Har du någonsin missat ett viktigt e-postmeddelande eftersom din inkorg var full av tidigare, obesvarade meddelanden? De flesta har upplevt detta och nästan alla känner till distraktionen av femtio olästa e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet så fort du öppnar din inkorg på morgonen.

Enligt studier tillbringar arbetare så mycket som 28 procent av veckan^{(28 percent of their week)} på att läsa och svara på e-post. Det är mer än en fjärdedel av hela din tid på jobbet. Hur mycket mer skulle du kunna åstadkomma om du inte behövde hantera en konstant störtflod av e-postmeddelanden?

Vad är Inbox Zero?

Inbox Zero är ett koncept utvecklat av Merlin Mann , en expert på produktivitet. Även om de flesta människor tolkar "noll" i namnet för att hänvisa till antalet e-postmeddelanden en person har, refererade det ursprungligen till hur mycket tid människor spenderar på att tänka på e-post. Om du har noll e-postmeddelanden lägger du nästan noll tid på att tänka på dem.

Den här artikeln går igenom hur du kan hålla antalet olästa e-postmeddelanden i din inkorg till ett absolut minimum med hjälp av verktyg som är tillgängliga för dig i Gmail , samt rutiner du kan tillämpa på din arbetsdag som hjälper dig att tämja svärmen av e-postmeddelanden du får under dagen.

Grundläggande e-posthantering

Det första steget för att förbättra din e-postproduktivitet är att stänga inkorgen. Det kan låta kontraintuitivt, men det är bättre att ge dig själv bestämda tidsperioder för att läsa och svara på e-postmeddelanden än att adressera dem när de kommer. Forskning^(Research) har visat att deadlines, självpåtagna eller inte, förbättrar effektiviteten^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} och minskar tiden som läggs på ett projekt.

Avsätt^(Set) fem minuter i början av varje timme, eller kanske tjugo minuter i början och slutet av dagen, för att svara på e-postmeddelanden^{(to answer emails)} . Ta bort alla e-postmeddelanden som är uppenbart skräppost^{(clearly spam)} . Om ett e-postmeddelande tar två minuter eller mindre att svara, svara på det först.

Om ett e-postmeddelande kräver mer tid att svara, flytta det till en särskilt utsedd mapp.

Använda Gmail för att nå Inbox Zero

Gmail är den mest använda e-postklienten i världen, men de flesta inser inte hur mångsidig plattformen faktiskt är. Gmail är proppfullt av verktyg^{(chock-full of tools)} och anpassningsbara alternativ som ger dig en enorm kontroll över dess utseende. Inbox Zero blir mycket mer uppnåeligt när du drar fördel av dessa verktyg.

Använd specialstjärnor

Alla vet om möjligheten att "stjärnmärka" ett e-postmeddelande genom att klicka på stjärnikonen^(Star) - men visste du att det finns 12 olika stjärnor som kan användas? Klicka ^(Click) Settings > See All Settings > General och rulla sedan tills du ser undersektionen Stjärnor .^(Stars)

Det finns olika färger på stjärnor, men det finns också ikoner som ett utropstecken, en pil för snabbspolning framåt, en bock, ett frågetecken och en gemen i. Som standard är bara huvudstjärnan aktiv, men du kan klicka och dra någon av ikonerna till avsnittet Används^{(In use)} för att aktivera dem.

Endast en enda symbol visas i Gmail . Klicka^(Click) på den flera gånger för att bläddra igenom alla de olika stjärnorna du har valt. Välj minst fyra symboler: standardstjärnan, den röda stjärnan, den gemena i och den gröna bocken.

Ställ in flera inkorgar och filter^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Du kanske redan är bekant med flera av flikarna som är tillgängliga för dig i Gmail : Kampanjer, Personligt^(Personal) , Socialt^(Social) , etc. Navigera till Settings > Inbox och bredvid Inkorgstyp,^{(Inbox type,)} klicka på rullgardinsmenyn och välj Flera inkorgar.^{(Multiple inboxes.)}

Ett nytt avsnitt visas som heter Flera inkorgssektioner. ^{(Multiple inbox sections.)}Du kan namnge upp till fem anpassade sektioner att visa tillsammans med din huvudinkorg, även om två är ifyllda som standard. Ett avsnitt är för stjärnmärkta^(Starred) e- postmeddelanden, medan det andra är för utkast. Dessa sektioner utses av deras sökfrågor, så du måste lära dig vad var och en av de speciella stjärnorna heter för att avsätta sektioner för dem.

Dessa är namnen på varje stjärna:

Gul-stjärna
Röd stjärna
Orange-stjärna
Grön stjärna
Blå stjärna
Lila-stjärna
Gul smäll (utropstecken)
Röd smäll
Lila-fråga
Orange-guillemet (spolning framåt-symbol)
Grön-check
Blå-info (gement i)

Sökfrågefältet känner igen olika operatorer, så du kan använda OR/AND kommandon för att inkludera flera stjärnor inom samma avsnitt. Bredvid fältet Sökfråga finns fältet ^{(Search query)}Sektionsnamn^{(Section name)} . Ange det specifika namn du vill att fältet ska heta här.

För att uppnå Inbox Zero är det bäst att ställa in några specifika avsnitt:

Behöver åtgärd/svar
Behöver brådskande svar
Väntar på svar
Delegerad

Du kan välja att sätta upp en femte sektion efter dina behov, men dessa fyra kommer att hantera de mest grundläggande uppgifterna.

Nå Inbox Zero^{(Reaching Inbox Zero)}

Nu när du har ändrat dina Gmail -inställningar är det dags att sätta allt i verket. Ställ först^(First) in dina filter. Skriv följande:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

När du får ett e-postmeddelande är det första du bör göra att bestämma om det kräver ett svar eller om du ska radera det. Om e-postmeddelandet är skräppost eller bara inte motiverar ett svar, radera det omedelbart eller arkivera det.

Om mejlet kräver ett svar och det tar mindre än två minuter, svara på det. Om du behöver mer än två minuter, klicka på stjärnikonen^(Star) en gång. Om e-postmeddelandet är brådskande och borde vara nästa sak du svarar på, klicka på ikonen två gånger för att markera det med en röd stjärna^{(Red Star)} .

När du har svarat på ett e-postmeddelande, om du väntar på ett svar, klickar du på stjärnikonen^(Star) tre gånger för att ange det som "Väntar på svar". Om du får ett e-postmeddelande som hanteras bättre av någon annan, vidarebefordra det till lämplig person och klicka på stjärnikonen^(Star) fyra gånger för att markera det som "Delegerat".

Välj när du vill svara på ditt e-postmeddelande och fokusera på att arbeta endast under dessa tider. Genom att ge dig själv deadlines och ange perioder för att hantera e-post, minskar du tiden du spenderar i din inkorg så att du kan fokusera på viktigare uppgifter. Om du väljer att ta itu med det i början av timmen, fokusera på att svara på brådskande e-postmeddelanden först, och hantera sedan resten därifrån.

Genom att omsätta dessa metoder i praktiken kan du snart få total kontroll över din inkorg. Om det redan är en enda röra, avsätt en halvtimme om dagen för att sortera igenom de mejl som du redan har och avgöra om de är viktiga eller inte. Svara på de som behöver det, ta bort de som inte gör det.

Det kan ta lite tid, men filter^{(but filters)} , angivna inkorgar och andra verktyg hjälper dig att nå Inbox Zero – och^{(Inbox Zero–and)} du kommer att hitta vilka tekniker som bäst hjälper dig att stanna där.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email becauѕe your inbox was full of previous, unanswered messages? Most peoрle have experienced this and almost everyone knows the diѕtraсtion of fifty unrеad emails that demand your attention as soоn as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Astrid Oak

About the author

Jag är en Windows-specialist och har arbetat i mjukvarubranschen i över 10 år. Jag har erfarenhet av både Microsoft Windows och Apple Macintosh-system. Mina kunskaper inkluderar: fönsterhantering, hårdvara och ljud, apputveckling med mera. Jag är en erfaren konsult som kan hjälpa dig att få ut det mesta av ditt Windows-system.

Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

Vad är Inbox Zero?

Grundläggande e-posthantering