När ett företag, en organisation eller en individ vill skapa ett konsekvent dokument som formulär, brev eller adressetiketter som är identiska förutom specifik information, till exempel namn, adress eller telefonnummer till mottagaren^(Recipient) . För att göra detta måste du utföra Mail Merge- processen, vilket gör att du kan skapa ett enkelt anpassat dokument.

Hur man använder Mail Merge i Word

Med Verktygen för sammankoppling av brev^{(Mail Merge)} på fliken Utskick i Microsoft Word kan du utföra sammanslagning av brev^{(Mail Merging)} . Dessa verktyg är

• Starta sammanfogning av brev^{(Start Mail Merge)} : Starta sammanfogning av brev^{(Start Mail Merge)} skapa ett dokument och skicka det till flera personer. Du kan infoga fält som namn och adress^(Address) . Word kommer att göra en kopia för varje mottagare^(Recipient) och ersätta dessa fält med personens information.
• Välj mottagare^{(Select Recipient)} : Välj mottagare^(Recipient) låter dig välja listan över personer som du vill skicka ditt dokument.
• Redigera mottagarlista^{(Edit Recipient List)} : Detta ändrar din mottagarlista eller väljer specifika personer att ta emot utskicket. I det här verktyget kan du sortera, filtrera, hitta och ta bort dubbletter och validera listans adresser.

Hur man ställer in en manuell brevkoppling^{(Mail Merge)} för brev

• För att ställa in en manuell brevkoppling^{(Mail Merge)} för ett brev måste du först skapa ett tomt dokument, gå till fliken Utskick^{(Mailing tab)} .
• Välj Starta sammanfogning av brev^{(Start Mail Merge)} och välj sedan Brev^(Letters) .
• Klicka på Välj mottagare^{(Select Recipients)} .
• En rullgardinsmeny visas; du kan välja att välja Skriv en ny lista^{(Type a New List)} , Använd en befintlig lista^{(Use an Existing List)} , välj från Outlook-kontakter^{(choose from Outlook Contacts)} .

Vi kommer att använda Skriv en ny lista^{(Type a New List)} .

En dialogruta märkt Ny ^{( New)} adresslista^{(Address List)} dyker upp. I dialogrutan kan du skriva in text i raderna och kolumnerna. Till vänster om dialogrutan Ny adresslista låter vissa kommandon dig ändra din lista; ^{(New Address List)}dessa kallas Ny post^{(New Entry)} , Ta bort post, Hitta^(Find) och Anpassa kolumner^{(Customize Columns)} .

För att lägga till en ny rad, klicka på Ny post^{(New Entry)} . För att radera en rad, välj Ta bort post^{(Delete Entry)} . För att lägga till, ta bort, byta namn på, flytta upp och ned kolumner^(Columns) , välj ^(Select) Anpassa kolumner^{(Customize Columns)} . Ange data^{(Enter Data)} i din lista, välj OK och spara^(Save) din fil. Om du vill gå tillbaka och redigera din lista klicka på Redigera mottagarlista^{(Edit Recipient List)} , redigera nu.

Nu kan du skriva eller kopiera ett brev till dokumentet.

Placera markören där du vill infoga fält och välj Infoga och slå samman fält^{(Insert and Merge Fields)} ; välj de fält du vill ha. Du kan se en förhandsgranskning av dina fält genom att klicka på ABC Preview Results .

För att återgå till dokumenten som visar fälten, klicka på ABC Preview Results igen.

Välj nu Slutför och sammanfoga^{(Finish and Merge)} . Du kan välja att redigera enskilda dokument^{(Edit Individual Documents)} , skriva ut dokument^{(Print Document)} och skicka e-postmeddelanden^{(Send Email Messages)} . Välj ditt val; då ser du resultatet.

Använda brevkopplingsguiden^{(Mail Merge Wizard)} för brevet^(Letter)

Den här gången kommer vi att skapa kopplingen genom att använda guiden Steg-^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} för-steg koppling av e-post , vilket är den enklaste processen för att skapa en koppling av e- post^{(Mail Merge)} .

1. Gå till Starta e-postinställningar^{(Start Mail Setup)} längst ned på rullgardinsmenyn^{(Drop-Down Menu)} och välj Steg-för-steg-guiden för e-postsammanfogning^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. En sammanfogningsruta^{(Mail Merge Pane)} visas till höger. Välj en dokumenttyp^{(Document Type)} ; vi väljer bokstav^(Letter) . Klicka nu på Nästa^(Next) .
3. Vi kommer att använda det aktuella dokumentet^{(Current Document)} .
4. Välj mottagare^(Recipients) : Du kan välja att skriva en ny lista, välja bland Outlook-kontakter och skriva en ny lista. Vi går till en befintlig lista.
5. Bläddra^(Browse) för att välja filen. Klicka^(Click) sedan på Nästa^(Next) och sedan på OK^(OK) . Mail Merge-mottagare^{(Mail Merge recipients)} dyker upp
6. Du kan välja att aktivera eller inaktivera Mottagarna^(Recipients) genom att bocka och avmarkera rutan^(Box) ; vi klickar på OK och sedan på Nästa^(Next) .
7. Skriv ditt brev^{(Write Your Letter)} . Detta visar Lägg till mottagareinformation^{(Add Recipient)} till ditt brev. Placera markören där vi vill att informationen ska hamna.
8. Vi kommer att använda Adressblock^{(Address Block)} ; dialogrutan^{(Dialog Box)} Infoga adress^{(Insert Address)} visas. Du kan välja vilket format du vill ha den i.
9. Det finns en navigeringsknapp^{(Navigation Button)} till höger om fönstret Infoga adressblock^{(Insert Address Block)} som låter dig flytta genom adressblocket.
10. Välj adressen och klicka sedan på OK . I rutan Koppla brev^{(Mail Merge Pane)} kan du också infoga en hälsning genom att klicka på hälsningsraden^{(Greeting Line )} välj ditt val, OK   och sedan Nästa^(Next) .
11. Förhandsgranska dina brev^{(Preview Your Letters)} . Under förhandsgranska ditt brevstycke finns en navigeringsknapp som (<< Recipient>>) låter dig navigera i ditt adressblock och sedan Nästa^(Next) .
12. Slutför sammanslagning – Du kommer att se två val, antingen Redigera individuell^{(Edit Individual)} eller Skriv^(Prin) ut. Välj Redigera individ.^{(Edit Individual.)}

Nu har vi en Mail Merge .

Låt oss veta i kommentarerna om du har några problem så återkommer vi till dig.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to create a consiѕtent doсument such аs forms, letters, or mailing labels that are identical except for specifіc information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipіent. To do this, you need tо perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Hur man använder Mail Merge i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert

• Hur man skapar en brevkoppling i Microsoft Word

• Hur man använder Rewrite Suggestions i Word för webbapplikation

• Excel, Word eller PowerPoint kunde inte starta förra gången

• Hur man skapar ett häfte eller bok med Microsoft Word

• Ta bort bakgrunden till en bild med Microsoft Word

• Hur man lägger till, tar bort eller infogar sidnummer i Word

• Word öppnar dokument i skrivskyddat läge i Windows 11/10

• Hur man tar bort alla avsnittsbrytningar i Word på en gång

• Åtgärda fel, bokmärke inte definierat i Microsoft Word

• Hur man gör ett flygblad i Microsoft Word

• Hur man använder Microsoft Editor för att kontrollera grammatik och stavning

• Hur man slår samman Word-dokument

• Hur man stänger av styckemärken i Microsoft Word

• Hur man hanterar dokumentversioner i Word

• Hur man infogar en vattenstämpel i Word-dokument

• Hur man ändrar standardfilformat för att spara i Word, Excel, PowerPoint

• Filen kan inte öppnas eftersom det finns problem med innehållet

• Hur man infogar musiknoter och symboler i Word-dokument

• FocusWriter är en gratis distraktionsfri ordbehandlare för författare