Möjligheten att ha distansmöten online hemma kan vara mycket bekvämt. Men den introducerar också en hel lista med möjligheter för mycket pinsamma stunder.

Om du har barn, husdjur, spädbarn eller till och med ett fönster bakom dig som visar upp utomhus, har du alla ingredienserna i ett recept på katastrof.

I den här artikeln kommer vi att täcka några av de vanligaste problemen som kan leda till pinsamma onlinemöten och hur man förhindrar dem.

Onlinemöten: Vad kan gå ^(Could)fel^{(Go Wrong)} ?

Ett av de mest kända exemplen på just ett sådant pinsamt ögonblick hände professor Robert Kelly när han intervjuades live på tv av BBC .

Ett av Kellys småbarn gick in på hans kontor, mitt i intervjun, och det gjorde även hans bebis i en rollator. Till slut springer hans frenetiska fru in i rummet för att få ut barnen från rummet.

Detta var inte bara ett pinsamt onlinemötesögonblick, utan det var ett som ägde rum live och sändes runt om i världen för miljontals tittare.

Förhindrar pinsamma mötesstunder^{(Embarrassing Online Meeting)} online

Det finns sätt att ställa in din arbetsyta, din dator och själva mötet för att minska risken för olyckliga händelser.

Om du följer alla dessa riktlinjer kan du vara säker på att alla dina onlinemöten kommer att gå smidigt och utan några "minnesvärda" ögonblick.

Blockera din kamera när den inte används

Det finns många säkerhetsskäl till varför du bör hålla din webbkamera täckt^{(keep your webcam covered)} om den inte används. Men bortsett från säkerheten vill du inte heller visa din video i början av ett onlinemöte innan du är redo.

Det har förekommit historier om människor som fångats när de gick på toaletten^{(stories of people caught going to the bathroom)} under ett möte för att deras webbkamera pekade mot en öppen badrumsdörr. 

Detta kan hända av flera anledningar.

• Webbkameran slås på automatiskt vid mötets starttid
• Du glömmer att kameran är påslagen under ett möte
• Du trodde att mötet avslutades men kameran är fortfarande på medan människor är uppkopplade

Det enklaste sättet att förhindra alla dessa scenarier är att använda skjutreglaget på din webbkamera om den har en. Om den inte gör det, ha lite tejp till hands för att hålla över kameran när den inte används.

Använd Gardiner på Bakgrundsfönster

Windows kan vara bra för att släppa in ljus i ditt kontor, men när du är i ett onlinemöte kan de orsaka många problem.

Det finns flera scenarier som kan leda till pinsamt med Windows, så låt oss utforska de tre huvudsakliga.

Du ser ut som en skurk

Föreställ dig^(Imagine) att någon dyker upp i ett möte och de bara visas som en skugga i ett mörkt rum. Vad skulle ditt första intryck vara av den personen?

De flesta människor skulle bli påminda om hur många filmer som helst där en skurk sitter i en fängelsehåla och planerar sin nästa onda plan.

Ljus som flödar in genom ett fönster spelar ett spratt med de flesta webbkameror och tvingar dem att automatiskt filtrera ljus, vilket gör att hela rummet ser mycket mörkare ut än det faktiskt är.

Det enklaste sättet att lösa det här problemet är att klä alla fönster bakom dig i gardiner och alltid hålla gardinerna eller gardinerna stängda under möten.

Husdjur älskar Windows

Husdjur älskar också fönster, och husdjur och onlinemöten kombineras sällan särskilt bra.

Om du märker att folk i mötet fnissar eller skrattar medan du pratar, kanske du vill ta en titt bakom dig.

Oddsen är ganska bra att din katt inte är bra.

Om du är redo att starta ett onlinemöte, ta ut alla dina husdjur ur rummet så att de inte gömmer sig på fönsterbrädan redo att skämma ut dig under din videokonferens.

Obs: Att stänga kontorsdörren (och låsa den) kan hålla borta oönskade husdjur och andra objudna gäster.

Utelivet är inte alltid vackert

Det andra problemet med fönster är saker som händer på andra sidan av dessa fönster.

Vill du verkligen att dina kollegor eller andra mötesdeltagare ska se din granne klippa gräsmattan utanför i sin pyjamas? 

Du vet aldrig vem eller vad som kommer förbi fönstret, så det här är ännu en anledning att se till att fönstret bakom dig har gardiner och att du använder dem.

Skruva upp belysningen

På tal om belysning, ett väl upplyst kontor ger den bästa videon under en webbkonferens. Det bästa sättet att åstadkomma perfekt belysning är att placera ditt skrivbord så att det finns ett fönster (med gardinerna öppna) antingen bakom skärmen du vänder dig mot, eller åt sidan. 

Naturligt ljus från fönster på sidan gör tvärtom som ett fönster bakom dig gör. Istället för att tvinga webbkameran att filtrera ljus, kastar den naturligt ljus på dig så att kameran kan ta upp den.

Om du inte har ett fönster placerat på rätt sätt på ditt kontor, är den näst bästa lösningen att tända så många taklampor som du har.

Ännu bättre, använd Philips Hue-lampor^{(Philips Hue lights)} och ställ in dem på den ljusaste inställningen.

Städa före möten

Enligt en studie från 2018 från University of Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} fann psykologer att människor utvecklade negativa åsikter om människor bara på grund av tillståndet på deras kontor.

Detta fynd är inte förvånande. Det är dock olyckligt om du har jobbat hårt hela veckan och bara inte har hunnit städa upp utrymmet runt dig innan det där onlinevideomötet.

Den enkla lösningen är att schemalägga minst 15 minuter i din kalender innan videomötet börjar. Tillbringa den tiden med att plocka upp allt röran bakom dig. Rensa åtminstone allt som kameran kan se.

Det kanske inte betyder att hela rummet är rent, eller att ditt skrivbord inte fortfarande är rörigt, men om personer som deltar i mötet inte kan se röran vet de inte bättre.

Åh ljuden vi gör

Ljud kan vara din värsta fiende under en videokonferens. Det finns alla möjliga sätt som din mikrofon kan genera dig på. 

Tänk bara på att glömma att mikrofonen är påslagen och gör något av följande:

• Äter chips eller något annat krispigt och högt
• Mumlar något negativt om en kollega som alla kan höra
• Att ha ett personligt sidosamtal med din make eller annan familjemedlem
• Att göra pinsamma kroppsljud

Alla dessa scenarier kan variera från milt humoristiska till smärtsamt pinsamma. 

Vad är lösningen? Kontrollera alltid^(Always) att du är avstängd i början av mötet såvida du inte behöver prata, och håll noga koll på din mikrofonstatus under mötet. 

Ännu bättre, konfigurera inställningarna för din videokonferensprogramvara så att mikrofonen automatiskt förblir avstängd när mötet startar.

I Skype hittar du den här inställningen i menyn Inställningar , under ^(Settings)Ljud & Video^{(Audio & Video)} . Se bara till att Slå på ljudet för inkommande samtal^{(Unmute for incoming calls)} är avstängt.

De flesta stora videokonferensapplikationer har en liknande inställning för mikrofonen.

Andra användbara tips

Att ha alla ovanstående råd i åtanke kommer att säkerställa att dina videokonferenser går smidigt och utan några problem. 

Det finns några andra tips som kan hjälpa dig med dina videosamtal:

• Dela skärmar^{(Sharing screens)} : När du delar din skärm, välj inte delningsknappen innan du ser rätt skärm markerad. Varje större onlinekonferensapp framhäver skärmen du har valt så att du alltid vet vilken skärm du ska dela. Att dela fel skärm kan leda till att människor ser saker som du inte vill att de ska göra.
• Pinsamma meddelanden^{(Embarrassing notifications)} : Det finns inget värre än att en kollega skickar ett personligt meddelande till dig medan du delar din skärm under ett möte. Inaktivera Windows-aviseringar^{(Disable windows notifications)} före varje videokonferens.
• Fönsterplacering^{(Window placement)} : Ett vanligt misstag människor gör är att placera chattfönstret med allas ansikten på en skärm bort från webbkameran. Placera den istället på samma skärm så att det ser ut som att du tittar på människor direkt.
• Virtuella bakgrunder^{(Virtual backgrounds)} – De flesta appar som Zoom och Skype låter dig nu välja en virtuell bakgrund. Du kan antingen välja något från förinställningarna eller så kan du ladda ner din egen bild och använda den som bakgrund. Vissa appar låter dig också sudda ut bakgrunden, så om du har fastnat med en dålig bakgrund för ditt samtal, skaffa en virtuell.

Har du någonsin haft några pinsamma stunder under dina videokonferenser? Vi vill gärna höra din berättelse i kommentarsfältet nedan.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

Τhe ability to have remote, online meеtings at home can be verу convenient. But it аlso іntrodυces a whole list of opportunitіes for very еmbarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• Hur du skyddar dig från hackare online

• Hur du får din skrivare online om den visas offline

• Snabbfixar när din Zoom-möteskamera inte fungerar

• Hur man lyssnar på gratis musik online utan att ladda ner

• Hur du krypterar alla dina online- och offlinedata

• Hur man bygger och förbättrar en onlinenärvaro

• Hur man hittar minnen på Facebook

• Hur man använder Discord-spoilertaggar

• Hur man hittar födelsedagar på Facebook

• Hur man upptäcker dator- och e-postövervaknings- eller spionprogram

• Hur man gör Spotify högre och låter bättre

• Så här fixar du Hulu-felkoden RUNUNK13

• OLED vs MicroLED: Ska du vänta?

• 3 sätt att ta ett foto eller en video på en Chromebook

• Firefox-behållare: Använd dem för att organisera ditt onlineliv

• Hur webbläsarfingeravtryck skadar sekretess online och vad man ska göra åt det

• Hur man gör en trådbunden skrivare trådlös på 6 olika sätt

• Hur man ändrar språket på Netflix

• Så här aktiverar eller inaktiverar du Caps Lock på Chromebook

• Hur man använder VLOOKUP i Google Sheets