Kontorsanställda^(Office) över hela världen har upplevt stora förändringar i hur de arbetar under de senaste 15 månaderna. Nästan^(Almost) över en natt tvingade den globala pandemin^{(global pandemic)} arbetsgivare att övergå till en avlägsen arbetsstyrka. Och nu när vissa människor återvänder till sina kontor medan andra fortsätter att arbeta på distans, behövs nya verktyg för att stödja flexibla arbetsarrangemang.

Mjukvaruföretag har ständigt rullat ut nya och förbättrade sätt att samarbeta på distans^{(collaborate remotely)} och i hybridmötessituationer. Till exempel släppte Microsoft nyligen en uppdaterad version av sin Whiteboard- app för Windows 10 . Den kommer med ett uppdaterat användargränssnitt och några nya funktioner. Vi visar dig hur du hittar och installerar den moderniserade Whiteboard- appen och ger dig några tips om hur du använder den.

Hur man skaffar den nya Whiteboard-appen

Den nya Whiteboard- appen är tillgänglig via Microsoft Store . Om din organisation har begränsad åtkomst till butiken^(Store) , prata med ditt IT-team om att få åtkomst till den nya Whiteboard- appen. Om du har tillgång, besök Microsoft Store i en webbläsare och sök efter Whiteboard . Välj sedan Microsoft Whiteboard- appen och följ instruktionerna för att installera den.

Alternativt kan du använda sökrutan i Windows . Välj fliken Appar^(Apps) och sök efter whiteboard . Välj Sök efter appar i Microsoft Store ^{(Search for apps in the Microsoft Store)}så^(Store) startar butiken i sitt fönster.

Du kommer att se Microsoft Whiteboard- appen i sökresultaten. Välj Microsoft Whiteboard och följ stegen för att installera appen på din Windows 10-maskin.

Om du inte redan är inloggad på ditt Microsoft -konto kommer du någon gång under den här processen att se en uppmaning att logga in med antingen ett gratis Microsoft -konto eller ett Microsoft 365 -konto.

Hur man använder Whiteboard-appen

Första gången du använder Whiteboard kommer du att märka hur vitt^(white) det är.

Själva appen har fyra huvudsektioner:

Navigeringspilen. Välj det här för att se en lista över alla whiteboards du har sparat.
Det övre högra hörnet av Whiteboard är där du kan lägga till en medarbetare, logga in och ut från ditt Microsoft - konto och komma åt Whiteboard- inställningarna.
Du kommer att se ett verktygsfält längst ned i appen där du kan välja verktyg. Det är också här du hittar knapparna ångra^(undo) och gör om .^(redo)
Den huvudsakliga arbetsytan. Detta är det huvudsakliga samarbetsområdet.

Så här bjuder du in ^(Invite) andra^(Others) till din whiteboard

Det första du förmodligen vill göra är att bjuda in någon att samarbeta med dig. Välj ikonen Bjud in någon^{(Invite someone)} och växla till länken för webbdelning för att skapa en länk till den här specifika whiteboardtavlan. Sedan kan du dela den länken med andra.

Om du använder ett personligt Microsoft -konto kan du dela den genererade länken med andra personliga konton. Om du har ett organisationskonto kan du dela med andra konton i samma organisation.

Du kan inte^{(cannot )} använda Whiteboard för att samarbeta med någon utanför din organisation. Personliga Microsoft^{(Personal Microsoft)} -kontoanvändare måste använda den installerade appen och inte webbläsarversionen. Förhoppningsvis^(Hopefully) kommer Microsoft att göra det lättare att samarbeta oavsett vilken typ av konto du har.

Microsoft Whiteboard-verktyg

De traditionella whiteboardverktygen är alltid tillgängliga via verktygsfältet längst ner i Whiteboard- appen.

Du kan välja:

Pennan^(pen) . _ Skriv^(Write) direkt på whiteboardtavlan med detta verktyg. Anpassa den genom att välja pennans färg. Du kommer också att se en överstrykningspenna, ett suddgummi, en linjal och ett lassoverktyg.

Linjalen kan^(ruler) vara till hjälp, men du vill definitivt veta hur man roterar den, och det är inte direkt uppenbart hur man gör det. Välj linjalen, håll ned Alt- tangenten och använd sedan antingen rullningshjulet på musen eller piltangenterna på tangentbordet för att rotera linjalen.

Lägg till text^{(Add text )} eller en klisterlapp^(note) . Om du hellre vill skriva än att klottra obekvämt med pennverktyget, välj ett av dessa verktyg. För att lägga till text direkt på tavlan (mot på en lapp), klicka på tavlan och börja skriva.

Högerklicka för att komma åt knappar för att markera alla^{(select all)} och klistra in^(paste) . När du markerar text som du har skrivit får du tillgång till verktyg för att kopiera^(copy) , klistra in^(paste) , klippa^(cut) ut och ta bort^(delete) . För att justera textstorleken för både text och klisterlappar ändrar^{(sticky notes)} du storleken på rutan genom att dra det nedre högra hörnet.

För att lägga till en bild på whiteboardtavlan, antingen högerklicka på tavlan och välj knappen Lägg till bild^{(Add image)} eller välj knappen Bildmeny^{(Image menu)} i verktygsfältet längst ner.

Om du väljer Bild-menyn^{(Image menu)} kan du välja Bibliotekbild^{(Library image)} , Bing-bild^{(Bing image)} eller Kamera^(Camera) .

Välj knappen Infoga meny^{(Insert menu)} i verktygsfältet för att få flera alternativ. Välj Anteckningsrutnät^{(Note grid)} för att infoga flera klisterlappar samtidigt. Lista^(List) startar en punktlista med alternativ för dina medarbetare att gilla en post i listan.

Du kan också infoga dokument som PDF-filer^(PDFs) och Word- eller PowerPoint- filer. Du kommer att bli ombedd att bestämma om du vill infoga hela dokumentet eller valda sidor.

Infoga mallar

Dolda inuti Infoga-menyn^{(Insert menu)} i verktygsfältet finns mallar – utan tvekan den coolaste funktionen i Microsoft Whiteboard . Här är några av de bästa mallarna du kan välja mellan.

Brainstorming -^{(Brainstorming)} mallen lägger till flera komponenter till whiteboardtavlan för att hjälpa dig att hålla reda på idéer. Den innehåller regler för brainstorming, en agenda, en uppföljningslista och ett anteckningsrutnät.

Kanban -^(Kanban) mallen infogar anteckningsrutnät för att visualisera ditt arbete^{(visualize your work)} .

Den retrospektiva^{(Retrospective)} mallen hjälper dig och ditt team att bedöma ditt senaste arbete och hur du planerar för större framgång i framtiden.

Mallen Effektivt möte^{(Effective Meeting)} ger dig en agenda, en uppföljningslista och en parkeringsplats för att hålla reda på ämnen att diskutera senare.

Använd mallen för SWOT-analys^{(SWOT Analysis)} för att kartlägga ditt teams styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

Projektplaneringsmallen hjälper^{(Project Planning )} dig att lista ditt projekts mål, nyckelresultat, intressenter och risker, tillsammans med saker som ligger utanför projektets omfattning.

Om du är i problemlösningsläge^{(Problem Solving)} finns det en mall för det. Den frågar dig: "Vad hände? Varför hände det? Vad ska hända?" och "Hur ska vi förhindra att det händer igen?"

För produktutvecklare är Empathy Map användbar för att tänka på användarupplevelsen.

Slutligen, prova att använda Persona Builder- mallen för att organisera data om målgruppen för din produkt eller tjänst.

Inte så intuitivt, men användbart

Microsoft Whiteboard är inte den mest intuitiva av appar, och vi stötte på några problem när vi använde den. Med det sagt, när du väl har lärt dig ins och outs, kommer du att vara positionerad för att dra nytta av alla dess funktioner.

How to Use the Windows 10 Whiteboard App

Office workers across the globe have experienced stark changes to the way they work over the last 15 or so months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is.

The app itself has four main sections:

The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others.

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization.

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app.

You can select:

The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool.

The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing.

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom.

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list.

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages.

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

The Kanban template inserts note grids to visualize your work.

The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience.

Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

Monica Jönsson

About the author

Inom affärer och teknik är Windows 10 och Windows 11/10 mycket viktiga verktyg. De låter dig interagera med datorer enklare och säkrare än någonsin tidigare, samt kör kraftfulla men anpassningsbara appar utan några säkerhetsrisker. Dessa verktyg är också viktiga för företag som vill kunna utöka sin onlinenärvaro och nå nya kunder. På grund av detta skulle jag säga att mina kunskaper i Windows 10 och Windows 11/10 gör mig till en utmärkt kandidat för ett sådant jobb eller företag.

Hur man använder Windows 10 Whiteboard-appen

Hur man skaffar den nya Whiteboard-appen