Två av Excels primära funktioner är att låta dig manipulera och visa data från olika perspektiv, och ett av programmets enklare men kraftfulla verktyg för att göra det är sorteringsfunktionen^{(Sort )} .

Oavsett om det är enkla stigande/fallande sorteringar, sortering på mer än en variabel för att visa data i grupper eller för att upprätthålla radintegritet, eller enkla alfanumeriska sorteringar för att hålla din tabelldata i ordning, är sortering av data i Excel en viktig färdighet.

Få program är bättre lämpade för att sortera tabelldata än Excel , och dina sorteringar kan köras från det enkla och relativt okomplicerade till det mycket sofistikerade. Även om Excels^(Excel) sorteringsförmåga – vad du kan göra med rätt datamängd och lite kunskap om programmets inre funktioner – verkligen är robust och djupgående, fokuserar dagens tekniska tips på två grundläggande typer av sorteringar, enligt följande:

• Sortera data i en enda kolumn
• Sortera data i flera kolumner

Kalkylblad är naturligtvis uppbyggda av kolumner och rader av celler, eller tabelldata, där varje kolumn innehåller en logisk uppdelning av fakta, siffror eller andra detaljer efter kategori, som till exempel namn, adresser, valuta, delar siffror och så vidare – beroende på typen av kalkylblad. Rader^(Rows) , å andra sidan, visar personer, föremål eller figurer sida vid sida eller i samma instans eller förekomst.

Beroende på typen av kalkylblad och de data som det innehåller, såsom en lista i tabellform med namn, adresser, telefonnummer och andra relevanta data, liknar rader ofta databasposter.

När du sorterar rader med data måste varje rad behålla sin integritet, utan att oavsiktligt flytta data från en rad till en annan, vilket, som du kommer att se längre ner, är där det är praktiskt att sortera data i flera kolumner.

Sortering på ett enda fält

Du kan sortera posterna i ditt kalkylblad efter rader och du kan sortera cellerna i poster efter kolumner. Du kan naturligtvis ange stigande eller fallande sorteringsordning. Som standard, stigande / alfanumeriskt, ordnar programmet text från A till Ö^{(Z )} och siffror från minsta till största. Att sortera med fallande sorteringsordning vänder förstås det äldre från Z till A , eller så att större siffror börjar överst.

Som med många funktioner i Excel finns det några sätt att utföra en enkel sortering; Allt du behöver för denna typ av sortering finns dock på höger musknappsutfällningsmeny, som visas nedan.

1. Högerklicka på^{(Right-click)} ett fält i kolumnen där du vill sortera kalkylarket för att öppna popup-menyn.
2. Rulla^(Scroll) ned och håll muspekaren över Sortera^(Sort) för att öppna utfällningsmenyn.
3. Klicka på Sortera A till Ö^{(Sort A to Z)} för stigande eller Sortera Z till A^{(Sort Z to A )} fallande ( Observera^(Note) att Excel inte inkluderar data i cellerna på rad 1 i sorteringen; programmet antar att den här raden innehåller dina kolumnetiketter eller rubriker.).

Denna enkla sortering fungerar för många typer av data, förutom när dina rader och kolumner har identiska eller dubbletter av data. I dessa fall måste du sortera på två eller flera kolumner, nästa gång.

Sortera poster på flera fält

Beroende på hur komplex din data är kan du behöva sortera på mer än en kolumn. Det kanske bästa exemplet är att sortera en databas alfabetiskt i efternamnsordning. Säg att din data har flera personer med samma efternamn. I dessa fall vill du se till att Linda Johnson kommer före Lydia Johnson och Cherri Anderson visar efter Charles Anderson...Du förstår.

Du kan ställa in anpassade sökningar med flera kriterier från dialogrutan Sortera , så här.^(Sort)

1. Klicka^(Click) på en cell i den första kolumnen med data som du vill sortera.
2. Klicka på Data precis under namnlisten för att öppna menyfliksområdet Data . (Mändet är naturligtvis raden med kontextuella flikar längst upp i programfönstret.)
3. I avsnittet Sortera och filtrera klickar du på knappen ^{(Sort & Filter)}Sortera^{(Sort )} för att öppna dialogrutan Sortera.

• Klicka på rullgardinsmenyn Sortera^{(Sort by)} efter och välj det första kolumnnamnet att sortera efter. (Observera att Excel visar innehållet på rad 1 i kolumnen, som i det här fallet innehåller kolumnetiketterna. Du kan stänga av det här alternativet genom att avmarkera kryssrutan Mina data har rubriker^{(My data has headers)} .)
• Klicka på Lägg till nivå^{(Add Level )} för att lägga till ytterligare en kolumn i sorteringsordningen.
• Klicka på rullgardinsmenyn Sedan genom och välj nästa kolumn att sortera efter.^{(Then by)}
• Upprepa steg 6 och 7^{(Steps 6 and 7)} efter behov för att konfigurera parametrarna av din sort.

Genom att klicka runt i dialogrutan Sortera avslöjas flera olika alternativ för att ändra dina sorteringar, även om vissa av dem, om du inte vet exakt hur var och en påverkar din sortering, med största sannolikhet kommer att ge oönskade resultat.^(Sort)

• Klicka på OK .
• Om du får en dialogruta för sorteringsvarning , välj ^{(Sort Warning)}Utöka urvalet^{(Expand the selection)} och klicka sedan på Sortera.^(Sort.)

Dessutom, när du väljer en kolumn analyserar Excel innehållet i cellerna i den kolumnen och gör välgrundade gissningar om vilka värden som ska fylla i fälten Sortera på^{(Sort on)} och Ordna^(Order) . Om du inte har en specifik (och logisk) anledning till att ändra dessa, gör det inte. (Om du inte experimenterar, förstås. Jag uppmuntrar alltid det – och Excels Ångra^(Undo) -funktion fungerar fantastiskt.)

Som jag säkert kan föreställa dig är detta bara början på hur du kan sortera data i Excel . Det är dock viktigt att komma ihåg att om du inte är försiktig, kan användning av fel parametrar ställa dina data mot varandra och helt ändra dess position i kalkylarket. Sorteringen^(Sort) är snabb och enkel att ställa in. Den goda nyheten är att Ångra^(Undo) också går snabbt. Var^(Don) inte rädd för att ångra^(Undo) och försök igen. Och igen.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow уou to manipulate and νiew data from different perspectives, and one of the program’s more simple but powerful tools fоr doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Centrera dina kalkylbladsdata i Excel för utskrift

• Hur man sammanfogar data i flera Excel-filer

• Hur man tar bort tomma rader i Excel

• Hur man använder Excels Speak Cells-funktion

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man skapar ett VBA-makro eller skript i Excel

• Hur man använder Excels What-If-analys

• Hur man skriver en IF-formel/påstående i Excel

• När ska man använda Index-Match istället för VLOOKUP i Excel

• 5 sätt att konvertera text till siffror i Excel

• Hur man använder If och Nested If-satser i Excel

• Hur man delar en Excel-fil för enkelt samarbete

• Hur man snabbt infogar flera rader i Excel

• Hur man använder absoluta referenser i Excel

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• 4 sätt att konvertera Excel till Google Sheets

• Hur man sorterar efter datum i Excel

• Varför du bör använda namngivna intervall i Excel

• Hur man spårar beroende i Excel

• Hur man öppnar Word och Excel i felsäkert läge