Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med för att de inte sparat sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word- användare!

Som tur är har Microsoft lagt till en hel del funktioner i de senaste versionerna som hjälper till att minska risken för att förlora data på grund av krascher, strömavbrott, oavsiktliga raderingar etc. En funktion kallas AutoRecover och den andra, mindre allmänt kända funktionen, kallas AutoBackup .

I den här artikeln kommer jag att prata om hur du konfigurerar båda alternativen så att din data är så säker som möjligt. Jag skulle också vilja nämna att de senaste versionerna av Office låter dig spara dokument direkt till OneDrive , vilket är ett bra alternativ att överväga eftersom du fortfarande kommer att kunna komma åt ditt arbete även om din hårddisk går sönder.

Excel AutoRecover

Funktionen för automatisk återställning^{(Auto Recover)} är aktiverad som standard och sparar i princip ditt dokument automatiskt på en tillfällig plats efter ett visst tidsintervall. För att se inställningarna för automatisk återställning^{(AutoRecover)} klickar du på Arkiv^(File) och sedan på Alternativ^(Options) .

Klicka på Spara^(Save) i menyn till vänster så ser du alternativet Autoåterställning^{(AutoRecover)} under Spara arbetsböcker^{( Save Workbooks)} .

Som standard sparas^{(AutoRecover)} information om automatisk återställning var tionde minut. Utöver intervallet måste Excel vara inaktivt i 30 sekunder innan data sparas. Dessutom sparas den automatiskt sparade informationen på den automatiska återställningsfilplatsen som^{(AutoRecover file location)} anges här. Så hur fungerar det? I grund och botten^(Basically) , låt oss säga att du har ett kalkylblad som det nedan och du har det sparat.

Låt oss nu säga att jag lägger till följande data i Excel -kalkylarket och väntar cirka 10 minuter utan att spara mitt dokument. Eftersom AutoRecover- intervallet är inställt på 10 minuter måste du vänta minst så länge på att data ska sparas.

I mitt fall simulerade jag en Excel- krasch genom att öppna aktivitetshanteraren och döda Excel- processen. Efter det öppnade jag Excel igen och såg omedelbart ett alternativ som heter Visa återställda filer^{(Show Recovered Files)} .

Om du klickar på det kommer det upp en lista över Excel- filer som kan återställas. I mitt fall hade den originalfilen, som bara hade data i A1 och A2, och den hade också den AutoRecovered -filen, som inkluderade data som jag inte hade sparat på disken.

Om du klickar på något av objekten i listan öppnas en annan instans av Excel som visar data i den specifika filen. Sammantaget är detta en riktigt användbar funktion för de tillfällen då du inte sparat allt ditt arbete, men Excel slutar oväntat.

Den stora nackdelen med den här funktionen är att AutoRecover- data lagras på samma hårddisk som din fil, så om något händer med din hårddisk kommer allt att vara borta. Du kan ändra platsen i inställningarna ovan till en separat hårddisk eller till och med till en nätverksplats, vilket jag starkt rekommenderar.

Observera att AutoRecover- information också raderas automatiskt av Excel under följande omständigheter:

1. Du sparar filen manuellt eller genom att använda Arkiv^(File) – Spara som^{(Save As)} .
2. Du stänger filen eller avslutar Excel (oavsett om du sparar filen eller inte)
3. Du stänger av AutoRecover helt eller för bara arbetsboken

Så i princip, när du sparar filen, blir den av med AutoRecover- data. Dessutom, om du manuellt avslutar Excel och väljer att inte spara data, kommer det att radera AutoRecover- data. Tänk bara^(Just) på det när du använder den här funktionen. Om du är en tung Excel- användare, skulle jag föreslå att ställa in AutoRecover- intervallet till något som 2 eller 3 minuter istället för 10.

AutoBackup

En annan funktion som inte många riktigt känner till är AutoBackup . För att använda den måste du först gå och spara din fil för att komma till dialogrutan Spara . ^(Save)Om du redan har ett sparat Excel- dokument, gå till Arkiv^(File) och sedan Spara som^{(Save As)} och välj en plats. När du gör detta kommer dialogrutan Spara som att visas.^{(Save As)}

I dialogrutan klickar du på knappen Verktyg^(Tools) som finns till vänster om knappen Spara . ^(Save)Du kommer att se ett par alternativ, varav ett är Allmänna alternativ^{(General Options)} . När du klickar på det kommer ett litet fönster upp med några fler alternativ.

Gå vidare och markera rutan Skapa alltid säkerhetskopia . ^{(Always create backup)}Klicka på OK^{(Click OK)} och nu när du sparar filen skapas även en säkerhetskopia av Excel med filtillägget .XLK. Observera att första gången du gör detta kommer filerna att vara exakt likadana. Om du gör ändringar i originalfilen och sedan sparar den igen, kommer säkerhetskopian fortfarande att förbli densamma (originaldata). Tredje gången du sparar den kommer säkerhetskopian dock att uppdateras med information fram till den andra sparandet.

I grund och botten är säkerhetskopian alltid en version efter den aktuella versionen. Så om du gjorde en massa ändringar, sparade din fil och sedan ville gå tillbaka till versionen som inte hade dessa ändringar, kunde du bara öppna säkerhetskopian.

Filen sparas på samma plats som originalfilen och det verkar inte finnas något sätt att ändra det. Den här funktionen ger inte en hel del säkerhet till ditt dokument, men det är bra under vissa omständigheter.

Att aktivera dessa säkerhetskopierings- och återställningsfunktioner i Excel kommer förhoppningsvis att rädda dig från att förlora viktig data. Det är alltid ett bra alternativ att använda molnlagring (som OneDrive ) som ett extra skyddsnät om din dator skulle misslyckas katastrofalt. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when ѕomeone loses something importаnt they were working on becaυse theу didn’t savе their document properly. This happens more often than you would think to Excеl and Word usеrs!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man döljer ark, celler, kolumner och formler i Excel

• Hur man subtraherar datum i Excel

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• En guide till alla Excel-filtillägg och vad de betyder

• Hur man gör en enkel graf eller diagram i Excel

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• Hur man separerar för- och efternamn i Excel

• Hur man jämför två Excel-filer och markerar skillnaderna

• Hur man öppnar flera instanser av Excel

• Hur man grupperar arbetsblad i Excel

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Hur man växlar mellan kalkylblad i Excel

• Hur man lägger till felfält i Excel