Word har två riktigt användbara funktioner som nästan ingen någonsin använder: Jämför dokument^{( Compare Documents)} och Kombinera dokument^{( Combine Documents)} . Som deras namn antyder låter funktionerna dig antingen jämföra två Word -dokument mot varandra eller kombinera två tillsammans.

Så när skulle du någonsin behöva använda detta? Tja, om du är som jag har du förmodligen 20 olika versioner av ditt CV sparat på olika platser genom åren. Ibland ändrar jag ett CV något för ett visst företag för att betona en viss färdighet eller ibland har jag lagt till saker och bara sparat en ny kopia.

Hur som helst skulle det vara trevligt att snabbt se skillnaden mellan mitt senaste CV och äldre för att se om det är något jag borde lägga till i det senaste eller eventuellt ta bort. I det här inlägget ska jag visa dig hur du kan använda dessa två funktioner för att snabbt hitta skillnader mellan två dokument och slå samman dem om du vill.

Jämför och kombinera dokument

I mitt exempel ville jag se vad skillnaden var mellan mitt gamla CV skrivet 2007 och det senaste som uppdaterades 2013. För att göra detta, öppna Word , klicka på fliken Granska^(Review) och klicka sedan på Jämför^(Compare) .

Detta kommer att ta upp dialogrutan Jämför dokument där du måste välja ditt originaldokument och det reviderade dokumentet.^{(Compare Documents)}

Längst ner ser du en hel rad jämförelseinställningar, som du bara kan lämna markerad. Som standard kommer den också att visa alla ändringar i ett nytt dokument, vilket är bättre än att bråka med dina ursprungliga eller reviderade dokument.

Ett nytt dokument öppnas med flera olika sektioner: en rullningsbar lista över revisioner längst till vänster, det kombinerade dokumentet visar alla ändringar i mitten och de två originaldokumenten till höger. Låt oss ta en närmare titt på varje avsnitt.

Som du kan se här har jag raderat några saker och infogat ett par andra textrader. Om du dubbelklickar på någon av rubrikerna ( Aseem Kishore Inserted eller Aseem Kishore Deleted ), kommer den att flytta markören till den exakta positionen i dokumentet.

I mitten ser du dessa ändringar i olika färger. Som standard är allt med genomstruken det som har tagits bort och allt som är rött och understruket är det som har lagts till i det reviderade dokumentet. Allt i grönt har flyttats runt. Platsen som den flyttades från kommer att vara dubbel genomstruken grön och platsen dit den har flyttats till kommer att vara dubbel understruken grön som visas här:

Slutligen, på höger sida, ser du originaldokumentet överst och det reviderade dokumentet nedanför. När du bläddrar i det översta dokumentet följer det nedre med så att de är synkroniserade. Du kan dock rulla den nedre oberoende av den övre skärmen.

Utöver denna vy kan du även ta bort båda källdokumenten från den högra rutan och istället visa ballonger för att enkelt se ändringarna. För att se vad jag menar, gå vidare och klicka på Jämför-^(Compare) knappen igen, sedan på Visa källdokument^{(Show Source Documents)} och klicka slutligen på Dölj källdokument^{(Hide Source Documents)} .

Klicka nu på knappen Visa markering^{(Show Markup)} under Spårning^(Tracking) och klicka på Ballonger^(Balloons) och sedan Visa revisioner i ballonger^{(Show Revisions in Balloons)} .

På höger sida av dokumentet ser du nu alla revisioner med rader som kommer från dokumentet. Detta kan göra det lättare att se alla ändringar om du har många av dem.

Observera att om du bara vill se skillnaderna mellan dokumenten så behöver du verkligen inte göra något annat. Om du vill skapa ett slutligt dokument från dessa två dokument kan du högerklicka på valfri ändring och välja Acceptera^(Accept) eller Avvisa^(Reject) .

När du är klar kan du spara det nya dokumentet med alla ändringar du gjort. Kombinera dokument^{(Combine Documents)} är i stort sett exakt samma sak som Compare . Om du väljer Kombinera^(Combine) får du samma dialogruta där du måste välja original och reviderat dokument.

När du gör det får du samma layout som tidigare där du ser de kombinerade ändringarna i mitten. Återigen^(Again) tas överstruken text bort, röd understruken text läggs till och grön text har flyttats. Högerklicka bara^(Just) på varje ändring och välj om du vill acceptera eller avvisa varje ändring. När du är klar sparar du det nya kombinerade dokumentet.

Sammantaget är dessa verkligen användbara för tillfällen när du har flera versioner av samma dokument eller när flera personer redigerar ett Word- dokument och du slutar med flera dokument att kombinera till ett. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful features that almost no one evеr uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Använd Format Painter i Word för att kopiera och klistra in formatering

• Hur man skapar och använder formler i tabeller i Word

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Vrid tillbaka Caps Lock-text till Normal i MS Word

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Hur man gör ett ensidigt landskap i Word

• Använd sammanfattningsfunktioner för att sammanfatta data i Excel

• Hur man skapar ifyllbara formulär i Word

• Hur man använder Mail Merge i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert

• Hur man gör ett häfte i Word

• Hur man skriver ut på ett kuvert i Microsoft Word

• Infoga ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man sorterar text i Word

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man sparar Office-dokument på en lokal dator som standard

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Lägg till ett försättsblad till ett Word-dokument