Medan alla e-postservrar nu använder en säker anslutning, om du vill kryptera e-postmeddelanden i Microsoft Outlook -skrivbordsklienten och Outlook på webben^(Web) kan du göra det. Processen är dock annorlunda. Här pratar vi om att kryptera mejlet^{(encrypting the email)} och inte anslutningen. Du kan se det som ett extra lager av skydd.

Även om det är lätt att använda, tänk på slutanvändaren och klienten han använder. Om inte både avsändaren och mottagaren stöder krypteringsformatet kommer det att vara utmanande att skicka sådana typer av e-post.

Det finns två typer av kryptering^(Encryption) som stöds av Outlook—

1. S/MIME-kryptering och
2. Office 365 meddelandekryptering.

Den senare fungerar bara när ett företag använder Office 365 Enterprise E3 -licensen. Den förra är dock mycket använd och fungerar med de flesta andra e-postprogram än Outlook .

Outlook Web erbjuder intern kryptering^(Encryption) , som du kan välja att aktivera för individuella e-postmeddelanden. Här är listan över saker vi kommer att diskutera i detta ämne

1. Hur man krypterar Office Outlook-e-postmeddelanden^{(Office Outlook Emails)}
2. Hur man krypterar Outlook Web-e-post
3. Hur man läser krypterad e-post^{(Encrypted email)} utanför Office -klienter

Obs!^(Note:) Det finns inget sätt att lösenordsskydda individer eller e-postmeddelanden i Outlook . Du kan lösenordsskydda PST-^{( password protect the PST)} filerna, så att alla dina e-postmeddelanden inte är tillgängliga för någon, men det skiljer sig från kryptering.

Hur man krypterar e-postmeddelanden i Outlook på Windows 10

Innan vi börjar, om du använder S/MIME krypteringen måste avsändaren och mottagaren ha en e-postapplikation som stöder S/MIME standarden. Outlook stöder S/MIME standarden. Du kan antingen välja att kryptera alla e-postmeddelanden eller så kan du kryptera enskilda e-postmeddelanden. Valet beror på hur policyn efterlevs av IT-avdelningen. Du bör också ha ett S/MIME certifikat installerat. Se^(Make) till att få kontakt med rätt person för att göra det. När det är installerat kommer du att ha alternativet tillgängligt i rullgardinsmenyn för digitala certifikat i Outlook .

Kryptera individuell e-post

• När du är i Nytt e-^{(New Email)} postmeddelande växlar du till fliken Alternativ^(Options)
• Expandera sedan avsnittet Fler alternativ genom att klicka på pilen längst ner till höger.
• Det kommer att öppna avsnittet egenskaper. Klicka^(Click) på knappen Säkerhetsinställningar .^{(Security Settings)}
  • Markera först rutan som säger " Kryptera^(Encrypt) meddelandeinnehåll och bilagor."
  • Därefter, under Säkerhet^(Security) , klicka på rullgardinsmenyn under säkerhetsinställningar och välj S/MIME certifikatet.
  • Välj slutligen säkerhetsetiketten om tillämpligt.
• När du skickar e-postmeddelandet kommer det att krypteras med denna standard.

Obs:^(Note:) Om du inte har ett S/MIME certifikat kommer Outlook- klienten att uppmana dig att lägga till ett. Om du inte kan, kommer det inte att tillåta dig att skicka ett krypterat e-postmeddelande.

Kryptera alla e-postmeddelanden

• Öppna Outlook och klicka på Arkiv^(File) -menyn
• Klicka sedan igen på Alternativ och navigera till Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Markera rutan som säger " Kryptera^(Encrypt) meddelandeinnehåll och bilagor."
• Under Krypterad^(Encrypted) e- post klickar du^(Click) på Settings > Certifikat^{(Certificates)} och Algorithms > välj S/MIME certifikatet.
• Välj OK

När du aktiverar detta kommer alla dina e-postmeddelanden att krypteras. Du måste se till att mottagaren också har en klient som stöder S/MIME certifikatet för att kunna läsa e-postmeddelandet.

Läs^(Read) : Gratis e-postkrypteringstillägg för Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Hur man krypterar e-postmeddelanden i Outlook på webben^(Web)

Den här funktionen är endast tillgänglig för Office 365 Home eller Office 365 Personal prenumeration^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Det är användbart när du inte litar på att mottagarens e-postleverantör är säker. Du bör dock tydligt förstå hur dessa funktioner fungerar; annars kommer mottagaren inte att kunna läsa e-postmeddelandet eller komma åt något innehåll.

Logga^(Log) in på Outlook- kontot och klicka sedan på knappen för nytt meddelande. Alldeles^(Right) bredvid Bifoga^(Attach) finns en Kryptera^(Encrypt) länk, klicka på den. Du kommer att ha två alternativ:

• Kryptera:^(Encrypt:)

  • Meddelandet förblir krypterat och lämnar inte Office 365.

  • Mottagare med Outlook.com- och Office 365-konton kan ladda ner bilagor utan kryptering

  • De kan göra det när de använder Outlook.com, Outlook-mobilappen eller Mail-appen i Windows 10.

Men om de använder någon annan e-postklient måste de använda ett tillfälligt lösenord för att ladda ner bilagorna från Office 365 Message Encryption- portalen.

• Kryptera och förhindra vidarebefordran^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Ditt meddelande förblir krypterat i Office 365
  • Det kan inte kopieras eller vidarebefordras.
  • Office-dokument som Word eller Excel förblir krypterade även efter nedladdning.
  • Andra bilagor, som PDF -filer eller bildfiler, kan laddas ner utan kryptering^(Encryption) .

Hur man läser krypterad e-post utanför Office -klienter

Om du behöver skicka krypterad e-post och vill att andra som använder appar som Gmail ska läsa den, måste du dela metoden som diskuteras nedan. Den här metoden kommer att be om ett lösenord för att komma åt e-postmeddelandet. Det är dock ett lösenord som erbjuds av Microsoft för att kontrollera mottagarens äkthet.

• Skriv^(Compose) och skicka e-post med kryptering^(Encryption)
• Mottagaren kommer att få ett e-postmeddelande som avslöjar information om personen och hans e-post-ID.
• För att sedan läsa meddelandet, klicka på Läs ^(Message)meddelande^(Read) - knappen
• Det tar dig Office 365-center där du kan verifiera med antingen One Time -lösenord eller genom att logga in på Google .
• När verifieringen är klar kommer e-postmeddelandet att avslöjas.

Obs:^(Note:) En OTP skickas till mottagarens e-post.

Som du märker lämnar e-postmeddelandet aldrig Office 365 -servrar. E-postmeddelandet lagras där och får läsas efter verifiering. Om du använder en Outlook- klient behöver du inte gå igenom processen.

Jag hoppas att inlägget var lätt att följa och att du kunde förstå detaljerna om e-postkryptering^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if you want to encrypt emails in the Microsoft Outloоk desktop client and Outlоok on the Web, then you can do so. The process is diffеrent, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Hur man automatiskt vidarebefordrar e-post i Microsoft Outlook

• Hur återkallar jag ett e-postmeddelande i Outlook? Ta bort e-postmeddelanden

• Hur man automatiskt översätter e-postmeddelanden i Outlook.com

• Hur man tar bort eller stänger Outlook.com e-postkonto permanent

• Hur man skapar, lägger till, tar bort, använder Outlook e-postalias eller Microsoft-konton

• Microsoft Support: Telefonnummer, livechatt, e-post-ID, användbara länkar

• Hur man inaktiverar eller tar bort Microsoft Outlook från Windows 11/10

• Hur man aktiverar mörkt läge i Microsoft Outlook (Windows, Mac och Mobile)

• Hur man skapar och ställer in anpassat e-post-ID för domän i Outlook

• Hur man lägger till någon i listan över säkra avsändare i Outlook

• Hur man sparar e-post som PDF i Gmail och Outlook

• Hur man skickar e-postmeddelanden som har fastnat i utkorgen i Microsoft Outlook-klienten

• Hur du exporterar dina e-postmeddelanden från Microsoft Outlook till CSV eller PST

• Hur man lägger till Microsoft Teams Chat Link till e-postsignatur

• Microsoft-bedrägerier: Telefon- och e-postbedrägerier som missbrukar Microsoft-namn

• Hur man använder Gmail i Microsoft Outlook

• Hur man ställer in automatisk CC & BCC i Outlook och Gmail

• Så här lägger du till Google Workspace (G Suite) e-postkonto till Outlook

• Sök Outlook-e-post efter avsändare, datum, nyckelord, storlek och mer

• Outlook Attachment Cleanup Tool rensar e-postfilbilagor