Gantt -diagram är ett populärt sätt att hålla reda på projekt, särskilt för team som behöver ha en uppgifts varaktighet i åtanke. Genom att använda ett Gantt -diagram effektivt kan du se till att olika uppgifter inte stör varandra, och till och med bestämma när en ska avslutas så att en annan kan börja. 

Det finns flera sätt att göra Gantt -diagram, men i den här artikeln visar vi hur du gör ett i ett program som du förmodligen har tillgängligt: ​​Microsoft Excel . Även om det förmodligen inte kommer att överträffa skräddarsydd programvara när man hanterar ett stort antal uppgifter, är det för små projekt ett perfekt alternativ.

Hur man skapar Gantt-diagram^{(Gantt Charts)} i Microsoft Excel

Det fina med att skapa ett Gantt -diagram i Excel är att du förmodligen redan äger en kopia av kalkylarket och vet hur du använder det. Om inte, rekommenderar vi att du kollar in vår Excel-handledning^{(Excel tutorial)} . De senaste versionerna av Microsoft Excel (vi använder Office Online för den här guiden, även om du också kan få Office 365 gratis^{(Office 365 for free)} ) har en Gantt -mall, så låt oss ta en snabb titt på det innan vi visar dig hur du gör din egen .

Microsoft Excel Gantt-mall^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Innan du börjar bygga ett diagram från början bör du notera att det finns en Gantt - mall som ingår i Excel . Om du använder Office Online är det en av de tillgängliga arbetsböckerna^(Workbooks) på Excels^(Excel) startskärm

Gantt -^(Gantt) diagrammallen är ganska bra. Du kan ange dina data i en tabell, som sedan automatiskt exporterar data till ett inverterat stapeldiagram. Vi rekommenderar att du bråkar lite med det för att se vad som är möjligt med Excel Gantt -diagram. Mallen är dock lite oflexibel, så om den inte fungerar för dig måste du bygga dina Gantt -diagram från grunden.

Gör ditt eget Gantt-diagram^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Om du vill att saker ska vara precis som du vill måste du börja med en tom arbetsbok. För att göra det, välj knappen ny tom arbetsbok^{(new blank workbook)} från den översta raden - den är hela vägen till vänster - och vänta på att den ska laddas. När det är gjort kommer du att presenteras med ett tomt kalkylblad.

1. Innan du kan göra Gantt -diagrammet måste du sätta ihop lite data. I illustrationssyfte låtsas vi att vi har fem uppgifter och numrerar dem från 1 till 5. De hamnar i kolumn A. I kolumn B lägger du till några fiktiva startdatum fyra uppgifterna – se till att cellerna är inställda på att acceptera datum. Slutligen, i kolumn C, ställ in varaktigheten för varje uppgift i dagar. 

Om du vill kan du också lägga till ett slutdatum i kolumn C, sedan subtrahera datumen automatiskt^{(subtract the dates automatically)} och få den resulterande varaktigheten att visas i kolumn D. Men bara för att ställa in Gantt -diagrammet är startdatumet och varaktigheten tillräckligt.

1. Med datumen klara är nästa steg att skapa ett staplat diagram^{(stacked chart)} baserat på startdatumet för våra uppgifter. För det behöver du välja alla data i tabellen, från A1 till C6, och sedan välja infoga^(insert) överst på sidan (läs allt om att göra diagram i Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. Verktygsfältet kommer att ändras till ett antal grafalternativ, du måste gå till de grafiska alternativen och klicka på nedåtpilen. En lång lista med alternativ kommer att visas, under staplar^(bars) välj staplad stapel^{(stacked bar)} . Se till att inte välja den som heter 100% stacked bar eftersom det inte kommer att fungera.

1. Microsoft Excel kommer att börja fungera och ett nytt diagram dyker upp i mitten av skärmen. Det här är början på ditt Gantt -diagram, även om du inte är där än.

1. För det första måste du förmodligen ändra storlek på fönstret (vi gjorde det redan i exemplet ovan), och sedan byta namn på diagrammet genom att klicka på rutan för diagramtitel . ^{(chart title)}Medan du håller på. Ta också bort förklaringen längst ner i diagrammet - där det står startdatum^{(start date)} och varaktighet^{(duration )} - genom att välja den och trycka på Delete- tangenten på ditt tangentbord.

1. Därefter måste du ändra ordningen på diagrammet. Just nu är uppgift 5 överst och uppgift 1 längst ner, och det måste vara precis tvärtom. För att fixa det, högerklicka var som helst på diagrammet och välj Format i dialogrutan som visas.

1. Ett nytt aktivitetsfält kommer att öppnas på höger sida av skärmen, kallat " Diagram . ^(Chart.)” Från alla alternativ, välj Vertikal axel^{(Vertical Axis)} .

1. Markera rutan bredvid inställningen som säger kategorier i omvänd ordning^{(categories in reverse order)} i menyn som fälls ut . Det borde placera uppgift 1 överst i diagrammet.

1. När detta är gjort är det bara ett steg kvar, nämligen att ta bort den blå delen – som representerar startdatumet – av stapeln från diagrammet. När allt kommer omkring, i ett Gantt -diagram bryr du dig bara om varaktigheten av uppgifter; den blå stapeln är bara i vägen.

1. För att bli av med det, högerklicka på någon av de blå staplarna. En annan formatruta dyker upp; Klicka på det. Återigen kommer den högra rutan att öppnas. Den här gången måste vi dock klicka på posten för serien "Startdatum."^{(Series “Start Date.”)}

1. I den här menyn klickar du på objektet som säger Fyll^(Fill) , sedan på den stora färgmenyn som dyker upp gå hela vägen till botten och välj Ingen fyllning^{(No fill)} .

Med det är ditt Gantt -diagram klart. De orange rutorna (du kan färga om dem med hjälp av fyllningskommandot om du vill) visar när en viss uppgift arbetar med. 

Gantt-diagram i Excel

Det borde räcka för att du ska komma igång med att skapa dina egna Gantt -diagram. Även om mallarna som Excel erbjuder - för att inte tala om skräddarsydd projektledningsprogramvara - förmodligen är ett bättre alternativ om du planerar att hantera många uppgifter, kan det vara bättre att använda ett hembryggningsalternativ som ovan om du håller reda på ett litet antal uppgifter eller vill lägga till lite lätt smak till presentationer.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt chartѕ are a pорular way to keep track of projects, especially for teams that need to keep the duratіon of a task іn mind. By using a Gantt сhart effectively, you can mаke sure different taskѕ don’t interfere with еach other, and even dеtermine when one should finish so another can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

Related posts

• Hur man förstår vad-om-analys i Microsoft Excel

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man gör en checklista i Excel

• Hur man öppnar flera instanser av Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Använd Excel Watch Window för att övervaka viktiga celler i en arbetsbok

• Länka celler mellan ark och arbetsböcker i Excel

• Hur man lägger till kommentarer till en Excel-kalkylbladscell

• Autopassa kolumnbredder och radhöjder i Excel

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Microsoft Word svarar inte? 8 sätt att fixa det

• Hur man använder Sparklines i Excel

• Hur man helt tar bort personlig metadata från Microsoft Office-dokument

• Använd sammanfattningsfunktioner för att sammanfatta data i Excel

• Hur man lägger till och skriver ut Excel-bakgrundsbilder