Att använda en rullgardinslista i Excel kan avsevärt minska tiden det kan ta att lägga in data i ett kalkylblad^{(enter data into a spreadsheet)} . Tack och lov är det väldigt enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel .

Det finns några metoder för att göra detta, från enkla till avancerade. Du kommer att lära dig alla sätt att göra det i den här artikeln.

Skapa en rullgardinslista^{(Drop Down List)} i Excel : Enkel metod^(Method)

Det enklaste sättet att skapa en rullgardinslista i Excel är att gå in i listan manuellt. Detta är idealiskt för situationer där du bara behöver en rullgardinslista i en enda cell och du inte behöver uppdatera den ofta.

Om du till exempel skickar en fil till folk där du vill att de ska fylla i några fält, och ett fält har en enkel lista med val, är den här metoden idealisk.

För att skapa en rullgardinslista med den enkla metoden:

1. Välj den eller de celler där du vill skapa din lista.

2. Välj Data från menyn och välj Datavalidering^{(Data Validation)} på menyfliksområdet.

3. Detta öppnar ett datavalideringsfönster^{(Data Validation)} . Välj rullgardinsmenyn under Tillåt^(Allow) och välj Lista^(List) .

4. Detta låter dig skriva in objekten du vill ha i din lista manuellt. Skriv bara^(Just) in varje objekt i fältet Källa^(Source) med varje objekt separerat med kommatecken.

5. Välj OK . Nu ser du att cellen du valde har en nedrullningsbar pil bredvid sig. När du väljer den här pilen kommer du att se alla objekt du skrev in i den här listan.

Även om detta är den snabbaste metoden att skapa en rullgardinslista i Excel , är det också det svåraste att underhålla. För att ändra listan måste du gå tillbaka till valideringsinställningarna och uppdatera fältet Källa .^(Source)

Om du skapar många av den här typen av rullgardinslistor i Excel kan det ta mycket arbete att ändra dessa. Det är därför det är viktigt att endast använda den här metoden för enstaka celler och för listor som du inte förväntar dig att ändra.

Skapa en rullgardinslista^{(Drop Down List)} i Excel : Använda ett intervall

Om du vill ha en mer flexibel lösning kan du hämta objekt för din lista från en rad andra celler^{(a range of other cells)} i Excel.

Att göra detta:

1. Lista först^(First) alla objekt du vill ha i din lista i valfri kolumn med celler. Du kan ange dessa på det aktuella kalkylbladet eller på vilket annat blad som helst.

2. Upprepa processen ovan för att markera cellen och starta fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} . Ställ in fältet Tillåt till ^(Allow)Lista^(List) . Den här gången, istället för att skriva något i fältet Källa^(Source) , väljer du uppåtpilen till höger om detta fält. Detta är intervallvalsalternativet som låter dig välja fältet varifrån du vill hämta dina listobjekt.

3. Du kommer att se fönstret för datavalidering^{(Data Validation)} kollapsa så att du kan se hela arket. Dra muspekaren nedåt i hela cellområdet som innehåller alla listobjekt du vill inkludera. När du är klar med detta väljer du nedåtpilen till höger om urvalsfältet. Detta kommer att utöka fönstret för datavalidering^{(Data Validation)} igen.

4. Du kommer att se intervallet du valt nu visas i fältet Källa . ^(Source)Välj bara ^(Just)OK för att acceptera dessa inställningar.

5. När du nu väljer rullgardinspilen till höger om cellen du har konfigurerat som en rullgardinslista, kommer du att se alla objekt som ingår i intervallet du just valt.

Det fina med det här tillvägagångssättet är att du kan ändra alla objekt i den listan bara genom att modifiera valfri cell i intervallet. Alla ändringar du gör där kommer att uppdatera varje rullgardinslista du skapade där du valde det här intervallet som källa.

Den här metoden är bäst när du vill formatera många celler^{(format a lot of cells)} till en rullgardinsmeny med samma listobjekt. Du kan låta innehållet i ett enda intervall styra objekten för alla dessa listor, och det spelar ingen roll hur många det finns.

Lägga till objekt till din lista

Förutom att ändra objekt i ditt sortiment för att uppdatera dina listor, kan du också lägga till nya objekt. Du kommer inte att kunna lägga till ett objekt i slutet av intervallet, eftersom ditt urval av intervall begränsas av den första och sista cellen du har valt.

Istället måste du infoga en ny post någonstans i mitten av intervallet. Excel kommer dynamiskt att uppdatera ditt intervallval i datavalideringsinställningarna för att inkludera det nya intervallet som du har ökat med en cell.

Att göra detta:

1. Högerklicka på valfri cell i ditt källområde och välj Infoga^(Insert) från rullgardinsmenyn.

2. I det lilla urvalsfönstret väljer du Flytta celler nedåt^{(Shift cells down)} och väljer OK . Detta kommer att flytta ner alla celler i intervallet med en, och infoga en tom cell där du har markerat.

3. Skriv det nya objektet du vill lägga till i den tomma cellen du just skapade.

När du nu väljer ikonen med nedåtpilen^{(down arrow icon)} till höger om rullgardinslistan som du skapade, kommer du att se det nya objektet du just lade till i intervallet.

Det här är ett enkelt sätt att lägga till nya objekt till din rullgardinslista, men det kräver några extra steg. Det är verkligen inte så enkelt någonstans som att bara lägga till ett nytt föremål i slutet av ditt sortiment.

Om du vill göra det behöver du bara ändra hur du har konfigurerat datavalideringen^{(data validation)} för ditt intervall. Du kan lära dig hur du gör detta i nästa avsnitt.

Lägga till objekt^(Items) dynamiskt till din lista

För ett mer bekvämt sätt att lägga till objekt till din rullgardinslista genom att bara skriva det nya objektet i slutet av ditt konfigurerade intervall, måste du använda OFFSET- funktionen^(function) .

Med rullgardinslistan markerad, välj Data från menyn och Datavalidering^{(Data Validation)} från menyfliksområdet.

I fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} ändrar du källan till följande:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Ändra $E$1 och $E:$E i formeln^{(the formula)} för att använda bokstaven i kolumnen där du har angett din lista med objekt. Välj OK^{(Select OK)} för att bekräfta denna nya datavalideringskonfiguration^{(Data Validation)} .

Så här fungerar formeln:

Argumenten 0 i OFFSET- funktionen säger att den inte ska tillämpa någon offset på kolumner eller rader.
Utsignalen från COUNTA- funktionen talar om för OFFSET- funktionen höjden på området.
Funktionen COUNTA räknar antalet celler som inte är tomma i kolumnen som innehåller ditt intervall.

Nu, när du lägger till ett nytt värde i den kolumnen, ökar höjdparametern för OFFSET- funktionen med en, och OFFSET- funktionen returnerar hela intervallet, uppdaterat för att inkludera din nya post.

För att se detta i praktiken, lägg bara till en ny post i ditt utbud av föremål. Välj rullgardinspilen till höger om din rullgardinscell, så ser du din nya post visas i rullgardinsmenyn.

Tänk på att du kan behöva använda rullningslisten till höger om din lista med objekt är lång.

Ta bort en rullgardinslista i Excel

Slutligen, om du någonsin vill ta bort rullgardinsmenyn från någon av cellerna där du har ställt in detta, välj bara den cellen och öppna fönstret Datavalidering^{(Data Validation)} igen.

Ändra rullgardinsmenyn Tillåt^(Allow) till valfritt värde^{(Any value)} och välj OK .

När du ändrar den här inställningen ser du att cellen återgår till det normala.

Skapa rullgardinslistor i Excel

Det är enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel , och du har många alternativ att välja mellan. Metoden du väljer beror bara på hur många celler du planerar att aktivera med en lista med objekt och hur flexibel du vill att listan med objekt ska vara. Om du planerar att ändra listobjekten ofta, använd definitivt det dynamiska tillvägagångssättet.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Exсel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Pia Lindholm

About the author

Jag är en mjukvarugranskare och trådlös ingenjör med över 10 års erfarenhet inom området. Jag är specialiserad på att granska mobila applikationer och mjukvara, samt att hjälpa kunder att optimera sina nätverk. Genom mina recensioner kan jag hjälpa dig att fatta välgrundade beslut om vilka produkter du ska använda, hur du kan förbättra ditt arbetsflöde med mera. Mina färdigheter inkluderar utmärkt skriftlig och muntlig kommunikation, problemlösning, stark teknisk kunskap och en känsla för detaljer. Jag är även skicklig på att arbeta självständigt och samarbeta i projekt.

Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

Skapa en rullgardinslista^{(Drop Down List)} i Excel : Enkel metod^(Method)