Ett vad-om-scenario är ganska lätt att förstå – enkelt uttryckt är din fråga: “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” I sin basta form är detta vad What-If Analysis är designat för att göra – projektioner.

Som med det mesta allt annat i Excel är den här funktionen robust. Det låter dig utföra allt från relativt enkla What-If-projektioner till mycket sofistikerade scenarier. Och, som vanligtvis är fallet med Excel -funktioner, finns det inget sätt jag kan täcka alla möjligheter i denna korta handledning.

Istället ska vi titta på grunderna idag, och jag ska ge dig några relativt enkla What-If-koncept för att komma igång.

Göra grundläggande projektioner^{(Making Basic Projections)}

Som du säkert vet, i rätt händer kan rätt uppsättning siffror manipuleras för att säga precis vad som helst. Du har utan tvekan hört detta uttryckt på alla möjliga sätt, som Skräp in, skräp ut. ^{(Garbage in, garbage out.)}Eller kanske projektioner är bara så bra som deras antaganden.^{(Projections are only as good as their presumptions. )}

Excel erbjuder många, många sätt att ställa in och använda What-If Analysis. Så låt oss titta på en ganska enkel och okomplicerad projektionsmetod, Data Tables. Den här metoden gör att du kan se hur förändring av en eller två variabler, som till exempel hur mycket skatt du betalar, påverkar ditt företags resultat.

Två andra viktiga koncept är Goal Seek och Excels Scenario Manager . Med Goal Seek försöker du projicera vad som måste hända för att du ska uppnå ett förutbestämt mål, som till exempel att göra en vinst på miljoner dollar, och Scenario Manager låter dig skapa och hantera din egen samling av What-If (och andra) scenarier.

Datatabellmetoden – en variabel^{(The Data Tables Method – One Variable)}

För att komma igång, låt oss skapa en ny tabell och namnge våra dataceller. Varför? Tja, detta tillåter oss att använda namn i våra formler, snarare än cellkoordinater. Inte bara kan detta vara användbart – mycket mer exakt och exakt – när man arbetar med stora tabeller, utan vissa människor (inklusive jag) tycker att det är lättare.

Låt oss i alla fall börja med en variabel och sedan gå vidare till två.

• Öppna ett tomt kalkylblad i Excel.
• Skapa följande enkla tabell.

Observera att för att skapa tabelltiteln i rad 1^{(Row 1)} slog jag ihop cellerna A1 och B1. För att göra det, markera de två cellerna och sedan på menyfliksområdet Hem^(Home) , klicka på nedåtpilen Sammanfoga och centrera^{(Merge & Center )} och välj Sammanfoga celler^{(Merge Cells)} .

• Okej^(Okay) , låt oss nu namnge cellerna B2 och B3. Högerklicka på^{(Right-click)} cell B2 och välj Definiera namn^{(Define Name)} för att få fram dialogrutan Nytt namn .^{(New Name)}

Som du kan se är Nytt namn^{(New Name)} okomplicerat. När det gäller rullgardinsmenyn Omfattning låter den dig namnge cellen i förhållande till hela arbetsboken, eller bara det aktiva kalkylbladet. ^(Scope)I det här fallet är standardinställningarna bra.

• Klicka på OK .
• Namnge cell B3 Growth_2019 , som också är standard, i det här fallet, så klicka på OK .
• Byt namn på cell C5 Sales_2019

Lägg nu märke till att om du klickar på någon av dessa celler som du namngav, visas namnet, istället för cellkoordinaten, i rutan Namn^(Name) (visas i rött nedan) i det övre vänstra hörnet ovanför kalkylbladet.

För att skapa vårt What-If- scenario måste vi skriva en formel i C5 (nu Sales_2019 ). Detta lilla projektionsblad låter dig se hur mycket pengar du kommer att tjäna i procent av tillväxten.

Just nu är den procentandelen 2. För att få olika svar baserat på varierande tillväxtprocent, när vi är klara med kalkylarket, ändrar du helt enkelt värdet i cell B3 (nu, Tillväxt_2019^{(Growth_2019)} ). Men jag går före mig själv.

• Ange^(Enter) följande formel i cell C5 (markerad i rött i bilden nedan):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

När du har skrivit klart formeln bör du få det projicerade numret i cell C5. Du kan nu projicera din försäljning baserat på en procentuell tillväxt genom att helt enkelt ändra värdet i cell B3.

Varsågod och prova det. Ändra värdet i cell B3 till 2.25%.Försök nu, 5% . Förstår du idén? Enkelt ja, men kan du se möjligheterna?

Datatabellmetoden – två variabler^{(The Data Table Method – Two Variables)}

Skulle det inte vara fantastiskt att leva i en värld där all din inkomst är vinst – du har inga utgifter! Ack^(Alas) , så är det inte; därför är våra What-If-kalkylblad inte alltid så rosa.

Våra prognoser måste också ta hänsyn till våra utgifter. Med andra ord kommer din prognose att ha två variabler: inkomster och utgifter.

För att ställa in det, låt oss börja med att lägga till en annan variabel i kalkylarket vi skapade tidigare.

• Klicka i cell A4 och skriv Expenses 2019 , så här:

• Skriv 10.00% i cell B4.
• Högerklicka i cell C4 och välj Definiera namn^{(Define Name)} från popup-menyn.
• I dialogrutan Nytt namn klickar du i fältet ^{(New Name)}Namn^(Name) och skriver Expenses_2019.

Lätt än^(Easy) så länge, eller hur? Allt som återstår att göra är att ändra vår formel för att inkludera värdet i cell C4, så här:

• Ändra formeln i cell C5 enligt följande (lägg till *Expenses_2019 i slutet av parentesdata.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

Som jag är säker på att du kan föreställa dig kan dina What-If's vara mycket mer utarbetade, beroende på flera faktorer, inklusive data du inkluderar, dina färdigheter i att skriva formel och så vidare.

Nu kan du i alla fall göra prognoser ur två perspektiv, inkomst ( Tillväxt^(Growth) ) och Kostnader^(Expenses) . Gå vidare och ändra värdena i cellerna B3 och B4. Plugga in dina egna siffror och ge ditt lilla What-If-kalkylblad en snurra.

Ytterligare studier^{(Additional Studies)}

Som med nästan allt annat du kan göra i Excel kan du ta den här What-If Analysis-funktionen till några ganska komplicerade scenarier. Jag skulle faktiskt kunna skriva flera artiklar om projektionsscenarier och inte ens komma i närheten av att täcka ämnet i detalj.

Under tiden, här är några länkar till några mer utarbetade What-If- skript och scenarier.

• What-If Analysis : Denna välillustrerade how-to tittar på bland annat Excels Scenario Manager , där du kan skapa och hantera din egen samling av What-If (och andra) scenarier.
• Introduktion till What-If Analysis^{(Introduction to What-If Analysis)} : Här är Microsoft Office Support -webbplatsens introduktion till What-If Analysis. Det finns massor av information här med länkar till en mängd användbara What-If-instruktioner.
• Så här använder du Goal Seek i Excel för What-If-analys^{(How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis)} : Här är en introduktion till Excels Goal Seek What-If Analysis - funktion.

How To Understand What-If Analysis In Microsoft Excel

A what-if sсenario is fаirly easy to understand – put simply, your questiоn is, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” At its basest form, this is what What-If Analysis is designed to do – projections.

As with most everything else in Excel, this feature is robust. It allows you to perform everything from relatively simple What-If projections to highly sophisticated scenarios. And, as is usually the case with Excel features, there’s no way I can cover all the possibilities in this short tutorial.

Instead we’ll look at the basics today, and I’ll provide you with a few relatively easy What-If concepts to get you started.

Making Basic Projections

As you probably know, in the right hands, the right set of numbers can be manipulated to say just about anything. You’ve undoubtedly heard this expressed in all sorts of ways, such as Garbage in, garbage out. Or perhaps Projections are only as good as their presumptions.

Excel provides many, many ways to set up and use What-If Analysis. So let’s look at a fairly simple and straightforward projection method, Data Tables. This method enables you to see how changing one or two variables, such as, say, how much taxes you pay, affects your business’s bottom line.

Two other significant concepts are Goal Seek and Excel’s Scenario Manager. With Goal Seek, you try to project what has to happen for you to achieve a predetermined objective, such as, say, making a million-dollar profit, and Scenario Manager allows you to create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.

The Data Tables Method – One Variable

To get started, let’s create a new table and name our data cells. Why? Well, this allows us to use names in our formulas, rather than cell coordinates. Not only can this be useful – much more exact and accurate – when working with large tables, but some people (including me) find it easier.

In any case, let’s start with one variable and then move on to two.

• Open a blank worksheet in Excel.
• Create the following simple table.

Note that to create the table title in Row 1, I merged cells A1 and B1. To do so, select the two cells, then, on the Home ribbon, click the Merge & Center down-arrow and choose Merge Cells.

• Okay, now let’s name cells B2 and B3. Right-click cell B2 and choose Define Name to bring up the New Name dialog box.

As you can see, New Name is straightforward. As for the Scope drop-down, this lets you name the cell relative to the entire workbook, or just the active worksheet. In this case, the defaults are fine.

• Click OK.
• Name cell B3 Growth_2019, which is also the default, in this case, so click OK.
• Rename cell C5 Sales_2019

Now notice that if you click any of these cells you named, the name, instead of the cell coordinate, shows up in the Name box (outlined in red below) in the upper-left corner above the worksheet.

To create our What-If scenario, we need to write a formula in C5 (now Sales_2019). This little projection sheet allows you to see how much money you’ll make by percentage of growth.

Right now, that percentage is 2. To get different answers based on varying percentages of growth, when we finish the spreadsheet, you’ll simply change the value in cell B3 (now, Growth_2019). But I’m getting ahead of myself.

• Enter the following formula in cell C5 (outlined in red in the image below):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

When you finish entering the formula, you should get the projected number in cell C5. You can now project your sales based on a percentage of growth by simply changing the value in cell B3.

Go ahead and try it. Change the value in cell B3 to 2.25%. Now try, 5%. Are you getting the idea? Simple yes, but can you see the possibilities?

The Data Table Method – Two Variables

Wouldn’t it be terrific to live in a world where all your income is profit – you have no expenses! Alas, that’s not the case; therefore, our What-If spreadsheets aren’t always so rosy.

Our projections also need to take into account our expenses. In other words, your projection will have two variables: income and expenses.

To set that up, let’s start by adding another variable to the spreadsheet we created earlier.

• Click in cell A4 and type Expenses 2019, like this:

• Type 10.00% in cell B4.
• Right-click in cell C4 and select Define Name from the pop-up menu.
• In the New Name dialog box, click in the Name field and type Expenses_2019.

Easy so far, right? All that’s left to do is modify our formula to include the value in cell C4, like this:

• Modify the formula in cell C5 as follows (add *Expenses_2019 at the end of the parenthetical data.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

As I’m sure you can imagine, your What-If’s can be much more elaborate, depending on several factors, including the data you include, your formula-writing skills, and so on.

In any case, now you can make projections from two perspectives, income (Growth) and Expenses. Go ahead and change the values in cells B3 and B4. Plugin your own numbers and give your little What-If worksheet a spin.

Additional Studies

As with almost everything else you can do in Excel, you can take this What-If Analysis feature to some rather elaborate scenarios. In fact, I could write several articles on projection scenarios and not even come close to covering the topic in detail.

Meanwhile, here are a few links to some more elaborate What-If scripts and scenarios.

• What-If Analysis: This well-illustrated how-to looks at, among other things, Excel’s Scenario Manager, where you can create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.
• Introduction to What-If Analysis: Here’s the Microsoft Office Support site’s introduction to What-If Analysis. There’s lots of information here with links to a slew of useful What-If instructions.
• How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis: Here’s an introduction to Excel’s Goal Seek What-If Analysis feature.

Related posts

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Hur man helt tar bort personlig metadata från Microsoft Office-dokument

• Kartlägga dina Excel-data

• Hur man öppnar flera instanser av Excel

• En guide till alla Excel-filtillägg och vad de betyder

• Hur man skapar Microsoft Outlook-genvägar för e-post och uppgifter

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Länka celler mellan ark och arbetsböcker i Excel

• Hur man filtrerar data i Excel

• Hur man gör en checklista i Excel

• Hur man gör en enkel graf eller diagram i Excel

• Infoga ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Microsoft Outlook svarar inte? 8 korrigeringar att prova

• Använd Excel Watch Window för att övervaka viktiga celler i en arbetsbok