Google Sheets är en gratis webbaserad applikation och ett populärt alternativ till Microsoft Excel . Verktyget gör det enkelt att skapa, uppdatera och ändra kalkylblad. Det fungerar som ett utmärkt samarbetsverktyg som låter dig lägga till så många personer du vill och redigera Google Sheets med andra samtidigt. Onlineverktyget gör att du kan arbeta tillsammans i realtid med ett projekt i samma kalkylblad oavsett var du befinner dig. För att samarbeta på Google Sheets måste du helt enkelt klicka på en Dela-^(Share) knapp och där låter du dina vänner, kollegor eller familj redigera ditt kalkylark.

När du arbetar med ett delat Google-kalkylblad^{(Google Spreadsheet)} kanske du vill att andra användare endast anger begränsad data i dess celler. För att undvika att andra anger felaktiga värden i celler, kanske du vill lägga till ett grafiskt kontrollelement som rullgardinsmenyn^{(drop-down menu)} som liknar en listruta som skulle tillåta människor att endast ange de värden som är tillgängliga från en given lista. Utöver det fungerar rullgardinsmenyn som en smart och effektivare metod för att mata in data.

Med det sagt är en rullgardinslista eller en rullgardinsmeny ett strömlinjeformat sätt att säkerställa att människor bara fyller in värdena i dina celler på exakt samma sätt som du förväntar dig. Liksom Excel låter  Google Sheets dig enkelt skapa en rullgardinsmeny till dina Kalkylark. Dessutom kan du göra partiella ändringar i rullgardinsmenyn om du vill ändra urvalslistan i cellerna. I den här artikeln förklarar vi i detalj hur man skapar en rullgardinsmeny i Google Sheets och ändrar densamma.

Skapa en rullgardinsmeny i Google Kalkylark

Starta^(Launch) Google Kalkylark

Öppna ett nytt kalkylblad eller öppna en befintlig kalkylarksfil.

Välj en cell där du vill skapa en rullgardinslista. Du kan också välja en grupp av celler, en hel kolumn eller en rad.

Navigera till Sheets- menyn och klicka på alternativet Data.

Välj Datavalidering^{( Data Validation)} från rullgardinsmenyn. Ett datavalideringsfönster^{(Data Validation)} dyker upp med flera alternativ att anpassa.

Det första fältet i fönstret för datavalidering^{(Data Validation)} är cellintervallet^{(Cell range)} som automatiskt fylls i baserat på de valda cellerna. Du kan ändra intervallet till ett nytt värde genom att helt enkelt klicka på en tabellikon i fältet Cellintervall^{(Cell Range)} .

Det andra fältet i fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} är Kriterier^{( Criteria )} som har en lista med olika alternativ i sin egen rullgardinsmeny. Kriterierna innehåller^(Criteria) alternativ som Lista från ett intervall, Lista över objekt, Antal, Text^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} och Datum. ^{( Date. )}

• Lista från ett intervall: Det här alternativet låter dig skapa en lista med värden som har hämtats från olika ark eller listan med värden från olika celler på samma ark.
• Lista över objekt: Detta gör att vi kan skapa en lista med textvärden. De skrivs in i redigeringsfältet avgränsade med kommatecken.
• Antal^(Number) : Det här alternativet^(Option) skapar inte en rullgardinslista istället ser till att posten i rullgardinsmenyn faller inom ett specifikt numeriskt område.
• Text: Det här alternativet^(Option) skapar inte en rullgardinslista istället ser till att posten är i ett korrekt textformat.
• Datum: Det här alternativet^(Option) skapar inte en rullgardinslista istället ser till om det angivna datumet är giltigt eller kommer inom ett visst intervall.
• Anpassad formel^{(Custom Formula)} är: Det här alternativet skapar ingen rullgardinslista istället ser till att den valda cellen använder en användarspecificerad formel.

När de data som ska ingå i listan har skrivits in, välj alternativet Visa rullgardinslista^{(Show dropdown list)} i cell. Om du väljer detta alternativ säkerställs att värdena visas i cellerna.

Du kan också välja vad som ska göras när någon matar in en ogiltig data som inte finns på listan genom att välja alternativen med en alternativknapp. Du kan välja att ha antingen Visa varningsalternativ^{(Show warning)} eller Avvisa inmatningsalternativ^{(Reject input)} för ogiltiga data. Alternativet Reject Input tillåter dig inte att ange något värde som inte finns på din rullgardinslista. Å andra sidan,  Visa varningsalternativ^{(Show warning)} låter dig ange ogiltiga data som inte finns på din lista men som visar varningsmeddelandet i bladet.

Det sista alternativet i inställningsfönstret är Utseende. ^{(Appearance.)}Det här alternativet ger en ledtråd till användaren om vilka värden eller data de kan ange i cellerna. För att aktivera denna assistent, välj alternativet Visa valideringshjälptext^{(Show validation help text)} bredvid fältet Utseende . ^(Appearance)När du har valt alternativet skriver du instruktionerna som vill ge folk om vilka värden de kan välja inom cellintervallet.

Klicka på Spara^(Save) för att tillämpa ändringarna.

Redigera rullgardinsmenyn i Google Kalkylark

Följ stegen nedan för att lägga till fler värden i listan eller ta bort objekt från rullgardinsmenyn

Navigera till Data och välj Datavalidering^{( Data validation)} från rullgardinsmenyn.

Markera cellerna och ändra objekten i posten.

Klicka på Spara^(Save) för att tillämpa ändringar.

Det är allt.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• Så här roterar du text i webbappen Google Sheets

• Hur man skapar en Drop Cap i Google Docs på några minuter

• Åtgärda Google Docs stavningskontroll som inte fungerar korrekt

• Hur man infogar textruta i Google Dokument

• Hur man gör Google Slides loop utan att publicera

• Hur man lägger till ett teckensnitt i Google Dokument

• Hur man infogar innehållsförteckning i Google Dokument

• Konvertera Word, PowerPoint, Excel-dokument till PDF med Google Dokument

• Bästa Google Docs-tillägg för frilansskribenter

• Bästa fakturamallar för Google Dokument för frilansare, småföretag

• Hur man redigerar en PDF i Google Dokument på webben

• Hur man gör ett Gantt-diagram i Google Sheets

• Hur man får tillbaka det saknade menyverktygsfältet i Google Dokument

• Bästa CV-mallar för Google Dokument för att skapa professionella CV

• Hur man lager och grupperar bilder i Google Dokument

• Så här använder du sidhuvud, sidfot och fotnot i Google Dokument

• Hur man lägger till en vattenstämpel i Google Dokument

• Åtgärda Superscript som inte fungerar i Google Dokument

• Hur man konverterar dokument till PDF med Google Docs med hjälp av en webbläsare

• Så här använder du funktionerna IF och Nested IF i Google Kalkylark