I en tidigare artikel behandlade vi hur videokonferenser fungerar i Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Sedan dess har Microsoft uppdaterat Teams med nya funktioner, inklusive den efterlängtade och mycket eftertraktade möjligheten att skapa grupprum. Faktum är att över 20 000 Microsoft-användare röstade för förslaget^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} på Microsoft Teams UserVoice , användarfeedbackforumet för Teams - appen.

Vem som helst kan komma åt Teams med ett gratis Microsoft -konto, och premiumanvändare av Office 365 -sviten kan njuta av en robust version av Teams med funktioner som utökad fillagring, mötesinspelning och möjligheten att vara värd för onlineevenemang för upp till 10 000 personer. 

Minimikrav för grupprum^{(Breakout Rooms)} i lag^(Teams)

Innan vi börjar, låt oss se till att allt är på plats för att du ska kunna skapa grupprum i dina Teams- möten. Som du kanske föreställer dig krävs vissa inställningar för att aktivera grupprum i Teams . Dubbelkolla^{(Double-check)} dessa inställningar innan du börjar.

Ny mötesupplevelse

Först måste du använda Teams "nya mötesupplevelse." Du kan aktivera den nya upplevelsen genom att välja din profilbild i det övre högra hörnet av skrivbordsappen och gå till Inställningar^(Settings) . Välj sedan Aktivera ny mötesupplevelse^{(Turn on new meeting experience)} och starta om Teams.

Minsta antal deltagare

För att alternativet för breakouts ska vara tillgängligt för mötesarrangören måste det finnas minst fem deltagare i mötet. Även om personer som ringer in via telefon inte kan gå med i breakouts för närvarande, räknas^{(do )} de till minimum fem personer.

Är du mötesarrangör?

Endast mötesarrangören kan skapa och hantera breakouts, även om det finns vissa indikationer från Microsoft att de kommer att tillåta arrangören att dela detta ansvar i framtida uppdateringar av Teams . 

Dessutom måste mötesarrangören använda skrivbordsappen, inte webbläsarversionen eller mobilappen. (Oroa dig inte, deltagare som har gått med i mötet via Teams Android- eller iPhone-app har möjlighet att gå med i breakouts.)

Tips: Om mötesinbjudan behöver komma från någon annan än den som ska hantera breakouts, låt breakout managern skapa Teams- mötet och sedan använda den möteslänken i mötesinbjudan. 

Så länge möteslänken skapades av personen som ska hantera breakouts spelar det ingen roll vem som delar länken.

Skapa Breakout Rooms i Teams

När detta skrivs kan grupprum i Teams inte konfigureras före mötet som de kan i Zoom . När Teams- mötet pågår kan du, mötesarrangören, börja med att välja ikonen Breakout Rooms i mötesverktygsfältet.

Genom att välja ikonen Breakout Rooms öppnas en skärm där du kan bestämma hur många breakoutrum du vill skapa och om du vill att Teams automatiskt ska tilldela deltagare till breakoutrum eller om du föredrar att manuellt välja vilket breakoutrum som varje deltagare kommer att skickas.

När du har skapat grupperingsrummen kan du tilldela deltagare till rummen via panelen grupprum. 

Välj Tilldela deltagare^{(Assign participants)} så ser du en lista över alla deltagare i mötet. Markera rutan bredvid en deltagare och välj sedan vilket rum du vill tilldela dem till.

Som mötesorganisatör kan du tilldela deltagare till grupprum när som helst under mötet. När du är redo för att breakout-sessionen faktiskt ska börja, välj Starta rum^{(Start rooms)} för att öppna alla breakout-rum samtidigt och flytta personer till deras tilldelade rum.

Obs! För närvarande kan du inte ställa in en timer för att automatiskt stänga grupprum i Teams . Detta är ännu en funktion som vi förväntar oss att Teams lägger till i framtida uppdateringar.

Alternativ för mötesarrangören

Precis som i Zoom kan mötesarrangören gå med i vilket som helst av grupperna när som helst. Arrangören kan också byta namn på rum och när alla grupperingar är öppna kan de sända ett meddelande till alla rum. Meddelanden kommer att visas i grupprummets chattpanel.

Inom rumsinställningarna^{(Room settings)} kan mötesarrangören välja att Teams automatiskt flyttar deltagare till breakouts jämfört med att tvinga deltagare att manuellt gå med i deras breakoutrum. Det finns också ett alternativ att tillåta eller förhindra deltagare från att återvända till huvudmötesrummet under breakout-sessionen.

Inuti Teams Breakout Rooms

Upplevelsen för deltagare i grupperingsrum i Teams liknar att vara i Teams huvudmöte. Deltagarna har tillgång till alla vanliga möteskontroller. De kan slå på och stänga av webbkameran, stänga av och stänga av ljudet själva, dela sin skärm, räcka upp handen eller slå på och av chatt- och deltagarpanelerna. 

Återvänder till huvudgruppens möte

Om mötesarrangören tillåter det (se ovan), kan deltagare i grupperingsrum återvända till huvudmötet när de vill genom att klicka på knappen Återgå . ^(Return)Varning: Om du väljer knappen Lämna^{(Leave )} kommer du att avsluta mötet helt.

Andra appar för videokonferenser

Microsoft Teams- användare är verkligen glada över det senaste tillskottet av grupprum till Teams- upplevelsen, men Teams saknar fortfarande vissa funktioner^{(Teams still lacks some features)} som andra videokonferensappar erbjuder. Om du inte är helt sugen på att använda Teams för onlinemöten kanske du är intresserad av vår jämförelse av fyra olika appar för videokonferenser^{(four different video conferencing apps)} . För ytterligare läsning, kolla in våra artiklar om Google Meet vs. Zoom och Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we coνered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• 4 sätt att köra en Microsoft Teams-undersökning under möten

• Hur man skapar och använder Breakout Rooms i Microsoft Teams

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word

• 13 OneNote tips och tricks för att organisera dina anteckningar bättre

• Hur man beräknar varians i Excel

• Hur man lägger till musik i PowerPoint-presentationer

• 12 Användbara Microsoft Word-tips och tricks

• Vad är Microsoft Teams och hur fungerar det?

• Hur man lägger till sidhuvuden och sidfötter i PowerPoint

• Microsoft Word svarar inte? 8 sätt att fixa det

• Ultimat guide för att reparera en skadad eller korrupt Word-fil

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Hur man skapar Microsoft Outlook-genvägar för e-post och uppgifter

• Microsoft Outlook svarar inte? 8 korrigeringar att prova

• Hur man gör ett häfte i Word

• Hur man förstår vad-om-analys i Microsoft Excel

• Hur man skapar ett gratulationskort med MS Word