För ett moln- och webbaserat verktyg för att spåra projekt, uppgifter, listor, teammedlemmar och mer, erbjuder Smartsheet.com omfattande och flexibla funktioner.

Om du funderar på att testa eller redan har registrerat dig för en gratis provperiod, innebär det att du får ut det mesta av verktyget att du vet vad det kan göra för dig och ditt team. Låt oss fördjupa oss i hur man använder Smartsheet för nybörjare som precis har börjat.

Vad är Smartsheet?

Om du någonsin har använt applikationer som Asana^{(like Asana)} , Monday.com eller liknande projektledningsprogram, är Smartsheet jämförbart i syfte, struktur och funktioner. Du kan använda den ensam eller samarbeta med andra, skapa instrumentpaneler för snabb åtkomst till objekt och njuta av flera vyer som Kanban , kalender och rutnät.

Smartsheet tillhandahåller även automatiserade arbetsflöden, mallar för snabbstart, användbara rapporter, anpassade formulär och integrationer med andra applikationer för att effektivisera dina processer.

Det bästa sättet att börja använda Smartsheet är att skapa eller importera ett projekt, arbetsblad eller en lista med uppgifter som du vill spåra. Vi går sedan igenom funktionerna i varje verktyg.

Skapa, importera eller använd en mall

Välj ikonen Lösningscenter^{(Solution Center)} (plustecken) i navigeringen till vänster. Du kommer då att se alternativ längst upp till vänster på skärmen för Skapa^(Create) och importera^(Import) .

Välj Skapa^(Create,) och du har åtta alternativ för Grid , Project , Cards , Task List , Form , Report och Dashboard/Portal . Välj den typ av objekt du vill skapa, ge det ett namn och välj Skapa^(Create) .

Välj Importera^(Import) om du har en projektplan eller uppgiftsblad någon annanstans som du vill börja med. Välj Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets eller Atlassian Trello . Följ sedan anvisningarna för att importera objektet.

Om du vill börja med en mall eller malluppsättning väljer du Bläddra i alla lösningar^{(Browse All Solutions)} , väljer en bransch eller använder sökrutan^(Search) för att hitta något specifikt. 

Välj en mall eller uppsättning för att se ytterligare information. För att sedan använda en mall^{(use a template)} , välj knappen Använd .^(Use)

För en malluppsättning, välj Läs mer^{(Learn More)} för att få fullständig information om vad som ingår och ladda ner uppsättningen.

Använd projektassistenten

Om det är ett nytt projekt du vill börja med kan du också använda projektassistenten^(Assistant) . Detta ger dig ett försprång med att sätta upp projektet.

I Lösningscenter^{(Solution Center)} väljer du Project Assistant . Namnge ditt projekt, ange två uppgifter för att komma igång och lägg till två deluppgifter för uppgift^(Task) #1.

Du kommer sedan att se Grid View -layouten för ditt nya projekt med de uppgifter och deluppgifter du angett. 

Projektfunktioner

Att spåra ditt projekt i Smartsheet är enkelt med projekthanteringsverktyg inbyggda som Gantt View .

Du har platser för uppgiften, varaktighet, start, mål, föregångare, tilldelade, procent slutförd, status och kommentarer på vänster sida. På höger sida är ditt Gantt -diagram.

Du kan lägga till baslinjer och visa eller dölja den kritiska sökvägen med ikonerna uppe till höger.

Välj kugghjulsikonen^(gear) för att öppna projektinställningarna^{(Project Settings)} . Justera sedan beroendeinställningarna^{(Dependency Settings)} , tidslinjevisningen^{(Timeline Display)} och resurshanteringen^{(Resource Management)} .

Funktioner i uppgiftslistan

Uppgiftslistan har exakt vad du behöver för att spåra dina^{(track your to-dos)} uppgifter från början till slut. 

Ange^(Enter) uppgiftens namn, förfallodatum, mottagare och status. Använd kolumnen Klar^(Done) för att markera uppgifter som slutförda och avsnittet Kommentarer^(Comments) för anteckningar.

Kortfunktioner

Om du gillar Kanban- metoden för projektledning kan du använda kortlayouten, oavsett om det är för dig själv eller ditt team.

Du börjar med banor för Okategoriserad^{(Uncategorized)} , Eftersläpning^(Backlog) , Planering^(Planning) , Pågår^(Progress) och Slutförd^(Complete) . Du kan dock ändra dessa etiketter för ditt projekt.

Använd plustecknen för att lägga till kort på banorna. Dina kort kan innehålla en checklista med deluppgifter, filbilagor, kommentarer, bevis och påminnelser. Du kan också redigera deluppgifterna på ett kort i en större vy genom att välja ikonen Redigera^(Edit) (penna).

Välj^(Choose) mellan en kompakt eller hel vy av dina kort och justera inställningarna för kortvy^{(Card View)} med kugghjulsikonen^(gear) uppe till höger.

Grid funktioner

Använder du program som Microsoft Excel eller Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} för att spåra föremål? I så fall är Grid- layouten något för dig. Det ser ut precis som ett kalkylblad med kolumner, rader och celler.

Formfunktioner

Att bygga ett anpassat formulär^{(Building a custom form)} är en användbar funktion för alla typer av projekt. Med Smartsheet kan du designa ditt formulär och justera dess inställningar enkelt.

Lägg till^(Add) och ta bort formulärelement med ^(Form) avsnittet^(Elements) till vänster. Välj sedan ett formulärfält för att justera dess specifika inställningar till höger. Du kan till exempel göra ett fält obligatoriskt, inkludera en etikett eller hjälptext, använda validering och lägga till logik.

Justera formulärinställningarna för tema^(Theme) och varumärke^(Brand) , säkerhet^(Security) , formulärinlämning^{(Form Submission)} och e-postmeddelanden för inlämningar.

Rapportfunktioner

Skapa en radrapport^{(Row Report)} , en sammanfattningsrapport^{(Summary Report)} eller båda. Välj arket eller projektet och lägg till kolumnerna. Du kan lägga till filter, sortera och gruppera kolumner och inkludera en sammanfattning överst.

Instrumentpanelens funktioner

Genom att skapa en Smartsheet- instrumentpanel kan du se en ögonblicksbild av ditt projekt, kontrollera aktiva objekt, se ett praktiskt diagram eller visa statistik.

Ge din instrumentpanel ett namn och välj sedan de widgetar du vill använda. Du kommer att se ett bra urval av widgets till höger och välj bara en för att lägga till den. 

När du har widgetarna på din instrumentpanel kan du justera deras inställningar. Beroende på widgettypen kan du lägga till och utforma en titel och välja en åtgärd för när någon klickar på widgeten.

Smartsheet-navigering^{(Smartsheet Navigation)} , layout och verktyg^(Tools)

Smartsheet erbjuder ett enkelt sätt att navigera i applikationen och använda verktygen. 

Vänster navigering

På vänster sida har du huvudnavigeringen för Hem^(Home) , Aviseringar^{(Notifications)} , Bläddra^(Browse) , Senaste^(Recents) , Favoriter^(Favorites) , Arbetsappar^(WorkApps) och Lösningscenter^{(Solution Center)} . När du loggar in på Smartsheet väljer du var du vill börja.

Längst ner väljer du hjälpikonen^(Help) (frågetecken) för hjälp eller kontoikonen^(Account) för att justera din profil och inställningar.

Verktyg på höger sida

På höger sida finns verktyg. Du kommer att se dessa på skärmen för varje objekt du använder, till exempel ett projekt, uppgiftslista^{(Task List)} eller kort. Undantag är instrumentpanelen^(Dashboard) och rapporten^(Report) . 

När du väljer ett verktyg visas ett sidofält som innehåller motsvarande objekt. Du har konversationer, bilagor, bevis^(Proofs) , uppdateringsbegäranden^{(Update Requests)} , publicera^(Publish) , aktivitetslogg^{(Activity Log)} och sammanfattning^(Summary) . 

Vilka åtgärder som är tillgängliga i sidofältet beror på verktyget. Som exempel kan du se alla konversationer, de som är olästa, eller kommentarer per ark eller rad. För bilagor kan du förhandsgranska filen, ladda ner den, byta namn på den eller lägga till en beskrivning.

Översta verktygsfältet

Överst på varje objekt har du ytterligare verktyg. På vänster sida kan du spara, skriva ut, ångra eller göra om en åtgärd. Direkt bredvid det kan du ändra din vy vilket är ganska praktiskt. Växla mellan vyerna Grid , Gantt , Card eller Calendar . 

Du kommer också att se teckensnitts- och formatknappar som liknar det du ser i Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Detta låter dig ändra teckensnittsstil, storlek eller färg, ändra justeringen, formatera som valuta och mer.

Ytterligare Smartsheet-funktioner^{(Additional Smartsheet Features)} och -alternativ

När du har lärt dig grunderna i hur du använder Smartsheet , ta en titt på dessa ytterligare funktioner och alternativ.

Delning^(Sharing) : Tillsammans med realtidskonversationer och samarbetsverktyg^{(collaboration tools)} kan du justera delnings- och behörighetsinställningarna för ditt team. Använd knappen Dela^(Share) uppe till höger för att se dina alternativ.

Integreringar^{(Integrations)} : Anslut Smartsheet till appar som Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira och mer. För att se dina alternativ, gå till Solution Center , välj Bläddra bland alla lösningar^{(Browse All Solutions)} och välj Se fler^{(See More Add-Ons)} tillägg i avsnittet Tillägg.

Automatiserade arbetsflöden^{(Automated Workflows)} : Automatisera uppgifter^{(Automate tasks)} för ditt projekt eller arbetsblad genom att välja en utlösare och åtgärd. Du kan automatisera saker som aviseringar, godkännandeförfrågningar, spela in ett datum eller låsa rader. Välj fliken Automation ovanför det övre verktygsfältet.

Du kan också skapa en arbetsyta, använda villkorlig formatering och kolla in funktioner för att skapa en webb- eller mobilapp för ditt företag.

Smartsheet är ett fullfjädrat, robust verktyg för att hantera projekt av alla storlekar. Var noga med att kolla in prissättningen för deras prenumerationsplan^{(subscription plan pricing)} för den bästa passformen för dig.

För liknande verktyg, ta en titt på hur man använder Todoist Kanban-verktyget^{(use the Todoist Kanban tool)} eller hur man är produktiv med Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and morе, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• En Adobe Premiere-handledning för nybörjare

• En handledning för Microsoft Planner: Allt du behöver veta

• Google Draw: En komplett guide för nybörjare

• Vad är den bästa konferenssamtalstjänsten – de bästa apparna jämfört

• Flytta, ta bort eller kopiera filer automatiskt i Windows

• De 7 bästa verktygen för borttagning av bloatware för Windows

• 5 Windows-alternativ till Linux sudo-kommandot

• Hur Signal Desktop-appen kan hjälpa till att skydda din integritet

• De fyra bästa alternativen till Google Chromecast

• 5 bärbara appar du definitivt vill ha på ditt USB-minne

• Två transkriptionsverktyg för att omvandla ljud till text

• 4 bra verktyg för att skapa Windows Installer-paket

• 5 bästa program för att hantera dubbla bildskärmar

• Så här kontrollerar du om din CPU-temperatur är för hög

• Fungerar Microsofts Windows-filåterställning? Vi testade det.

• De 5 bästa blåljusfilterapparna för Windows, Mac och Linux

• De 10 bästa integritetstilläggen för Chrome (2022)

• Använd en gammal webbkamera för att övervaka din egendom gratis

• Hur du enkelt ripper dina DVD-skivor och Blu-rays med MakeMKV

• Hur man använder en Windows Package Manager för att installera Windows-program