Om du har en Office 365 -prenumeration är en av apparna du kan komma åt Access . Det är ett verktyg för att skapa olika typer av databaser och rapporter på din dator. Om du letar efter en metod för hur man bygger en databas, är MS Access det bästa sättet att göra det oavsett om du vill bygga en enkel eller en komplex databas.

Du kan använda verktyget för att bygga en databas, skapa formulär för datainmatningar, filtrera dina data med hjälp av anpassade frågor och generera rapporter från dina data. Det finns steg-för-steg-guider som hjälper dig att skapa dessa objekt så att det inte är alltför svårt att använda.

Hur man bygger en tom databas med MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Det första du behöver göra är att bygga en databas. För att göra detta, starta en ny databas i Access . Dina datatabeller, formulär, frågor och rapporter kommer att sparas i den. För att göra det kan du antingen använda en av de många mallarna som Access tillhandahåller eller bygga en från grunden.

Här bygger vi en databas som lagrar studentinformation och vi kommer att använda en tom databasmall.

1. Starta Access - appen^{(Launch the Access app)} på din dator.
2. Klicka på Ny^(New) i det vänstra sidofältet för att skapa en ny databas.
3. Välj alternativet Tom databas^{(Blank database)} i den högra rutan för att skapa en ny tom databas.

1. Klicka^(Click) på den lilla mappikonen och välj en sökväg för att spara din databas. Klicka sedan på knappen som säger Skapa^(Create) .

1. Det är så du bygger en databas med Access . Din databas bör vara tillgänglig på den angivna sökvägen.

Skapa en tabell i din databas^{(Create a Table In Your Database)}

Basen för vilken databas som helst är tabeller. Det är dessa tabeller där din data sparas i olika kolumner, och det är detta du kan köra frågor på och generera rapporter från.

När du bygger en ny databas i Access öppnas skärmen för att skapa nya tabeller i databladsvyn. Den här vyn är inte den lättaste att arbeta med, så du måste ändra den till designvyn och sedan skapa dina tabellkolumner.

1. Högerklicka^{(Right-click)} på den nyskapade tabellen och välj Designvy^{(Design View)} .

1. Det kommer att uppmana dig att spara ditt bord först. Ange ett namn för tabellen och klicka på OK .

1. Följande skärm låter dig lägga till kolumner och deras datatyper i tabellen. Behåll den första kolumnen som den är eftersom den genererar ett unikt ID för var och en av dina varor.
2. När vi bygger en studentdatabas, placera markören i det andra fältet och skriv Studentnamn^{(Student Name)} . Välj Kort text^{(Short Text)} i fältet Datatyp^{(Data Type)} .

1. Ange Ålder^(Age) som nästa fältnamn och välj Antal^(Number) från rullgardinsmenyn Datatyp^{(Data Type)} .

1. Lägg till den sista kolumnen med namnet Land^(Country) och Kort text^{(Short Text)} som datatyp.

1. Tryck på Ctrl + S för att spara tabellen.

Skapa ett formulär för datainmatning i din databas^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Även om du kan öppna tabellen i databladsvyn och lägga till nödvändiga data till den, kommer ett formulär att ge dig ett enklare sätt att mata in dina data. Du behöver inte heller blanda dig i någon annan data i tabellen eftersom ett formulär bara låter dig redigera en post i taget.

Du kan använda Access-formulärguiden för att skapa ett formulär för datainmatning^{(create a form for data entry)} med dina valda fält.

1. Medan Access fortfarande är öppet med din databas klickar du på fliken Skapa^(Create) högst upp och väljer alternativet Form Wizard .

1. Den kommer att be dig välja de fält du vill använda i ditt formulär. Välj allt du behöver för att ange ett värde för och klicka på högerpilen för att lägga till dem i listan. Klicka sedan på Nästa^(Next) längst ner.

1. Följande skärm erbjuder fyra formulärlayouter att välja mellan. Klicka^(Click) på valfri layout så visas en förhandsvisning på vänster sida. När du har gjort ett val klickar du på Nästa^(Next) längst ner.

1. Ange ett namn för ditt formulär och tryck på Slutför^(Finish) .

1. Formuläret bör öppnas så att du kan lägga till data i din tabell.

Skapa en fråga för att filtrera data i din databas^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

En fråga låter dig filtrera data som sparats i dina tabeller med hjälp av olika anpassade kriterier. Om du till exempel vill hämta data från studenter som är 20 år eller äldre och bor i USA, kan du skapa en fråga och skapa en tabell som bara har de elever i den som matchar dina kriterier.

1. Klicka på fliken Skapa^(Create) högst upp och välj Query Wizard .

1. Välj det första alternativet som säger Simple Query Wizard och tryck på OK .

1. Välj tabellen och de fält du vill inkludera i frågan och klicka på Nästa^(Next) .

1. Välj alternativet Detalj^(Detail) på följande skärm och klicka på Nästa^(Next) längst ner.

1. Ange ett namn för din fråga och tryck på Slutför^(Finish) längst ner.

1. Högerklicka på din nyskapade fråga och välj Designvy^{(Design View)} . Du använder den här vyn för att ange kriterierna för din fråga.

1. Följande skärm låter dig ange filtren för din fråga. Låt oss skapa en regel som bara visar elever som är 20 år eller äldre och kommer från USA.
   
   Skriv >=20 i rutan Kriterier^(Criteria) för fältet Ålder . ^(Age)
   
   Ange USA^(US) i raden Kriterier^(Criteria) för fältet Land .^(Country)

1. Tryck på Ctrl + S för att spara ändringarna.
2. Dubbelklicka^{(Double-click)} på din fråga i det vänstra sidofältet så ser du den filtrerade versionen av dina data.

Hur man bygger en databasrapport i Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Rapporter används vanligtvis för att ta ut data från Access och för att se dem som fristående filer. Access låter dig generera rapporter för dina valda tabeller och fält och den använder samma guidestil som formulär och frågor för att skapa rapporter.

1. Klicka på fliken Skapa^(Create) högst upp och välj Rapportguide^{(Report Wizard)} .

1. Lägg till de fält du vill ha i din rapport och klicka på Nästa^(Next) .

1. Om du vill ange några grupperingsorder kan du göra det på den här skärmen. Tryck sedan på Nästa^(Next) .

1. Om du vill sortera dina poster efter ett fält kan du göra det på den här skärmen. Klicka sedan på Nästa^(Next) .

1. Välj en rapportlayout och tryck på Nästa^(Next) .

1. Ange ett namn för rapporten och klicka på Slutför^(Finish) .

1. Högerklicka^{(Right-click)} på rapporten och välj Förhandsgranska^{(Print Preview)} .

1. Klicka på PDF eller XPS^{(PDF or XPS )} högst upp för att spara den i något av dessa format.

Din fullständiga databas med tabeller, formulär, frågor och rapporter är klar.

Hur bygger du dina databaser^{(build your databases)} ? Om du använder Access , använder du funktionerna som nämns ovan? Låt oss veta i kommentarerna nedan.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the apps you cаn access is Accеss. It’s a tool to crеate variоus types of databases and reрorts on your computеr. If you’re looking for a method on how to build a database, MS Access iѕ the best way to dо it whether you want to bυild a simple or a complex datаbase.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook öppnas inte? 10 sätt att fixa

• Hur man skapar PDF-dokument i Microsoft Office

• Hur man visar antalet ord i Microsoft Word

• Hur du exporterar dina e-postmeddelanden från Microsoft Outlook till CSV eller PST

• Få OpenOffice Writer att se ut och fungera mer som Microsoft Word

• Hur man skriver ut på ett kuvert i Microsoft Excel

• Hur man dikterar dokument i Microsoft Word

• Hur man installerar om Microsoft Office Picture Manager

• Hur man spelar in ett Microsoft Teams-möte

• Åtgärda felet "Kan inte starta Microsoft Office Outlook".

• Hur man skapar ett flygblad i Microsoft Word

• Hur man visar, accepterar eller döljer redigeringar i Microsoft Word

• Hur man tar bort en sida i Microsoft Word

• Skillnader mellan Microsoft Excel Online och Excel för skrivbordet

• Hur man använder Microsoft Word Screenshot Tool

• Hur man återställer raderade e-postmeddelanden i Office 365

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 saker att veta

• Hur man skapar en databas med Microsoft Access

• Hur man infogar en horisontell linje i Microsoft Word

• Hur man skapar en gruppkalender i Microsoft 365