Google Docs chat är ett mycket effektivt verktyg för att samarbeta i dokument med team. Det ger redaktörer möjlighet att markera och kommentera redigeringar, det låter team diskutera

 korrekt formulering av dokument, och det låter anställda som fyller i formulär^{(filling out forms)} ställa frågor som deras chefer kan svara på.

Alla dessa fantastiska användningsområden för chatt i Google Dokument^{(Google Docs)} fungerar bara bra om personerna som använder dokumentet förstår hur kommentarssystemet fungerar.

I den här artikeln kommer du att lära dig om alla kommentarer och samarbetsfunktioner som är tillgängliga i Google Dokument^{(Google Docs)} .

Hur Google Dokument-kommentarer fungerar

Inuti Google Dokument^{(Google Docs)} samarbetar du inte bara blint i dokument. Du kan faktiskt se flera användare komma åt dokumentet i realtid.

Så här fungerar det är att när andra personer kommer åt dokumentet kommer du att se deras Google -kontoikon visas högst upp i Google Dokument-^{(Google Docs)} fönstret.

När de andra användarna placerar sin muspekare i dokumentet, kommer du att se deras Google-kontonamn^{(Google Account)} tillfälligt visas ovanför markören. 

Detta är användbart för att se vilka delar av ett dokument som andra medlemmar i ditt team arbetar med. Detta kan hjälpa till att undvika att göra motstridiga redigeringar i samma dokument.

Om du ser någon som redigerar en del av ett dokument felaktigt, eller gör ändringar som du inte håller med om, kan du lägga till en kommentar direkt till den personen.

Till höger om användarikonerna överst i dokumentet ser du en ikon av en person som pratar inuti en vit cirkel. När du väljer detta öppnas ett område för allmänna kommentarer.

Skriv bara din kommentar och tryck på Enter . Alla som för närvarande tittar på dokumentet kommer att kunna se alla kommentarer i det allmänna kommentarsområdet.

Du vet när någon har uppdaterat en ny kommentar till kommentarsfältet genom den röda pricken som visas överst på denna ikon.

När varje person svarar visas den nya kommentaren under den föregående i kommentarstråden.

Tryck antingen på X till höger om namnen i kommentarsfältet eller välj kommentarsikonen för att få kommentarsfönstret att försvinna igen.

Skapa en ny Google Dokument-chatt

För att skapa en ny Google Dokument-^{(Google Docs)} chatt, markera bara valfri text i ett Google Dokument-^{(Google Docs)} dokument. När du gör detta ser du en liten kommentarsikon till höger om den markerade texten. 

När du håller musen över den ikonen ser du texten "Lägg till en kommentar".

När du väljer den här ikonen öppnas ett kommentarsfönster där du kan dela dina tankar om texten i dokumentet som du har markerat.

När du är klar med att skriva din kommentar, välj bara knappen Kommentar^(Comment) så kommer du att se kommentarsrutan ändras till en permanent kommentar.

Det finns några alternativ som går tillsammans med kommentarer som denna.

Hantera kommentarer

När du väljer de tre prickarna till höger om en kommentar ser du tre alternativ.

• Redigera^(Edit) : Gör eventuella uppdateringar av din kommentar eller lägg till ett svar på den om du föredrar det.
• Ta^(Delete) bort : Ta bort kommentaren och dess markering från dokumentet.
• Länk till den här kommentaren^{(Link to this comment)} : Skaffa en URL- länk som du kan dela med andra om du vill att de ska se den här specifika kommentaren.

Kommentarslänkar är mycket effektiva för att hjälpa människor att hitta den exakta kommentaren, särskilt i dokument som har ett stort antal kommentarer.

Du kan klistra in länken i en IM-chatt, ett mobilt SMS eller ett e-postmeddelande. 

När mottagaren väljer länken tar den dem direkt till dokumentet där kommentaren infogades. De kan antingen svara på kommentaren eller välja Lös^(Resolve) .

Att lösa en kommentar gör att den försvinner från kommentarstråden. Det verkar som om kommentaren är raderad, men den är faktiskt bara dold från högermarginalen.

Om du vill se alla kommentarer som har postats till dokumentet, välj bara den svarta kommentarsikonen uppe till höger i dokumentet.

Detta visar dig alla kommentarer som postades till dokumentet tillsammans med all följande information om kommentaren.

• Datum^(Date) och tidpunkt då kommentaren publicerades
• Alla svar på kommentaren
• All dokumenttext som valdes när kommentaren gjordes
• En länk för att återöppna lösta kommentarer
• En länk för att svara på kommentarerna

Välj Kommentar^(Comment) för att lägga till nya kommentarer i kommentarstråden. Välj Aviseringar^{(Notifications)} för att ändra e-postinställningar så att du bara får aviseringar när någon svarar på dina kommentarer, eller inga aviseringar alls.

Redigera och lösa redigeringar

Google Docs- chatt är särskilt användbart för att göra redigeringsförslag till ett dokument utan att faktiskt göra dem. 

Som standard låter Google Dokument^{(Google Docs)} dig göra ändringar i ett dokument och ändringarna träder i kraft omedelbart. För att växla redigeringsläget till endast föreslagna ändringar, välj rullgardinspilen till höger om redigeringsordet^(Editing) uppe till höger i dokumentet.

Välj Föreslå^(Suggesting) i rullgardinsmenyn.

När du gör ändringar i dokumentet stryks texten i dokumentet över med ersättningstexten bredvid. Varje redigering öppnar en ny kommentar till höger med en beskrivning av redigeringen som gjordes.

Syftet med den här funktionen är så att en sista redaktör eller den ursprungliga författaren kan gå igenom redigeringarna och acceptera ändringarna individuellt genom att markera bocken för den redigeringskommentaren.

Men om du inte vill lösa kommentarer individuellt, finns det ett användbart knep för att lösa dem alla på en gång.

För att göra detta, välj menyn Verktyg^(Tools) och välj Granska föreslagna ändringar^{(Review suggested edits)} .

Detta öppnar ett litet fönster längst upp till höger i dokumentet. Du kan välja uppåt- eller nedåtpilarna för att bläddra igenom varje redigeringskommentar i dokumentet. Du kan välja Acceptera^(Accept) eller Avvisa^(Reject) de individuella redigeringarna.

Om du bara vill acceptera eller avvisa dem alla, välj rullgardinspilen till höger om knappen Acceptera^(Accept) eller Avvisa^(Reject) .  

Du kan välja Acceptera alla^{(Accept All)} för att godkänna alla redigeringar. Detta kommer att uppdatera hela dokumentet med de föreslagna ändringarna och lösa alla associerade kommentarer.

Läs mer om hur du löser kommentarer i Google Dokument^{(resolving comments in Google Docs)} .

Att kommentera hjälper till med samarbete

Att använda en molnbaserad ordbehandlare som Google Docs gör det mycket enkelt  att samarbeta i dokument .^{(collaborating on documents)}

Kommentarsystemet är konfigurerat på ett sätt som gör det bekvämt och enkelt att diskutera dokumentändringar i ett team. När alla har vant sig vid hur Google Dokuments^{(Google Docs)} chattsystem fungerar kommer du att upptäcka att ditt team är mycket mer effektivt när de arbetar med dokument tillsammans. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Gоogle Docs chat is a very effective tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability for editorѕ to mark up and comment on еdits, it lеts teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Hur man tar bort tabellkanter i Google Dokument

• Hur man infogar en vattenstämpel i Word och Google Docs

• Ändra till liggande orientering i Google Dokument

• Google Docs vs Microsoft Word – Vilka är skillnaderna?

• Hur man hittar och ersätter ord i MS Word och Google Docs

• 9 sätt att öppna ett Word-dokument utan Word

• Hur man ändrar bildstorleken i PowerPoint för bättre presentationer

• 4 sätt att konvertera Excel till Google Sheets

• Hur man fixar Outlook som fastnat vid laddningsprofil

• Hur man infogar en animerad GIF i PowerPoint

• Hur man rensar Outlook-cache

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• Hur man ställer in läskvitton i Outlook

• Hur man ändrar standardteckensnittet i Office-appar

• Hur man visar antalet ord i Microsoft Word

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Hur man lägger till bildnummer till en PowerPoint-presentation

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Vilka är skillnaderna?

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Få OpenOffice Writer att se ut och fungera mer som Microsoft Word