Planerar^(Are) du att lämna ett jobb och vill vara säker på att du får en kopia av alla dina e-postmeddelanden ifall du behöver hänvisa till dem vid ett senare tillfälle? Eller så kanske du bara vill exportera dem för säkerhetskopiering ifall din Outlook PST-fil blir korrupt , vilket händer ganska ofta.

Hur som helst är det alltid en bra idé att säkerhetskopiera dina e-postmeddelanden. Även om du använder en webbtjänst som Outlook.com eller Gmail , är det fortfarande ingen dålig idé att använda en skrivbordsklient som Outlook för att ladda ner all din e-post så att du har den lagrad lokalt. Webbtjänster^(Web) och jättar som Microsoft och Google kan verka immuna mot misslyckanden, men man vet aldrig när något katastrofalt kan hända.

I den här artikeln visar jag hur du exporterar dina Outlook -e- postmeddelanden i Outlook 2003 , 2007, 2010, 2013 och 2016. Jag kommer också att nämna proceduren om du använder Outlook för Mac . Det är värt att notera att den faktiska import- och exportguiden^{(Export Wizard)} är ungefär densamma i alla versioner, men processen för att komma till guiden har förändrats.

Exportera e-postmeddelanden från Outlook

Om du kör Outlook 2003 , 2007, 2010 eller 2013, kolla in mitt inlägg om hur du exporterar Outlook-kontakter^{(how to export Outlook contacts)} för att se proceduren för att komma till import/exportguiden. Om du kör Outlook 2016 klickar du på Arkiv^(File) och Öppna & Exportera^{( Open & Export)} .

I menyn till höger klickar du på knappen Import/Export .

Detta kommer nu att visa Import/Export Wizard , som ser likadan ut i alla versioner av Office . För att komma igång vill du välja Exportera till en fil^{(Export to a file)} .

På nästa skärm måste du välja typ av fil: antingen en CSV -fil ( Comma Separated Values ) eller en Outlook-datafil^{(Outlook Data File)} ( PST ). Jag använder normalt alltid PST , så att det är lättare att importera tillbaka till Outlook , men du kan välja CSV om du vill importera e-postmeddelandena till en annan e-postklient eller till och med till ett program som Excel eller Word .

På nästa skärm måste du välja vad du vill exportera. Om du vill få alla dina e-postmeddelanden väljer du normalt Inkorg^(Inbox) och ser till att Inkludera undermappar^{(Include subfolders)} är markerat. Om du bara vill ha en liten delmängd av e-postmeddelanden kan du klicka på knappen Filter och sedan lägga in olika kriterier för att minska antalet e-postmeddelanden som ska exporteras.

Klicka på Nästa^(Next) och du måste nu välja en plats för att spara din CSV- eller PST -fil. Det finns flera alternativ som du kan välja mellan som handlar om hur dubbletter kommer att hanteras.

Klicka slutligen på Slutför^(Finish) och du får ett fönster som frågar om du vill skydda din PST -fil med ett valfritt lösenord. Om du ska använda ett lösenord här, observera att det ska vara mer än 16 tecken. Observera också att det inte är särskilt säkert och lätt kan hackas med rätt programvara.

Det är ungefär det. Du bör nu ha en CSV- eller PST -fil med alla dina e-postmeddelanden lagrade inuti. Du kan nu kopiera den här filen till en säker plats för säkerhetskopiering.

Exportera e-postmeddelanden från Outlook för Mac

Om du kör Mac- versionen av Office är proceduren för export av e-postmeddelanden annorlunda. Egentligen är filtypen också annorlunda. På Mac^(Macs) -datorer har du bara ett alternativ: Outlook för Mac^{(Mac Archive File)} -arkivfil ( .OLM ).

Klicka på Arkiv^(File) och sedan Exportera^(Export) .

En dialogruta kommer upp där du kan välja vilka objekt du vill exportera till arkivfilen. Du kan välja mellan Mail , Kalender^(Calendar) , Kontakter^(Contacts) , Uppgifter^(Tasks) och Anteckningar^(Notes) eller så kan du välja bland objekt i en specifik kategori.

Klicka på Fortsätt^(Continue) så får du frågan var du vill spara filen. Det är ungefär det. Det finns inga andra alternativ när du exporterar från Outlook på en Mac .

När du har exporterat dina e-postmeddelanden kan du läsa mitt inlägg om hur du importerar dem till en annan e-posttjänst^{(import them to another email service)} som Gmail , om du planerar att byta.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you planning on leaving a job and want to make sure you get a cоpy of all yoυr emails in case you need to refer to them at a later pоint? Or maybe you just want to export them for backup purposes in case your Outlook PST filе becomes corrupt, which happens quite оften.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

Related posts

• Hur man aktiverar mörkt läge i Microsoft Outlook (Windows, Mac och Mobile)

• Microsoft Outlook öppnas inte? 10 sätt att fixa

• 10 verktyg för att återställa ett förlorat eller glömt Outlook PST-lösenord

• Hur man återställer raderade filer från en PST-fil i Outlook

• Åtgärda felet "Kan inte starta Microsoft Office Outlook".

• Få Outlook e-poststatistik med StatView

• Kan inte ta bort Outlook 2007 till 2016 Påminnelse

• Hur man lägger till nya teckensnitt till Microsoft Word

• Behöver du se din e-post från förra veckan? Hur man söker i Outlook efter datum

• Hur man ritar i Microsoft Word

• Google Docs vs Microsoft Word – Vilka är skillnaderna?

• Hur man ställer in läskvitton i Outlook

• Hur man avinstallerar Microsoft Teams när det fortsätter att installeras om

• Hur man reparerar valfri version av Microsoft Office

• Microsoft Outlook svarar inte? 8 korrigeringar att prova

• Skapa eller skapa kortkommandon för Microsoft Office

• Outlook Autoslutförande fungerar inte eller återställs?

• Hur man skapar PDF-dokument i Microsoft Office

• Ändra måttenheter i Microsoft Word

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 saker att veta