Koppla brev i Microsoft Word låter dig skicka personliga brev och e-postmeddelanden utan att behöva anpassa varje bokstav. Du kan förbereda ditt dokument som du vill och lägga till platshållare för de olika datafälten som du vill fylla dynamiskt från en datakälla.

Du kan till exempel förbereda en enda bokstav för alla dina vänner som frågar hur de mår men med möjligheten att ändra namn och städer dynamiskt i brevet. På så sätt kommer ditt allmänna brev till John att nämna hans namn och hans stad, och samma brev till Mike kommer att ha Mikes^(Mike) namn och hans stad på hans brev.

Skapa din mottagarlista i ett Excel-kalkylblad^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Du måste samla en lista över mottagare och deras data i en enda datakälla. Ett enkelt sätt att göra detta är att skapa ett Microsoft Excel -kalkylblad och lägga till alla dina mottagares data till det. Du kan sedan hämta dessa Excel-data till brevkopplingsbrevet^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} i Microsoft Word.

1. Använd startmenyn^{(Start Menu)} för att söka efter och öppna Microsoft Excel .

1. Klicka på fliken Hem i det vänstra sidofältet och välj ^(Home)Tom arbetsbok^{(Blank workbook)} från den högra rutan. Detta skapar ett tomt arbetsblad åt dig.

1. Börja^(Start) ange data för dina sammanslagningsmottagare. Se^(Make) till att använda den första raden för rubrikerna för dina data. Om du ska ange någons namn, använd Namn^(Name) som rubrik på första raden, och så vidare.

1. I följande exempel har vi skapat en tabell med lite data för fyra personer. Vi kommer att skapa ett personligt brevkopplingsbrev för var och en av dessa personer i Microsoft Word .

1. Klicka på Arkiv^(File) -menyn högst upp, välj Spara^(Save) från det vänstra sidofältet och klicka på knappen Bläddra^(Browse) .

1. Navigera^(Navigate) till skrivbordet, ange ett namn för ditt Excel -kalkylblad och klicka på knappen Spara^(Save) för att spara kalkylarket på skrivbordet. Detta kommer att göra det lättare att hitta ditt kalkylblad när du använder det i Microsoft Word .

1. Du kan stänga Microsoft Excel på din dator.

Förbered ditt dokument i Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Du måste skriva ett allmänt brev som du vill skicka till var och en av dina mottagare^{(send to each of your recipients)} . Detta brev bör innehålla den information som är gemensam för alla mottagare. Några exempel är att skriva hälsningsraden, fråga hur de mår, dela dina tankar och så vidare.

Håll fälten tomma där du vill att dina mottagares information ska visas. Du lägger till det senare när du startar kopplingen i Microsoft Word .

1. Starta Microsoft Word från Start-menyn^{(Start Menu)} på din dator.

1. Klicka på Hem^(Home) i det vänstra sidofältet och välj Tomt dokument^{(Blank document )} från den högra sidorutan. Du kan också använda en mall om du vill.

1. Ett tomt dokument öppnas. Skriv brevet du vill skicka till dina mottagare.

1. Du är fri att använda vilken färg, formatering, typsnittsstil och andra objekt du vill ha. Vi har skapat följande enkla brev för att skicka till våra mottagare. Brevet kommer att ha personens namn överst och deras stad längst ner.

1. Håll dokumentet öppet eftersom du ska sammanfoga dokumentet i avsnittet nedan.

Skapa en brevkoppling i Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Med Microsoft Word^{(Microsoft Word)} kan du skapa en e-postsammanfogning med hjälp av steg-för-steg-guiden. Detta gör det extremt enkelt för dig att välja det brev du vill använda, lägga till de mottagare du behöver och dynamiskt ändra innehållet i brevet.

1. Medan ditt brev fortfarande är öppet i Word klickar du på fliken Utskick^(Mailings) högst upp, väljer alternativet Starta sammanfogning^{(Start Mail Merge)} av utskick och väljer Steg-för-steg-guiden^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} för sammankoppling av brev .

1. En ny ruta kommer att visas på höger sida av skärmen. Under det första avsnittet som säger Välj dokumenttyp^{(Select document type)} väljer du Bokstäver^(Letters) . Du kan välja E-postmeddelanden^{(E-mail messages)} om du vill skicka ditt brev via e-post.
   
   Klicka sedan på Nästa: Startdokument^{(Next: Starting document)} längst ner för att fortsätta.

1. På följande skärm kommer Word att fråga vilket dokument du vill använda för sammanslagning. Klicka på alternativet Använd det aktuella dokumentet^{(Use the current document)} för att använda din nuvarande bokstav för uppgiften.
   
   Om ditt brev finns i en annan Word -fil klickar du på Starta från befintligt dokument^{(Start from existing document)} för att öppna filen.
   
   Klicka sedan på Nästa: Välj mottagare^{(Next: Select recipients)} längst ner.

1. Under avsnittet Välj mottagare^{(Select recipients)} väljer du Använd en befintlig lista^{(Use an existing list)} . Detta beror på att du redan har skapat ett Excel -kalkylblad som innehåller dina mottagares data.
   
   Du kan välja alternativet Skriv en ny lista^{(Type a new list)} om du inte redan har samlat in dina mottagares data.
   
   Klicka sedan på Bläddra^(Browse) för att importera ditt Excel-kalkylblad.

1. Navigera^(Navigate) till skrivbordet och dubbelklicka på Excel - kalkylbladet du skapade tidigare. Detta öppnar kalkylarket i Microsoft Word .
2. Word kommer att fråga vilket ark du vill använda från ditt kalkylark. Välj arket som innehåller dina data, markera alternativet Första raden med data innehåller kolumnrubriker^{(First row of data contains column headers)} och klicka på OK .

1. Word låter dig välja de mottagare du vill använda för e-postkoppling om du inte vill använda alla som finns på listan. Kryssa^(Checkmark) i rutorna för de personer som du vill inkludera i dina brev.
   
   Du kan använda förfiningsalternativen under listan för att sortera och filtrera dina mottagare. Sortering^(Sorting) låter dig sortera dina poster i stigande och fallande ordning. Filtrering^(Filtering) låter dig jämföra fälten och filtrera bort de du inte behöver.
   
   Klicka slutligen på OK längst ned.

1. Klicka på Nästa: Skriv ditt brev^{(Next: Write your letter)} längst ner.
2. Följande skärm låter dig använda dina datafält i ditt brev. För att använda detta, placera markören där du vill lägga till ett datafält i bokstaven och klicka på Fler objekt^{(More items )} i den högra rutan.

1. Välj det datafält du vill lägga till och klicka på Infoga^(Insert) längst ned.

1. Du vill lägga till alla dina datafält till brevet så att dina brev har all nödvändig information i dem. Klicka sedan på Nästa: Förhandsgranska dina bokstäver^{(Next: Preview your letters)} .

1. Du kan förhandsgranska bokstäverna som kommer att genereras som ett resultat av din sammanslagning. Klicka på vänster- och högerpilarna för att se bokstäverna för var och en av dina mottagare.
   
   Klicka sedan på Nästa: Slutför sammanfogningen^{(Next: Complete the merge)} .

1. Du kan nu klicka på Skriv^(Print) ut för att skriva ut dessa personliga bokstäver eller välja Redigera enskilda bokstäver^{(Edit individual letters)} för att redigera dessa bokstäver.

Mail merge är verkligen en fantastisk tidsbesparande funktion i Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Visste du att du kan slå samman flera dokument i Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Det hjälper om du redan har skrivit dina personliga brev och du vill kombinera dem till en enda fil.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail mеrge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Hur man visar antalet ord i Microsoft Word

• Få OpenOffice Writer att se ut och fungera mer som Microsoft Word

• Hur man tar bort en sida i Microsoft Word

• Hur man ritar i Microsoft Word

• Ändra måttenheter i Microsoft Word

• Hur man visar, accepterar eller döljer redigeringar i Microsoft Word

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 saker att veta

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• 9 sätt att öppna ett Word-dokument utan Word

• Hur man rensar nyligen öppnad fillista i Word

• Hur man öppnar Word och Excel i felsäkert läge

• Kontrollera alla hyperlänkar i ett MS Word-dokument på några sekunder

• Microsoft Word svarar inte? 8 sätt att fixa det

• Hur man gör en enkel kalender i Microsoft Word

• Generera slumpmässig text eller Lorem Ipsum-text i MS Word

• Hur du exporterar dina e-postmeddelanden från Microsoft Outlook till CSV eller PST

• Hur man skapar ett flygblad i Microsoft Word

• De 13 bästa tangentbordsgenvägarna för Microsoft Teams

• Microsoft Outlook öppnas inte? 10 sätt att fixa