Microsoft Excel gör det möjligt för användare att automatisera funktioner och kommandon med hjälp av makron och Visual Basic for Applications ( VBA )-skript. VBA är det programmeringsspråk som Excel^{(VBA is the programming language Excel)} använder för att skapa makron. Den kommer också att köra automatiserade kommandon baserat på specifika förhållanden.

Makron är en serie förinspelade kommandon. De körs automatiskt när ett specifikt kommando ges. Om du har uppgifter i Microsoft Excel som du gör upprepade gånger, som redovisning, projektledning eller lönehantering, kan automatisering av dessa processer spara mycket tid.

Under fliken Utvecklare^(Developer) på menyfliksområdet^(Ribbon) i Excel kan användare spela in musklick och tangenttryckningar (makron). Vissa funktioner kräver dock mer djupgående skript än makron kan ge. Det är här VBA- skript blir en stor fördel. Det tillåter användare att skapa mer komplexa skript.

I den här artikeln kommer vi att förklara följande:

• Aktivera skript och makron
• Hur man skapar ett makro i Excel
• Specifikt exempel på ett makro
• Lär dig mer om VBA
• Skapa en knapp^(Button) för att komma igång med VBA
• Lägg till kod^{(Add Code)} för att ge knappen funktionalitet^{(Button Functionality)}
• Fungerade det?

Aktivera skript och makron^{(Enabling Scripts & Macros)}

Innan du kan skapa makron eller VBA- skript i Excel måste du aktivera fliken Utvecklare^{(Developer )} på menyfliksområdet^(Ribbon) . Fliken Utvecklare^(Developer) är inte aktiverad som standard. Så här aktiverar du det:

• Öppna ett Excel-kalkylblad.
• Klicka på Arkiv^{(File )} > Alternativ^{( Options )} > Anpassa menyfliksområdet.^{( Customize Ribbon.)}

• Sätt en bock i rutan bredvid Utvecklare^(Developer) .

• Klicka på fliken Utvecklare^(Developer) från menyfliksområdet^(Ribbon) .

• Klicka sedan på Makrosäkerhet^{(Macro Security)} och markera rutan bredvid Aktivera alla makron (rekommenderas inte; potentiellt farlig kod kan köras). ^{(Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). )}
• Klicka sedan på OK.

Anledningen till att makron inte är aktiverade som standard och kommer med en varning är att de är datorkod som kan innehålla skadlig programvara.

Se^(Make) till att dokumentet kommer från en pålitlig källa om du arbetar med ett delat projekt i Excel och andra Microsoft- program.

När du är klar med att använda dina skript och makron, inaktivera alla makron för att förhindra att potentiellt skadlig kod infekterar andra dokument.

Skapa ett makro i Excel^{(Create a Macro in Excel)}

Alla åtgärder du gör i Excel när du spelar in ett makro läggs till i det. 

• På fliken Utvecklare klickar du på Spela in makro^{(Record Macro)} .

• Ange ett makronamn^{(Macro name)} , en genvägsknapp^{(Shortcut key)} och en beskrivning. ^{(Description. )}Makronamn^(Macro) måste börja med en bokstav och får inte ha några mellanslag. Kortkommandot måste vara en bokstav.

Bestäm var du vill lagra makrot från följande alternativ:

• Personal Macro Workbook : Detta skapar ett dolt Excel- dokument med lagrade makron som ska användas med alla Excel- dokument.
• Ny arbetsbok^{(New Workbook)} : Skapar ett nytt Excel- dokument för att lagra de skapade makron.
• Den här arbetsboken^{(This Workbook)} : Detta kommer endast att tillämpas på det dokument du för närvarande redigerar.

Klicka på OK när du är klar . 

• Gå^(Run) igenom de åtgärder du vill automatisera. När du är klar klickar du på Stoppa inspelning^{(Stop Recording)} . 
• När du vill komma åt ditt makro använder du kortkommandot du gav det.

Specifikt exempel på ett makro^{(Specific Example Of a Macro)}

Låt oss börja med ett enkelt kalkylblad för kunderna och hur mycket de är skyldiga. Vi börjar med att skapa ett makro för att formatera kalkylbladet.

Låt oss anta att du bestämmer dig för att alla kalkylblad ska använda ett annat format som att sätta för- och efternamn i separata kolumner. 

Du kan ändra detta manuellt. Eller så kan du skapa ett program med hjälp av ett makro för att automatiskt formatera det korrekt åt dig.

Spela in makrot^{(Record The Macro)}

• Klicka på Spela in makro^{(Record Macro)} . Låt oss kalla det Format_Customer_Data och klicka på OK . 
• För att få den formatering vi vill ha kommer vi att ändra den första kolumnens namn till First Name . 
• Infoga sedan en kolumn bredvid A och kalla den Efternamn^{(Last Name)} . 
• Markera^(Highlight) alla namn i den första kolumnen (som fortfarande innehåller för- och efternamn) och klicka på Data från menyfliksområdet.
• Klicka på Text till kolumner^{(Text to Columns)} .

• Markera Avgränsad^(Delimited) > Nästa^{(Next )} > Separera med mellanslag^{(Separate by Space)} > Nästa^{(Next )} > Slutför^(Finish) . Se skärmdump nedan och hur för- och efternamnen separerades genom processen ovan.

• Markera beloppen för att formatera fältet Förfallna saldo . ^{(Balance Due)}Klicka^(Click) på Hem^{(Home )} > Villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)} > Markera cellregler^{(Highlight Cell Rules)} > Större än^{(Greater Than )} > 0 .

Detta kommer att markera de celler som har ett saldo som ska betalas. Vi lade till några kunder utan saldo för att ytterligare illustrera formateringen.  

• Gå tillbaka till Utvecklare^{(Developer )} och klicka på Stoppa inspelning^{(Stop Recording)} .

Använd makrot^{(Apply The Macro)}

Låt oss börja med det ursprungliga kalkylarket innan vi spelade in makrot för att formatera det korrekt. Klicka^(Click) på Makron^(Macros) , välj och kör^(Run) makrot du just skapade.

När du kör ett makro görs all formatering åt dig. Det här makrot vi just skapat lagras i Visual Basic Editor .

Användare kan köra makron på flera olika sätt. Läs Kör ett makro^{(Run a macro)} för mer information.  

Lär dig mer om VBA^{(Learn More About VBA)}

För att lära dig mer om VBA, klicka på Makro^(Macro) från fliken Utvecklare . ^(Developer)Hitta en du har skapat och klicka på Redigera.^(Edit.)

Koden du ser i rutan ovan är den som skapades när du spelade in ditt makro. 

Det är också vad du kommer att köra när du vill formatera andra kundbetalningskalkylblad på samma sätt.

Skapa en knapp för att komma igång med VBA^{(Create a Button To Get Started With VBA)}

Genom att använda samma kalkylblad ovan med kunder och hur mycket de är skyldiga, låt oss skapa en valutaomvandlare.

• För att infoga ett knappelement, navigera till fliken  Utvecklare .^{(Developer )}
• Välj ActiveX Command Button från rullgardinsmenyn bredvid Infoga^(Insert) i avsnittet Kontroller ^(Controls).

• Dra^(Drag) knappen var som helst på kalkylarket så att du enkelt kan komma åt det och ändra det senare om du vill.

• För att bifoga koden, högerklicka på knappen och välj Egenskaper^(Properties) . Vi kommer att behålla namnet^(Name) som kommandoknapp^{(CommandButton)} och bildtexten^{(Caption )} att konvertera^{( Convert )} (detta är knapptexten).

Lägg till kod för att ge knappen funktionalitet^{(Add Code To Give The Button Functionality)}

VBA- kodning sker inte i Excel -gränssnittet. Det görs i en separat miljö.  

• Gå till fliken Utvecklare^(Developer) och se till att Design Mode är aktivt.

• För att komma åt koden för knappen vi just skapade, högerklicka på den och välj Visa kod^{(View Code)} .

• Titta på koden i skärmdumpen nedan och lägg märke till att början ( Privat Sub^{(Private Sub)} ) och slutet ( End Sub ) av koden redan finns där.

• Koden nedan kommer att driva valutaomvandlingsproceduren.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Vårt syfte i det här avsnittet är att konvertera valutan i vårt kalkylblad. Skriptet ovan återspeglar växelkursen från GBP till USD . Det nya värdet på en cell blir det som för närvarande finns där multiplicerat med 1,28.

Skärmdumpen nedan visar hur koden ser ut i VBA- fönstret efter att du har infogat den.

• Gå till Arkiv^{(File )} i toppnavigeringen och klicka på Stäng och Gå tillbaka till Microsoft Excel^{(click on Close and Return to Microsoft Excel)} för att återgå till Excel -huvudgränssnittet.

Fungerade det?^{(Did It Work?)}

Innan du kan testa din kod måste du först inaktivera Design Mode (klicka på den) för att undvika ytterligare ändringar och ge knappen funktionalitet.

• Skriv^(Type) valfritt nummer i ditt kalkylblad och klicka sedan på knappen Konvertera . ^(Convert)Om värdet på ditt nummer ökar med ungefär en fjärdedel fungerade det.

För det här exemplet lägger jag siffran 4 i en cell. Efter att ha klickat på Konvertera^(Convert) ändrades numret till 5.12. Eftersom 4 gånger 1.28 är 5.12 utfördes koden korrekt.

Nu när du förstår hur du skapar ett makro eller skript i Excel kan du använda dem för att automatisera en mängd åtgärder i Excel .

How To Create a VBA Macro Or Script In Excel

Microsoft Excеl enableѕ uѕers to automate fеaturеs and commands using macros and Visυal Bаsic for Applicationѕ (VBA) scripting. VBA is the programming language Excel uses to create macros. It will also execute automated commands based on specific conditions.

Macros are a series of pre-recorded commands. They run automatically when a specific command is given. If you have tasks in Microsoft Excel that you repeatedly do, such as accounting, project management, or payroll, automating these processes can save a lot of time.

Under the Developer tab on the Ribbon in Excel, users can record mouse clicks and keystrokes (macros).  However, some functions require more in-depth scripting than macros can provide. This is where VBA scripting becomes a huge benefit. It allows users to create more complex scripts.

In this article, we will explain the following:

• Enabling Scripts & Macros
• How to Create a Macro in Excel
• Specific Example of a Macro
• Learn More About VBA
• Create a Button to Get Started with VBA
• Add Code to Give the Button Functionality
• Did it Work?

Enabling Scripts & Macros

Before you can create macros or VBA scripts in Excel, you must enable the Developer tab on the Ribbon menu. The Developer tab is not enabled by default. To enable it:

• Open an Excel worksheet.
• Click on File > Options > Customize Ribbon.

• Put a tick in the box next to Developer.

• Click on the Developer tab from the Ribbon menu.

• Next, click on Macro Security and tick the box next to Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). 
• Then click OK.

The reason macros are not turned on by default and come with a warning is that they are computer code that could contain malware.

Make sure the document is from a trusted source if you are working on a shared project in Excel and other Microsoft programs.

When you are done using your scripts and macros, disable all macros to prevent potentially malicious code from infecting other documents.

Create a Macro in Excel

All the actions you take in Excel while recording a macro are added to it. 

• From the Developer tab, click on Record Macro.

• Enter a Macro name, a Shortcut key, and a Description. Macro names must begin with a letter and can’t have any spaces. The shortcut key must be a letter.

Decide where you want to store the macro from the following options:

• Personal Macro Workbook: This will create a hidden Excel document with stored macros to be used with any Excel documents.
• New Workbook: Will create a new Excel document to store the created macros.
• This Workbook: This will only be applied to the document you are currently editing.

When done, click OK. 

• Run through the actions you want to automate. When you are finished, click Stop Recording. 
• When you want to access your macro, use the keyboard shortcut you gave it.

Specific Example Of a Macro

Let’s start with a simple spreadsheet for customers and how much they owe. We will begin by creating a macro to format the worksheet.

Let’s assume that you decide that all spreadsheets should use a different format such as putting first and last name in separate columns. 

You can manually change this. Or you can create a program using a macro to automatically format it correctly for you.

Record The Macro

• Click on Record Macro. Let’s call it Format_Customer_Data and click OK. 
• To get the formatting we want, we will change the first column name to First Name. 
• Then insert a column next to A and call it Last Name. 
• Highlight all the names in the first column (which still include first and last name), and click on Data from the ribbon navigation.
• Click on Text to Columns.

• Tick Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish. See screenshot below and how the first and last names were separated by the process above.

• To format the Balance Due field, highlight the amounts. Click on Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0.

This will highlight the cells that have a balance due. We added a few customers with no balance due to further illustrate the formatting.  

• Go back to Developer and click Stop Recording.

Apply The Macro

Let’s start with the original spreadsheet before we recorded the macro to format it correctly. Click on Macros, select and Run the macro you just created.

When you run a macro, all the formatting is done for you. This macro we just created is stored in the Visual Basic Editor.

Users can run macros in several different ways. Read Run a macro to learn more.  

Learn More About VBA

To learn about VBA, click on Macro from the Developer tab. Find one you have created and click Edit.

The code you see in the box above is what was created when you recorded your macro. 

It is also what you will run when you want to format other customer payment spreadsheets in the same way.

Create a Button To Get Started With VBA

Using the same spreadsheet above with customers and how much they owe, let’s create a currency converter.

• To insert a button element, navigate to the Developer tab. 
• Select ActiveX Command Button from the dropdown next to Insert in the Controls section.

• Drag the button anywhere on the spreadsheet so you can easily access it and change it later if you want.

• To attach the code, right-click on the button and select Properties. We will keep the Name as CommandButton and the Caption to Convert (this is the button text).

Add Code To Give The Button Functionality

VBA coding doesn’t take place in the Excel interface. It is done in a separate environment.  

• Go to the Developer tab and make sure Design Mode is active.

• To access the code of the button we just created, right-click on it and select View Code.

• Looking at the code in the screenshot below, notice the beginning (Private Sub) and end (End Sub) of the code is already there.

• The code below will drive the currency conversion procedure.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Our purpose in this section is to convert the currency in our spreadsheet. The script above reflects the exchange rate from GBP to USD. The new value of a cell will be what is currently there multiplied by 1.28.

The screenshot below shows you how the code looks in the VBA window after you insert it .

• Go to File in the top navigation and click on Close and Return to Microsoft Excel to return to the main Excel interface.

Did It Work?

Before you can test your code, you must first disable Design Mode (click on it) to avoid further modifications and give the button functionality.

• Type any number into your spreadsheet and then click the Convert button. If the value of your number increases by approximately one-quarter, it worked.

For this example, I put the number 4 into a cell. After clicking Convert, the number changed to 5.12. Since 4 times 1.28 is 5.12, the code was carried out correctly.

Now that you understand how to create a macro or script in Excel, you can use them to automate a multitude of actions in Excel.

Related posts

• En avancerad VBA-guide för MS Excel

• 5 Google Sheets-skriptfunktioner du behöver känna till

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man använder PMT-funktionen i Excel

• Varför du bör använda namngivna intervall i Excel

• Använd dynamiska intervallnamn i Excel för flexibla rullgardinsmenyer

• Hur man skapar och kör ett makro i Word

• Hur man fixar en rad i Excel

• Centrera dina kalkylbladsdata i Excel för utskrift

• Hur man spårar beroende i Excel

• Hur man gör ett cirkeldiagram i Excel

• Använd tangentbordet för att ändra radhöjd och kolumnbredd i Excel

• Hur man infogar CSV eller TSV i ett Excel-kalkylblad

• Hur man söker i Excel

• Ansluter Excel till MySQL

• Den bästa VBA-guiden (för nybörjare) du någonsin kommer att behöva

• 4 sätt att konvertera Excel till Google Sheets

• Hur man använder Flash Fill In Excel