Om du använder Outlook för att kommunicera med dina kollegor, har du förmodligen velat upprepade gånger skicka e-post till en specifik grupp vars medlemskap ändras ofta. Till exempel kan du behöva maila alla dina kundtjänstrepresentanter varje dag, men på grund av hög omsättning kan listan ändras ofta.

Du kan skriva in varje persons namn eller e-post manuellt varje gång du skickar ett e-postmeddelande, men snabbt kan detta bli besvärligt när gruppen blir större. Inte bara det, utan du riskerar också att oavsiktligt glömma någon, vilket kan leda till kontorsdrama. Det är där en distributionslista eller kontaktgrupp kommer in!

För det mesta är termerna "kontaktgrupp" och "distributionslista" utbytbara. Microsoft började använda frasen "kontaktgrupp", förmodligen för att det är lite mer intuitivt än "distributionslista." 

Det finns dock en verklig skillnad mellan de två i organisationer som använder Microsoft 365 . Administratörer av Microsoft 365 kan konvertera befintliga Outlook- distributionslistor till " Grupper^(Groups) ", vilket i sin tur ger gruppmedlemmar tillgång till delade bibliotek och samarbetsutrymmen som Microsoft Teams , Yammer och Planner .

Även om din IT-avdelning förmodligen styr över din organisations Outlook -distributionslistor – särskilt den fruktade och ofta dåligt underhållna personallistan, kan du fortfarande skapa dina egna kontaktgrupper i Outlook . 

Nedan går vi igenom hur du skapar kontaktgrupper i Outlook för både webbläsarversionen och skrivbordsappen. 

Hur man skapar en kontaktgrupp^{(Contact Group)} i Outlook Online

Det är enkelt att skapa en kontaktgrupp i webbläsarversionen av Outlook .

1. Logga in på ditt konto på outlook.com eller välj Outlook från appstartaren om du redan är inloggad på Microsoft 365 . Om du inte ser Outlook i applistan (det kommer du), välj Alla appar^{(All apps)} .

1. I den vänstra rutan, under Grupper^(Groups) , välj Ny grupp^{(New group)} .

1. I popup-fönstret, ge din nya grupp ett namn och en beskrivning och välj Skapa^(Create) . (Om din organisation har aktiverat det kan du bli ombedd att skapa en e-postadress för gruppen. I det fallet, för att underlätta användningen, försök att göra e-postadressen identisk med gruppnamnet.)

1. Lägg nu till medlemmar i gruppen. Sök^(Search) efter personer med namn eller e-postadress. Välj sökresultatet för personen du vill lägga till i gruppen, så visas de under "Denna person kommer att läggas till."

1. Upprepa^(Repeat) steg 4 tills du har lagt till alla du vill ha till gruppen. Välj sedan knappen Lägg till .^(Add)
2. Välj Stäng^(Close) .
3. Skicka ett e-postmeddelande till gruppen du har skapat genom att välja Nytt meddelande^{(New message)} .

1. I fältet Till^(To) börjar du skriva namnet på gruppen du skapade och välj det från listan som visas.

Lätt som en plätt. Men vad händer om du behöver lägga till eller ta bort personer från gruppen? Läs vidare.

Hur man redigerar en kontaktgrupp^{(Contact Group)} i Outlook Online

Microsoft har gjort det enkelt att redigera en kontaktgrupp utan att någonsin lämna Outlook Online . Vissa steg kan skilja sig något beroende på hur din organisation har konfigurerat Microsoft 365 , men stegen nedan bör ta dig dit.

1. I den vänstra rutan, under Grupper^(Groups) , välj den grupp du vill redigera.
2. I gruppens post väljer du ikonen Mer^(More) (tre punkter/ellipsis).

1. Välj Inställningar^(Settings) . (Beroende på hur Outlook är konfigurerat för din organisation kan du se ett alternativ för att lägga till medlemmar^{(Add members)} direkt från ikonen Mer.)

1. I panelen Gruppinställningar^{(Group Settings)} som visas till höger väljer du Redigera grupp^{(Edit group)} .

1. Välj fliken  Medlemmar .^{(Members )}
2. Därifrån kan du lägga till medlemmar eller ta bort dem från gruppen genom att välja X -ikonen bredvid posten för den person du vill ta bort.

1. Om du har lagt till medlemmar i gruppen väljer du knappen Lägg till . ^(Add)Annars väljer du Stäng^(Close) .

Ett annat sätt^(Way) att redigera kontaktgrupper^{(Edit Contact Groups)} i Outlook Online

Beroende på hur Outlook är konfigurerat kan du kanske också redigera kontaktgrupper genom att följa dessa steg:

1. Gå till avsnittet Personer i ^{(People )}Outlook (till höger om kalenderikonen^(Calendar) ). 

1. I den vänstra rutan i avsnittet Grupper^(Groups) väljer du Ägare^(Owner) för att visa grupperna du har skapat.

1. Välj^(Select) den grupp du vill redigera från listan.
2. Välj Hantera gruppmedlemmar^{(Manage group members)} .

1. Därifrån kan du lägga till medlemmar eller ta bort befintliga medlemmar genom att välja X bredvid en post.

Hur man skapar en kontaktgrupp^{(Contact Group)} i Outlooks skrivbordsapp^{(Desktop App)}

Att skapa en kontaktgrupp i skrivbordsversionen av Outlook är ännu enklare än det är i onlineversionen.

1. Starta Outlook och välj ikonen Personer^(People) nära det nedre vänstra hörnet (där du växlar mellan e-post, uppgifter, personer och kalender).

1. Välj sedan Ny kontaktgrupp^{(New Contact Group)} i verktygsfältet . (Om din organisation använder Microsoft 365 kan du också se knappen Ny grupp^{(New Group)} . För våra syften använder vi Ny kontaktgrupp för^{(New Contact Group)} att underlätta grupp-e-postmeddelanden.)

1. I fönstret Kontaktgrupp^{(Contact Group)} som visas, ge din kontaktgrupp ett namn och välj sedan Lägg till medlemmar^{(Add Members)} och välj var du vill hämta dina nya medlemmar ifrån. Alternativen kan vara Från Outlook-kontakter^{(From Outlook Contacts)} , Från adressbok^{(From Address Book)} eller Ny e-postkontakt^{(New Email Contact)} . 

1. En efter en, sök efter de personer du vill lägga till i kontaktgruppen. Se^(Make) till att deras post är markerad och välj knappen Medlemmar^(Members) (eller dubbelklicka på deras post) för att lägga till dem. När du är klar väljer du OK .
2. Stäng ut fönstret och se till att svara Ja^(Yes) om du uppmanas att spara dina ändringar.
3. Nu, när du adresserar ett nytt e-postmeddelande, kan du skriva namnet på kontaktgruppen i fältet Till . ^(To)Din kontaktgrupp kommer att läggas till. Om du vill kan du utöka grupplistan och Outlook ersätter listan med dess medlemmar. Var dock varnad, du kommer inte att kunna komprimera listan igen.

Kontaktgrupper^(Contact) visas som poster i Outlooks^(Outlook) adressbok, så du kan hitta dem i den alfabetiserade listan.

Hur man redigerar en kontaktgrupp^{(Contact Group)} i Outlooks skrivbordsapp^{(Desktop App)}

Låt oss nu redigera en befintlig kontaktgrupp i skrivbordsversionen av Outlook .

1. Starta Outlook och välj ikonen Personer^(People) nära det nedre vänstra hörnet.
2. Hitta^(Find) och välj gruppen du vill redigera i din kontaktlista.
3. Välj Redigera^(Edit) i rutan till höger . Det tar dig tillbaka till där du kan hantera gruppen genom att lägga till och/eller ta bort medlemmar.

Oavsett om du använder onlineversionen av Outlook eller skrivbordsappen, är det definitivt värt det att ta några minuter för att skapa Outlook- distributionslistor som du kommer att använda upprepade gånger. Du kommer att vara glad att du gjorde det.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleagues, yoυ’ve probably wanted to repeatedly email a specific groυp whose membership changes often. For example, you may need to email all of your custоmer service reps evеry day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Hur man skapar Microsoft Outlook-genvägar för e-post och uppgifter

• Sök Outlook-e-post efter avsändare, datum, nyckelord, storlek och mer

• Flytta e-postmeddelanden automatiskt till mappar i Outlook med hjälp av regler

• Hur man använder Mail Merge i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert

• Hur man skaffar Microsoft Word gratis

• Hur man beräknar varians i Excel

• Hur man synkroniserar Outlook-kontakter med Android, iPhone, Gmail och mer

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Exportera kontakter från Outlook, Outlook Express och Windows Live Mail

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man lägger till musik i PowerPoint-presentationer

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• 12 Användbara Microsoft Word-tips och tricks

• Länka celler mellan ark och arbetsböcker i Excel

• Hur man skapar ett gratulationskort med MS Word

• Hur man skapar breakout-rum i Microsoft Teams