Om du använder Excel mycket har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra en Google -sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.

Men i det här inlägget kommer jag att visa dig hur du ställer in en formel så att du kan göra det själv och faktiskt förstå vad som händer. Om du använder Excel mycket är det förmodligen en bra idé att lära dig några av de mer avancerade funktionerna så att du kan göra mer intressanta saker med din data.

Om du inte gillar formler och vill ha en snabbare lösning, scrolla ner till avsnittet Text till kolumner^{(Text to Columns)} , som lär dig hur du använder en Excel -funktion för att göra samma sak. Dessutom är funktionen text till kolumner också bättre att använda om du har fler än två objekt i en cell som du behöver separera. Till exempel, om en kolumn har 6 fält kombinerade, blir det riktigt rörigt och komplicerat att använda formlerna nedan.

Separata namn i Excel

För att komma igång, låt oss se hur namn vanligtvis lagras i ett Excel -kalkylblad. De vanligaste två sätten jag har sett är förnamn ^(firstname) efternamn^(lastname) med bara ett mellanslag och efternamn^(lastname) , förnamn^(firstname) med ett kommatecken som skiljer de två åt. När jag har sett en mellaninitial är det vanligtvis förnamnets ^(firstname) mellaninitial ^(midinitial) efternamn^(lastname) som nedan :

Genom att använda några enkla formler och kombinera ett par av dem tillsammans kan du enkelt separera förnamn, efternamn och mellaninitial i separata celler i Excel . Låt oss börja med att extrahera den första delen av namnet. I mitt fall kommer vi att använda två funktioner: vänster och sök. Logiskt sett är det här vad vi behöver göra:

Sök^(Search) i texten i cellen efter ett mellanslag eller kommatecken, hitta positionen och ta sedan ut alla bokstäverna till vänster om den positionen.

Här är en enkel formel som gör jobbet korrekt: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , där NN är cellen som har namnet lagrat i sig. -1 är där för att ta bort det extra mellanslag eller kommatecken i slutet av strängen.

Som du kan se börjar vi med den vänstra funktionen, som tar två argument: strängen och antalet tecken du vill ta tag i från början av strängen. I det första fallet söker vi efter ett mellanslag genom att använda dubbla citattecken och lägga ett mellanslag däremellan. I det andra fallet letar vi efter ett kommatecken istället för ett mellanslag. Så vad är resultatet för de 3 scenarierna jag har nämnt?

Vi fick förnamnet från rad 3, efternamnet från rad 5 och förnamnet från rad 7. Bra! Så beroende på hur din data lagras har du nu extraherat antingen förnamnet eller efternamnet. Nu till nästa del. Här är vad vi behöver göra logiskt nu:

– Sök^(Search) i texten i cellen efter ett mellanslag eller kommatecken, hitta positionen och subtrahera sedan positionen från strängens totala längd. Så här skulle formeln se ut:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Så nu använder vi rätt funktion. Detta kräver också två argument: strängen och antalet tecken du vill ta tag i från slutet av strängen som går till vänster. Så vi vill ha längden på strängen minus positionen för mellanslag eller kommatecken. Det ger oss allt till höger om det första mellanslag eller kommatecken.

Bra^(Great) , nu har vi den andra delen av namnet! I de två första fallen är du ganska klar, men om det finns en mellaninitial i namnet kan du se att resultatet fortfarande inkluderar efternamnet med mellaninitial. Så hur får vi bara efternamnet och blir av med mellaninitialen? Lätt! Kör bara^(Just) samma formel igen som vi använde för att få den andra delen av namnet.

Så vi gör bara en annan rätt och den här gången tillämpar formeln på den kombinerade mellaninitial- och efternamnscellen. Det kommer att hitta mellanslag efter den mellersta initialen och sedan ta längden minus positionen för mellanslagsantalet tecken från slutet av strängen.

Så där har du det! Du har nu delat upp förnamnet och efternamnet i separata kolumner med några enkla formler i Excel ! Uppenbarligen kommer inte alla att ha sin text formaterad på detta sätt, men du kan enkelt redigera den för att passa dina behov.

Text till kolumner

Det finns också ett annat enkelt sätt att separera kombinerad text i separata kolumner i Excel . Det är en utvald som heter Text to Columns och den fungerar väldigt bra. Det är också mycket mer effektivt om du har en kolumn som har mer än två datastycken.

Till exempel nedan har jag lite data där en rad har 4 datastycken och den andra raden har 5 databitar. Jag skulle vilja dela upp det i 4 kolumner respektive 5 kolumner. Som du kan se skulle det vara opraktiskt att försöka använda formlerna ovan.

I Excel väljer du först den kolumn du vill separera. Gå sedan vidare och klicka på fliken Data och klicka sedan på Text till kolumner^{( Text to Columns)} .

Detta kommer att visa guiden Text till kolumner^(Columns) . I steg 1 väljer du om fältet är avgränsat eller fast bredd. I vårt fall väljer vi Avgränsad^(Delimited) .

På nästa skärm väljer du avgränsaren. Du kan välja från tabb, semikolon, komma, blanksteg eller skriv in en anpassad.

Slutligen väljer du dataformatet för kolumnen. Normalt fungerar General bra för de flesta typer av data. ^(General)Om du har något specifikt som datum, välj det formatet.

Klicka på Slutför^(Finish) och se hur din data på magiskt sätt delas upp i kolumner. Som du kan se förvandlades en rad till fem kolumner och den andra till fyra kolumner. Funktionen Text till kolumner^(Columns) är mycket kraftfull och kan göra ditt liv mycket enklare.

Om du har problem med att separera namn som inte är i formatet jag har ovan, skriv en kommentar med dina uppgifter så ska jag försöka hjälpa till. Njut av!

How to Separate First and Last Names in Excel

If yоu use Excel a lot, уou have probably run across a situation where yоu have a name in a single cell and you need to ѕeparatе the name into diffеrent cells. This is а very common issue in Excel and you can probably do a Google search and download 100 different macros written by various рeople to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man jämför två Excel-filer och markerar skillnaderna

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• Hur man spårar ändringar i Excel

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man växlar mellan kalkylblad i Excel

• Hur man lägger till felfält i Excel

• Hur man hittar och beräknar räckvidd i Excel

• Hur man öppnar flera instanser av Excel

• Hur man lägger till och skriver ut Excel-bakgrundsbilder

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Hur man döljer ark, celler, kolumner och formler i Excel

• Hur man filtrerar data i Excel