När du skapar Google Sheets som andra behöver fylla i kan en rullgardinslista förenkla datainmatningsprocessen.

Du kan hämta objekten för din rullgardinslista från ett annat cellområde, eller så kan du ange dem direkt. Lär dig hur du gör båda, samt hur du ändrar en befintlig rullgardinslista.

Skapa manuella rullgardinslistor^{(Create Manual Dropdown Lists)} i Google Sheets

Det snabbaste sättet att skapa en rullgardinslista för Google^{(Google Sheets)} Kalkylark är genom att lista objekten i datavalideringsinställningarna.

Att göra detta:

1. Välj cellen där du vill skapa en rullgardinslista. Välj Data från menyn och välj sedan Datavalidering^{(Data validation)} .

2. Bredvid Kriterier väljer du Lista över objekt^{(List of items)} . 

3. I fältet bredvid det här valet skriver du in de objekt du vill inkludera i rullgardinsmenyn, separerade med kommatecken.

4. Välj knappen Spara^(Save) så ser du att cellen du valde nu har en rullgardinslista.

Alternativ för datavalidering

Det finns några viktiga inställningar i fönstret för datavalidering^(Data) att notera.

Om du avmarkerar Visa rullgardinslista i cell^{(Show dropdown list in cell)} visas inte rullgardinspilen. Men när användaren börjar skriva kommer listobjekten att visas.

I avsnittet Vid ogiltig data^{(On invalid data)} , om du väljer Visa varning^{(Show warning)} , visas en röd varningsindikator. Detta visar ett meddelande som varnar användaren att det inskrivna objektet inte matchar något i listan.

Om du väljer Avvisa input^{(Reject input)} istället, kommer Google Sheets att avvisa posten och ersätta den med den första posten i rullgardinsmenyn istället.

I avsnittet Utseende^(Appearance) , om du väljer Visa hjälptext^{(Show validation help text)} för validering och skriver text i fältet under den, kommer den texten att visas när användaren väljer rullgardinsmenyn.

Skapa rullgardinslistor^{(Create Dropdown)} från ett Google Sheets-sortiment^{(Google Sheets Range)}

Ett mer dynamiskt sätt^{(dynamic way)} att skapa rullgardinslistor för Google^{(Google Sheets)} Kalkylark är att använda innehållet i ett cellintervall för^{(range of cells)} att fylla listan.

Att göra detta:

1. Skapa först^(First) dina valideringslistor i valfritt cellintervall. Dessa behöver inte finnas i samma kalkylblad. Du kan skapa och välja dessa listor på andra kalkylbladsflikar också.

2. Välj sedan cellen där du vill skapa en rullgardinslista. Välj Data från menyn och välj sedan Datavalidering^{(Data validation)} .

3. Den här gången väljer du Lista från ett intervall^{(List from a range)} från rullgardinsmenyn Kriterier^(Criteria) . Välj sedan den lilla ikonen för val av rutnät för att öppna fönstret för val av område.

4. Välj intervallet du vill använda som din lista, så ser du intervalltexten i fältet Välj ett dataintervall.^{(Select a data range)}

5. Välj OK för att stänga urvalsfönstret och återgå till valideringsfönstret. Konfigurera resten av rullgardinsmenyn du vill ha och välj sedan knappen Spara^(Save) för att avsluta.

6. Nu kommer du att se intervalldata visas som listobjekt i den valda cellen.

7. Fortsätt med samma process för alla andra kolumner som du vill lägga till som en dynamisk rullgardinslista.

Att använda intervall som källa för dina data är ett utmärkt sätt att hålla dina kalkylblad uppdaterade utan att manuellt behöva gå igenom och uppdatera varje rullgardinslista du har skapat.

Intressanta fakta om Google Sheets^{(Google Sheets Dropdown)} rullgardinslistor

Google Sheets rullgardinslistor kopplade till intervall är de mest användbara eftersom de dramatiskt minskar det övergripande underhållet av ditt kalkylark.

Uppdatera flera celler med en intervalländring^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Detta gäller särskilt om du har många celler som ritar data från ett enda objektintervall. Om du vill uppdatera eller ändra dessa listobjekt behöver du bara göra ändringen inom ett enda intervall.

Även om det finns hundratals celler med dessa listobjekt, uppdateras alla dessa rullgardinsceller omedelbart om du uppdaterar intervallet en gång.

Kopiera validerade celler för att spara tid^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Du kan också spara tid genom att kopiera validerade rullgardinsceller^{(copying validated dropdown cells)} till andra celler. Detta sparar tid på att behöva gå igenom processen att gå igenom valideringsskärmarna igen.

Att kopiera validerade celler är särskilt användbart för urvalslistor som dagar, månader, tid och andra standarddatauppsättningar.

Ta snabbt bort cellvalidering^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Anta^(Suppose) att du inte vill att listobjekten ska inkluderas i någon cell. Du kan snabbt ta bort dem genom att högerklicka på cellen, välja Validering^(Validation) och sedan välja Ta bort validering^{(Remove validation)} i fönstret Datavalidering.

Du kommer att se rullgardinspilen försvinna från cellen och alla rullgardinsobjekt försvinner. Cellen blir bara en annan normal kalkylbladscell.

Använda dubbla rullgardinslistor^{(Double Dropdown Lists)} i Google Sheets

Ett mer användbart sätt att använda rullgardinslistorna för Google^{(Google Sheets)} Kalkylark är att skicka information mellan arken^{(pass information between sheets)} . Du kan också använda den här tekniken för att vidarebefordra information mellan människor.

Om du till exempel har ett originalark som innehåller en lista över uppgifter som har slutförts av ett team, kan du basera ett andra kalkylblad på de slutförda uppgifterna.

Du kanske vill eller kanske inte vill skapa den första listan baserat på samma dynamiska rullgardinslistor som beskrivs i det sista avsnittet.

Hur som helst, välj cellen på arket du vill skicka de slutförda uppgifterna till som en annan rullgardinslista och öppna valideringsfönstret enligt beskrivningen i det sista avsnittet. När du väljer dataintervall byter du till det här källuppgiftskalkylbladet och väljer hela kolumnen med uppgifter (inklusive tomma celler).

Nu, på destinationskalkylarket, kommer du att se att data från uppgiftskolumnen hämtas. Det betyder att ditt andra team kan utföra sina egna projektuppgifter baserat på slutförda uppgifter från det första laget.

Det första laget kan fortsätta lägga till nyligen slutförda uppgifter till det ursprungliga källkalkylarket.

Eftersom du inkluderade de tomma cellerna i källområdet, kommer de nya unika uppgifterna att visas i det andra lagets rullgardinslista. 

Tänk på att endast unika uppgifter visas i den andra rullgardinsmenyn. Det är inte det bästa sättet att skicka specifika radobjekt från källan, men det är ett bra sätt för ett andra team att se alla unika objekt som lagts till i ett kalkylblad av andra personer.

Hur kommer^(Will) du att använda Google Sheets rullgardinslistor^(Dropdown) ?

Som du kan se erbjuder Google Sheets många sätt att hämta information från andra celler för att fylla i rullgardinslistor. Eller, om dina datainmatningsbehov är ganska enkla, kan du hålla dig till att manuellt ange objekt i rullgardinsmenyn separerade med kommatecken. 

Oavsett vilket bör du kunna göra datainmatning för alla dina kalkylblad så enkelt och enkelt som möjligt.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that оther people need to fill out, a dropdown list can simplify the datа-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 praktiska Google Sheets-mallar för dagligt bruk

• 10 användbara formler i Google Sheets för att spara tid

• 9 dolda funktioner i Google Maps du bör kolla in

• Hur man filtrerar i Google Sheets

• Vad är Google-appen och hur man använder den

• Hur Application Launcher för Google Drive fungerar

• Vad är ett mått och en dimension i Google Analytics?

• Vad är Googles exponeringsmeddelanden för covid-skydd?

• Vad är Software Reporter Tool i Chrome och hur man inaktiverar det

• Hur man tar bort YouTube-historik och sökaktivitet

• Hur man använder Google Kalender: 10 proffstips

• Så här använder du Google Familjekalender för att hålla din familj i tid

• 3 sätt att skapa gränser i Google Dokument

• Vad är ett Google "Ovanlig trafik"-fel och hur man åtgärdar det

• Hur man kommer till Inbox Zero i Gmail

• De 7 bästa Gmail-tilläggen

• Saknas Googles sökfältswidget? Hur man återställer det på Android

• Hur man åtgärdar SSL-säkerhetscertifikatfel i Chrome

• Hur man använder flera stopp i Google Maps

• 8 Google Söktips: Hitta alltid det du letar efter