I det här inlägget ska vi ta en titt på hur du kan hantera din Outlook- e- post bättre genom att få inkommande e-post automatiskt flyttad till separata mappar. Om du får mycket e-post varje dag kan detta spara mycket tid.

Istället för att behöva lägga en timme en gång i veckan på att flytta e-postmeddelanden från inkorgen^(Inbox) till dina kategoriserade mappar, hjälper e-postregler att automatisera din inkorgsorganisation. Detta är mycket likt att använda etiketter och filter i Gmail .

Regler för e- post^(Email) kan tyckas komplicerade och det kan de vara om du verkligen vill utföra en sofistikerad sortering, men om du helt enkelt vill flytta arbetsmail till Work  -mappen automatiskt, så är det en piece of cake.

För att reglerna ska vara användbara bör du först skapa några mappar under din inkorg^(Inbox) för att kategorisera din e-post, till exempel Projekt, Arbete^(Work) , Familj^(Family) , etc.

Du kan skapa mappar genom att högerklicka på Inkorgen^(Inbox) eller valfri mapp och välja Ny mapp^{(New Folder)} . Följande procedur fungerar på Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 och Office 365 .

Ställ in Outlook-regler

Nu för att komma igång, öppna Outlook , klicka på fliken Arkiv^(File) och du kommer att se knappen Hantera regler och varningar^{(Manage Rules & Alerts)} längst ner.

Huvudfönstret för regler^(Rules) och varningar^(Alerts) visas och som standard kan du se en regel som redan har skapats beroende på din version av Outlook .

Härifrån klickar du på knappen Ny regel^{(New Rule)} för att komma igång med din första Outlook- e-postregel. Dialogrutan Regelguiden^(Rules) dyker upp och visar några vanliga regelmallar .^(Wizard)

Dessa är de vanligaste och förmodligen allt du någonsin kommer att behöva. Den vanligaste regeln är den första som listas, " Flytta meddelanden från någon till en mapp^{(Move messages from someone to a folder)} ". Gå vidare och välj det och klicka sedan på Nästa^(Next) .

Du kommer att märka att den nedre listrutan som kallas "Steg 2:" finns kvar längst ned med lite understruken text. I verkligheten, allt du behöver göra för att ställa in regeln är att klicka på hyperlänkarna för personer eller offentlig grupp^{(people or public group)}  och specificera^{(specified )} för att välja e-postadress och vart du vill att dessa e-postmeddelanden ska gå.

Sedan kan du klicka på Slutför^(Finish) och du är klar. Men om du vill göra regeln mer komplicerad, klickar du på Nästa^(Next) kommer du att få en hel del fler alternativ:

När du kontrollerar olika villkor i den översta listrutan kommer regelbeskrivningen längst ner också att fyllas med fler hyperlänkar. Du kan till och med skapa regler som letar efter specifika ord i e-postmeddelandet och sedan utföra åtgärder på dessa e-postmeddelanden.

Din nästa uppgift är att klicka på varje hyperlänk och välja tillhörande värden som e-postadresser, mappar etc. I vårt exempel ovan vill du klicka på personer eller offentlig grupp^{( people or public group)} och välja en e-postadress.

Klicka sedan på det angivna^(specified) ordet och bläddra till den mapp du vill att e-postmeddelandet ska flyttas till eller klicka på Ny^(New) så skapas en ny mapp under den markerade mappen.

Nu kommer du att se den nedre delen uppdaterad med de faktiska värdena för din regel.

När du klickar på Nästa kan du ställa in fler åtgärder för regeln. Du kan normalt lämna detta ifred om det är en enkel regel, men om du också vill utföra andra åtgärder som att spela ett ljud, vidarebefordra e-postmeddelandet, göra en kopia av det, skriva ut e-postmeddelandet, starta ett annat program, köra ett skript, etc. , då kan du göra allt detta på den här skärmen.

Klicka på Nästa^(Next) när du är klar så kommer du till dialogrutan Undantag^(Exceptions) , där du kan välja vilka villkor du inte vill att denna regel ska behandlas för. Om du inte har några unika fall kan du lämna det tomt, vilket är standard.

Klicka på Nästa^{(Click Next)} så har vi äntligen nått slutet av regelguiden! Ge regeln ett namn som "Move Friends Email" så att du vet vad den gör när du tittar på den senare.

Om du sedan redan har e-postmeddelanden i din inkorg som skulle matcha din nya regel, markera rutan " Kör den här regeln på meddelanden som redan finns i inkorgen^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Du kan lämna allt annat som standard och klicka på Slutför^(Finish) !

Nu kan du skapa regler för personer, nyhetsbrev, bank-/kreditkortsutdrag och allt annat du kan tänka dig för att börja hantera din Outlook- e- post mer effektivt! Njut av!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a loоk at how you can manаge your Outlook email bеtter by having incoming mail automatically moved into sepаrate folders. If you get а lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Hur man skapar Microsoft Outlook-genvägar för e-post och uppgifter

• Sök Outlook-e-post efter avsändare, datum, nyckelord, storlek och mer

• Microsoft Outlook svarar inte? 8 korrigeringar att prova

• Hur man skapar Gantt-diagram i Microsoft Excel

• Hur man spårar ändringar i Word (online, mobil och skrivbord)

• Hur man skapar breakout-rum i Microsoft Teams

• Vad är Microsoft MyAnalytics och hur man använder det?

• Ultimat guide för att reparera en skadad eller korrupt Word-fil

• Kartlägga dina Excel-data

• Hur man synkroniserar Outlook-kontakter med Android, iPhone, Gmail och mer

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• OneDrive för skolan eller jobbet: 8 tips för nybörjare

• Fix Microsoft Outlook har stött på ett problem

• Hur man lägger till ljudberättelse till en Powerpoint-presentation

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man lägger till eller tar bort kommentarer i Word