listan till vänster och välj knappen Lägg^{(Add )} till för att lägga till den i listan till höger.

1. Välj OK .
2. Nu kommer du att se att en AutoText- knapp har lagts till i verktygsfältet Snabbåtkomst^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. För att infoga en AutoText- post, välj AutoText- knappen och välj sedan den AutoText- post du vill infoga i ditt dokument.

Använda en autotextpost via en genväg^(Shortcut)

Ett annat sätt att infoga en AutoText- post är genom att skapa en kortkommando.

1. Högerklicka^{(Right-click)} var som helst på verktygsfältet och välj Anpassa menyfliksområdet...^{(Customize the Ribbon…)}

1. Välj knappen Anpassa^{(Customize )} längst ned i dialogrutan.
2. I listan Kategorier^(Categories) till vänster väljer du Byggstenar^{(Building Blocks)} .
3. I listan Byggklossar^{(Building Blocks)} till höger väljer du det byggblock som du vill skapa ett kortkommando för.
4. Placera markören i fältet Tryck på ny kortkommando^{(Press new shortcut key)} och skriv det kortkommando du vill använda. I exemplet nedan använder vi Alt + Ctrl + Shift + L som kortkommando. 

1. Välj knappen Tilldela .^(Assign)
2. Välj Stäng^{(Close )} och sedan OK . 
3.  Nu, när du är tillbaka i ditt Word -dokument, kan du använda kortkommandot som du just skapade för att infoga AutoText- posten.

Bli smartare^{(Be Smarter)} och snabbare^(Faster) med tricken^(Tricks) du lärt dig

Även om du inte verkligen är en detaljorienterad person, kommer tipsen ovan att få det att verka som om du är det! Du kommer att spara tid och göra färre fel när du skriver ett Word- dokument om du utnyttjar dessa funktioner. Om du vill, ta det ett steg längre och skapa några makron i Word^{(create some macros in Word)} för alla serier av åtgärder du gör upprepade gånger.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word proсessors have come a long way sinсe the early 1980s when Microsoft first released Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it was designed to be uѕed with a moυse. Todаy’s vеrsions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word

• Hur man skaffar Microsoft Word gratis

• Microsoft Word svarar inte? 8 sätt att fixa det

• Hur man skapar och använder formler i tabeller i Word

• Hur man skriver ut på ett kuvert i Microsoft Word

• Hur man delar eller samarbetar i ett Word-dokument med andra

• Hur man gör ett häfte i Word

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man skapar ett gratulationskort med MS Word

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Vilken version av Microsoft Office har jag?

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• Hur man visar formateringsmärken i Word

• Hur man helt tar bort personlig metadata från Microsoft Office-dokument

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Vad är den senaste versionen av Microsoft Office?

• Hur man lägger till eller tar bort kommentarer i Word

• Dölj text och visa dold text i Word

• Infoga ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man använder Jämför och kombinera dokument i Word