I en artikel skriven 2018 skrev Robert Half , ett företag som specialiserat sig på mänskliga resurser och finansbranschen, att 63% of financial firms continue to use Excel i en primär egenskap. Visst, det är inte 100% och anses faktiskt to be a decline in usage! Men med tanke på att programvaran är ett kalkylprogram och inte enbart utformad som programvara för finansbranschen, är 63 % fortfarande en betydande del av branschen och hjälper till att illustrera hur viktigt Excel är.

Att lära sig använda Excel behöver inte vara svårt. Att ta det ett steg i taget hjälper dig att gå från en nybörjare till en expert (eller åtminstone närmare den punkten) – i din takt.

Som en förhandstitt på vad vi kommer att ta upp i den här artikeln, tänk på kalkylblad, grundläggande användbara funktioner och formler och navigera i ett kalkylblad eller arbetsbok. Visst, vi kommer inte att täcka alla möjliga Excel- funktioner men vi kommer att täcka tillräckligt mycket för att det ger dig en uppfattning om hur du ska närma dig de andra. 

Grundläggande definitioner^{(Basic Definitions)}

Det är verkligen användbart om vi täcker några definitioner. Mer än troligt har du hört dessa termer (eller redan vet vad de är). Men vi kommer att täcka dem för att vara säkra och vara redo för resten av processen för att lära oss hur man använder Excel .

Arbetsböcker kontra arbetsblad^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Excel- dokument kallas arbetsböcker^(Workbooks) och när du först skapar ett Excel- dokument (arbetsboken), kommer många (inte alla) Excel- versioner automatiskt att innehålla tre flikar, var och en med sitt eget tomma kalkylblad. Om din version av Excel inte gör det, oroa dig inte, vi lär oss hur du skapar dem.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Arbetsbladen är de faktiska delarna där du anger data. Om det är lättare att tänka på det visuellt, tänk på kalkylbladen som dessa flikar. Du kan lägga till flikar eller ta bort flikar genom att högerklicka och välja borttagningsalternativet. Dessa kalkylblad är de faktiska kalkylbladen som vi arbetar med och de finns i arbetsboksfilen.

Bandet^{(The Ribbon)}

Bandet sprids^(Ribbon) över Excel- applikationen som en rad med genvägar, men genvägar som representeras visuellt (med textbeskrivningar). Detta är användbart när du vill göra något på kort tid och speciellt när du behöver hjälp med att bestämma vad du vill göra.  

Det finns en olika gruppering av menyfliksknappar beroende på vilken sektion/grupp du väljer från toppmenyn (t.ex. Hem^(Home) , Infoga^(Insert) , Data , Granska^(Review) , etc.) och de visuella alternativen som presenteras kommer att relatera till dessa grupperingar. 

Excel-genvägar^{(Excel Shortcuts)}

Genvägar är användbara för att snabbt navigera i Excel -programvaran, så det är användbart (men inte absolut nödvändigt) att lära sig dem. En del av dem lär man sig genom att se genvägarna listade i menyerna i de äldre versionerna av Excel- applikationen och sedan prova dem själv.  

Ett annat sätt att lära sig Excel -genvägar är att se en lista över dem på Excel-utvecklarnas webbplats^{(website of the Excel developers)} . Även om din version av Excel inte visar genvägarna, fungerar de flesta fortfarande.

Formler kontra funktioner^{(Formulas vs. Functions)}

Funktioner är inbyggda funktioner i Excel och används i formler. Om du till exempel vill infoga en formel som beräknade summan av siffror i olika celler i ett kalkylblad, kan du använda funktionen SUMMA^(SUM) () för att göra just det.  

Mer om denna funktion (och andra funktioner) lite längre fram i den här artikeln.

Formelbar^{(Formula Bar)}

Formelfältet är ett område som visas under menyfliksområdet^(Ribbon) . Det används för formler och data. Du anger data i cellen och den kommer även att visas i formelfältet om du har musen på den cellen.  

När vi hänvisar till formelfältet indikerar vi helt enkelt att vi ska skriva formeln på den platsen samtidigt som vi har rätt cell vald (vilket återigen kommer att ske automatiskt om du markerar cellen och börjar skriva).

Skapa och formatera ett arbetsblad Exempel^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Det finns många saker du kan göra med ditt Excel-kalkylblad^{(Excel Worksheet)} . Vi kommer att ge dig några exempelsteg när vi går vidare i den här artikeln så att du kan prova dem själv.

Den första arbetsboken^{(The First Workbook)}

Det är bra att börja med en tom arbetsbok^(Workbook) . Så fortsätt och välj Nytt^(New) . Detta kan variera beroende på din version av Excel , men är vanligtvis i filområdet^(File) .

Obs: Bilden ovan säger Öppna^(Open) längst upp för att illustrera att du kan komma till den nya^(New) (vänster sida, pekade på med den gröna pilen) var som helst. Detta är en skärmdump av den nyare Excel .

När du klickar på Ny^(New) kommer du mer än troligt att få några exempelmallar. Själva mallarna kan variera mellan versioner av Excel , men du bör få någon sorts val.  

Ett sätt att lära sig använda Excel är att leka med dessa mallar och se vad som får dem att "ticka". För vår artikel börjar vi med ett tomt dokument och leker med data och formler osv.  

Så fortsätt och välj alternativet för tomma dokument. Gränssnittet kommer att variera från version till version, men bör vara tillräckligt lika för att få idén. Lite senare kommer vi även att ladda ner ytterligare ett exempel på Excel- ark.

Infoga data^{(Inserting the Data)}

Det finns många olika sätt att få in data i ditt kalkylblad (alias kalkylblad). Ett sätt är att helt enkelt skriva vad du vill där du vill ha det. Välj den specifika cellen och börja bara skriva.

Ett annat sätt är att kopiera data och sedan klistra in den i ditt kalkylblad^{(Spreadsheet)} . Visst, om du kopierar data som inte är i tabellformat kan det bli lite intressant om var det hamnar i ditt dokument. Men lyckligtvis kan vi alltid redigera dokumentet och kopiera och klistra in någon annanstans, efter behov.

Du kan prova kopiera/klistra in metoden nu genom att välja en del av den här artikeln, kopiera den och sedan klistra in i ditt tomma kalkylark.

Efter att ha valt den del av artikeln och kopierat den, gå till ditt kalkylblad och klicka på önskad cell där du vill börja klistra in och gör det. Metoden som visas ovan är att använda högerklicksmenyn och sedan välja "Klistra in" i form av ikonen.

Det är möjligt att du kan få ett felmeddelande när du använder den inbyggda Excel -metoden, även med de andra inbyggda Excel -metoderna. Lyckligtvis hjälper felvarningen (ovan) att peka dig i rätt riktning för att få informationen du kopierade in i arket.

När du klistrar in data, gör Excel ett ganska bra jobb med att tolka det. I vårt exempel kopierade jag de två första styckena i detta avsnitt och Excel presenterade det i två rader. Eftersom det fanns ett faktiskt mellanslag mellan styckena, återgav Excel det också (med en tom rad). Om du kopierar en tabell, gör Excel ett ännu bättre jobb med att återskapa den i arket.

Du kan också använda knappen i menyfliksområdet^(Ribbon) för att klistra in. För visuella människor är detta verkligen användbart. Det visas på bilden nedan.

Vissa versioner av Excel (särskilt de äldre versionerna) låter dig importera data (vilket fungerar bäst med liknande filer eller CSV – kommaseparerade värden – filer). Vissa nyare versioner av Excel har inte det alternativet men du kan fortfarande öppna den andra filen (den du vill importera), använda en markera alla^{(select all)} och sedan kopiera och klistra in den i ditt Excel -kalkylblad.  

När import är tillgänglig finns den vanligtvis under Arkiv^(File) -menyn. I de nya versionerna av Excel kan du omdirigeras till ett mer grafiskt användargränssnitt när du klickar på Arkiv^(File) .  Klicka bara^(Simply) på pilen uppe till vänster för att gå tillbaka till ditt arbetsblad.

Hyperlänkar^{(Hyperlinking)}

Hyperlänkning^{(Hyperlinking)} är ganska lätt, speciellt när du använder menyfliksområdet^(Ribbon) . Du hittar hyperlänksknappen under Infoga-^(Insert) menyn i de nyare Excel- versionerna. Den kan också nås via en genväg som kommando-K^(command-K) .

Formatera data (exempel: siffror och datum)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Ibland är det bra att formatera data. Detta gäller särskilt med siffror. Varför? Ibland faller siffror automatiskt in i ett allmänt format (typ standard) som är mer som ett textformat. Men ofta vill vi att våra siffror ska bete sig som siffror.  

Det andra exemplet skulle vara datum, som vi kanske vill formatera för att säkerställa att alla våra datum visas konsekventa, som 20200101 eller 01/01/20 eller vilket format vi än väljer för vårt datumformat.

Du kan komma åt alternativet att formatera dina data på ett par olika sätt, som visas i bilderna nedan.

När du har kommit åt, säg, sifferformatet^(Number) , har du flera alternativ. Dessa alternativ visas när du använder högerklicksmetoden. När du använder menyfliksområdet^(Ribbon) finns dina alternativ precis där i menyfliksområdet^(Ribbon) . Allt beror på vad som är lättare för dig.  

Om du har använt Excel ett tag kan högerklicksmetoden, med den resulterande sifferformatsdialogrutan (visas nedan) vara lättare att förstå. Om du är nyare eller mer visuell kan Ribbon- metoden vara mer vettig (och mycket snabbare att använda). Båda ger dig alternativ för nummerformatering.

Om du skriver något som liknar ett datum, är de nyare versionerna av Excel tillräckligt bra för att återspegla det i menyfliksområdet^(Ribbon) som visas i bilden nedan.

Från menyfliksområdet^(Ribbon) kan du välja format för ditt datum. Du kan till exempel välja ett kort datum eller ett långt datum. Varsågod och prova det och se dina resultat.

Presentationsformatering (exempel: justering av text)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Det är också bra att förstå hur du justerar dina data, oavsett om du vill att allt ska hamna i linje till vänster eller till höger (eller motiverat, etc). Även detta kan nås via menyfliksområdet^(Ribbon) .

Som du kan se från bilderna ovan, är justeringen av texten (dvs höger, vänster, etc.) på den andra raden av alternativet Ribbon . Du kan också välja andra justeringsalternativ (t.ex. topp, botten) i menyfliksområdet^(Ribbon) .  

Om du märker det kan det hända att justering av saker som siffror inte ser rätt ut när den är vänsterjusterad (där text ser bättre ut) men ser bättre ut när den är högerjusterad. Justeringen är mycket lik vad du skulle se i ett ordbehandlingsprogram.

Kolumner och rader^{(Columns & Rows)}

Det är bra att veta hur man arbetar med, samt justerar bredd och dimensioner^{(adjust the width and dimensions)} på kolumner och rader. Lyckligtvis, när du väl fått kläm på det är det ganska enkelt att göra.  

Det finns två delar för att lägga till eller ta bort rader eller kolumner. Den första delen är urvalsprocessen och den andra är att högerklicka och välja alternativet infoga eller ta bort.  

Kommer du ihåg data vi kopierade från den här artikeln och klistrade in i vårt tomma Excel- ark i exemplet ovan? Vi behöver det förmodligen inte längre så det är ett perfekt exempel för processen att ta bort rader.

Kommer du ihåg^(Remember) vårt första steg? Vi måste välja raderna. Gå vidare och klicka på radnumret (till vänster om den övre vänstra cellen) och dra nedåt med musen till den nedre raden som du vill ta bort. I det här fallet väljer vi tre rader.  

Sedan är den andra delen av vår procedur att klicka på Ta bort rader^{(Delete Rows)} och se Excel ta bort dessa rader.

Processen för att infoga en rad är liknande men du behöver inte välja mer än en rad.  Excel kommer att avgöra var du klickar är där du vill infoga raden.  

För att starta processen, klicka på det radnummer som du vill ska vara under den nya raden. Detta talar om för Excel att välja hela raden åt dig. Från platsen där du är kommer Excel att infoga raden ovanför det. Det gör du genom att högerklicka och välja Infoga rader.^{(Insert Rows.)}

Som du kan se ovan skrev vi 10 på rad 10. Sedan, efter att ha valt 10 (rad 10), högerklickat och valt Infoga rader^{(Insert Rows)} , gick siffran 10 ner en rad. Det resulterade i att de 10 nu finns på rad 11.  

Detta visar hur den infogade raden placerades ovanför den valda raden. Varsågod och prova själv, så att du kan se hur insättningsprocessen fungerar.

Om du behöver mer än en rad kan du göra det genom att markera mer än en rad och detta talar om för Excel hur många du vill ha och den kvantiteten kommer att infogas ovanför det valda radnumret.  

Följande bilder visar detta i ett visuellt format, inklusive hur de 10 gick ner tre rader, antalet rader infogade. 

Att infoga och ta bort kolumner är i princip samma sak förutom att du väljer från toppen (kolumner) istället för vänster (rader).

Filter och dubbletter^{(Filters & Duplicates)}

När vi har mycket data att arbeta med hjälper det om vi har ett par knep i rockärmen för att lättare kunna arbeta med den datan.  

Låt oss till exempel säga att du har en massa finansiell data men att du bara behöver titta på specifik data. Ett sätt att göra det är att använda ett Excel "Filter".

Låt oss först hitta ett Excel-arbetsblad^{(Excel Worksheet)} som presenterar mycket data så att vi har något att testa detta på (utan att behöva skriva all data själva). Du kan ladda ner just ett sådant exempel från Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Tänk på att det är den direkta länken till nedladdningen så att Excel -exempelfilen bör börja laddas ner direkt när du klickar på den länken.

Nu när vi har dokumentet, låt oss titta på mängden data. Ganska lite, eller hur? Notera: bilden ovan kommer att se lite annorlunda ut än vad du har i din exempelfil och det är normalt. 

Låt oss säga att du bara ville se data från Tyskland^(Germany) . Använd alternativet "Filter" i menyfliksområdet^(Ribbon) (under "Hem"). Den kombineras med alternativet "Sortera" åt höger (i de nyare Excel- versionerna). 

Berätta nu för Excel vilka alternativ du vill ha. I det här fallet letar vi efter data om Tyskland^(Germany) som valt land.

Du kommer att märka att när du väljer filteralternativet visas små nedrullningsbara pilar i kolumnerna. När en pil är vald har du flera alternativ, inklusive alternativet "Textfilter" som vi kommer att använda. Du har ett alternativ att sortera stigande eller fallande.  

Det är vettigt varför Excel kombinerar dessa i menyfliksområdet^(Ribbon) eftersom alla dessa alternativ visas i rullgardinsmenyn. Vi kommer att välja "Lika med..." under "Textfilter."

När vi har valt vad vi vill göra (i det här fallet Filter ), låt oss tillhandahålla informationen/kriterierna. Vi skulle vilja se all data från Tyskland^(Germany) så det är vad vi skriver i rutan. Klicka sedan på "OK".

Du kommer att märka att nu ser vi bara data från Tyskland^(Germany) . Uppgifterna har filtrerats. Övriga uppgifter finns kvar. Den är bara gömd. Det kommer en tidpunkt då du vill avbryta filtret och se all data.  Återgå helt enkelt^(Simply) till rullgardinsmenyn och välj att rensa filtret, som visas i bilden nedan.

Ibland kommer du att ha datamängder som innehåller dubbletter av data. Det är mycket lättare om du bara har singulära data. Till exempel, varför skulle du vilja ha exakt samma finansiella datapost två gånger (eller fler) i ditt Excel-kalkylblad^{(Excel Worksheet)} ?  

Nedan^(Below) är ett exempel på en datamängd som har en del data som upprepas (visas markerad i gult).

För att ta bort dubbletter (eller fler, som i det här fallet), börja med att klicka på en av raderna som representerar dubblettdata (som innehåller data som upprepas). Detta visas i bilden nedan.

Besök nu fliken "Data" eller avsnittet och därifrån kan du se en knapp på menyfliksområdet^(Ribbon) som säger "Ta bort dubbletter." Klicka på det.

Den första delen av denna process presenterar en dialogruta som liknar den du ser i bilden nedan.  Låt^(Don) inte detta förvirra dig. Det är helt enkelt att fråga dig vilken kolumn du ska titta på när du identifierar dubblettdata.  

Om du t.ex. hade flera rader med samma för- och efternamn men i stort sett trams i de andra kolumnerna (som en kopiera/klistra in från en webbplats till exempel) och du bara behövde unika rader för för- och efternamn, skulle du välja dessa kolumner så att det floskel som kanske inte är dubblett inte kommer i beaktande vid borttagning av överflödig data.  

I det här fallet lämnade vi markeringen som "alla kolumner" eftersom vi hade dubblerade rader manuellt så vi visste att alla kolumner var exakt likadana i vårt exempel. (Du kan göra samma sak med Excel -exempelfilen och testa den.)

Efter att du klickat på "OK" i dialogrutan ovan kommer du att se resultatet och i det här fallet identifierades tre rader som matchande och två av dem togs bort.

Nu matchar de resulterande data (visas nedan) de data vi började med innan vi gick igenom tillägg och borttagning av dubbletter.

Du har precis lärt dig ett par knep. Dessa är särskilt användbara när du hanterar större datamängder. Gå vidare och prova några andra knappar som du ser på menyfliksområdet^(Ribbon) och se vad de gör. Du kan också duplicera din Excel -exempelfil om du vill behålla originalformuläret. Byt namn på filen du laddade ner och ladda ner ytterligare en kopia. Eller duplicera filen på din dator.  

Vad jag gjorde var att duplicera fliken med all ekonomisk data (efter att ha kopierat den till min andra exempelfil, den vi började med som var tom) och med dupliceringsfliken hade jag två versioner att leka med efter behag. Du kan prova detta genom att högerklicka på fliken och välja " Duplicera^(Duplicate) ."

Villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)}

Den här delen av artikeln ingår i avsnittet om att skapa arbetsboken^(Workbook) på grund av dess visningsfördelar. Om det verkar lite komplicerat eller om du letar efter funktioner och formler, hoppa över det här avsnittet och återvänd till det när du vill.

Villkorlig formatering^(Formatting) är praktiskt om du vill markera vissa data. I det här exemplet kommer vi att använda vår Excel-exempelfil^{(Excel Example)} (med alla finansiella data) och leta efter " Brutttoförsäljning^(Gross) " som är över $25 000. 

För att göra detta måste vi först markera den grupp av celler som vi vill utvärdera. Kom nu ihåg att du inte vill markera hela kolumnen eller raden. Du vill bara markera de celler som du vill utvärdera. Annars kommer de andra cellerna (som rubriker) också att utvärderas och du skulle bli förvånad över vad Excel gör med dessa rubriker (som ett exempel).

Så vi har våra önskade celler markerade och nu klickar vi på "Hem"-sektionen/gruppen och sedan "Villkorlig formatering."

När vi klickar på "Villkorlig formatering" i menyfliksområdet^(Ribbon) har vi några alternativ. I det här fallet vill vi markera de celler som är större än $25 000 så det är så vi gör vårt val, som visas i bilden nedan.

Nu kommer vi att se en dialogruta och vi kan skriva in värdet i rutan. Vi skriver 25000. Du behöver inte oroa dig för kommatecken eller något och faktiskt fungerar det bättre om du bara skriver in det råa numret.

När vi klickat på "OK" ser vi att fälten automatiskt färgläggs enligt vårt val (till höger) i vår "Större än"-dialogruta ovan. I det här fallet "Ljusröd fyllning med mörkröd text^{(Dark Red Text)} ). Vi kunde också ha valt ett annat visningsalternativ.

Denna villkorliga formatering är ett utmärkt sätt att se, med en överblick, data som är väsentliga för ett eller annat projekt. I det här fallet kunde vi se "Segmenten" (som de hänvisas till i Excel-exempelfilen^{(Excel Example)} ) som har kunnat överstiga 25 000 USD i bruttoförsäljning^(Gross) .

Arbeta med formler och funktioner^{(Working With Formulas and Functions)}

Att lära sig hur man använder funktioner i Excel är till stor hjälp. De är de grundläggande inälvorna i formlerna. Om du vill se en lista över funktionerna för att få en uppfattning om vad som är tillgängligt, klicka på "Infoga"-menyn/gruppen och sedan längst till vänster, välj "Funktion/Funktioner".

Även om syftet med den här knappen i Excel-bandet^{(Excel Ribbon)} är att infoga en faktisk funktion (vilket också kan åstadkommas genom att skriva i formelfältet, börja med ett likhetstecken och sedan börja skriva den önskade funktionen), kan vi också använda denna för att se vad som finns tillgängligt. Du kan bläddra igenom funktionerna för att få en slags uppfattning om vad du kan använda i dina formler.  

Visst, det är också till stor hjälp att helt enkelt prova dem och se vad de gör. Du kan välja den grupp som du vill granska genom att välja en kategori, som "Vanligt använda" för en kortare lista över funktioner men en lista som ofta används (och för vilken vissa funktioner behandlas i den här artikeln).

Vi kommer att använda några av dessa funktioner i exemplen på formlerna som vi diskuterar i den här artikeln.

Lika ^{(The Equals )}=tecken^{( Sign)}

Likhetstecknet (=) är mycket viktigt i Excel . Det spelar en väsentlig roll. Detta gäller särskilt när det gäller formler.  I grund och botten^(Basically) har du inte en formel utan att föregå den med ett likhetstecken. Och utan formeln är det helt enkelt data (eller text) du har skrivit in i den cellen.  

Så kom bara ihåg att innan du ber Excel att beräkna eller automatisera något åt ​​dig, att du skriver ett likhetstecken ( = ) i cellen.

Om du inkluderar ett $-tecken, talar det om för Excel att inte flytta formeln. Normalt är den automatiska justeringen av formler (med hjälp av det som kallas relativa cellreferenser), till förändringar i kalkylbladet en bra sak, men ibland kanske du inte vill ha det och med det $-tecknet kan du säga det till Excel . Du infogar helt enkelt $ framför bokstaven och numret på cellreferensen.  

Så en relativ cellreferens på D25 blir $D$25. Om den här delen är förvirrande, oroa dig inte för det. Du kan komma tillbaka till det (eller leka med det med en tom arbetsbok i Excel ).

The Awesome Ampersand >> &

Et-tecken ( & ) är ett roligt litet formelverktyg som låter dig kombinera celler. Låt oss till exempel säga att du har en kolumn för förnamn och en annan kolumn för efternamn och du vill skapa en kolumn för det fullständiga namnet. Du kan använda & för att göra just det.

Låt oss prova det i ett Excel-kalkylblad^{(Excel Worksheet)} . För det här exemplet, låt oss använda ett tomt ark så att vi inte avbryter något annat projekt. Skriv ditt förnamn i A1 och skriv ditt efternamn i B1. Nu, för att kombinera dem, klicka med musen på C1-cellen och skriv den här formeln:  =A1 & “ “ & B1 .  Använd^(Please) bara delen i kursiv stil och inte någon av resten av den (som att inte använda punkt).  

Vad ser du i C1? Du bör se ditt fullständiga namn komplett med ett mellanslag mellan ditt för- och efternamn, vilket är normalt när du skriver ditt fullständiga namn. & " " & delen av formeln är det som skapade det utrymmet. Om du inte hade inkluderat " " skulle du ha haft ditt förnamn och efternamn utan ett mellanslag (fortsätt och prova om du vill se resultatet).

En annan liknande formel använder CONCAT men vi kommer att lära oss om det lite senare. För nu, kom ihåg vad et-tecken ( & ) kan göra för dig eftersom det här lilla tipset är användbart i många situationer.

SUM() Funktion^{(SUM() Function)}

SUM () -funktionen^(SUM) är väldigt praktisk och den gör precis vad den beskriver. Det summerar siffrorna du säger till Excel att inkludera och ger dig summan av deras värden. Du kan göra detta på ett par olika sätt.

Vi började med att skriva in några siffror så vi hade lite data att arbeta med i användningen av funktionen. Vi använde helt enkelt 1, 2, 3, 4, 5 och började i A1 och skrev in varje cell som gick nedåt mot A5.

För att nu använda SUM ()-funktionen, börja med att klicka i önskad cell, i det här fallet använde vi A6, och skriv =SUM ( i formelfältet. I det här exemplet, sluta när du kommer till den första "(." Klicka nu i A1 (den översta cellen) och dra musen till A5 (eller den nedersta cellen du vill inkludera) och återgå sedan till formelfältet och skriv den avslutande ")." Inkludera inte punkterna eller citattecken och bara parenteserna. 

Det andra sättet att använda den här funktionen är att manuellt skriva in informationen i formelfältet. Detta är särskilt användbart om du har en hel del nummer och det är lite svårt att rulla för att ta tag i dem. Börja den här metoden på samma sätt som du gjorde för exemplet ovan, med "=SUM(."

Skriv sedan den översta cellens cellreferens. I det här fallet skulle det vara A1. Inkludera ett kolon ( : ) och skriv sedan cellreferensen för den nedersta cellen. I det här fallet skulle det vara A5.

AVERAGE() Funktion^{(AVERAGE() Function)}

Tänk om du ville ta reda på vad genomsnittet av en grupp av tal var? Du kan enkelt göra det med funktionen AVERAGE (). Du kommer att märka, i stegen nedan, att det i princip är samma som SUM ()-funktionen ovan men med en annan funktion.  

Med det i åtanke börjar vi med att markera den cell vi vill använda för resultatet (i det här fallet A6) och börjar sedan skriva med ett likhetstecken ( = ) och ordet AVERAGE . Du kommer att märka att när du börjar skriva det erbjuds du förslag och kan klicka på MEDEL^(AVERAGE) istället för att skriva hela ordet om du vill.

Se till att du har en öppningsparentes i din formel innan vi lägger till vårt cellområde.  Annars^(Otherwise) får du ett felmeddelande.

Nu när vi har "=AVERAGE(" inskrivet i vår A6-cell (eller vilken cell du än använder för resultatet) kan vi välja cellintervallet som vi vill använda. I det här fallet använder vi A1 till A5.  

Tänk på att du också kan skriva in det manuellt istället för att använda musen för att välja intervall. Om du har en stor datamängd är det förmodligen lättare att skriva i intervallet än att rulla som krävs för att välja det. Men det är såklart upp till dig.

För att slutföra processen skriver du bara in den avslutande parentesen ")" så får du medelvärdet av de fem siffrorna. Som du kan se är denna process mycket lik SUM ()-processen och andra funktioner. När du väl fått kläm på en funktion blir de andra lättare.

COUNTIF() Funktion^{(COUNTIF() Function)}

Låt oss säga att vi ville räkna hur många gånger ett visst antal dyker upp i en datamängd.  Låt oss först^(First) förbereda vår fil för den här funktionen så att vi har något att räkna. Ta bort alla formler som du kan ha i A6. Kopiera nu antingen A1 till A5 och klistra in med början i A6 eller skriv helt enkelt in samma siffror i cellerna som går nedåt och börjar med A6 och värdet på 1 och sedan A7 med 2, etc.

Låt oss nu i A11 börja vår funktion/formel. I det här fallet kommer vi att skriva " =COUNTIF (." Sedan väljer vi cellerna A1 till A10 .

Se till att du skriver eller väljer "COUNTIF" och inte någon av de andra COUNT-liknande funktionerna, annars får vi inte samma resultat.

Innan vi gör som vi har gjort med våra andra funktioner och skriver den avslutande parentesen ")" måste vi svara på frågan om kriterier och skriva det, efter ett kommatecken "," och före parentesen ")."

Vad definieras av "kriterierna?" Det är där vi berättar för Excel vad vi vill att det ska räknas (i det här fallet). Vi skrev ett kommatecken och sedan en "5" och sedan den avslutande parentesen för att få räkningen av antalet femmor (5) som visas i listan med siffror. Det resultatet skulle bli två (2) eftersom det finns två förekomster.

CONCAT eller CONCANTENATE() Funktion^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

I likhet med vårt exempel med bara et-tecken ( & ) i vår formel, kan du kombinera celler med funktionen CONCAT^(CONCAT) () . Varsågod och prova det, med samma exempel.  

Skriv ditt förnamn i A1 och ditt efternamn i B1. Skriv sedan CONCAT^(CONCAT) i C1 (A1, “ “ , B1).

Du kommer att se att du får samma resultat som vi fick med et-tecken (&). Många använder et-tecken för att det är lättare och mindre krångligt men nu ser du att du också har ett annat alternativ.

Obs: Den här funktionen kan vara CONCANTENATE i din version av Excel .  Microsoft förkortade funktionsnamnet till bara CONCAT och det tenderar att vara lättare att skriva (och komma ihåg) i senare versioner av programvaran. Lyckligtvis, om du börjar skriva CONCA i formelfältet (efter likhetstecknet), kommer du att se vilken version din version av Excel använder och kan välja den genom att klicka på den med musen.

Kom ihåg^(Remember) att när du börjar skriva det, för att tillåta din version av Excel att avslöja rätt funktion, att bara skriva "CONCA" (eller kortare) och inte "CONCAN" (som början för CONCANTENATE ) annars kanske du inte ser Excel ' s förslag eftersom det är där de två funktionerna börjar skilja sig åt.

Bli inte förvånad om du föredrar att använda sammanslagningsmetoden med et-tecken (&) istället för CONCAT (). Det är normalt.

If/Then Formulas

Låt oss säga att vi vill använda en If/Then Formula för att identifiera rabattbelopp^(Discount) (en sorts en andra rabatt) i en ny kolumn i vår Excel -exempelfil. I så fall börjar vi först med att lägga till en kolumn och vi lägger till den efter kolumn F^{(Column F)} och före kolumn G^{(Column G)} (igen, i vår nedladdade exempelfil).

Nu skriver vi in ​​formeln. I det här fallet skriver vi det i F2 och det är "=OM(E2>25000, " RABATT 2^{(DISCOUNT 2)} "). Detta uppfyller vad formeln letar efter med ett test (E2 större än 25k) och sedan ett resultat om siffran i E2 klarar det testet (“ RABATT 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Kopiera nu F2 och klistra in cellerna som följer den i F-kolumnen.

Formeln justeras automatiskt för varje cell (relativ cellreferens), med en referens till lämplig cell.  Kom ihåg^(Remember) att om du inte vill att den ska justeras automatiskt kan du föregå cellens alfa med ett $-tecken såväl som numret, som att A1 är $A$1. 

Du kan se, i bilden ovan, att "RABATT 2" visas i alla celler i F2-kolumnen. Detta beror på att formeln säger att den ska titta på E2-cellen (representerad av $E$2) och inga relativa celler. Så när formeln kopieras till nästa cell (dvs. F3) tittar den fortfarande på E2-cellen på grund av dollartecknen. Så alla celler ger samma resultat eftersom de har samma formel som refererar till samma cell.

Dessutom, om du vill att ett värde ska visas istället för ordet "FALSK", lägg bara till ett kommatecken och sedan ordet eller siffran som du vill ska visas (texten ska stå inom citattecken) i slutet av formeln, före slutparentes.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Hantera dina Excel-projekt^{(Managing Your Excel Projects)}

Lyckligtvis, med det sätt som Excel- dokument är utformade, kan du göra en hel del med dina Excel-arbetsböcker^{(Excel Workbooks)} . Möjligheten att ha olika kalkylblad (flikar) i ditt dokument gör att du kan ha relaterat innehåll i en fil. Dessutom, om du känner att du skapar något som kan ha formler som fungerar bättre (eller sämre) kan du kopiera (högerklicka) dina arbetsblads^(Worksheet) (flikar) för att få olika versioner av ditt arbetsblad^(Worksheet) .  

Du kan byta namn på dina flikar och använda datumkoder för att låta dig veta vilka versioner som är de senaste (eller äldsta). Det här är bara ett exempel på hur du kan använda dessa flikar till din fördel för att hantera dina Excel-projekt.

Här är ett exempel på att byta namn på dina flikar i en av de senare versionerna av Excel . Du börjar med att klicka på fliken och du får ett resultat som liknar bilden här: 

Om du inte får det svaret är det ok. Du kan ha en tidigare version av Excel men den är något intuitiv på det sättet att den låter dig byta namn på flikarna. Du kan högerklicka på fliken och få ett alternativ att "byta namn" i de tidigare versionerna av Excel också, och ibland helt enkelt skriva rätt i fliken.

Excel ger dig så många möjligheter på din resa att lära dig hur du använder Excel . Nu är det dags att gå ut och använda den! Ha^(Have) kul.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article writtеn in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man förstår vad-om-analys i Microsoft Excel

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man använder Excel AutoRecover och AutoBackup funktioner

• Hur man skapar breakout-rum i Microsoft Teams

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man lägger till kommentarer till en Excel-kalkylbladscell

• Fix Microsoft Outlook har stött på ett problem

• Hur man använder VLOOKUP i Excel

• Hur man lägger till felfält i Excel

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

• Använd sammanfattningsfunktioner för att sammanfatta data i Excel

• Hur man helt tar bort personlig metadata från Microsoft Office-dokument

• Hur man hittar matchande värden i Excel

• En guide till alla Excel-filtillägg och vad de betyder

• 4 sätt att köra en Microsoft Teams-undersökning under möten