Microsoft Office Word erbjuder en granskningsfunktion^{(Review Feature)} som gör att man kan spåra ändringar^(Changes) i ett dokument. I den här guiden delar vi med oss ​​av hur du kan använda granskningsfunktionen^{(Review Feature)} eller spåra ändringar^{(Track Changes)} i Microsoft Word.

Granska funktion^{(Review Feature)} eller spåra ändringar^{(Track Changes)} i Word

Jag har delat upp granskningsfunktionen^{(Review Feature)} i flera avsnitt och förklarat hur var och en av dem är användbar:

1. Aktivera Spåra ändringar
2. Granska och kommentera
3. Visa ändringar
4. Acceptera och avvisa ändringar
5. Slutför dokumentet
6. Slå samman kommentarer och ändringar^(Changes) till ett dokument
7. Jämför två^{(Compare two)} dokument utan spårning

Sammanfoga och jämföra dokument är valfria funktioner, och du måste använda det i olika scenarier.

1] Aktivera Spåra ändringar

Innan du skickar ett dokument som ska gå igenom en granskning, se till att aktivera funktionen Spåra ändringar . ^{(Track Changes)}När den är påslagen kommer ändringar som görs av någon av granskarna att registreras med deras namn. Dessa ändringar kan godkännas eller avvisas av en annan person. Funktionen erbjuder också ett sätt att låsa spåra ändringar^{(Track Changes)} så att ingen kan inaktivera den. Låt oss lära oss båda.

• Se^(Make) till att dokumentet är klart för granskning.
• Öppna dokumentet och gå sedan till Review section > click on Track Changes, och klicka sedan på Spåra ändringar^{(Track Changes)} -menyn igen.
• När den är aktiverad bör du märka att knappen har en grå bakgrund.
• Klicka sedan på Lås spårning och ange ett lösenord,^{( Lock Tracking, and enter a password,)} bekräfta och klicka på ok.
• Efter detta kommer spåra ändringar^{(Track Changes)} att inaktiveras för dig eller någon annan såvida den inte inaktiveras genom att använda samma lösenord igen.

Obs:^(Note:) Om du tappar bort eller glömmer ditt lösenord kommer Microsoft inte att kunna återställa det åt dig. Se till att notera det någonstans angående dokumentet.

2] Granska och kommentera

Efter detta kommer alla ändringar som görs i dokumentet att registreras oavsett var dokumentet delas och redigeras. Så här kommer ändringarna att registreras:

• Borttagningar markeras med en genomstrykning
• Tillägg visas med en understrykning
• Varje författare får sin färg för förändringarna
• Välj ett stycke eller en uppsättning ord och klicka på kommentarsknappen för att lägga till dina kommentarer

En röd horisontell linje^{(red horizontal line)} kommer att dyka upp bredvid raden eller stycket, vilket gör det lättare att identifiera. Klicka^(Click) på den så kommer alla ändringar och kommentarer att synas. Utöver detta kan du anpassa färgerna ytterligare genom att klicka på pilen^{(customize colors by clicking on the arrow)} i det nedre högra hörnet av spårningssektionen^(Tracking) .

Obs!^(Note:) Även om du stänger av spårning kommer de färgade understrykningarna och genomstruken att synas i dokumentet.

3] Visa ändringar

Förutsatt att ett dokument har kommit tillbaka till dig efter granskning, och du måste hitta alla ändringar och kommentarer. Gå till Granska ^(Review ) >  Spårning ^(Tracking ) >  Visa för granskning^{(Display for Review)} .

• Gå till Review > spårning > ändra från enkel uppmärkning^{( Simple Markup )} till all uppmärkning^{(All Markup)}
• Om du väljer Ingen markering^{(No Markup)} visas dokumentet endast som den slutliga versionen
• Om du väljer Original kan du visa originaldokumentet utan några ändringar

4] Acceptera och avvisa ändringar

Om du är ok med en skillnad, klicka sedan på Acceptera^(Accept) och flytta nästa, men om du inte gillar det, klicka på Avvisa^(Reject) och hoppa till nästa. Det kommer att ångra ändringen till föregående version. Du bör se att skillnaden är markerad med en understrykning^{( marked with an underline)} . Du har också alternativ att

• Acceptera alla ändringar i dokument
• Avvisa alla ändringar i dokument.

Du har också kommentarsektionen, som kan hjälpa dig att navigera genom alla kommentarer. Du kan svara på kommentarer, markera det som löst när du har gjort en ändring eller radera det.

5] Slutföra dokumentet

När du vet att allt är klart, följ dessa steg för att ta bort alla synliga markeringar och kommentarer.

• Ta bort^(Delete) alla kommentarer genom att klicka på Kommentarer > Delete > Delete alla kommentarer
• Klicka^(Click) på Acceptera alla^{(Accept All)} ändringar och sluta spåra
• Du kan bli ombedd att ange lösenordet om spårningen var låst.

När du gjort detta är granskningsfunktionen^(Review) i Office Word - dokument klar. Det finns dock ytterligare två funktioner som vi har lagt till i guiden. De kan vara praktiska i ett annat scenario.

6] Slå samman^(Merge) kommentarer och ändringar från olika dokument till ett dokument

Om du har gett ett dokument som ska granskas av flera användare kan du kombinera dem till ett slutligt dokument för granskning.

1. Öppna ett tomt Microsoft - dokument och gå till Review > Compare > Combine
2. Välj två dokument, original till vänster och redigerat till höger.
3. Klicka^(Click) på ok och upprepa för alla dokument tills det är över.

Ändringar gjorda av författarna kommer att synas i olika färger. Om du vill filtrera efter författare kan du klicka på Show Markup > Specific personer och ta bort författare du inte behöver.

När du gör det, se till att använda funktionen Skydda^{(Protect feature)} för att låsa författare och ställa in redigeringsbegränsningar. Det är användbart när ett dokument är tillgängligt på en delad plats.

7] Jämför två^{(Compare two)} dokument utan spårning

Slutligen, om det inte fanns någon spårning aktiverad och ändringar gjordes, kan du använda Jämför-^(Compare) verktyget för att hitta skillnaderna.

1. Öppna ett tomt dokument och gå sedan till Granska^(Review) > klicka på knappen Jämför^{( Compare button)} och klicka sedan på Jämför igen.^{(Compare again.)}
2. Det kommer att visa en liknande dialogruta där du kan välja originaldokumentet, reviderat dokument, författarens namn och mer.
3. Du kan också välja att jämföra kommentarer, sidhuvuden, sidfötter, tabeller med mera.

Det avslutar vår guide om hur du kan använda granskningsfunktionerna för att spåra, kommentera, jämföra i Microsoft Word . Det är ett kraftfullt verktyg för företag där dokumenten granskas på olika nivåer.

Jag hoppas att guiden var lätt att förstå och följa.

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

Related posts

• Hur man använder Rewrite Suggestions i Word för webbapplikation

• Excel, Word eller PowerPoint kunde inte starta förra gången

• Hur man skapar ett häfte eller bok med Microsoft Word

• Hur man stänger av styckemärken i Microsoft Word

• Bästa fakturamallar för Word Online för att skapa företagsfakturor gratis

• Word kunde inte skapa arbetsfilen. Kontrollera temp miljövariabel

• Hur man tar bort alla avsnittsbrytningar i Word på en gång

• Hur man använder Microsoft Editor för att kontrollera grammatik och stavning

• Hur man använder länkad text i Word för att uppdatera flera dokument

• Hur man skapar en rullgardinslista i Word

• Öka antalet Senaste filer i Word, Excel, PowerPoint

• Hur man startar Word, Excel, PowerPoint, Outlook i felsäkert läge

• Hur man skapar ett hängande indrag i Microsoft Word och Google Docs

• Hur man gör en sida liggande i Word

• Vad är en ASD-fil och hur man öppnar den i Microsoft Word?

• Hur man använder Mail Merge för bokstäver i Word

• Hur man visar verktyget stavning och grammatik på verktygsfältet Snabbåtkomst i Word

• Hur man infogar en vattenstämpel i Word-dokument

• Åtgärda fel, bokmärke inte definierat i Microsoft Word

• FocusWriter är en gratis distraktionsfri ordbehandlare för författare