När du vill alfabetisera i Excel , oavsett om det är för att sortera en kolumn eller en rad, är processen oftast okomplicerad. Men när det gäller alfabetisering av flera rader eller kolumner, eller hantera bokstäver och siffror, kan processen kräva några extra steg.

I den här artikeln kommer du att lära dig allt du behöver veta om hur du alfabetiserar dina data i ett Excel -kalkylblad.

Alfabetisera I Excel Med Sortera

Metoden du använder för att alfabetisera i Excel beror på hur många kolumner eller rader som innehåller data som du vill organisera.

Att sortera en enda kolumn med data alfabetiskt är det enklaste. Om du har flera kolumner och vill se till att all data stämmer överens med den alfabetiserade kolumnen finns det några extra steg.

Slutligen finns det särskilda överväganden att ta i åtanke om du vill sortera flera kolumner och om data har en rubrikrad eller inte.

Allmän

Den enklaste metoden att alfabetisera i Excel är om du har en kolumn med data. Till exempel om du har en kolumn med en lista med namn. 

1. Välj datakolumnen.

2. Välj Hem^(Home) -menyn och välj rullgardinsmenyn Sortera och^{(Sort & Filter)} filtrera i redigeringsgruppen^(Editing) på menyfliksområdet.

3. Välj antingen Sortera A till Ö^{(Sort A to Z)} eller Sortera Å till A^{(Sort Z to A)} beroende på hur du vill organisera data^{(organize the data)} .

Nu, när du tittar tillbaka på kolumnen du markerade, ser du att data där har sorterats alfabetiskt med den metod du valde.

Vad händer om din data har siffror? Låt oss till exempel säga att du har en andra kolumn med åldern på varje person.

Du vill sortera den kolumnen, så du följer samma procedur som ovan och väljer kolumnen med data.

Den här gången, när du väljer Sortera^(Sort) & Filtrera^(Filter) på menyfliksområdet, ser du att valen för hur du sorterar har ändrats.

Dessa alternativ kommer antingen att sortera siffrorna från det minsta numret till det största, eller tvärtom.

Sortering med flera kolumner

Det finns ett problem med att sortera kolumner individuellt i en tabell som innehåller flera kolumner^{(that contains multiple columns)} med data. 

Om du bara väljer en kolumn och sorterar den, stannar de andra kolumnerna på plats. Detta innebär att ditt kalkylblad skulle blandas ihop och att data inte längre skulle vara vettiga. Svaret på detta är att sortera alla kolumner på en gång.

Låt oss göra detta igen med namn- och åldersexemplet.

1. Den här gången, istället för att välja en enda kolumn, välj hela tabellen.

2. I hemmenyn^(Home) väljer du Sortera & Filtrera^{(Sort & Filter)} och precis som tidigare väljer du din sorteringspreferens.

Nu kommer du att se att inte bara namnen har sorterats alfabetiskt i ditt Excel -kalkylblad, utan de associerade åldrarna från den andra kolumnen sorterade tillsammans med dem. De åldrarna stannade med det korrekta namnet.

Det här fungerar inte bara med ett kalkylblad med två kolumner i Excel utan det fungerar oavsett hur stort ditt kalkylblad är, så länge du väljer alla data i bladet innan du sorterar.

Om du vill kan du också sortera flera kolumner i en^{(sort multiple columns into one)} och sedan sortera den enstaka kolumnen istället.

Anpassad sortering

Du kommer att märka att ett annat alternativ i rullgardinsmenyn ^(Filter)Sortera^(Sort) och filtrera är anpassad sortering^{(Custom Sort)} .

För att se hur detta fungerar, låt oss ta ett mycket större kalkylblad som exempel. Kalkylarket i det här exemplet är en lista över SAT- poäng för gymnasieskolor i delstaten New York . 

1. Välj hela datatabellen i kalkylarket, välj Hem^(Home) -menyn, välj Sortera och filtrera^{(Sort & Filter)} och välj Anpassad sortering^{(Custom Sort)} .

2. Du kommer att se ett nytt popup-fönster där du kan välja hur varje kolumn ska sorteras specifikt. Välj kolumnen du vill sortera efter, välj hur du vill sortera den och välj sedan hur du vill sortera den (A till Ö, Ö till A eller Anpassad^(Custom) ).

Du kommer att märka att det finns några intressanta sorteringsalternativ^{(Sort On)} . Dessa är:

• Cellvärden^{(Cell Values)} : Sortera alfabetiskt, eller i fallet med siffror, från lågt till högt eller högt till lågt
• Cellfärg^{(Cell Color)} : Organisera data grupperade efter cellfärg
• Font Color : Organisera data grupperade efter teckensnittsfärg
• Ikon^{(Conditional Formatting Icon)} för villkorlig formatering : Organisera data efter ikonen i cellen från dess logik för villkorlig formatering

Detta kommer att sortera hela tabellen med data efter den första kolumnen du har valt. Men du kan också göra en sekundär sortering (när den först valda kolumnen är sorterad).

Välj bara Lägg till nivå^{(Add Level)} . Från de nya fälten som visas väljer du rullgardinsmenyn Kolumn^(Column) , Sortera^(Sort) på och Ordna^(Order) igen efter önskemål.

Välj OK så ser du att hela tabellen nu är sorterad efter flera kolumner. 

Den sorteras först efter den första kolumnen du valde, sedan den andra, den tredje och så vidare.

Obs^(Note) : Du kanske har märkt att kolumnsortering alternativen i rullgardinsmenyn ovan inkluderade rubriknamn snarare än bokstäver. Detta beror på att kryssrutan bredvid Mina data har rubriker^{(My data has headers)} i sorteringsfönstret är markerad. Om ditt kalkylblad har rubriker, se till att välja detta.

Alfabetisera i Excel med filter

När du använder rullgardinsmenyn Sortera och ^(Sort)filtrera^(Filter) i hemmenyn kanske du har märkt att det också finns ett ^(Filter)filteralternativ^(Home) .

Om du väljer detta kommer du att märka att rullgardinsmenypilar visas överst i varje kolumn. När du väljer en av pilarna överst i någon av dessa kolumner, kommer du att se en lång lista med alternativ.

Så här fungerar vart och ett av dessa alternativ:

• Sortera A till Ö^{(Sort A to Z)} eller Sortera Å till A^{(Sort Z to A)} : Sortera arket med denna kolumn alfabetiskt i endera riktningen.
• Sortera efter färg^{(Sort by Color)} : Detta kommer att visa samma sorteringsfönster med flera kolumner som i det sista avsnittet ovan.

De andra filtreringsalternativen längst ner hjälper dig inte att alfabetisera i Excel , men det finns massor av alternativ för att filtrera bort data som du inte bryr dig om. När du väljer Textfilter^{(Text Filters)} kan du välja att endast visa data i bladet som:

• Motsvarar^(Equals) ett specifikt värde
• Är inte lika^{(Does Not Equal)} med ett specifikt värde
• Börjar med^{(Begins With)} ett ord eller nummer
• Slutar med^{(Ends With)} ett ord eller nummer
• Innehåller^(Contains) ett ord eller nummer
• Innehåller inte^{(Does Not Contain)} ett ord eller nummer
• Anpassat filter^{(Custom Filter)} låter dig kombinera något av filtren ovan för att använda flera filter

Som du kan se finns det många sätt att alfabetisera (eller beställa siffror) i Excel . Alternativet du väljer beror verkligen på hur mycket data du vill sortera, hur stor tabellen är som du vill sortera och om du bara vill sortera efter en kolumn eller rad, eller flera.

Lär dig mer om olika tips och tricks för Excel^{(tips and tricks for Excel)} och dela med dig av andra tekniker du känner till för att sortera dina rader och kolumner i Excel .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort а cоlumn or a row, the process is usuаllу straightforward. However, when it comеs to alphabetizing multiple rows or columns, or dealing with letters and numberѕ, the procеsѕ may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Hur man fixar en rad i Excel

• Hur man gör ett cirkeldiagram i Excel

• Vad är en VBA-array i Excel och hur man programmerar en

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• Gruppera rader och kolumner i ett Excel-kalkylblad

• Hur man använder PMT-funktionen i Excel

• Hur man infogar CSV eller TSV i ett Excel-kalkylblad

• 10 Excel-tips och tricks för 2019

• Hur man använder Flash Fill In Excel

• Hur man använder absoluta referenser i Excel

• Hur man skapar en enkel pivottabell i Excel

• Hur man beräknar Z-poäng i Excel

• Centrera dina kalkylbladsdata i Excel för utskrift

• Hur man söker i Excel

• Hur man flyttar kolumner i Excel

• Varför du bör använda namngivna intervall i Excel