Att försöka fylla i celler i Excel som innehåller text eller data från flera andra celler i ett ark kan vara en mycket tidskrävande process. Detta gäller särskilt om det finns hundratals eller tusentals rader i kalkylarket.

När du vet hur du använder Flash Fill in Excel korrekt kan du låta Excel göra allt det tunga arbetet. Du tillhandahåller bara ett par manuella cellposter för att hjälpa Excel att förstå exakt vad du försöker göra. Sedan gör Excel resten av arbetet för resten av kalkylarket.

Om detta låter som ett tidsbesparande tips som du skulle vilja prova, låt oss ta en titt på hur du kan använda den här funktionen för att förbättra din egen produktivitet.

Obs!^(Note) Flash Fill^{(Flash Fill)} -funktionen i Excel är endast tillgänglig i Excel 2013 och senare.

Hur man använder Flash Fill In Excel

Den enklaste tillämpningen av Flash Fill i Excel är att kombinera två ord tillsammans^{(combining two words together)} . I exemplet nedan visar vi hur du använder Flash Fill för att snabbt kombinera ett förnamn och ett efternamn till en tredje cell för det fullständiga namnet.

I det här exemplet innehåller kolumn C förnamnet, kolumn D innehåller efternamnet och kolumn E är kolumnen för det fullständiga namnet.

1. Skriv först in hela namnet i den första cellen så som du vill att det ska se ut (kombinera innehållet i cellen för förnamn och efternamnscellen.^{(First Name)}

1. Efter detta, börja skriva samma sak i nästa cell ( förnamn^{(First Name)} och efternamn från cellerna till vänster). Du kommer att märka att Excels Flash Fill -funktion automatiskt upptäcker mönstret från innehållet i cellen ovanför det som du skrev manuellt.
   
   Med hjälp av denna "inlärning" ger Excel en förhandsvisning av vad den tror att du vill skriva. Det kommer till och med att visa dig hur resten av cellerna kommer att fyllas i resten av kolumnen.

1. Tryck bara på Enter för att acceptera denna förhandsvisning. Du kommer att se Excel Flash Fill -funktionen utföra sin magi när den fyller i alla resten av cellerna i den här kolumnen åt dig.

Som du kan se kan Flash Fill -funktionen spara enormt mycket tid om du jämför att manuellt skriva en cell och Enter med att manuellt behöva skriva in namnen för alla celler i den nya kolumnen.

Om du har märkt att Flash Fill -funktionen inte fungerar måste du aktivera Flash Fill -funktionen i Excel . Du kan se hur du gör det i det sista avsnittet av den här artikeln.

Excel Flash Fyllningsalternativ

När du utför Flash Fill -stegen ovan kommer du att märka att en liten ikon visas bredvid de ifyllda cellerna. Om du väljer rullgardinsmenyn till höger om den här ikonen kommer du att se några ytterligare alternativ som du kan använda med Flash Fill -funktionen. 

Med hjälp av Flash Fill -alternativen i den här rullgardinsmenyn kan du:

• Ångra Flash Fill^{(Undo Flash Fill)} : Ångra åtgärden som fyllde i hela kolumnen efter att du tryckt på Enter
• Acceptera förslag^{(Accept suggestions)} : Detta kommer att tala om för Excels Flash Fill -funktion för den här kolumnen att du klarar dig med ändringarna i kolumnen och att du vill behålla dem
• Välj xx tomma celler^{(Select xx blank cells)} : Låter dig identifiera alla celler som inte fylldes i och är tomma så att du kan fixa dem om du behöver
• Välj xx ändrade celler^{(Select xx changed cells)} : Låter dig markera alla celler som ändrades automatiskt efter att Flash Fill -funktionen uppdaterade dessa celler

När du väl har valt Acceptera förslag ser du att "select"-siffrorna för de "ändrade cellerna" sjunker till noll. Detta beror på att när du accepterar ändringarna, anses cellinnehållet inte längre vara "ändrat" av Flash Fill -funktionen.

Hur man aktiverar Flash Fyll i Excel

Om du har märkt att Excel inte ger en förhandsvisning av Flash Fill när du börjar skriva den andra cellen, kan du behöva aktivera funktionen.

Att göra detta:

Välj Arkiv^(File) > Alternativ^(Options) > Avancerat^(Advanced) . Rulla ned till avsnittet Redigeringsalternativ^{(Editing options)} och se till att både Aktivera AutoComplete för cellvärden^{(Enable AutoComplete for cell values)} och Automatiskt Flash-fyllning^{(Automatically Flash Fill)} är markerade.

Välj OK för att avsluta. Nu, nästa gång du börjar skriva i den andra cellen efter att ha fyllt i den första, bör Excel upptäcka mönstret och ge dig en förhandsvisning av hur den tror att du vill fylla i resten av cellerna i kolumnen.

Du kan också aktivera Flash Fill -funktionen för cellen du har markerat genom att välja Flash Fill- ikonen i Data -menyn under Data Tools- gruppen i menyfliksområdet. 

Du kan också använda den genom att trycka på Ctrl + E på tangentbordet.

När ska man använda Flash Fyll i Excel

Att sammanfoga fullständiga namn från två kolumner är ett enkelt exempel på hur du kan använda Flash Fill i Excel , men det finns många mer avancerade användningsområden för denna kraftfulla funktion.

• Extrahera en delsträng från en stor sträng (som ett postnummer från en fullständig adress) i en annan kolumn
• Dra^(Pull) ut siffror ur alfanumeriska strängar
• Ta bort mellanslag från före eller efter strängar
• Infoga^(Insert) delsträngar (som ett kommatecken eller bindestreck) i befintliga strängar
• Formatera om datum
• Ersätt^(Replace) en del av en sträng med ny text

Tänk på att, hur användbar Flash Fill -funktionen än är, kommer den inte att uppdateras automatiskt när du ändrar de ursprungliga cellerna.

Till exempel, i exemplet för för- och efternamn i det första avsnittet av den här artikeln, kan du uppnå samma resultat genom att använda funktionen Sammanfoga^{(Concatenate function)} och sedan fylla resten av kolumnen med den funktionen.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

När du gör detta, om någon av de två första cellerna ändras, kommer det fullständiga namnet^{(Full Name)} att uppdateras. En nackdel med detta är att om du tar bort någon av de två första kolumnerna kommer kolumnen Fullständigt namn^{(Full Name)} att rensas eller visa ett fel.

Det är därför Flash Fill- funktionen i Excel används bäst när du helt och permanent vill konvertera de ursprungliga kolumnerna till en nyformaterad sträng eller siffra.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorporate text or data from multiple other cells in a sheet can bе a very tіme consuming process. This is especіallу true if there are hundreds or thousands оf rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Hur man fixar en rad i Excel

• Ansluter Excel till MySQL

• Vad är en VBA-array i Excel och hur man programmerar en

• Hur man slår samman celler, kolumner och rader i Excel

• Hur man skapar flera länkade rullgardinslistor i Excel

• 5 sätt att konvertera text till siffror i Excel

• Hur man tar bort rutnät i Excel

• Hur man infogar CSV eller TSV i ett Excel-kalkylblad

• Bevara cellreferenser när du kopierar en formel i Excel

• Hur man använder PMT-funktionen i Excel

• Hur man alfabetiserar i Excel

• 4 sätt att använda en bock i Excel

• Varför du bör använda namngivna intervall i Excel

• Hur man beräknar Z-poäng i Excel

• När ska man använda Index-Match istället för VLOOKUP i Excel

• Hur man öppnar Word och Excel i felsäkert läge