Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattningsfunktioner i Excel^{(how to use summary functions in Excel)} för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men den artikeln tog hänsyn till all data på kalkylbladet. Vad händer om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta delmängden av data?

I Excel kan du skapa filter på kolumner som döljer rader som inte matchar ditt filter. Dessutom kan du också använda specialfunktioner i Excel för att sammanfatta data med endast den filtrerade datan.

I den här artikeln går jag igenom stegen för att skapa filter i Excel och även använda inbyggda funktioner för att sammanfatta den filtrerade informationen.

Skapa enkla filter i Excel

I Excel kan du skapa enkla filter och komplexa filter. Låt oss börja med enkla filter. När du arbetar med filter bör du alltid ha en rad överst som används för etiketter. Det är inget krav att ha den här raden, men det gör det lite lättare att arbeta med filter.

Ovan har jag några falska data och jag vill skapa ett filter i kolumnen Stad . ^(City)I Excel är detta väldigt enkelt att göra. Gå vidare och klicka på fliken Data i menyfliksområdet och klicka sedan på knappen Filter . Du behöver inte välja data på arket eller klicka på första raden heller.

När du klickar på Filter kommer varje kolumn i den första raden automatiskt ha en liten rullgardinsknapp tillagd till höger.

Gå nu vidare och klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Stad . ^(City)Du kommer att se ett par olika alternativ, som jag kommer att förklara nedan.

Överst kan du snabbt sortera alla rader efter värdena i kolumnen Stad . ^(City)Observera att när du sorterar data kommer den att flytta hela raden, inte bara värdena i kolumnen Stad . ^(City)Detta kommer att säkerställa att din data förblir intakt precis som den var tidigare.

Det är också en bra idé att lägga till en kolumn längst fram som heter ID och numrera den från en till hur många rader du har i ditt kalkylblad. På så sätt kan du alltid sortera efter ID-kolumnen och få tillbaka din data i samma ordning som den var ursprungligen, om det är viktigt för dig.

Som du kan se är all data i kalkylarket nu sorterad utifrån värdena i kolumnen Stad . ^(City)Än så länge är inga rader dolda. Låt oss nu ta en titt på kryssrutorna längst ner i filterdialogrutan. I mitt exempel har jag bara tre unika värden i kolumnen Stad^(City) och de tre visas i listan.

Jag gick vidare och avmarkerade två städer och lämnade en markerad. Nu har jag bara 8 rader med data som visas och resten är dolda. Du kan enkelt se att du tittar på filtrerad data om du kontrollerar radnumren längst till vänster. Beroende på hur många rader som är dolda kommer du att se några extra horisontella linjer och färgen på siffrorna blir blå.

Låt oss nu säga att jag vill filtrera på en andra kolumn för att ytterligare minska antalet resultat. I kolumn C har jag det totala antalet medlemmar i varje familj och jag vill bara se resultaten för familjer med fler än två medlemmar.

Gå vidare och klicka på rullgardinspilen i kolumn C^{(Column C)} så ser du samma kryssrutor för varje unikt värde i kolumnen. Men i det här fallet vill vi klicka på Nummerfilter^{(Number Filters)} och sedan klicka på Större än^{( Greater Than)} . Som du kan se finns det en massa andra alternativ också.

En ny dialog kommer att dyka upp och här kan du skriva in värdet för filtret. Du kan också lägga till mer än ett kriterium med en OCH- eller ELLER-funktion. Du kan till exempel säga att du vill ha rader där värdet är större än 2 och inte lika med 5.

Nu har jag bara 5 rader med data: familjer endast från New Orleans och med 3 eller fler medlemmar. Lätt^(Easy) nog? Observera att du enkelt kan rensa ett filter på en kolumn genom att klicka på rullgardinsmenyn och sedan klicka på länken Rensa filter från "Kolumnnamn"^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

Så det är ungefär det för enkla filter i Excel . De är mycket enkla att använda och resultaten är ganska enkla. Låt oss nu ta en titt på komplexa filter med hjälp av dialogrutan Avancerade^(Advanced) filter.

Skapa avancerade filter i Excel

Om du vill skapa mer avancerade filter måste du använda dialogrutan Avancerat^(Advanced) filter. Låt oss till exempel säga att jag ville se alla familjer som bor i New Orleans med fler än 2 medlemmar i sin familj ELLER^(OR) alla familjer i Clarksville med fler än 3 medlemmar i sin familj OCH^(AND) bara de med en .EDU- slutande e-postadress. Nu kan du inte göra det med ett enkelt filter.

För att göra detta måste vi ställa in Excel- arket lite annorlunda. Fortsätt och infoga ett par rader ovanför din datauppsättning och kopiera rubriketiketterna exakt till den första raden som visas nedan.

Så här fungerar avancerade filter. Du måste först skriva in dina kriterier i kolumnerna längst upp och sedan klicka på knappen Avancerat under ^(Advanced)Sortera och filtrera^{( Sort & Filter)} på fliken Data .

Så vad exakt kan vi skriva in i dessa celler? OK, så låt oss börja med vårt exempel. Vi vill bara se data från New Orleans eller Clarksville , så låt oss skriva in dem i cellerna E2 och E3.

När du skriver värden på olika rader betyder det ELLER. Nu vill vi ha New Orleans- familjer med fler än två medlemmar och Clarksville- familjer med mer än 3 medlemmar. För att göra detta, skriv in >2 i C2 och >3 i C3.

Eftersom >2 och New Orleans är på samma rad kommer det att vara en AND- operator. Detsamma gäller för rad 3 ovan. Slutligen vill vi bara ha familjer med .EDU-slutande e-postadress. För att göra detta, skriv bara in *.edu i både D2 och D3. Symbolen * betyder valfritt antal tecken.

När du har gjort det klickar du var som helst i din datauppsättning och klickar sedan på knappen Avancerat . ^(Advanced)Fältet List Rang e kommer automatiskt att ta reda på din datauppsättning eftersom du klickade in i den innan du klickade på knappen Avancerat . ^(Advanced)Klicka nu på den lilla lilla knappen till höger om knappen Kriterieintervall^{(Criteria range)} .

Välj^(Select) allt från A1 till E3 och klicka sedan på samma knapp igen för att komma tillbaka till dialogrutan Avancerat filter . ^{(Advanced Filter)}Klicka på OK^{(Click OK)} och din data ska nu filtreras!

Som du kan se har jag nu bara 3 resultat som matchar alla dessa kriterier. Observera att etiketterna för kriterieintervallet måste matcha exakt med etiketterna för datasetet för att detta ska fungera.

Du kan uppenbarligen skapa mycket mer komplicerade frågor med den här metoden, så lek med det för att få önskat resultat. Låt oss slutligen prata om att tillämpa summeringsfunktioner på filtrerade data.

Sammanfatta filtrerade data

Låt oss nu säga att jag vill summera antalet familjemedlemmar på mina filtrerade data, hur skulle jag kunna göra det? Nåväl, låt oss rensa vårt filter genom att klicka på knappen Rensa^(Clear) i menyfliksområdet. Oroa dig inte, det är väldigt enkelt att använda det avancerade filtret igen genom att helt enkelt klicka på knappen Avancerat^(Advanced) och klicka på OK igen.

Längst ner i vår datauppsättning, låt oss lägga till en cell som heter Totalt^(Total) och sedan lägga till en summafunktion för att summera det totala familjemedlemmarna. I mitt exempel skrev jag bara =SUM(C7:C31) .

Så om jag tittar på alla familjer har jag totalt 78 medlemmar. Låt oss nu gå vidare och använda vårt avancerade^(Advanced) filter igen och se vad som händer.

Hoppsan! Istället för att visa rätt siffra, 11, ser jag fortfarande att totalen är 78! Varför är det så? Tja, SUM- funktionen ignorerar inte dolda rader, så den gör fortfarande beräkningen med alla rader. Lyckligtvis finns det ett par funktioner du kan använda för att ignorera dolda rader.

Den första är SUBTOTAL . Innan vi använder någon av dessa specialfunktioner vill du rensa ditt filter och sedan skriva in funktionen.

När filtret är rensat, fortsätt och skriv in =SUBTOTAL( och du bör se en rullgardinsruta med en massa alternativ. Med den här funktionen väljer du först vilken typ av summeringsfunktion du vill använda med hjälp av ett tal.

I vårt exempel vill jag använda SUM , så jag skulle skriva in siffran 9 eller bara klicka på den från rullgardinsmenyn. Skriv sedan ett kommatecken och välj cellintervallet.

När du trycker på enter bör du se att värdet 78 är detsamma som tidigare. Men om du nu använder filtret igen kommer vi att se 11!

Excellent! Det är precis vad vi vill. Nu kan du justera dina filter och värdet kommer alltid att återspegla bara de rader som för närvarande visas.

Den andra funktionen som fungerar ungefär likadant som funktionen SUBTOTAL är AGGREGATE . Den enda skillnaden är att det finns en annan parameter i AGGREGATE- funktionen där du måste ange att du vill ignorera dolda rader.

Den första parametern är summeringsfunktionen du vill använda och som med SUBTOTAL representerar 9 SUM- funktionen. Det andra alternativet är där du måste skriva in 5 för att ignorera dolda rader. Den sista parametern är densamma och är cellintervallet.

Du kan också läsa min artikel om sammanfattningsfunktioner för att lära dig hur du använder AGGREGATE-funktionen^{(use the AGGREGATE function)}  och andra funktioner som MODE , MEDIAN , AVERAGE , etc. mer detaljerat.

Förhoppningsvis ger den här artikeln dig en bra utgångspunkt för att skapa och använda filter i Excel . Om du har några frågor, skriv gärna en kommentar. Njut av!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Kartlägga dina Excel-data

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Använd sammanfattningsfunktioner för att sammanfatta data i Excel

• Använd Excel som ett verktyg för att kopiera data från webben

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Använd Excel Watch Window för att övervaka viktiga celler i en arbetsbok

• Länka celler mellan ark och arbetsböcker i Excel

• En guide till alla Excel-filtillägg och vad de betyder

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man hittar och beräknar räckvidd i Excel

• Hur man lägger till kommentarer till en Excel-kalkylbladscell

• Hur man tar bort, knäcker eller bryter ett glömt Excel XLS-lösenord

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man lägger till felfält i Excel

• Formatera celler med villkorlig formatering i Excel

• Hur man använder YEARFRAC-funktionen i Excel