Allt du gör genererar data någonstans. Denna data, när den samlas in och analyseras, blir information. Den informationen kan berätta för någon mer om dig än du förmodligen vill att de ska veta.

Den information som samlas in över tid kan berätta allt om dig för någon och kan användas för att hjälpa eller skada dig. Denna data är känd som metadata.

Vad är Metadata?

Metadata är data om data. Hatar^(Don) du inte när folk använder ett ord för att definiera det ordet? Data är fakta som är helt objektiva. Det kan inte rimligen bestridas. Ett är ett och noll är noll. Temperaturen är vad den är. Dagens datum är dagens datum. Du förstår poängen.

Metadata är fakta om en enskild databit. Låt oss illustrera detta med exemplet att skriva ett brev i Microsoft Word .

Du skriver ett brev att skicka till myndigheter om något som händer på jobbet som är oetiskt, möjligen till och med olagligt. Ja, vi blev dramatiska direkt.

Bokstaven är information gjord av de tecken du skrivit i en viss ordning. Tecknen du skrev genereras av ett gäng ettor och nollor. Etorna och nollorna är de uppgifter som utgör informationen i brevet.

När ettorna och nollorna förvandlas till bokstaven finns det andra data om bokstaven som skapas. En del av den metadatan inkluderar när du skrev brevet, vem som skrev brevet, när det senast sparades, vilken version av Word det skapades i, allt detta är data om data eller metadata.

Vad gör metadata?

I Microsoft Office finns det mesta av metadata bara för din fördel. Det kan hjälpa dig att hitta den senaste versionen av ett dokument eller se vem som skapade dokumentet så att du kan ställa frågor till dem om det. Det hjälper till att hålla reda på redigeringar eller kommentarer på dokument.

Det används även av Office- programmet och andra program för att arbeta med dokumentet. Windows Explorer använder informationen för att kategorisera och sortera dokument, till exempel.

Varför skulle jag vilja ta bort metadata ?

Låt oss gå tillbaka till brevet du skickar till myndigheterna om att något skissartat händer på jobbet. Du gör detta anonymt för att du är rädd för vedergällning, eller så vill du helt enkelt inte vara inblandad utöver att uppmärksamma myndigheterna på det. Det är whistleblowing.

Du går all out och skaffar en tillfällig e-postadress och skickar den från en offentlig dator på ett bibliotek för att täcka dina spår. På grund av metadata kan dokumentet ha information som kan användas för att länka tillbaka det till dig. Det kan till och med fortfarande ha ditt namn bifogat.

Ännu värre, ändringar du gjort i dokumentet, även om de inte längre är synliga för dig, kan fortfarande finnas i dokumentet. Om du skrev ett stycke om något specifikt för dig men sedan tog bort det eftersom det kunde användas för att identifiera dig, kan det fortfarande vara en del av filen i form av metadata.

Hur kan jag se Office-metadata?

Följande är en lista över metoder för att se vilken metadata som är bifogad till dina Word- , Excel- eller PowerPoint- filer. Metadata kring e-post som skickas från Outlook är mycket mer komplex och ligger utanför ramen för denna artikel.

Visa metadata^{(View Metadata)} i Word , Excel eller PowerPoint

Med dokumentet, arbetsboken eller presentationen öppen som du vill kontrollera:

Klicka på Arkiv^{(File )} i det övre vänstra hörnet.

På infoskärmen^{(Info )} ser du massor av information som storlek^(Size) , sidor^(Pages) , ord^(Words) , total redigeringstid^{(Total Editing Time)} , senast ändrad^(Modified) , skapad^(Created) och relaterade personer bland andra data.

Under den informationen klickar du på Visa alla egenskaper^{(Show All Properties)} för att se mer information.
OBS: ^(NOTE:) Var^(Pay) uppmärksam på malldata^(Template) . Om du använde en mall som har ditt namn, eller ett företagsnamn i filnamnet, kan det spåras till dig.

Visa metadata i Windows Explorer

Öppna Utforskaren^{(Windows Explorer)} och navigera till där du har sparat filen.

Högerklicka^{(Right-click)} på filen och klicka på Egenskaper^(Properties) .

I fönstret Egenskaper^(Properties) klickar du på fliken Detaljer . ^(Details)Du kommer att se all metadata i en kompakt och koncis lista.

Visa alla metadata^{(View All Metadata)} för Word- , Excel- eller PowerPoint -filer

Extensible Markup Language ( XML ) är de facto-dokumentet för lagring av metadata i datorer. Det följer med alla typer av filer och Microsoft Office -filer är inget undantag.

Att visa dessa XML-dokument är förvånansvärt enkelt. Låt oss göra detta med en Word -fil.

1. Öppna Utforskaren^{(Windows Explorer)} och navigera till där du har sparat filen.
2. Gör en kopia av filen så att du inte förstör originalfilen av misstag.
3. Välj kopieringsfilen och tryck antingen på F2 -knappen på ditt tangentbord eller högerklicka på filen och välj Byt namn^(Rename) .

Ändra filtillägget från .docx till .zip . Ja, varje Office -filtyp som slutar på x är en komprimerad fil som innehåller XML-dokument. Du kommer att få en varning om att göra detta. Klicka på Ja^(Yes) .

Högerklicka på filen och välj Extrahera alla...^{(Extract All…)}

I fönstret som öppnas kommer det att fråga dig var du vill spara de extraherade filerna och om du vill visa de extraherade filerna när du är klar. Standardvärdena är bra. Klicka på Extrahera^(Extract) .

När extraheringen är klar ser du tre mappar och en XML -fil. Utforska i dessa filer för att se vilken information som finns lagrad där. Om du dubbelklickar på en XML -fil kommer den troligen att öppnas i Internet Explorer .

Det kommer att se konstigt ut, men du bör kunna se vad det mesta av informationen betyder. Det finns två XML-filer som kan innehålla ditt namn: core.xml i mappen docProps och document.xml och people.xml , båda i word -mappen.

Hur man tar bort metadata^{(Delete Metadata)} från Microsoft Word , Excel eller PowerPoint

Det tog lång tid att komma hit, men om du ska göra något sådant här bör du veta exakt varför. Låt oss fortsätta med det.

Ta bort metadata^{(Delete Metadata)} i Word , Excel eller PowerPoint

Klicka på Arkiv^{(File )} i det övre vänstra hörnet.

På informationssidan^{(Info )} klickar du på Sök efter problem^{(Check for Issues)} till vänster, nära mitten av sidan.

Klicka på Inspektera dokument^{(Inspect Document)} . Fönstret Document Inspector öppnas.

 Se^(Make) till att alla kryssrutor i dokumentgranskaren^{(Document Inspector)} är markerade och klicka sedan på knappen Inspektera^(Inspect) .

När dokumentinspektören^{(Document Inspector)} är klar ser du information om vilken typ av data den hittade. En grön bock i en cirkel betyder att den inte hittade någon data av den typen. Ett rött utropstecken betyder att den hittade data av den typen. Bredvid den datatypens beskrivning ser du knappen Ta bort alla .^{(Remove All)}

Klicka^(Click) på det för att ta bort all data av den typen. Det kan finnas flera av dessa knappar, så scrolla ner för att säkerställa att du får alla.

När du har tagit bort metadatan kanske du vill klicka på knappen Inspektera igen^{(Reinspect )} , bara för att se till att den inte missade något.

Spara ditt dokument nu för att säkerställa att data inte skrivs in igen.

Hur man är säker^(Certain) på att metadata togs bort

Gå igenom stegen ovan för Visa alla metadata i Word, Excel eller PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . När du har granskat filerna core.xml, document.xml och people.xml bör du se att det inte finns några personliga uppgifter i dokumentet längre.

Om du ändrar filtillägget tillbaka från .zip till .docx kommer du att kunna öppna filen normalt i Word igen.

Hur man tar bort metadata^{(Delete Metadata)} i Windows Explorer

Detta är en bra metod om du snabbt vill ta bort metadata från flera filer. Att göra detta för 2 eller fler filer kan göras på några sekunder.

Öppna Utforskaren^{(Windows Explorer)} och navigera till filen du vill ta bort metadata från. Högerklicka^{(Right-click)} på filen och klicka på Egenskaper^(Properties) .

I fönstret Egenskaper klickar du på fliken ^(Properties)Detaljer^(Details) och klickar sedan på Ta bort egenskaper och personlig information^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Du kan ta bort information på två sätt. Du kan ta bort metadata från originalfilen eller göra en kopia av filen utan metadata.

Ta bort metadata från originalfilen

Välj Ta bort följande egenskaper från den här filen: markera^{(Remove the following properties from this file:)} sedan antingen bara de rutor du vill ha eller klicka på knappen Välj alla . ^{(Select All )}Klicka sedan på OK .

Gör en kopia utan metadata

Detta kommer att göra en kopia av filen och lägga till ordet Kopiera^(Copy) i slutet av filnamnet. Den kopian kommer inte att ha några metadata kopplade till sig.

I fönstret Ta bort egenskaper^{(Remove Properties)} väljer du Skapa en kopia med alla möjliga egenskaper borttagna^{(Create a copy with all possible properties removed)} och klickar sedan på OK -knappen.

Jämför egenskaperna hos originalet och kopian för att se skillnaden.

I det klara?

Betyder detta att du är i klartext? Du kan inte identifieras nu från dokumentet? Det är svårt att säga. Vad du gör med dokumentet härnäst avgör det.

All ytterligare digital bearbetning av dokumentet, som att skicka det via e-post, kan lägga till metadata tillbaka i kedjan. Ett lämpligt alternativ är att skriva ut dokumentet och posta det. Det är svårt att få metadata från papper.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Εverythіng you do genеrates data somewhere. That data, when collected and analyzed, becomes informatiоn. That information can tell someone more about you than you prоbably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Vad är den senaste versionen av Microsoft Office?

• Vilken version av Microsoft Office har jag?

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• De 30+ bästa tangentbordsgenvägarna för Microsoft Word

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man infogar en signatur i ett Microsoft Word-dokument

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Hur man beräknar varians i Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• Hur man använder Mail Merge i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert

• 13 OneNote tips och tricks för att organisera dina anteckningar bättre

• 4 sätt att köra en Microsoft Teams-undersökning under möten

• Hur man skapar breakout-rum i Microsoft Teams

• Hur man bemästrar Slide Master i Microsoft PowerPoint

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram