Mail merge är en Microsoft Word -funktion som hjälper dig att effektivisera skapande av personliga brev, etiketter, kuvert, e-postmeddelanden och en katalog. Eftersom sammanslagning inte är bland de mest använda MS Word- funktionerna kanske vissa användare inte vet hur man gör en sammankoppling i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert. 

Om du försöker spara tid på att manuellt anpassa varje brev, etikett eller andra dokument, kan sammanslagningen vara praktisk. Även om du aldrig har försökt skapa ett sammanslagningsbrev är processen ganska enkel och vi går igenom varje steg nedan.

Hur man skapar brevkopplingsbrev

Microsoft Word har en guide som leder dig genom att skapa sammanslagningsbrev^{(creating mail merge letters)} . Guiden kommer att fråga efter brevet du vill använda och mottagarna av brevet längs vägen, så se till att du har en lista med mottagare redo att infoga. Om du inte gör det, ingen biggie, du kan alltid lägga till en lista över mottagare manuellt.

1. Öppna ett Word -dokument och skriv ditt meddelande. Utelämna de personliga delarna (till exempel titel, namn, stad, etc.). För nu kan du bara lämna ett tomt utrymme för var du vill infoga dessa element, som så:

1. När din mall är klar väljer du Utskick^(Mailings) > Starta sammanfogning^{(Start Mail Merge )} av brev > Steg-för-steg guiden^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} för sammankoppling av brev från det övre menyfliksområdet.

1. En ny ruta visas längs den högra kanten av ditt MS Word- fönster. Det här är guiden som leder dig genom processen. Som ett första steg måste du välja vilken typ av dokument du arbetar med. Välj Bokstäver^(Letters) och välj Nästa: Startdokument^{(Next: Starting document)} .

1. Du måste välja det dokument du vill använda för sammanslagning i nästa.
   Om du redan har skrivit in något innehåll för ditt brev, välj Använd det aktuella dokumentet^{(Use the current document)} .
   Om du vill använda en färdig mall väljer du Börja från en mall. ^{(Start from a template. )}När du har valt ett startdokument klickar du på Välj mottagare^{(Select recipients)} . 

1. Nästa steg är att välja mottagare. Förutsatt att du har ett Excel- ark fyllt med mottagardata, kan du importera data genom att välja alternativet Använd en befintlig fil^{(Use an existing file)} och välja Bläddra^(Browse) i det efterföljande avsnittet. 

Navigera till arket som innehåller listan över mottagare med hjälp av utforskaren, välj arket och välj Öppna^(Open) . 

När du väljer arket ser du fönstret Välj tabell . ^{(Select Table)}Välj den eller de relevanta tabellerna. Var noga med att markera rutan bredvid texten Första raden med data innehåller kolumnrubriker^{(First row of data contains column headers)} om det stämmer för dina data, och välj OK .

Därefter kommer du att se listan över mottagare som Word kommer att använda i din sammanfogning. Om allt ser bra ut, välj OK . 

När du har lagt till Excel- arket väljer du Nästa: Skriv ditt brev^{(Next: Write your letter)} .

1. Du är nu redo att lägga till platshållare i ditt brev. Flytta markören till den plats där du vill lägga till platshållaren och välj Fler objekt^{(More items )} från kopplingsrutan.

Dialogrutan Infoga sammanfogningsfält^{(Insert Merge Field)} öppnas där du kan välja den relevanta platshållaren och välja Infoga^(Insert) för att lägga till den i din bokstav.

1. När du har infogat alla sammanslagningsfält väljer du Nästa: Förhandsgranska dina bokstäver^{(Next: Preview your letters)} .

Detta kommer att visa dig en förhandsgranskning av alla brev som genererats med sammanslagning. Du kan använda pilknapparna i rutan för sammankoppling av brev för att byta förhandsvisning av bokstäver.

1. Välj Nästa: Slutför sammanfogningen^{(Next: Complete the merge)} . I det efterföljande steget väljer du antingen Skriv ut^(Print) (om du vill skriva ut alla bokstäver) eller Redigera enskilda bokstäver^{(Edit individual letters )} > Alla^{(All )} (om du ska slå samman bokstäverna till ett enda dokument).

Hur man skapar etiketter för sammankoppling av brev

Det är alltid en bra idé att prydligt sammanställa din e-postlista i ett Excel - ark så att du inte känner dig yr när du behöver någons e-postuppgifter. Men om du vill skriva ut etiketterna kommer din Excel -arkkompilering inte att klippa den. Istället måste du skapa sammanslagningsetiketter^{(create mail merge labels)} i MS Word.

1. Om du redan har ett Excel -ark med utskick detaljer kan du hoppa över till nästa steg. Om inte, organisera din e-postlista på ett Excel - ark. Lägg till några rubriker ( Förnamn^{(First Name)} , Efternamn, Adress^(Address) , etc.) och få din lista sorterad.
2. Byt över till MS Word . Använd guiden för att skapa etiketter. Öppna ett tomt dokument och välj Utskick^(Mailings) > Välj^{(Select Mail Merge )} Koppla dokument > Steg-för-steg guiden^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} Koppla e-post . 

1. Välj Etiketter^(Labels) och sedan Nästa: Startdokument^{(Next: Starting document)} . 

1. På nästa skärm väljer du Ändra dokumentlayout^{(Change document layout)} . Välj sedan Etikettalternativ för^{(Label options)} att ställa in ditt produktnummer och etikettmärke.

När du väl har valt OK kommer du att se etiketterna på dokumentet. Om du inte gör det, gå till Tabelldesign^{(Table Design )} > Kanter^{(Borders )} och välj Visa rutnät.^{(View Gridlines.)}

1. Gå tillbaka till fliken Utskick^(Mailings) i MS Word och välj Välj mottagare^{(Select Recipients)} > Använd en befintlig lista. ^{(Use an Existing List. )}

Navigera till Excel -filen som innehåller e-postlistan. Välj filen och välj Öppna^(Open) .

1. Du kommer att se fönstret Välj tabell . ^{(Select Table )}Om du har flera ark i din arbetsbok kommer du att se mer än ett objekt här. Välj den som innehåller din e-postlista. Markera rutan bredvid texten Första raden med data innehåller kolumnrubriker^{(First row of data contains column headers,)} och välj OK . 

1. MS Word importerar e-postlistan. Välj Adressblock^{(Address Block)} . Titta på förhandsvisningen till höger. 

Om det inte ser ut som du vill ha det väljer du Matcha fält. ^{(Match Fields. )}Se^(Make) till att alla detaljer motsvarar en lämplig rubrik från ditt kalkylblad och välj OK .

Titta på förhandsvisningen igen. Om det ser bra ut, välj OK .

1. Du kommer nu att se <<AddressBlock>> i etiketten. Gå till Utskick^(Mailings) > Uppdatera etiketter^{(Update Labels)} för att lägga till <<AddressBlock>> till alla etiketter.

1. Etiketterna är nu redo att slås samman. Gå till Utskick^(Mailings) > Slutför & sammanfoga^{(Finish & Merge )} > Redigera enskilda dokument^{(Edit Individual Documents)} . 

Du kommer att se ett litet fönster som dyker upp. Välj Alla^(All) och sedan OK .

1. Du kommer nu att se alla dina etiketter sammanslagna.

Hur man skapar kuvert för sammankoppling av brev

Att skapa sammanslagningskuvert är för det mesta detsamma som för etiketter, men med några justeringar. 

Återigen klickar du på Utskick^(Mailings) > Starta sammanfogning^{(Start Mail Merge)} av brev > Steg-för-steg-guiden^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} för sammankoppling av brev , men den här gången väljer du Kuvert^(Envelopes) och väljer sedan Nästa: Startdokument^{(Next: Starting document)} från botten.

1. Du kommer att bli ombedd att välja ett startdokument. Välj Kuvertalternativ för^{(Envelope options)} att välja kuvertstorlek och position för leverans-/returadressen (se nästa steg), och välj Nästa: Välj mottagare^{(Next: Select recipients)} .

1. När du väljer Kuvertalternativ^{(Envelope options)} ser du ett litet fönster som poppar upp. Välj önskad kuvertstorlek och välj typsnitt och placering för leverans- och returadress.

1. Nästa steg i guiden är att välja mottagare. Välj Använd en befintlig lista^{(Use an existing list)} (förutsatt att du redan har ett Excel- ark som innehåller mottagardata) och välj Bläddra^(Browse) för att leta efter filen . Välj relevant fil och klicka på Nästa: Ordna ditt kuvert^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. På nästa skärm väljer du Adressblock^{(Address block)} , titta på förhandsgranskningen för att säkerställa att den ser ut som du vill ha den och välj OK .

Du kommer nu att se <<AddressBlock>> visas på kuvertet. 

1. Välj Nästa: Förhandsgranska dina kuvert^{(Next: Preview your envelopes)} . Du kommer att se samma förhandsgranskning som du såg i föregående steg men på ditt dokument. Du kan använda pilknapparna i guiderutan för att växla mellan kuvert.

Dina kuvert är nu redo att slås samman. Välj Nästa: Slutför sammanfogningen^{(Next: Complete the merge)} .

1. På följande skärm ser du ett alternativ för att redigera enskilda kuvert^{(Edit individual envelopes)} . Välj den, välj Alla^(All) för att slå samman alla poster och välj OK .

Du kommer nu att se alla kuvert sammanslagna till ett enda dokument.

Massutskrift och e-post på ett enkelt sätt

Genom att använda sammanslagning kan du spara massor av tid som du annars skulle spendera på att anpassa dina brev, etiketter eller kuvert. Det är dock inte allt du kan göra med MS Word . Du kan också skapa gratulationskort^{(greeting cards)} , häften^(booklets) och registerkort^{(index cards)} .

Mail merge har funnits ett tag, men om du vill göra dina processer effektiva introducerade Microsoft Office 2019 några snygga funktioner som^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} du kanske vill titta på.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Miсrosoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge іs not among the most cоmmonly usеd MS Word features, some usеrs might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Hur man skapar ifyllbara formulär i Word

• Hur man skapar och använder formler i tabeller i Word

• Hur man skapar en brevkoppling i Microsoft Word

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• 15 PowerPoint-tips och tricks för att förbättra dina presentationer

• De 7 bästa Microsoft Word-tilläggen

• Ultimat guide för att reparera en skadad eller korrupt Word-fil

• 13 OneNote tips och tricks för att organisera dina anteckningar bättre

• Exportera kontakter från Outlook, Outlook Express och Windows Live Mail

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Hur man spårar ändringar i Word (online, mobil och skrivbord)

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word

• 12 Användbara Microsoft Word-tips och tricks

• Hur man delar eller samarbetar i ett Word-dokument med andra

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail