Har du någonsin haft ett stort kalkylblad med data i Excel och behöver ett enkelt sätt att filtrera och extrahera specifik information från det? Om du lär dig hur du använder VLOOKUP i Excel kan du göra den här sökningen med bara en enda kraftfull Excel- funktion.

VLOOKUP -^(VLOOKUP) funktionen i Excel skrämmer många människor eftersom den har många parametrar och det finns flera sätt att använda den. I den här artikeln kommer du att lära dig alla sätt du kan använda VLOOKUP i Excel och varför funktionen är så kraftfull.

VLOOKUP-parametrar i Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

När du börjar skriva =VLOOKUP( i valfri cell i Excel , kommer du att se ett popup-fönster som visar alla tillgängliga funktionsparametrar.

Låt oss undersöka var och en av dessa parametrar och vad de betyder.

• lookup_value : Värdet du letar efter från kalkylarket
• table_array : Omfånget av celler i arket du vill söka igenom
• col_index_num : Kolumnen varifrån du vill hämta ditt resultat
• [range_lookup] : Matchningsläge ( TRUE = ungefärlig, FALSE = exakt)

Dessa fyra parametrar låter dig göra många olika, användbara sökningar efter data i mycket stora datamängder.

Ett enkelt VLOOKUP Excel-exempel^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

VLOOKUP är inte en av de grundläggande Excel-funktionerna^{(the basic Excel functions)} du kanske har lärt dig, så låt oss titta på ett enkelt exempel för att komma igång.

För följande exempel kommer vi att använda ett stort kalkylblad med SAT-resultat för^(States) skolor i USA^(United) . Det här kalkylbladet innehåller över 450 skolor tillsammans med individuella SAT- poäng för läsning, matematik och skrivning. Ladda^(Feel) gärna ner för att följa med. Det finns en extern anslutning som drar data, så du får en varning när du öppnar filen, men det är säkert.

Det skulle vara mycket tidskrävande att söka igenom en så stor datamängd för att hitta den skola du är intresserad av.

Istället kan du skapa ett enkelt formulär i de tomma cellerna på sidan av tabellen. För att utföra den här sökningen gör du bara ett fält för Skola^(School) och ytterligare tre fält för att läsa, matematik och skriva poäng.

Därefter måste du använda funktionen VLOOKUP i Excel för att få dessa tre fält att fungera. I fältet Läsning^(Reading) skapar du funktionen VLOOKUP enligt följande:

1. Skriv =VLOOKUP(
2. Välj fältet Skola , som i detta exempel är ^(School)I2 . Skriv ett kommatecken.
3. Välj hela cellintervallet som innehåller de data du vill slå upp. Skriv ett kommatecken.

När du väljer intervallet kan du börja från kolumnen du använder för att slå upp (i det här fallet kolumnen skolnamn) och sedan välja alla andra kolumner och rader som innehåller data.

Obs^(Note) : Funktionen SÖKUPPSÖKNING^(VLOOKUP) i Excel kan endast söka genom celler till höger om sökkolumnen. I det här exemplet måste kolumnen för skolnamn vara till vänster om den information du letar upp.

1. Därefter måste du välja den tredje kolumnen från den markerade kolumnen längst till vänster för att hämta läspoängen . ^(Reading)Så skriv en 3 och skriv sedan ett annat kommatecken.
2. Skriv slutligen FALSE för en exakt matchning och stäng funktionen med a ) .

Din sista VLOOKUP- funktion bör se ut ungefär så här:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

När du först trycker på Enter och avslutar funktionen kommer du att märka att Läsfältet^(Reading) kommer att innehålla en #N/A .

Detta beror på att fältet Skola^(School) är tomt och att det inte finns något för funktionen SÖKUPPSÖKNING^(VLOOKUP) att hitta. Men om du anger namnet på en gymnasieskola som du vill slå upp, kommer du att se de korrekta resultaten från den raden för läspoängen^(Reading) .

Hur man handskas med att VLOOKUP är skiftlägeskänslig^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

Du kanske märker att om du inte skriver in skolans namn i samma fall som hur den är listad i datasetet, kommer du inte att se några resultat.

Detta beror på att VLOOKUP- funktionen är skiftlägeskänslig. Detta kan vara irriterande, särskilt för en mycket stor datamängd där kolumnen du söker igenom inte överensstämmer med hur saker och ting är versaler.

För att komma runt detta kan du tvinga det du söker efter att byta till gemener innan du slår upp resultaten. För att göra detta, skapa en ny kolumn bredvid kolumnen du söker. Skriv in funktionen:

=TRIM(LOWER(B2))

Detta kommer att förminska skolans namn och ta bort alla främmande tecken (mellanslag) som kan finnas till vänster eller höger om namnet.

Håll ned Skift-^(Shift) tangenten och placera muspekaren över det nedre högra hörnet av den första cellen tills den ändras till två horisontella linjer. Dubbelklicka^(Double) med musen för att autofylla hela kolumnen.

Slutligen, eftersom VLOOKUP kommer att försöka använda formeln snarare än texten i dessa celler, behöver du bara konvertera dem alla till värden. För att göra detta, kopiera hela kolumnen, högerklicka i den första cellen och klistra bara in värden.

Nu när alla dina data är rensade i den här nya kolumnen, ändra något på VLOOKUP- funktionen i Excel för att använda den här nya kolumnen istället för den föregående genom att starta uppslagsintervallet^{(the lookup range)} vid C2 istället för B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Nu kommer du att märka att om du alltid skriver din sökning med små bokstäver så får du alltid ett bra sökresultat.

Detta är ett praktiskt Excel-tips^{(handy Excel tip)} för att övervinna det faktum att VLOOKUP är skiftlägeskänsligt.

VLOOKUP Ungefärlig matchning

Även om exemplet med exakt matchning LOOKUP som^(LOOKUP) beskrivs i det första avsnittet av den här artikeln är ganska okomplicerat, är den ungefärliga matchningen lite mer komplex.

Den ungefärliga matchningen används bäst för att söka genom nummerområden. För att göra detta korrekt måste sökintervallet vara korrekt sorterat. Det bästa exemplet på detta är en VLOOKUP- funktion för att söka efter ett bokstavsbetyg som motsvarar ett sifferbetyg.

Om en lärare har en lång lista med elevers läxbetyg från hela året med en slutlig medelkolumn, vore det trevligt att få bokstavsbetyget som motsvarar det slutbetyget att komma upp automatiskt.

Detta är möjligt med VLOOKUP- funktionen. Allt som krävs är en uppslagstabell till höger som innehåller lämplig bokstavsbetyg för varje numeriskt poängintervall.

Nu, med hjälp av SÖKUPPSÖKNING^(VLOOKUP) och en ungefärlig matchning, kan du hitta rätt bokstavsbetyg som motsvarar det korrekta numeriska området.

I den här VLOOKUP-funktionen:

• lookup_value : F2, det slutliga genomsnittliga betyget
• table_array : I2:J8, Uppslagsintervallet för bokstavsbetyg
• index_column : 2, den andra kolumnen i uppslagstabellen
• [range_lookup] : TRUE, ungefärlig matchning

När du har avslutat SÖKUPPSÖKNING-^(VLOOKUP) funktionen i G2 och trycker på Enter kan du fylla i resten av cellerna med samma tillvägagångssätt som beskrivs i det sista avsnittet. Du kommer att se alla bokstavsbetyg korrekt ifyllda.

Observera att UPPLÖSNING-^(VLOOKUP) funktionen i Excel söker från den nedre delen av betygsintervallet med den tilldelade bokstavspoängen till toppen av intervallet för nästa bokstavspoäng.

Så "C" måste vara bokstaven som tilldelas det nedre intervallet (75), och B tilldelas längst ner (minst) i sitt eget bokstavsintervall. VLOOKUP kommer att "hitta" resultatet för 60 (D) som det närmaste ungefärliga värdet för allt mellan 60 och 75.

VLOOKUP i Excel är en mycket kraftfull funktion som har varit tillgänglig länge. Det är också användbart för att hitta matchande värden var som helst i en Excel-arbetsbok^{(finding matching values anywhere in an Excel workbook)} .

Tänk dock på att Microsoft -användare som har ett månadsabonnemang på Office 365 nu har tillgång till en nyare XLOOKUP-funktion. Denna funktion har fler parametrar och extra flexibilitet. Användare med en halvårsprenumeration måste vänta på att uppdateringen rullas ut i juli 2020^{(July 2020)} .

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large spreadsheet with datа in Excel and need an easy way to filter and extract specifiс information from it? If you learn how to use VLOOKUP in Excel, yоυ can do this lookup with juѕt a single, powerfυl Εxcel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

Related posts

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man subtraherar datum i Excel

• Hur man spårar ändringar i Excel

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Hur man separerar för- och efternamn i Excel

• Hur man jämför två Excel-filer och markerar skillnaderna

• Infoga ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man hittar matchande värden i Excel

• Hur man lägger till kommentarer till en Excel-kalkylbladscell

• Hur man skapar ett gratulationskort med MS Word

• Hur man använder Excel AutoRecover och AutoBackup funktioner

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Hur man växlar mellan kalkylblad i Excel

• Hur man döljer ark, celler, kolumner och formler i Excel

• Hur man tar bort, knäcker eller bryter ett glömt Excel XLS-lösenord