Rullgardinslistor i Excel är kraftfulla verktyg. De låter dig ge användarna en rullgardinspil som, när den är markerad, ger dem en lista med val.

Detta kan minska inmatningsfel eftersom det undviker användare från att behöva skriva svar direkt. Excel låter dig till och med hämta objekten för dessa rullgardinslistor från ett antal celler.

Det slutar dock inte där. Genom att använda några kreativa sätt att konfigurera datavalidering för rullgardinsceller, kan du till och med skapa flera länkade rullgardinslistor, där objekten som är tillgängliga i en andra lista^{(available in a second list)} beror på avsnittet som användaren gjorde i den första listan.

Vad är flera länkade^(Linked) rullgardinslistor bra^(Good) för?

Tänk på att de flesta formulär online fyller i sekundära rullgardinslistor baserat på vad du svarar i rullgardinsmenyn innan den. Det betyder att du kan göra dina Excel -datablad lika avancerade som onlineformulär. Den kommer att modifiera sig själv baserat på användarens svar. 

Låt oss till exempel säga att du använder ett Excel -kalkylblad för att samla in datorinformation från dina användare som behöver datorreparationer^{(computer repairs)} . 

Inmatningsalternativen kan se ut så här:

• Datordel^{(Computer Part)} : Bildskärm, mus^(Mouse) , tangentbord^(Keyboard) , bassystem^{(Base System)}
• Deltyp:
  • Bildskärm^(Monitor) : glas, hölje^(Housing) , nätsladd^{(Power Cord)} , intern elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Mus^(Mouse) : Hjul, LED-ljus^{(LED Light)} , sladd^(Cord) , knappar^(Buttons) , hölje
  • Tangentbord^(Keyboard) : nycklar, hölje^(Housing) , membran^(Membrane) , sladd^(Cord) , intern elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Bassystem^{(Base System)} : hölje, knappar^(Buttons) , portar^(Ports) , ström^(Power) , intern elektronik^{(Internal Electronics)} , operativsystem^{(Operating System)}

Som du kan se i det här trädet beror informationen som ska vara tillgänglig att välja för "Deltyp" på vilken datordel^{(Computer Part)} användaren väljer i den första rullgardinsmenyn.

I det här exemplet kan ditt kalkylark börja se ut ungefär så här:

Om du skapar flera, länkade rullgardinslistor, kan du använda objektet som valts från rullgardinsmenyn i B1 för att driva innehållet i rullgardinsmenyn i B2.

Låt oss ta en titt på hur du kan ställa in detta. Ladda också gärna ner vårt exempel Excel- ark med exemplet nedan.

Skapa ditt källblad för rullgardinsmenyn^{(List Source Sheet)}

Det renaste sättet att ställa in något sådant här är att skapa en ny flik i Excel där du kan konfigurera alla dina listobjekt.

För att ställa in dessa länkade rullgardinslistor, skapa en tabell där rubriken högst upp är alla datordelar som du vill inkludera i den första rullgardinsmenyn. Lista sedan alla objekt (deltyper) som ska gå under den rubriken.

Därefter vill du välja och namnge varje intervall så att när du ställer in datavalidering^{(Data Validation)} senare, kommer du att kunna välja rätt.

För att göra detta, välj alla objekt under varje kolumn och namn det valda området på samma sätt som rubriken. För att namnge en tabell skriver du bara in namnet i fältet över kolumnen "A".

Markera till exempel cellerna A2 till A5 och namnge det intervallet "Monitor".

Upprepa denna process tills du har alla intervall namngivna på rätt sätt. 

Ett alternativt sätt att göra detta är att använda Excels funktionen Skapa^(Create) från urval^(Selection) . Detta låter dig namnge alla intervall som den manuella processen ovan, men med ett enda klick.

För att göra detta, välj bara alla intervall i det andra arket som du skapade. Välj sedan Formler^(Formulas) från menyn och välj Skapa från urval^{(Create from Selection)} i menyfliksområdet.

Ett popup-fönster visas. Se till att endast Översta raden^{(Top row)} är vald och välj sedan OK .

Detta kommer att använda rubrikvärdena i den översta raden för att namnge vart och ett av intervallen under den. 

Skapa din första rullgardinslista

Nu är det dags att ställa in dina flera länkade listor. Att göra detta:

1. Tillbaka på det första arket, välj den tomma cellen till höger om den första etiketten. Välj sedan Data från menyn och välj Datavalidering^{(Data Validation)} i menyfliksområdet.

2. I fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} som öppnas väljer du Lista^(List) under Tillåt^(Allow) och under Källa^(Source) väljer du uppåtpilen. Detta låter dig välja intervallet av celler du vill använda som källa för den här rullgardinsmenyn.

3. Välj det andra arket där du ställer in källdata i listrutan och välj sedan bara rubrikfälten. Dessa kommer att användas för att fylla i den första rullgardinsmenyn i cellen du har valt.

4. Välj nedåtpilen i urvalsfönstret för att utöka fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} . Du kommer att se intervallet du har valt nu i fältet Källa . ^(Source)Välj OK för att avsluta.

5. Nu, tillbaka på huvudarket, kommer du att märka att den första rullgardinsmenyn innehåller vart och ett av rubrikfälten från det andra arket.

Nu när din första rullgardinslista är klar är det dags att skapa din nästa länkade rullgardinslista.

Skapa din första rullgardinslista

Välj den andra cellen som du vill ladda listobjekt för beroende på vad som är valt i den första cellen.

Upprepa processen ovan för att öppna fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} . Välj Lista^(List) i rullgardinsmenyn Tillåt . ^(Allow)Källa -fältet är det som drar in listobjekt^(Source) beroende på vad som är valt i den första rullgardinsmenyn.

För att göra detta, ange följande formel:

=INDIRECT($B$1)

Hur fungerar funktionen INDIREKT^(INDIRECT) ?

Denna funktion returnerar en giltig Excel- referens (i det här fallet till ett intervall) från en textsträng. I det här fallet är textsträngen namnet på intervallet som skickas av den första cellen ($B$1). Så INDIRECT tar namnet på intervallet och ger sedan rullgardinsmenyn datavalidering med det korrekta intervallet som är associerat med det namnet.

Obs!^(Note) Om du konfigurerar datavalideringen för den här andra rullgardinsmenyn utan att välja ett värde från den första rullgardinsmenyn, kommer du att se ett felmeddelande. Du kan välja Ja^(Yes) för att ignorera felet och fortsätta.

Testa nu dina nya, flera länkade rullgardinslistor. Använd den första rullgardinsmenyn för att välja en av datordelarna. När du väljer den andra rullgardinsmenyn bör du se lämpliga listobjekt för den datordelen. Det här var deltyperna i kolumnen på det andra bladet^{(on the second sheet)} som du fyllde i för den delen.

Använda flera länkade^{(Multiple Linked)} rullgardinslistor i Excel

Som du kan se är detta ett väldigt coolt sätt att göra dina kalkylblad mycket mer dynamiska. Genom att fylla i efterföljande rullgardinslistor som svar på vad användarna väljer i andra celler^{(select in other cells)} kan du göra dina kalkylblad mycket mer lyhörda för användarna och informationen mycket mer användbar.

Lek med tipsen ovan och se vilken typ av intressanta länkade rullgardinslistor du kan skapa i dina kalkylblad. Dela^(Share) några av dina egna intressanta tips i kommentarsfältet nedan.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They let yoυ provide users with a drop-down аrrow that, when selectеd, providеs them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Hur man snabbt infogar flera rader i Excel

• Hur man sammanfogar data i flera Excel-filer

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man slår samman celler, kolumner och rader i Excel

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• Hur man gör ett cirkeldiagram i Excel

• Bevara cellreferenser när du kopierar en formel i Excel

• Grundläggande datasortering med en kolumn och flera kolumner i Excel-kalkylblad

• 5 sätt att konvertera text till siffror i Excel

• Hur man skapar ett VBA-makro eller skript i Excel

• Hur man använder absoluta referenser i Excel

• 3 sätt att dela en cell i Excel

• Använd tangentbordet för att ändra radhöjd och kolumnbredd i Excel

• Centrera dina kalkylbladsdata i Excel för utskrift

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Vilka är skillnaderna?

• Använd dynamiska intervallnamn i Excel för flexibla rullgardinsmenyer

• Hur man öppnar Word och Excel i felsäkert läge

• Hur man använder If och Nested If-satser i Excel