Om du är inom ekonomi eller redovisning vet du redan att de flesta jobbmöjligheter kräver medel eller avancerade Excel- kunskaper. Några av de vanligaste Excel- funktionerna i dessa roller är Pivot Table och VLOOKUP .

Den här artikeln kommer att beskriva grunderna för en pivottabell. Gå hit om du vill lära dig mer om VLOOKUP . Se också till att kolla in alternativet till VLOOKUP , en funktion som kallas INDEX-MATCH .

Skapa en pivottabell i Excel

Vad är pivottabell? Enkelt^(Simply) uttryckt är en pivottabell en av de inbyggda funktionerna som du kan använda för att snabbt skapa en sammanfattningstabell baserad på en stor uppsättning data i Excel .

Tänk dig om du äger en onlinebutik som säljer olika modeller av mobiltelefoner med försäljningsdata enligt nedan. Ladda ner exempelkalkylblad .

Efter att ha gjort affärer i cirka två månader är du nyfiken på om du har sålt mer produkt under den första månaden eller den andra. Du skulle också vilja veta om du har sålt fler Apple-produkter eller Samsung- produkter. Slutligen vill du veta den totala försäljningen som erhållits under varje månad.

Pivottabellen är den perfekta kandidaten för att få en snabb sammanfattning utan att behöva använda någon Excel- formel, som räkning eller summa. Svaren på ovanstående frågor kan produceras på några sekunder när du väl vet hur man arbetar med en pivottabell.

Här är steg-för-steg-instruktioner för att skapa en pivottabell.

STEG 1^{(STEP 1)} – Skapa^(Create) en pivottabell genom att klicka i någon av cellerna i datatabellen, gå sedan till den översta fliken i Excel och välj Infoga^{(Insert )}  ->  Pivottabell^{( Pivot Table)} .

STEG 2^{(STEP 2)} – Ett urvalsfönster kommer att visas och det bör automatiskt fastställa hela tabellens intervall baserat på cellen där du klickade tidigare. För det här exemplet lägger vi till vår pivottabell i ett nytt kalkylblad så att det blir lättare att se.

STEG 3^{(STEP 3)} – Klicka^(Click) på den tomma pivottabellen som skapats i det nya arket. Du kommer att märka att ett pivottabellfält^{(Pivot Table Fields)} visas på höger sida av ditt kalkylblad. Det är här du drar och släpper för att skapa en snabb sammanfattning.

STEG 4^{(STEP 4)} – För att veta antalet mobiltelefoner som säljs varje månad, dra Månad Såld^{(Month Sold)} till området RADER^(ROWS) och Varumärke^(Brand) till området VÄRDEN ^(VALUES).

Du kommer att märka att pivottabellen^{(Pivot Table)} kommer att uppdateras automatiskt för att visa antalet rader för varje månad, vilket anger antalet mobiltelefonförsäljningar för varje månad.

Om du drar modell^(Model) eller lagerplats^(VALUES) till VÄRDEN^{(Warehouse Location)} istället för varumärke^(Brand) kommer det att producera samma siffror för varje månad eftersom det helt enkelt hänvisar till det totala antalet rader i varje såld månad. ^{(Month Sold.)}Det verkar som att vi sålde fler telefoner i JAN jämfört med FEB .

STEG 5^{(STEP 5)} – För att veta om fler Apple- eller Samsung- produkter såldes i din butik kan du återanvända samma pivottabell utan att behöva skapa en ny.

För att göra detta kan du rensa markeringen som du inte längre behöver (genom att dra datafältet ut ur området^(Area) och släppa det var som helst på kalkylbladet).

Byt sedan ut den mot Brand i ROWS -lådan.

Pivottabellen kommer omedelbart att uppdateras för att visa det totala antalet rader, grupperade efter varumärke^{(Brand )} (dvs. totalt antal sålda produkter per varumärke^{(Brand )} hittills). Du sålde faktiskt fler Apple- produkter jämfört med Samsung .

STEG 5^{(STEP 5)} – Slutligen, för att veta hur mycket du har fått i försäljning under varje månad kommer vi att återanvända samma pivottabell^{(Pivot Table)} .

Rensa ut fältet Varumärke och dra ^(Brand)månaden såld^{(Month Sold)} tillbaka till RADER-^(ROWS) området. Eftersom vi specifikt vill veta den totala försäljningen, rensa området VÄRDEN^{(VALUES )} och dra in försäljningspriset^{(Sale Price)} som visas nedan.

Eftersom kolumnen Försäljningspris^{(Sale Price)} i den ursprungliga datamängden är i nummerformat, summerar pivottabellen automatiskt försäljningspriset^{(Sale Price)} istället för att räkna antalet rader med försäljningspris^{(Sale Price )} . Voila , du har fått 7 550 USD i JAN och 7 100 USD i FEB .

Försök att leka och dra fälten enligt nedan och se vad som är resultatet av pivottabellen.

Detta är bara att skrapa på ytan av vad pivottabellen kan göra, men det kommer att ge dig en bra grundläggande förståelse till att börja med. Lycka till med att utforska!

Tips: Om rutan Pivottabellfält^{(Pivot Table Fields)} till höger om kalkylarket försvinner, försök att föra musen över pivottabellen, högerklicka och välj Visa fältlista^{(Show Field List)} . Det borde ta upp det igen. Njut av!

How to Create a Simple Pivot Table in Excel

If you are in the field of finance or аccounting, you already know that most of the јob opportunities require intermediate or advanced Excel skills. Some of the moѕt common Excel fυnctions in these roles are Pivot Table and VLOOKUP.

This article will outline the basics of a pivot table. Go here if you want to learn more about VLOOKUP. Also, be sure to check out the alternative to VLOOKUP, a function called INDEX-MATCH.

Create a Pivot Table in Excel

What is pivot table? Simply put, a pivot table is one of the built-in functions that you can use to quickly create a summary table based on a large set of data in Excel.

Imagine if you own an online shop that sells different models of mobile phones with sales data as shown below. Download sample spreadsheet.

After doing business for about two months, you are curious if you have sold more product in the first month or the second. You would also like to know whether you have sold more Apple products or Samsung products. Lastly, you would like to know the total sales received in each month.

The pivot table is the perfect candidate for getting a quick summary without needing to use any Excel formula, such as count or sum. The answers to the above questions can be produced in a matter of seconds once you know how to work with a pivot table.

Here are step-by-step instructions for creating a pivot table.

STEP 1 – Create a pivot table by clicking in any of the cells within the data table, then go to the top tab in Excel and select Insert  ->  Pivot Table .

STEP 2 – A selection window will appear and it should automatically determine the full range of the table based on the cell where you clicked earlier. For this example, we’re adding our pivot table to a new worksheet, so it’ll be easier to see.

STEP 3 – Click on the blank pivot table created in the new sheet. You will notice a Pivot Table Fields will appear on the right side of your spreadsheet. This is where you drag-and-drop to create the quick summary.

STEP 4 – To know the number of mobile phone sold each month, drag Month Sold to the ROWS area and Brand to VALUES area.

You will notice that the Pivot Table will be automatically updated to show the number of rows for each month, which indicates number of mobile phone sales for each month.

If you drag Model or Warehouse Location to VALUES instead of Brand, it will produce the same numbers for each months as it is simply referring to the total count of rows in each Month Sold. Looks like we sold more phones in JAN compared to FEB.

STEP 5 – To know whether more Apple or Samsung products were sold in your store, you can reuse the same pivot table without needing to create a new one.

To do this, you can clear the selection that you no longer need (by dragging the data field out of the Area and dropping it anywhere on the spreadsheet).

Next replace it with Brand in the ROWS box.

The pivot table will be instantly be updated to show total number of rows, grouped by Brand (i.e. Total number of product sold by Brand to date). You actually sold more Apple product compared to Samsung.

STEP 5 – Lastly, to know how much you have received in sales in each of the months, we will be reusing the same Pivot Table.

Clear out the Brand field and drag Month Sold back to the ROWS area. As we specifically want to know the total sales, clear the VALUES area and drag in Sale Price as shown below.

As the Sale Price column in the original dataset is in number format, the pivot table will automatically sum up the Sale Price, instead of counting the number of Sale Price rows. Voila, you have received $7,550 in JAN and $7,100 in FEB.

Try to play around and drag the fields as per below and see what is the outcome of the pivot table.

This is just scratching the surface of what pivot table can do, but it will give you a good basic understanding to start with. Happy exploring!

Tips: If the Pivot Table Fields pane on the right of the spreadsheet goes missing, try to hover your mouse over the pivot table, right click and choose Show Field List. That should bring it back up. Enjoy!

Related posts

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Hur man fixar en rad i Excel

• Hur man alfabetiserar i Excel

• 4 sätt att konvertera Excel till Google Sheets

• Hur man sammanfogar data i flera Excel-filer

• Hur man spårar beroende i Excel

• Använda Excels What-If Analysis Goal Seek Tool

• 3 sätt att dela en cell i Excel

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Vilka är skillnaderna?

• En avancerad VBA-guide för MS Excel

• Skriv snabbt siffror i Word och Excel

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• 10 Excel-tips och tricks för 2019

• Hur man gör ett cirkeldiagram i Excel

• Använd dynamiska intervallnamn i Excel för flexibla rullgardinsmenyer

• Gruppera rader och kolumner i ett Excel-kalkylblad

• Hur man sorterar efter datum i Excel