Om du är van vid att använda äldre versioner av Excel kommer de villkorliga formateringsalternativen i Excel 2007 , 2010 och 2013 att förvåna dig. Så varför skulle du vilja bry dig om att använda villkorlig formatering? Tja, här är ett par anledningar till varför jag älskar att använda den här funktionen i Excel :

1. För att göra din data mer visuellt tilltalande.

2. För att göra dina kalkylblad lättare att förstå med ett ögonkast.

3. Att identifiera vissa typer av nummer för hjälp med problemlösning.

4. För att hjälpa dig att dra slutsatser från dina uppgifter.

5. Att visuellt visa för användaren vad som är "bra" eller "dåligt" genom att använda grönt och rött.

Nu kan du använda villkorlig formatering för att formatera varje cell i ett intervall baserat på dina egna kriterier (och det finns många formateringsalternativ att välja mellan). Om du till exempel har en vinstrapport och du vill färgkoda all vinst som är större än 200 USD som grön och all vinst mindre än 200 USD som gul och alla förluster som röda, kan du använda villkorlig formatering för att snabbt göra allt arbete åt dig .

Villkorlig formatering i Excel

Villkorlig formatering gör att du snabbt och enkelt kan formatera betydande mängder data – samtidigt som du kan särskilja olika typer av data. Du kan skapa regler för formateringsalternativen som gör att Microsoft Excel kan formateras automatiskt åt dig. Du behöver egentligen bara följa tre enkla steg.

Steg 1:^{(Step 1:)} Välj de celler du vill formatera.

Steg 2:^{(Step 2:)} Klicka på knappen Villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)} under Hem^(Home) -menyn, avsnittet Stilar .^(Styles)

Steg 3:^{(Step 3:)} Välj dina regler. Det finns regler för markeringsceller och regler^{(Highlight Cells Rules)} för Top/Bottom Rules  överst som låter dig göra jämförelser med värden. För det här exemplet införde vi tre regler. Den första var att alla värden över 200 $ var gröna.

Det är värt att notera att endast avsnittet Markera celler regler^{(Highlight Cells Rules)} kan också användas för att jämföra en datauppsättning med en annan datauppsättning. Allt annat kommer bara att använda den ena datamängden som du har markerat och jämföra värdena med varandra. När jag till exempel använder regeln Större än^{(Greater Than)} kan jag jämföra värden från A1 till A20 mot ett specifikt nummer eller så kan jag jämföra A1 till A20 mot B1 till B20 .

Samma logik tillämpades på de andra och tredje reglerna. Den andra regeln var att allt mellan $0 och $200 var formaterat gult. Den tredje regeln var att allt mindre än $0 var formaterat rött. Så här ser en del av det färdiga kalkylarket ut.

Om du inte gillar dessa formateringsalternativ har Excel många olika nya alternativ för villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)} som du kan använda från. Du kan till exempel infoga ikoner som färgade pilar ( Ikonuppsättningar^{(Icon Sets)} ), stapeldiagram som i det andra exemplet ( Datastaplar^{(Data Bars)} ), eller till och med en rad automatiskt valda färger som i det förra exemplet ( Färgskalor^{(Color Scales)} ). Dessa tre alternativ jämför endast värden från samma datauppsättning. Om du väljer A1 till A20 jämförs bara dessa värden med varandra.

Om du senare bestämmer dig för att du inte vill att dina celler ska formateras villkorligt, är allt du behöver göra att rensa formateringen. För att göra detta, välj knappen Villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)} och välj Rensa regler^{(Clear Rules)} . Välj sedan om du vill ta bort reglerna från endast de markerade cellerna eller från hela kalkylbladet.

Dessutom, om du har skapat flera regler kan du glömma vilka regler du har tillämpat på vilka celler. Eftersom du kan tillämpa många regler på samma uppsättning celler kan det bli ganska förvirrande, särskilt om någon annan skapade kalkylarket. För att se alla regler, klicka på knappen Villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)} och klicka sedan på Hantera regler.^{(Manage Rules.)}

När du har mer än en regel tillämpad på samma cellintervall, utvärderas reglerna i ordning från högre prioritet till lägre prioritet. Som standard kommer den senaste regeln som läggs till att ha högre prioritet. Du kan ändra det genom att klicka på regeln och sedan använda upp- och nedpilarna för att ändra ordningen. Du kan också klicka på rullgardinsmenyn längst upp och se reglerna för endast det aktuella urvalet eller för varje ark i arbetsboken.

Det finns också en kryssruta som heter Stop If True , som jag inte kommer att gå in på i detalj här eftersom den är ganska komplicerad. Du kan dock läsa det här inlägget från Microsoft som förklarar det i detalj.

Nya villkorliga formateringsalternativ Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Nästan allt är sig likt i Excel 2010 när det gäller villkorlig formatering^{(Conditional Formatting)} som ingick i Excel 2007 . Det finns dock en ny funktion som verkligen gör den mycket kraftfullare.

Tidigare nämnde jag att avsnittet Markera cellers regler^{(Highlight Cells Rules)} låter dig jämföra en uppsättning data med en annan uppsättning data på samma kalkylblad. Under 2010 kan du nu referera till ett annat kalkylblad i samma arbetsbok. Om du försöker göra detta i Excel 2007 låter det dig välja data från ett annat kalkylblad, men ger dig ett felmeddelande när du försöker klicka på OK i slutet.

I Excel 2010 kan du nu göra detta, men det är lite knepigt så jag ska förklara det steg för steg. Låt oss säga att jag har två kalkylblad och på varje ark har jag data från B2 till B12 för något som vinst. Om jag vill se vilka värden i B2 till B12 från blad 1 som är större än B2 till B12- värdena på blad 2, skulle jag först välja B2 till B12- värdena i blad 1 och sedan klicka på Great Than under Highlight Cells Rules.

Klicka nu på cellreferensknappen som jag har visat ovan. Rutan ändras och markörikonen blir ett vitt kryss. Gå nu vidare och klicka på blad 2 och välj  ENDAST^(ONLY)  cell B2. Välj INTE^(NOT)  hela intervallet B2 till B12 .

Du kommer att se att rutan nu har värdet =Sheet2!$B$2 . Vi kommer att behöva ändra detta till =Sheet2!$B2 . I grund och botten, bara bli av med $  som kommer före 2:an. Detta kommer att hålla kolumnen fast, men tillåta radnumret att ändras automatiskt. Av någon anledning låter den dig inte bara välja hela sortimentet.

Klicka^(Click) på cellreferensknappen igen och klicka sedan på OK. Nu kommer värdena i blad 1 som är större än blad 2 att formateras enligt de formateringsalternativ du valde.

Förhoppningsvis^(Hopefully) är allt vettigt! När man tittar på Excel 2013 verkar det inte finnas några nya funktioner när det kommer till villkorlig formatering. Som ett sista tips, om du känner att standardreglerna inte stämmer överens med vad du försöker åstadkomma, kan du klicka på  alternativet Ny regel^{(New Rule)} och börja om från början. Det som är bra med att skapa en ny regel är att du kan använda en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras, vilket är väldigt kraftfullt.

Även om villkorlig formatering ser relativt enkel och enkel ut på ytan, kan det bli ganska komplicerat beroende på dina data och dina behov. Om du har några frågor, skriv gärna en kommentar. Njut av!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to υsing oldеr versions of Excel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze yoυ. So why would you want to bother using conditional formаtting? Well, here are a coυple of reasons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Länka celler mellan ark och arbetsböcker i Excel

• Använd Excel Watch Window för att övervaka viktiga celler i en arbetsbok

• Hur man döljer ark, celler, kolumner och formler i Excel

• Använd Format Painter i Word för att kopiera och klistra in formatering

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Hur man hittar och beräknar räckvidd i Excel

• Kartlägga dina Excel-data

• De 40 bästa tangentbordsgenvägarna i Microsoft Excel

• Hur man använder Excel AutoRecover och AutoBackup funktioner

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man lägger till felfält i Excel

• Hur man skapar ett flödesschema i Word och Excel

• Hur man använder YEARFRAC-funktionen i Excel

• Hur man tar bort, knäcker eller bryter ett glömt Excel XLS-lösenord

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man använder Sparklines i Excel

• Hur man gör en checklista i Excel

• Hur man spårar ändringar i Excel

• Hur man öppnar flera instanser av Excel